Thủ tục chốt sổ BHXH mới nhất 2026 trên Dịch vụ công

Thủ tục chốt sổ BHXH là một trong những nghiệp vụ quan trọng mà cả người lao động và người sử dụng lao động cần nắm rõ khi chấm dứt hợp đồng làm việc. Việc chốt sổ đúng quy định không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật về bảo hiểm xã hội. Bài viết này JobsGO sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và đầy đủ nhất về thủ tục chốt sổ BHXH, cập nhật theo quy định mới nhất.

Xem nhanh nội dung

1. Chốt sổ BHXH là gì? Khi nào cần chốt sổ BHXH?
2. Hồ sơ chốt sổ BHXH gồm những gì?
3. Hướng dẫn thủ tục chốt sổ BHXH online
4. Cách tra cứu tình trạng chốt sổ BHXH trên VssID

1. Chốt sổ BHXH là gì? Khi nào cần chốt sổ BHXH?

Chốt sổ BHXH là thủ tục cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN của người lao động tại đơn vị sử dụng lao động trước khi nghỉ việc hoặc chuyển sang công ty khác.

Theo Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn tất việc xác nhận thời gian tham gia BHXH và trả lại sổ BHXH cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Việc chốt sổ giúp người lao động:

Bảo lưu thời gian tham gia BHXH
Làm hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp
Thực hiện gộp sổ BHXH
Tiếp tục đóng BHXH tại công ty mới
Làm hồ sơ hưởng BHXH một lần

Hướng dẫn quy trình thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội mới nhất.

2. Hồ sơ chốt sổ BHXH gồm những gì?

Để thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

Phiếu giao nhận hồ sơ mẫu 620
Sổ BHXH hoặc tờ bìa sổ BHXH
Danh sách lao động tham gia BHXH mẫu D02-TS
Tờ khai đơn vị tham gia BHXH mẫu TK3-TS
Danh sách xác nhận bổ sung mẫu DS-XNBS
Công văn chốt sổ BHXH mẫu D01b-TS (nếu có)

Nội dung	Thông tin
Người thực hiện	Người sử dụng lao động
Hình thức	Online hoặc trực tiếp
Thời gian xử lý	10 – 15 ngày làm việc
Cơ quan tiếp nhận	Cơ quan BHXH quản lý
Kết quả	Sổ BHXH đã xác nhận thời gian đóng

Trong nhiều trường hợp chuyển việc, người lao động thường quan tâm đến thủ tục chốt sổ BHXH ở công ty cũ để hoàn tất hồ sơ trước khi tham gia BHXH tại doanh nghiệp mới, tránh bị gián đoạn quá trình đóng bảo hiểm.

3. Hướng dẫn thủ tục chốt sổ BHXH online

Với sự phát triển của công nghệ, thủ tục chốt sổ BHXH online đang trở nên phổ biến, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức. Theo đó bạn có thể thực hiện như sau:

Thao tác thông báo giảm lao động trên cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam:

Bước 1: Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam tại địa chỉ: dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn

Truy cập và đăng nhập vào cổng dịch vụ bảo hiểm xã hội

Bước 2: Trên giao diện hệ thống, chọn mục “Kê khai hồ sơ” hoặc “Thông báo giảm lao động”.

Sau đó chọn vào “Mã thủ tục” 600a để báo giảm BHXH sau đó tải lên các file mẫu Mẫu TK3-TS và Mẫu D02-TS đã điền đầy đủ sau đó ký điện tử bằng chữ ký số của doanh nghiệp.

Thực hiện kê khai trên hệ thống

Sau khi hoàn tất báo giảm lao động và gửi hồ sơ lên hệ thống, doanh nghiệp cần theo dõi quá trình xử lý để đảm bảo thủ tục chốt sổ BHXH khi nghỉ việc được thực hiện đúng thời hạn, tránh ảnh hưởng đến quyền lợi BHXH và BHTN của người lao động.

Bước 3: Chọn kỳ kê khai sau đó nhấn “Nộp hồ sơ” để gửi đến cơ quan BHXH.

Nhập thông tin và “Chọn lao động”

Bước 4: Chọn “Áp dụng” và điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu. Sau đó chọn “Kê khai” và nhập mã pin chữ ký số để hoàn tất gửi hồ sơ đến cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý.

Hoàn thành nhập thông tin

Thao tác chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động:

Bước 1: Truy cập trang web cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam bằng đường link https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/. Đăng nhập theo tài khoản đã được cấp.

Truy cập dịch vụ công bảo hiểm xã hội

Bước 2: Chọn mục “Chốt sổ BHXH” hoặc “Điều chỉnh thông tin BHXH” trên hệ thống. Sau đó tải lên các tài liệu scan sổ BHXH, và ký điện tử. Nhấn gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH.

Nộp xong, doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng hồ sơ qua mục “Tra cứu hồ sơ” trên hệ thống. Thời gian xử lý chốt sổ BHXH cho người lao động chỉ từ 10 -15 ngày.

4. Cách tra cứu tình trạng chốt sổ BHXH trên VssID

Ứng dụng VssID – Bảo hiểm xã hội số là công cụ hữu ích giúp người lao động dễ dàng theo dõi quá trình tham gia BHXH của mình, bao gồm cả việc kiểm tra thủ tục chốt sổ BHXH 1 lần. Để tra cứu, người lao động thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng VssID bằng mã số BHXH và mật khẩu đã đăng ký.
Bước 2: Tại màn hình chính, chọn mục “Quá trình tham gia”.
Bước 3: Tại đây, người lao động có thể xem các thông tin về quá trình đóng BHXH, BHTN, BHYT. Để kiểm tra tình trạng chốt sổ, hãy chú ý đến tháng cuối cùng hiển thị trên mục “C14-TS” (tức quá trình tham gia BHXH).

Người lao động có thể tra cứu quá trình tham gia BHXH trên ứng dụng VssID.

Đối với thủ tục chốt sổ BHXH khi công ty phá sản, người lao động có thể liên hệ trực tiếp cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp tham gia để được hướng dẫn xác nhận thời gian đóng bảo hiểm và xử lý quyền lợi liên quan theo quy định hiện hành.

Như vậy thủ tục chốt sổ BHXH là các bước quan trọng giúp người lao động đảm bảo đầy đủ quyền lợi về bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp sau khi nghỉ việc. Hy vọng bài viết của JobsGO đã giúp bạn nắm rõ hồ sơ, quy trình thực hiện online cũng như thời hạn xử lý sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian làm việc với cơ quan BHXH.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty nợ BHXH có chốt sổ được không?

Nếu doanh nghiệp còn nợ BHXH thì cơ quan BHXH có thể chưa xác nhận đầy đủ quá trình tham gia của người lao động cho đến khi đơn vị hoàn tất nghĩa vụ đóng bảo hiểm.