Thủ tục chốt sổ BHXH là một trong những nghiệp vụ quan trọng mà cả người lao động và người sử dụng lao động cần nắm rõ khi chấm dứt hợp đồng làm việc. Việc chốt sổ đúng quy định không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật về bảo hiểm xã hội. Bài viết này JobsGO sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và đầy đủ nhất về thủ tục chốt sổ BHXH, cập nhật theo quy định mới nhất.

1. Khi nào cần chốt sổ BHXH?

thủ tục chốt sổ bhxh - image 1

Thời điểm cần chốt sổ BHXH

Có một số trường hợp cụ thể yêu cầu phải thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH:

  • Khi người lao động nghỉ việc: Đây là trường hợp phổ biến nhất, khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động tại một công ty, họ cần được chốt sổ để có thể tiếp tục quá trình đóng BHXH ở đơn vị mới hoặc hưởng các chế độ BHXH khác.
  • Khi người lao động nghỉ hưu: Khi đủ điều kiện nghỉ hưu, việc chốt sổ BHXH là bắt buộc để xác định tổng thời gian đóng BHXH, làm căn cứ tính lương hưu.
  • Khi đơn vị chuyển địa chỉ: Trong trường hợp đơn vị thay đổi địa điểm kinh doanh dẫn đến việc phải chuyển cơ quan BHXH quản lý, đơn vị cần chốt quá trình đóng với cơ quan cũ để chuyển dữ liệu sang cơ quan BHXH mới.

2. Điều kiện để người lao động được chốt sổ BHXH

Để người lao động được chốt sổ BHXH, cần thỏa mãn các điều kiện sau:

  • Người lao động đã chính thức nghỉ việc tại đơn vị hoặc đã đủ điều kiện nghỉ hưu.
  • Người sử dụng lao động (NSDLĐ) đã hoàn thành nghĩa vụ đóng đầy đủ tiền BHXH cho người lao động tính đến tháng cuối cùng mà người lao động làm việc. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, nếu đơn vị có nợ đóng BHXH nhưng đã có phương án xử lý, người lao động vẫn có thể được chốt sổ.

3. Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động

Quy trình chốt sổ BHXH được quy định rõ ràng tại Quyết định 595/QĐ-BHXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

3.1. Quy trình chốt sổ BHXH

Bước 1: Báo giảm lao động

Trước khi thực hiện chốt sổ, đơn vị cần thực hiện thủ tục báo giảm lao động với cơ quan BHXH.

  • Hồ sơ báo giảm gồm:
  • Tờ khai điều chỉnh thông tin (Mẫu TK1-TS/TK01-TS đối với cá nhân).
  • Tờ khai đơn vị điều chỉnh (Mẫu TK3-TS đối với đơn vị).
  • Danh sách lao động tham gia BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).
  • Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
  • Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (nếu có).

Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội

Sau khi báo giảm thành công, đơn vị tiếp tục chuẩn bị hồ sơ chốt sổ BHXH.

  • Hồ sơ chốt sổ BHXH gồm:
  • Phiếu giao nhận hồ sơ (Mẫu 620).
  • Sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ BHXH (mẫu mới) kèm theo tờ rời (nếu có).
  • Các mẫu biểu cần thiết khác: Danh sách xác nhận bổ sung (Mẫu DS-XNBS), Tờ khai đơn vị tham gia (Mẫu TK3-TS), Danh sách lao động tham gia BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS), Công văn chốt sổ (Mẫu D01b-TS).
  • Doanh nghiệp hoàn tất hồ sơ và gửi tới cơ quan BHXH quản lý trực tiếp.

3.2. Chốt sổ BHXH trên dịch vụ công

Với sự phát triển của công nghệ, thủ tục chốt sổ BHXH online đang trở nên phổ biến, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức. Theo đó bạn có thể thực hiện như sau:

Thao tác thông báo giảm lao động trên cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam:

thủ tục chốt sổ bhxh - image 2

Truy cập và đăng nhập vào cổng dịch vụ bảo hiểm xã hội

  • Bước 2: Trên giao diện hệ thống, chọn mục “Kê khai hồ sơ” hoặc “Thông báo giảm lao động”.

Sau đó chọn vào “Mã thủ tục” 600a để báo giảm BHXH sau đó tải lên các file mẫu Mẫu TK3-TS và Mẫu D02-TS đã điền đầy đủ sau đó ký điện tử bằng chữ ký số của doanh nghiệp.

thủ tục chốt sổ bhxh - image 3

Thực hiện kê khai trên hệ thống

  • Bước 3: Chọn kỳ kê khai sau đó nhấn “Nộp hồ sơ” để gửi đến cơ quan BHXH.
thủ tục chốt sổ bhxh - image 4

Nhập thông tin và “Chọn lao động”

  • Bước 4: Chọn “Áp dụng” và điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu. Sau đó chọn “Kê khai” và nhập mã pin chữ ký số để hoàn tất gửi hồ sơ đến cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý.
thủ tục chốt sổ bhxh - image 5

Hoàn thành nhập thông tin

Thao tác chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động:

  • Bước 1: Truy cập trang web cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam bằng đường link https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/. Đăng nhập theo tài khoản đã được cấp.
thủ tục chốt sổ bhxh - image 6

Truy cập dịch vụ công bảo hiểm xã hội

  • Bước 2: Chọn mục “Chốt sổ BHXH” hoặc “Điều chỉnh thông tin BHXH” trên hệ thống. Sau đó tải lên các tài liệu scan sổ BHXH, và ký điện tử. Nhấn gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH.

Nộp xong, doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng hồ sơ qua mục “Tra cứu hồ sơ” trên hệ thống. Thời gian xử lý chốt sổ BHXH cho người lao động chỉ từ 10 -15 ngày.

4. Tra cứu quá trình chốt sổ BHXH trên VssID

Ứng dụng VssID – Bảo hiểm xã hội số là công cụ hữu ích giúp người lao động dễ dàng theo dõi quá trình tham gia BHXH của mình, bao gồm cả việc kiểm tra thủ tục chốt sổ BHXH 1 lần. Để tra cứu, người lao động thực hiện theo các bước sau:

  • Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng VssID bằng mã số BHXH và mật khẩu đã đăng ký. Bước 2: Tại màn hình chính, chọn mục “Quá trình tham gia”. Bước 3: Tại đây, người lao động có thể xem các thông tin về quá trình đóng BHXH, BHTN, BHYT. Để kiểm tra tình trạng chốt sổ, hãy chú ý đến tháng cuối cùng hiển thị trên mục “C14-TS” (tức quá trình tham gia BHXH).
thủ tục chốt sổ bhxh - image 7

Hướng dẫn tra cứu chốt sổ bảo hiểm trên VSSID

Nếu quá trình tham gia trên ứng dụng đã được cập nhật đến tháng cuối cùng tại thời điểm bạn nghỉ việc (thời điểm cần chốt sổ BHXH) thì tức là người lao động đã được chốt sổ BHXH. Khi đó, người lao động có thể liên hệ với công ty cũ để nhận lại sổ và các tờ rời BHXH đã được xác nhận.

Tóm lại, thủ tục chốt sổ BHXH là một khâu nghiệp vụ vô cùng quan trọng, đảm bảo quyền lợi chính đáng cho người lao động và tính tuân thủ pháp luật của người sử dụng lao động. Việc nắm rõ quy định về trách nhiệm, hồ sơ, thời hạn và các hình thức thực hiện (bao gồm cả chốt sổ BHXH online) sẽ giúp quá trình này diễn ra nhanh chóng, minh bạch.

Người lao động cũng có thể chủ động theo dõi tình trạng chốt sổ của mình qua ứng dụng VssID, góp phần xây dựng một hệ thống an sinh xã hội hiệu quả và hiện đại. Hy vọng nội dung trên đây của JobsGO sẽ hữu ích với bạn.

Câu hỏi thường gặp

1. Ai có trách nhiệm chốt sổ BHXH?

Trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về người sử dụng lao động (NSDLĐ). Theo Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019, NSDLĐ có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả lại cùng với bản chính các giấy tờ khác (nếu NSDLĐ đã giữ của NLĐ).

2. Người lao động chốt sổ BHXH online được không?

Không. Người lao động không thể tự mình thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH. Đây là trách nhiệm pháp lý của NSDLĐ.

3. Thời hạn chốt sổ và trả sổ BHXH

NSDLĐ có nghĩa vụ phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH và trả lại sổ BHXH cho người lao động trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động. Thời hạn này có thể được kéo dài nhưng không được quá 30 ngày trong các trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp gặp khó khăn trong sản xuất, kinh doanh, hoặc có sự việc bất khả kháng.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)