Phiếu giao nhận hồ sơ 620 là một trong những biểu mẫu được sử dụng phổ biến trong bảo hiểm xã hội (BHXH). Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ phiếu này dùng để làm gì, cách điền thông tin ra sao. Trong bài viết dưới đây, JobsGO sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về phiếu 620, từ đó thực hiện thủ tục nhanh chóng và đúng quy định.

1. Phiếu giao nhận hồ sơ 620 là gì?

Phiếu giao nhận hồ sơ 620 là biểu mẫu dùng để liệt kê các loại giấy tờ cần nộp khi doanh nghiệp hoặc người lao động thực hiện thủ tục xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN và bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp tại cơ quan BHXH. Phiếu này giúp ghi nhận, đối chiếu hồ sơ giữa bên nộp và cơ quan tiếp nhận, đồng thời thể hiện thời gian dự kiến trả kết quả theo quy định.

phiếu giao nhận hồ sơ 620 - image 1

Phiếu giao nhận hồ sơ 620 là gì?

2. Phiếu giao nhận hồ sơ 620 được dùng trong trường hợp nào?

Phiếu giao nhận hồ sơ 620 thường được sử dụng trong các trường hợp sau:

  • Chốt sổ BHXH cho người lao động nghỉ việc: Khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ để cơ quan BHXH xác nhận toàn bộ thời gian tham gia BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp đến thời điểm nghỉ việc. Đây là căn cứ để người lao động bảo lưu hoặc tiếp tục tham gia bảo hiểm tại đơn vị mới.
  • Xác nhận quá trình đóng bảo hiểm cho người tham gia BHXH tự nguyện: Những cá nhân tham gia BHXH tự nguyện có nhu cầu xác nhận thời gian đóng bảo hiểm cũng có thể thực hiện thủ tục này thông qua phiếu giao nhận hồ sơ 620.
  • Xác nhận quá trình tham gia BHXH của người lao động làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng: Áp dụng đối với trường hợp người lao động tự đăng ký tham gia BHXH bắt buộc trong thời gian làm việc ở nước ngoài và cần xác nhận quá trình đã đóng bảo hiểm.
phiếu giao nhận hồ sơ 620 - image 2

Phiếu giao nhận hồ sơ dùng trong trường hợp nào?

3. Cách ghi phiếu giao nhận hồ sơ 620

Để quá trình chốt sổ và xác nhận đóng BHXH được diễn ra nhanh chóng, chính xác, bạn cần lưu ý điền đầy đủ thông tin theo từng danh mục cụ thể dưới đây. Hãy chuẩn bị sẵn thông tin cá nhân hoặc mã đơn vị của doanh nghiệp để bắt đầu kê khai một cách chuẩn xác nhất.

3.1. Thông tin đơn vị/cá nhân

  • Nếu là doanh nghiệp/cơ quan nộp cho người lao động: Ghi đầy đủ tên công ty theo giấy phép kinh doanh (Ví dụ: Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ ABC).
  • Nếu là cá nhân tự đi nộp: Ghi rõ họ và tên của người lao động (Ví dụ: NGUYỄN VĂN A).
  • Mã đơn vị:
  • Nếu là doanh nghiệp: Ghi mã quản lý thu do cơ quan BHXH cấp (thường bắt đầu bằng chữ cái như TZ, TW, YN,… gồm 8 ký tự).
  • Nếu là cá nhân tự đi nộp: Mục này để trống.

3.2. Thông tin liên hệ và địa chỉ nhận kết quả

  • Điện thoại: Ghi số điện thoại di động đang hoạt động của người trực tiếp nộp hồ sơ (nhân sự công ty hoặc chính người lao động) để cơ quan BHXH liên hệ khi cần.
  • Email: Ghi địa chỉ email chính xác để nhận các thông báo điện tử từ cơ quan BHXH.
  • Địa chỉ nhận trả kết quả hồ sơ qua bưu điện (nếu có): Ghi rõ ràng, chi tiết địa chỉ nơi bạn muốn nhận lại sổ BHXH sau khi đã chốt xong (Số nhà, đường/phố, thôn/xóm, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).

Lưu ý: Nếu bạn đăng ký nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan BHXH thì mục này có thể để trống.

3.3. Cách kê khai danh mục hồ sơ gửi kèm

Tùy thuộc vào bạn là doanh nghiệp hay cá nhân nộp hồ sơ, bạn sẽ điền số lượng vào các ô tương ứng:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp nộp bổ sung cho người lao động

  • Mẫu DS-XNBS: Ghi số lượng bản tương ứng (Ví dụ: Đơn vị lập 01 bản danh sách thì ghi: 01).
  • Mẫu TK1-TS: Để trống (vì trường hợp này đơn vị lập danh sách tổng hợp, không cần nộp tờ khai cá nhân lẻ).

Trường hợp 2: Người lao động tự đi nộp (áp dụng mục 2 phần lưu ý)

(Do công ty cũ đã phá sản/giải thể hoặc công ty cũ sau khi nợ nay đã đóng đủ tiền nhưng người lao động đã nghỉ việc tự đi chốt sổ)

  • Mẫu DS-XNBS: Để trống.
  • Mẫu tờ khai TK1-TS: Ghi số lượng bản nộp (Thường là 01 bản của chính người lao động).
phiếu giao nhận hồ sơ 620 - image 3

Hướng dẫn viết để nộp hồ sơ 620 chốt sổ BHXH

4. Tải phiếu giao nhận hồ sơ 620

Sử dụng đúng biểu mẫu sẽ giúp quá trình xử lý hồ sơ diễn ra nhanh chóng và hạn chế sai sót. Dưới đây là mẫu phiếu giao nhận hồ sơ 620 để bạn tham khảo.

PHIẾU GIAO NHẬN HỒ SƠ BHXH MỚI NHẤT

Phiếu giao nhận hồ sơ 620 đóng vai trò quan trọng trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội, đặc biệt là xác nhận quá trình tham gia BHXH và chốt sổ cho người lao động. Hy vọng những thông tin mà JobsGO chia sẻ sẽ giúp bạn hiểu rõ cách sử dụng biểu mẫu này và hoàn thiện hồ sơ một cách thuận lợi.

Câu hỏi thường gặp

1. Ai là người lập phiếu giao nhận hồ sơ 620?

Thông thường là doanh nghiệp, bộ phận nhân sự hoặc người sử dụng lao động khi thực hiện thủ tục với cơ quan BHXH.

2. Hồ sơ 620 có bắt buộc khi chốt sổ BHXH không?

Có, phiếu giao nhận hồ sơ theo Mẫu 620 là một trong những giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ chốt sổ BHXH để cơ quan Bảo hiểm xã hội tiếp nhận và rà soát quá trình đóng BHXH.

3. Hồ sơ 620 có nộp online được không?

Có thể thực hiện thông qua cổng dịch vụ công hoặc phần mềm BHXH điện tử theo quy định hiện hành.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)