Payslip là gì? Payslip Sample Chuẩn, Dễ Nhất 2025

Payslip là gì? Payslip hay còn gọi là phiếu lương, là một tài liệu quan trọng do người sử dụng lao động cung cấp cho người lao động, ghi lại chi tiết các khoản thu nhập và khấu trừ trong một kỳ lương cụ thể. Nó không chỉ thể hiện mức lương cơ bản mà còn liệt kê các khoản phụ cấp, tiền thưởng, các khoản khấu trừ như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, giúp người lao động theo dõi rõ ràng và minh bạch thu nhập của mình.

1. Payslip Là Gì?

Payslip Là Gì?

Payslip là bảng lương hoặc phiếu lương, thể hiện chi tiết toàn bộ thông tin thu nhập của nhân viên trong một kỳ nhất định. Payslip bao gồm mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp, thưởng và các khoản khấu trừ như thuế, bảo hiểm giúp nhân viên nắm rõ cơ cấu thu nhập của mình.

Là một chứng từ pháp lý quan trọng, payslip xác nhận thu nhập và là bằng chứng chính thức cho quá trình thanh toán lương. Mỗi doanh nghiệp đều có trách nhiệm cung cấp payslip cho nhân viên, thể hiện tính minh bạch trong quan hệ lao động và tuân thủ các quy định quản lý nhân sự.

Phương thức cung cấp payslip ngày nay rất đa dạng, từ bản giấy truyền thống đến các hình thức điện tử như email hay hệ thống quản lý nhân sự trực tuyến. Doanh nghiệp nên lựa chọn hình thức phù hợp với mình, nhằm đảm bảo tính chính xác và thuận tiện.

2. Tầm Quan Trọng Của Payslip

Payslip là một tài liệu quan trọng, không chỉ dành cho nhân viên mà còn phục vụ nhiều mục đích khác trong quản lý tài chính cá nhân và doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do vì sao cần có payslip:

2.1 Đối Với Nhân Viên

• Nắm bắt thu nhập: Payslip giúp người lao động theo dõi toàn bộ cấu trúc thu nhập của mình một cách rõ ràng, bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, thưởng hiệu suất, cũng như các khoản khấu trừ bắt buộc (thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp…). Điều này không chỉ nâng cao nhận thức của người lao động về chế độ đãi ngộ mà còn tạo tiền đề cho sự tin tưởng và hài lòng đối với doanh nghiệp.
• Kiểm soát chặt chẽ tài chính cá nhân: Với thông tin chi tiết được cung cấp định kỳ, payslip đóng vai trò là cơ sở dữ liệu quan trọng giúp người lao động phân tích và đánh giá tình hình tài chính cá nhân. Dựa vào đó, họ có thể thiết lập ngân sách, kiểm soát dòng tiền và hoạch định các mục tiêu tài chính trung hạn và dài hạn. Việc chủ động kiểm soát thu nhập là một trong những yếu tố then chốt để nâng cao năng lực quản trị tài chính cá nhân và ổn định kinh tế hộ gia đình.
• Là bằng chứng thu nhập: Trong nhiều giao dịch tài chính, phiếu lương đóng vai trò là một tài liệu quan trọng và hợp pháp. Khi làm các thủ tục như vay vốn ngân hàng, đăng ký thẻ tín dụng hay các giao dịch tài chính khác, phiếu lương trở thành chứng minh thu nhập chính thức. Sự minh bạch và chi tiết của phiếu lương giúp các tổ chức tài chính đánh giá khả năng tài chính và mức độ ổn định của người lao động.

Payslip là một tài liệu quan trọng

2.2 Đối Với Công Ty

• Dễ dàng quản lý nhân sự: Payslip còn được xem như một công cụ quản trị nhân sự hiệu quả, cho phép các nhà lãnh đạo có cái nhìn chính xác về cơ cấu chi trả lương. Bằng việc theo dõi và phân tích các khoản lương, thưởng, phụ cấp chi tiết, doanh nghiệp có thể xây dựng các chính sách nhân sự phù hợp. Từ đó, tạo nên một hệ thống quản lý nhân sự minh bạch, công bằng và có tính định hướng phát triển.
• Tạo niềm tin cho nhân viên: Tầm quan trọng của Payslip còn nằm ở khả năng xây dựng niềm tin trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhân viên. Khi mỗi nhân viên nhận được một bản payslip rõ ràng, chi tiết và chính xác, họ sẽ cảm nhận được sự tôn trọng và minh bạch từ phía công ty.

3. Các Thông Tin Cần Có Trong Payslip Là Gì?

Kiểm tra payslip là bước quan trọng để nắm rõ quyền lợi và quản lý tài chính cá nhân hiệu quả

Phiếu lương không chỉ là tài liệu hành chính thông thường, mà còn là chứng từ pháp lý xác nhận quan hệ lao động và là công cụ minh bạch hóa thu nhập của người lao động. Một phiếu lương chuẩn cần phản ánh đầy đủ các yếu tố cấu thành thu nhập, cũng như các khoản khấu trừ, nhằm đảm bảo quyền lợi và sự rõ ràng cho cả người sử dụng lao động và người lao động.

• Thông tin định danh: Đây là phần quan trọng, giúp xác định chính xác các bên liên quan trong giao dịch trả lương.
• Đối với người sử dụng lao động: Ghi rõ tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, mã số thuế.
• Đối với người lao động: Bao gồm họ tên, mã nhân viên, chức danh, bộ phận công tác, số CMND và số tài khoản nhận lương. Những thông tin này không chỉ giúp tránh nhầm lẫn mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng khi phát sinh khiếu nại hoặc kiểm toán.
• Thời gian làm việc và kỳ thanh toán:
• Ghi rõ kỳ lương được tính (ví dụ: từ 01/01/2024 đến 31/01/2024),
• Ngày công chuẩn: Số ngày làm việc theo quy định trong kỳ.
• Ngày công thực tế: Tổng số ngày làm việc thực tế của nhân viên, bao gồm cả ngày tăng ca nếu có.
• Ngày bắt đầu và kết thúc kỳ lương: Giúp đối chiếu với bảng chấm công, phục vụ công tác tính lương chính xác và minh bạch.
• Các khoản thu nhập và khấu trừ:
• Thu nhập bổ sung: Bao gồm tiền làm thêm giờ, tiền thưởng (KPI, lễ Tết, doanh số), các khoản phụ cấp (ăn trưa, điện thoại, đi lại…) và hoa hồng nếu có.
• Các khoản khấu trừ: Ghi rõ các khoản bắt buộc theo luật như BHXH, BHYT, BHTN, thuế thu nhập cá nhân, và các khoản khấu trừ khác nếu có (ví dụ: tạm ứng, khoản vay nội bộ,…).
• Tổng thu nhập và thu nhập thực nhận
• Tổng thu nhập (Gross Income) là tổng các khoản lương, phụ cấp, thưởng,…
• Thu nhập thực nhận (Net Income) là phần còn lại sau khi trừ toàn bộ khấu trừ – chính là số tiền người lao động thực sự nhận được.
• Hình thức thanh toán: Cho dù là chuyển khoản ngân hàng, nhận tiền mặt hay hình thức khác, cũng cần được ghi rõ để đảm bảo tính minh bạch, thuận tiện đối chiếu và lưu trữ thông tin chi trả.

4. Các Loại Payslip Phổ Biến Hiện Nay

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, các doanh nghiệp cung cấp payslip ngày càng trở nên đa dạng và linh hoạt. Hiện nay có hai hình thức phổ biến nhất: phiếu lương giấy truyền thống và phiếu lương điện tử hiện đại. Mỗi loại đều có những ưu – nhược điểm riêng, phản ánh sự khác biệt trong mô hình quản lý lương (payroll) và mức độ ứng dụng công nghệ của từng tổ chức.

4.1. Phiếu Lương Giấy

Phiếu lương giấy là hình thức truyền thống, trong đó thông tin thu nhập của người lao động được in và phát trực tiếp dưới dạng tài liệu vật lý.

Ưu điểm của hình thức này nằm ở sự thân thuộc và dễ tiếp cận, đặc biệt với những lao động lớn tuổi hoặc đang làm việc tại các khu vực hạn chế về công nghệ. Việc cầm trên tay một payslip mẫu bằng giấy giúp họ dễ dàng theo dõi thông tin thu nhập mà không cần thiết bị điện tử hay kỹ năng công nghệ.

Tuy nhiên, hạn chế của hình thức này cũng không ít. Doanh nghiệp phải đối mặt với chi phí in ấn, văn phòng phẩm và nguồn lực để phân phát hàng tháng. Về bảo mật, phiếu lương giấy dễ bị mất, rơi vào tay người không liên quan, hoặc thất lạc trong quá trình lưu trữ. Hơn nữa, việc tra cứu các kỳ lương trước thường gặp khó khăn, đòi hỏi nhân viên hoặc bộ phận nhân sự phải tìm kiếm thủ công trong các tập tài liệu vật lý, vốn dễ bị hư hỏng theo thời gian.

4.2. Phiếu Lương Điện Tử

Trong bối cảnh chuyển đổi số, phiếu lương điện tử ngày càng được doanh nghiệp ưa chuộng nhờ tính tiện lợi và hiệu quả. Thay vì in giấy, payslip được gửi qua email (dạng PDF bảo mật) hoặc truy cập qua hệ thống quản trị nhân sự trực tuyến.

Hình thức này giúp tiết kiệm chi phí in ấn, giảm tải công việc cho bộ phận nhân sự và tăng cường bảo mật thông tin, nhờ mã hóa dữ liệu và xác thực truy cập. Nhân viên có thể dễ dàng tra cứu và lưu trữ phiếu lương mọi lúc, mọi nơi, hỗ trợ quản lý thu nhập cá nhân hiệu quả hơn. Ngoài ra, quy trình tự động hóa trong hệ thống payroll giúp hạn chế sai sót và tăng tốc độ xử lý. Đây cũng là hình thức thân thiện với môi trường, khi loại bỏ hoàn toàn việc sử dụng giấy.

Tuy nhiên, phiếu lương điện tử đòi hỏi người lao động có kiến thức công nghệ cơ bản. Một số rủi ro như lỗi hệ thống hoặc mất kết nối vẫn có thể xảy ra nếu không có phương án hỗ trợ phù hợp.

Để có cái nhìn tổng quan hơn, dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa phiếu lương giấy và phiếu lương điện tử dựa trên các tiêu chí quan trọng:

5. Hướng Dẫn Xử Lý Khi Gặp Vấn Đề Với Payslip

Việc hiểu rõ cách ứng phó và giải quyết những tình huống không mong muốn liên quan đến payslip là rất quan trọng để người lao động có thể bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình. Dưới đây là các bước chi tiết bạn cần thực hiện khi phát hiện sai sót hoặc vấn đề trên phiếu lương của mình (ví dụ: sai số lương, thiếu ngày công, thiếu tiền thưởng, v.v.).

5.1. Kiểm Tra Kỹ Thông Tin Trên Payslip

Payslip là cơ sở vững chắc cho mọi kế hoạch tài chính và mục tiêu tương lai của bạn

Ngay khi nhận được phiếu lương – dù là bản giấy hay payslip điện tử, bạn nên kiểm tra kỹ các mục: lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, làm thêm giờ, cũng như các khoản khấu trừ như thuế TNCN, bảo hiểm, hoặc tạm ứng. Việc đối chiếu với hợp đồng lao động, bảng công, và các thỏa thuận nội bộ là bước đầu quan trọng để phát hiện sai lệch.

Đối với người mới đi làm, nếu chưa quen với bố cục hoặc thuật ngữ trong phiếu lương, có thể tham khảo trước các payslip mẫu hoặc mẫu payslip song ngữ để dễ dàng nhận diện các mục thông tin quan trọng.

5.2. Liên Hệ Bộ Phận Nhân Sự/ Kế Toán

Khi phát hiện những bất thường hoặc sai sót trên payslip, việc liên hệ trực tiếp với bộ phận có thẩm quyền (thường là phòng Kế toán hoặc phòng Nhân sự) là giải pháp hiệu quả và kịp thời nhất. Bạn nên chuẩn bị kỹ lưỡng các bằng chứng cần thiết để hỗ trợ cho yêu cầu của mình. Những bằng chứng này có thể bao gồm: bản payslip bị lỗi, bản hợp đồng lao động, bảng chấm công cá nhân, các chứng từ làm thêm giờ đã được duyệt, email xác nhận về tiền thưởng hoặc phụ cấp, hoặc bất kỳ tài liệu liên quan nào khác. Hãy liên hệ qua email để có bằng chứng bằng văn bản, hoặc gặp trực tiếp để trao đổi chi tiết. Việc xử lý kịp thời, tốt nhất là trước thời điểm chốt bảng lương của kỳ tiếp theo, sẽ giúp vấn đề được giải quyết nhanh chóng và chính xác.

5.3. Lưu Trữ Hồ Sơ Payslip Cẩn Thận

Việc lưu trữ đầy đủ các phiếu lương và tài liệu liên quan là một thói quen cực kỳ quan trọng mà mọi nhân viên nên áp dụng. Bạn nên lưu trữ cả bản gốc (nếu là phiếu giấy) và bản số hóa (scan, file PDF) một cách có hệ thống, theo từng tháng/năm.

• Lợi ích khi có tranh chấp: Payslip là bằng chứng không thể chối cãi khi phát sinh các tranh chấp về lương bổng với doanh nghiệp hoặc khiếu nại với cơ quan quản lý lao động.
• Quản lý tài chính cá nhân: Đây là nguồn tham khảo hữu ích để bạn theo dõi lịch sử thu nhập, đánh giá sự tăng trưởng lương qua các năm, và lập kế hoạch quản lý tài chính cá nhân một cách hiệu quả. Đồng thời, những thông tin về thu nhập và tăng trưởng lương từ payslip cũng là dữ liệu quý giá khi bạn muốn xây dựng hoặc cập nhật hồ sơ năng lực cá nhân (portfolio). Để hiểu rõ hơn về portfolio là gì và vai trò của nó, bạn có thể tham khảo thêm.
• Kê khai thuế và thủ tục tài chính: Payslip lưu trữ tốt sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình kê khai thuế thu nhập cá nhân hoặc cung cấp cho ngân hàng khi vay vốn, làm hồ sơ tín dụng, hoặc khi công ty yêu cầu payslip để xác minh thông tin thu nhập.

5.4. Nắm Rõ Quyền Lợi Và Tìm Kiếm Hỗ Trợ Pháp Lý

Để tự bảo vệ mình một cách tốt nhất, nhân viên cần chủ động trang bị kiến thức về Luật Lao động, đặc biệt là các quy định liên quan đến lương thưởng, phụ cấp và bảo hiểm. Đồng thời, tìm hiểu kỹ các quy định nội bộ của công ty về chính sách lương thưởng. Việc này giúp người lao động tự tin hơn khi đối mặt với bất cập trên phiếu lương và đưa ra các yêu cầu chính đáng, tránh bị thiệt thòi.

Theo Bộ luật Lao động Việt Nam, người lao động có quyền được nhận payslip và được chi trả lương đúng hạn, đúng số tiền đã thỏa thuận. Trong trường hợp các lỗi sai trên payslip không được giải quyết thỏa đáng, hoặc doanh nghiệp trốn tránh nghĩa vụ (không gửi phiếu lương, giữ lương, thanh toán chậm), người lao động có quyền tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên thứ ba như:

• Công đoàn: Tổ chức đại diện cho quyền lợi của người lao động tại doanh nghiệp.
• Thanh tra Lao động: Cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết các tranh chấp lao động.
• Luật sư chuyên về luật lao động: Để được tư vấn và hỗ trợ pháp lý nếu vấn đề phức tạp hoặc cần khởi kiện.

6. Mẫu Payslip Tham Khảo Chuẩn

Payslip là bảng lương chi tiết mà người lao động nhận được vào mỗi kỳ trả lương, thể hiện đầy đủ thông tin về thu nhập và các khoản khấu trừ. Một Payslip sample thường gặp sẽ bao gồm các mục như sau:

TẢI XUỐNG

>>> Xem thêm: Payroll Là Gì?

Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về payslip là gì, tầm quan trọng của nó cũng như cách sử dụng và xử lý hiệu quả. Nắm vững thông tin trên payslip không chỉ giúp bạn quản lý tài chính cá nhân một cách chính xác mà còn bảo vệ quyền lợi của mình trong mối quan hệ lao động. Để tìm hiểu thêm về các công cụ quản lý sự nghiệp và tìm kiếm việc làm, hãy truy cập JobsGO.

Câu hỏi thường gặp

1. Cách Lấy Payslip Nếu Công Ty Không Cung Cấp?

Nếu công ty không cung cấp payslip, bạn nên liên hệ trực tiếp bộ phận HR hoặc Kế toán để yêu cầu. Trường hợp không được giải quyết, bạn có thể tìm kiếm sự hỗ trợ từ Công đoàn hoặc Thanh tra Lao động.

2. Có Nên Cung Cấp Payslip Cho Nhà Tuyển Dụng Mới Không?

Việc cung cấp payslip cho nhà tuyển dụng mới là không bắt buộc nhưng có thể giúp bạn thương lượng mức lương tốt hơn. Tuy nhiên, hãy cân nhắc kỹ về bảo mật thông tin cá nhân trước khi chia sẻ.

3. Pay Stubs Là Gì?

Pay stub là gì và tại sao lại quan trọng? Đây là một tài liệu mà người lao động nhận được từ nhà tuyển dụng trong mỗi kỳ lương. Pay stub thường ghi rõ các thông tin như tổng thu nhập, các khoản khấu trừ thuế, bảo hiểm xã hội và lương thực nhận sau khi trừ đi các khoản chi phí.

4. Bank Slip Là Gì?

Bank Slip (hay còn gọi là giấy biên nhận ngân hàng) là một tài liệu được ngân hàng phát hành để ghi lại chi tiết một giao dịch tài chính đã thực hiện. Bank slip thường được sử dụng khi khách hàng gửi tiền, rút tiền hoặc thực hiện các giao dịch liên quan đến tài khoản ngân hàng.

5. Payment Slip Là Gì?

Payment Slip (hay còn gọi là phiếu thanh toán) là một tài liệu do ngân hàng, tổ chức tài chính hoặc doanh nghiệp phát hành để ghi nhận chi tiết một giao dịch thanh toán. Đây là bằng chứng cho thấy khách hàng đã thực hiện một khoản thanh toán cho một sản phẩm, dịch vụ hoặc nghĩa vụ tài chính.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)