Open Account Là Gì? 6 Phương Thức Thanh Toán Quốc Tế Phổ Biến

Open account là gì? Đây là phương thức thanh toán ghi sổ hoặc ghi nợ. Nhờ tính linh hoạt và khả năng tiết kiệm chi phí, phương thức ghi sổ ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tối ưu hóa dòng tiền và quy trình giao dịch. Bài viết dưới đây của JobsGO sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết từ A-Z về phương thức thanh toán quan trọng này.

1. Open Account Là Gì?

Open Account” là một hình thức thanh toán phổ biến trong thương mại quốc tế, đặc biệt trong các giao dịch xuất nhập khẩu, nơi nhà xuất khẩu (người bán) đồng ý giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ trước khi nhận được thanh toán từ nhà nhập khẩu (người mua).

Về cơ bản, nó hoạt động như một khoản tín dụng mà nhà xuất khẩu cấp cho nhà nhập khẩu, cho phép nhà nhập khẩu nhận hàng và chỉ thanh toán số tiền nợ vào một ngày cụ thể trong tương lai đã được hai bên thỏa thuận trước đó.

Phương thức này đòi hỏi một mức độ tin cậy cao giữa các đối tác thương mại, bởi lẽ nhà xuất khẩu phải chịu rủi ro cao nhất vì không có sự bảo lãnh thanh toán từ bên thứ ba như ngân hàng, đồng thời đối mặt với khả năng chậm trễ hoặc thậm chí không nhận được tiền. Ngược lại, nhà nhập khẩu lại hưởng lợi lớn từ sự linh hoạt về tài chính và có thời gian kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi thực hiện nghĩa vụ thanh toán.

Mặc dù tiềm ẩn rủi ro cho người bán, “Open Account” lại được ưa chuộng nhờ sự đơn giản trong thủ tục và chi phí giao dịch thấp, thường được áp dụng trong các mối quan hệ đối tác lâu năm, ổn định hoặc khi các doanh nghiệp muốn tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

Open account payment là gì? Phương thức thanh toán OA là gì?

2. Đặc Điểm Cơ Bản Của Open Account

Phương thức ghi sổ đang ngày càng được các doanh nghiệp ưa chuộng trong thương mại quốc tế nhờ tính linh hoạt và khả năng tiết kiệm chi phí. Để giúp bạn hiểu rõ hơn tiền ghi sổ là gì, dưới đây là 4 đặc điểm nổi bật giúp bạn hiểu rõ hơn về phương thức thanh toán này.

2.1. Không Có Sự Tham Gia Của Ngân Hàng

Một trong những điểm quan trọng nhất của phương thức ghi sổ là không cần ngân hàng làm trung gian để bảo lãnh hay giám sát giao dịch. Điều này giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí, thời gian xử lý giấy tờ, và các thủ tục hành chính phức tạp. Nhờ vậy, bạn có thể tập trung hơn vào việc kinh doanh chính. Tuy nhiên, việc thiếu đi “bảo hiểm” từ ngân hàng cũng đồng nghĩa với rủi ro cao hơn cho người bán nếu người mua không thanh toán. Vì thế, việc đánh giá độ tin cậy của đối tác là cực kỳ quan trọng.

2.2. Chỉ Có Hai Bên Tham Gia

Phương thức này rất đơn giản vì chỉ có hai bên trực tiếp giao dịch: người xuất khẩu (bán) và người nhập khẩu (mua), không có bên thứ ba nào xen vào. Điều này tạo ra một mối liên hệ trực tiếp và minh bạch. Ví dụ, một công ty Việt Nam có thể gửi hàng thẳng cho đối tác ở Châu Âu dựa trên hợp đồng và sự tin tưởng đã xây dựng. Mối quan hệ này đòi hỏi hai bên phải hiểu rõ nhau, thống nhất về chất lượng, số lượng và thời gian giao hàng để tránh tranh cãi.

2.3. Sử Dụng Tài Khoản Đơn Biên

Trong phương thức ghi sổ, các giao dịch được theo dõi bằng một loại sổ sách đặc biệt gọi là “tài khoản đơn biên”. Vậy tài khoản đơn biên là gì? Hiểu đơn giản, đây là nơi mà chỉ một bên (thường là người bán) ghi chép các khoản tiền mà người mua cần trả. Cách này giúp việc kế toán trở nên đơn giản hơn, giảm bớt thủ tục và sự phức tạp, đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc những ai mới làm quen với kế toán. Sự đơn giản đó còn giúp dễ dàng kiểm soát nợ và phát hiện lỗi kịp thời.

2.4. Yêu Cầu Mức Độ Tin Tưởng Cao

Vì không có ngân hàng đứng ra bảo đảm, sự tin tưởng lẫn nhau giữa người bán và người mua là yếu tố quyết định thành công của giao dịch ghi sổ. Cả hai bên phải hoàn toàn dựa vào uy tín và kinh nghiệm của đối tác. Điều này vừa là một rủi ro lớn, vừa là cơ hội để xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài, vững chắc. Ví dụ, các công ty thường áp dụng phương thức này với những đối tác đã có lịch sử giao dịch tốt hoặc có quan hệ thân thiết, giúp tăng tính ổn định và an toàn cho công việc kinh doanh.

3. Quy Trình Thực Hiện Phương Thức Ghi Sổ

Việc áp dụng phương thức ghi sổ (Open Account) đòi hỏi sự hiểu biết rõ ràng về trình tự thực hiện. Quy trình này tương đối đơn giản, chủ yếu dựa vào sự phối hợp trực tiếp giữa người bán và người mua. Để hình dung rõ hơn, luồng giao dịch có thể được mô tả đơn giản như sau:

• Bước 1: Người bán giao hàng và chứng từ: Người bán sẽ gửi hàng hoặc cung cấp dịch vụ cùng với các giấy tờ cần thiết như hóa đơn và phiếu đóng gói.
• Bước 2: Ghi nhận nợ: Người bán sẽ ghi lại số tiền người mua cần trả vào sổ sách của mình, chờ đợi người mua xác nhận và thanh toán sau.
• Bước 3: Người mua thanh toán: Vào ngày hẹn trước (ví dụ 30 hoặc 60 ngày sau), người mua sẽ chuyển tiền trực tiếp cho người bán, thường là qua hình thức chuyển khoản ngân hàng (T/T).

Quản lý tài khoản và chứng từ rõ ràng là yếu tố then chốt để đảm bảo giao dịch theo phương thức ghi sổ diễn ra hiệu quả

4. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Áp Dụng Phương Thức Ghi Sổ

Để giao dịch ghi sổ (Open Account) an toàn và hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

• Tiền tệ rõ ràng: Hai bên phải thống nhất loại tiền tệ sẽ dùng để thanh toán để tránh rủi ro tỷ giá.
• Hóa đơn chính xác: Người bán dùng hóa đơn (Invoice) làm căn cứ ghi nợ, nên hóa đơn phải ghi đầy đủ, rõ ràng thông tin hàng hóa, giá trị và điều khoản.
• Người mua kiểm tra kỹ: Người mua nên kiểm tra hàng hóa ngay khi nhận để đối chiếu với hợp đồng và hóa đơn, xác nhận đúng giá trị nợ.
• Hình thức chuyển tiền: Thống nhất rõ cách thức chuyển tiền (ví dụ: chuyển khoản ngân hàng – T/T) để việc thanh toán diễn ra suôn sẻ.
• Giá bán có thể cao hơn: Giá hàng hóa qua ghi sổ thường cao hơn so với thanh toán ngay, vì người bán phải chấp nhận chờ tiền và chịu rủi ro.
• Thời hạn thanh toán cụ thể: Hợp đồng cần ghi rõ ngày thanh toán, có thể theo từng chuyến hàng hoặc theo định kỳ (cuối tháng/quý).
• Xử lý chậm thanh toán: Cần có điều khoản về việc phạt hoặc cách xử lý nếu người mua trả tiền chậm.
• Giải quyết tranh chấp: Hợp đồng phải quy định rõ cách giải quyết nếu có bất đồng về số tiền hoặc chất lượng hàng hóa, để tránh rắc rối.

5. Ưu Điểm Của Phương Thức Ghi Sổ Đối Với Các Bên

Phương thức thanh toán ghi sổ được ưa chuộng vì sự đơn giản và phù hợp với các đối tác tin cậy. Nó mang lại nhiều lợi ích cho cả người bán và người mua:

Open Account củng cố niềm tin và thúc đẩy mối quan hệ đối tác bền vững, mang lại lợi ích chung cho cả nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu

5.1. Đối Với Nhà Nhập Khẩu

Đối với nhà nhập khẩu, phương thức ghi sổ mang lại nhiều lợi ích tài chính và quản lý dòng tiền rõ ràng, khiến nó trở thành một lựa chọn hấp dẫn:

• Không cần trả tiền trước: Họ nhận hàng và kiểm tra chất lượng trước khi thanh toán, giảm rủi ro nhận phải hàng không đúng yêu cầu.
• Tối ưu hóa dòng tiền: Không phải thanh toán ngay giúp doanh nghiệp giữ vốn lưu động để đầu tư vào các hoạt động kinh doanh khác, tiết kiệm chi phí tài chính (ví dụ: lãi vay). Ưu điểm đó tạo điều kiện để mở rộng kinh doanh và tạo thêm việc làm.

Ví dụ: Một công ty Việt Nam nhập khẩu máy móc từ Nhật Bản có thể nhận hàng về, lắp đặt và chạy thử trước 30 ngày, sau đó mới phải thanh toán.

5.2. Đối Với Nhà Xuất Khẩu

Đối với nhà xuất khẩu, thanh toán ghi sổ là một công cụ chiến lược giúp:

• Tăng lợi nhuận và giảm chi phí: Giúp nhà xuất khẩu chào giá cạnh tranh hơn hoặc thêm phí nhỏ bù rủi ro, đồng thời tiết kiệm đáng kể chi phí, thời gian làm thủ tục ngân hàng phức tạp.
• Mở rộng thị trường nhanh: Khả năng cho khách hàng “mua chịu” là lợi thế lớn để thu hút khách mới, đặc biệt khi thâm nhập thị trường mới hoặc cạnh tranh với đối thủ ít linh hoạt hơn.
• Thúc đẩy đơn hàng lớn: Nhờ điều khoản thanh toán linh hoạt, nhà xuất khẩu có thể khuyến khích đối tác đặt mua số lượng lớn mà không cần trả tiền trước, từ đó tăng doanh số và tối ưu hóa sản xuất.

Ví dụ về phương thức thanh toán ghi sổ: Một nhà sản xuất nội thất Việt Nam có thể dễ dàng chốt được đơn hàng lớn từ một chuỗi cửa hàng ở Mỹ, vì họ chấp nhận giao hàng trước và nhận tiền sau 60 ngày, giúp chuỗi cửa hàng ở Mỹ giảm gánh nặng vốn ban đầu.

5.3. Hiệu Quả Giao Dịch

Phương thức ghi sổ mang lại hiệu quả đáng kể trong việc giảm thiểu công việc giấy tờ và thủ tục hành chính rườm rà, giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động cốt lõi.

• Chi phí giao dịch: Rất thấp do không có sự can thiệp của các ngân hàng trung gian để bảo lãnh hay xử lý chứng từ phức tạp. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể các loại phí dịch vụ phát sinh.
• Thời gian xử lý: Giao dịch diễn ra cực kỳ nhanh chóng bởi thực hiện trực tiếp giữa người mua và người bán, không cần chờ đợi quy trình xác minh hay phê duyệt từ ngân hàng, đẩy nhanh chu kỳ kinh doanh.
• Quy trình giấy tờ: Đơn giản hóa tối đa, các bên chỉ cần chuẩn bị ít thủ tục và chứng từ hơn nhiều so với các phương thức truyền thống như L/C hay nhờ thu, giảm gánh nặng hành chính.

>> Xem thêm: Advance Payment Là Gì?

6. Rủi Ro Trong Việc Áp Dụng Phương Thức Ghi Sổ

Phương thức ghi sổ tiềm ẩn những rủi ro cho cả nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu. Để đảm bảo an toàn tài chính và sự thành công của giao dịch, các bên liên quan cần có các biện pháp kiểm soát chặt chẽ cùng kế hoạch quản lý rủi ro hiệu quả.

6.1. Rủi Ro Cho Nhà Nhập Khẩu

Mặc dù có lợi ích về dòng tiền, nhà nhập khẩu vẫn đối mặt với một số rủi ro cụ thể khi sử dụng phương thức ghi sổ chẳng hạn như không nhận được hàng hoặc hàng kém chất lượng. Nguy cơ lớn nhất là đã cam kết trả tiền nhưng không nhận được hàng, hoặc hàng bị lỗi, thiếu hụt, không đúng yêu cầu. Điều này có thể xảy ra do người bán không trung thực hoặc gặp sự cố. Vì vậy, người mua cần kiểm tra hàng kỹ ngay khi nhận và yêu cầu hợp đồng có điều khoản bảo đảm chất lượng, thời gian giao hàng, cùng các hình phạt rõ ràng nếu người bán vi phạm.

6.2. Rủi Ro Cho Nhà Xuất Khẩu

Đối với nhà xuất khẩu, rủi ro trong phương thức ghi sổ thường cao hơn so với nhà nhập khẩu, chủ yếu xoay quanh vấn đề thanh toán như:

• Không được thanh toán hoặc bị chậm: Sau khi giao hàng, người xuất khẩu hoàn toàn phụ thuộc vào việc người mua có trả tiền đúng hẹn hay không. Người mua có thể gặp khó khăn tài chính, phá sản, hoặc cố tình không trả.
• Ảnh hưởng dòng tiền: Việc chậm hoặc mất tiền thu về sẽ tác động trực tiếp đến dòng tiền của người xuất khẩu, có thể khiến họ thiếu vốn hoạt động hoặc gián đoạn sản xuất.
• Mất kiểm soát hàng hóa: Một khi hàng đã giao, người xuất khẩu khó lòng kiểm soát. Người mua có thể viện cớ hàng lỗi để trì hoãn thanh toán hoặc yêu cầu giảm giá, và việc thu hồi hàng rất khó khăn.

6.3. Chi Phí Kiểm Soát Và Quản Lý Rủi Ro

Vì không có ngân hàng bảo lãnh, người xuất khẩu phải tự chịu chi phí cho việc kiểm soát rủi ro tín dụng. Các rủi ro bao gồm bao gồm:

• Giám sát chặt chẽ: Cần đầu tư vào quy trình đánh giá uy tín, năng lực tài chính và lịch sử thanh toán của đối tác.
• Kiểm tra chất lượng và giao nhận: Phải đảm bảo hàng được kiểm tra kỹ trước khi xuất và có bằng chứng giao nhận đầy đủ.
• Chính sách tín dụng nội bộ: Cần có quy định rõ ràng về hạn mức tín dụng, thời hạn thanh toán, và cách xử lý khi có rủi ro.

Việc quản lý những rủi ro tốn kém nhưng rất cần thiết để đảm bảo an toàn tài chính cho doanh nghiệp.

7. Các Phương Thức Thanh Toán Quốc Tế Phổ Biến Khác

Ngoài Open Account, thương mại quốc tế còn nhiều hình thức thanh toán khác, mỗi loại có ưu nhược điểm và thời điểm áp dụng riêng. Hiểu rõ chúng giúp doanh nghiệp chọn cách tốt nhất cho từng giao dịch.

• Tín dụng chứng từ (Letter Of Credit – L/C): Cam kết thanh toán của ngân hàng người mua khi người bán xuất trình đủ chứng từ. Phương thức này an toàn cho cả hai bên nhưng phức tạp và tốn kém hơn OA, phù hợp giao dịch lớn hoặc đối tác mới.
• Chuyển tiền (Telegraphic Transfer – T/T): Chuyển tiền trực tiếp qua ngân hàng, nhanh và tiện lợi. Rủi ro tùy thuộc trả trước hay sau (tương tự hoặc cao hơn OA), phù hợp giao dịch nhỏ hoặc các bên rất tin tưởng nhau.
• Ứng trước (Advance Payment): Người mua trả tiền trước khi nhận hàng. Đây là phương thức an toàn nhất cho người bán, rủi ro cao nhất cho người mua, phù hợp người bán vị thế mạnh hoặc đơn hàng nhỏ.
• Nhờ thu (Documentary Collection): Nhờ thu là người bán nhờ ngân hàng thu tiền hộ từ người mua, với giấy tờ hàng hóa là điều kiện. Ngân hàng chỉ trung gian, không bảo lãnh. Nó an toàn hơn OA nhưng vẫn kém L/C, phù hợp đối tác tin cậy trung bình.

>> Xem thêm: Documentary Collection là gì?

Tóm lại, Open Account là gì? Đây là phương thức thanh toán quốc tế hiệu quả, giúp tối ưu dòng tiền và giảm chi phí cho cả hai bên. Dù nhiều lợi ích, doanh nghiệp cần cân nhắc rủi ro và áp dụng kiểm soát chặt chẽ. Hiểu rõ về OA giúp lựa chọn giải pháp tài chính phù hợp, xây dựng quan hệ kinh doanh bền vững và mở ra cơ hội việc làm mới. Tìm hiểu thêm các thông tin khác trên JobsGO nhé.

Câu hỏi thường gặp

1. Open Account Khác Gì Ứng Trước Hay L/C?

OA không trả trước, dựa tín nhiệm. Ứng trước trả tiền trước, L/C có ngân hàng bảo lãnh.

2. Khi Nào Doanh Nghiệp Nên Sử Dụng Open Account?

Doanh nghiệp nên cân nhắc khi có mối quan hệ kinh doanh lâu dài, tin cậy với đối tác, hoặc khi muốn giảm chi phí giao dịch và đơn giản hóa thủ tục hành chính.

3. Làm Thế Nào Để Giảm Thiểu Rủi Ro Khi Sử Dụng Open Account Với Nhà Xuất Khẩu?

Kiểm tra tín dụng kỹ, chính sách tín dụng chặt chẽ, hợp đồng có điều khoản rõ ràng về phạt chậm trả.

4. Có Phải Open Account Phù Hợp Với Mọi Giao Dịch Quốc Tế Không?

Không. OA phù hợp nhất với giao dịch giữa đối tác tin cậy cao, không dùng cho giao dịch lớn hoặc đối tác mới.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)