NDA Là Gì? Tìm Hiểu 10 Yếu Tố Cần Có Trong Thỏa Thuận NDA

Trong môi trường kinh doanh và hợp tác, việc bảo vệ thông tin nhạy cảm là vô cùng quan trọng. Một trong những công cụ pháp lý phổ biến được sử dụng để đảm bảo sự bảo mật này chính là NDA. Vậy NDA là gì và tại sao nó lại quan trọng trong các thỏa thuận hợp tác? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về loại thỏa thuận này qua bài viết dưới đây.

1. NDA Là Gì?

Non Disclosure Agreement là gì? Ký NDA là gì?

 NDA là viết tắt của Non Disclosure Agreement, nghĩa là thỏa thuận bảo mật thông tin. Đây là văn bản pháp lý giúp các bên cam kết không tiết lộ thông tin mật cho bên thứ ba. NDA được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực như tài chính, công nghệ hay nghiên cứu. Nếu bạn muốn khám phá sâu hơn về các công cụ tự động hóa quy trình làm việc trong lĩnh vực công nghệ, hãy tìm hiểu n8n là gì.

Ví dụ, khi một công ty đang phát triển một công nghệ mới hoặc kinh doanh dựa trên bí mật thương mại, NDA sẽ đóng vai trò như một “lá chắn” pháp lý bảo vệ thông tin chiến lược của doanh nghiệp trước những sự xâm nhập trái phép. Các ngành liên quan như tài chính và ngân hàng cũng sử dụng NDA nhằm bảo vệ thông tin khách hàng, báo cáo nội bộ và chiến lược kinh doanh, giúp giữ vững uy tín và lòng tin của khách hàng.

2. Khi Nào Cần Sử Dụng Thỏa Thuận NDA?

Thỏa thuận NDA được ký kết trong nhiều tình huống khác nhau. Trước hết, khi một doanh nghiệp cần chia sẻ thông tin nhạy cảm như kế hoạch kinh doanh, công thức sản phẩm hoặc bí mật thương mại với đối tác, nhân viên hoặc nhà đầu tư, NDA giúp đảm bảo thông tin đó không bị tiết lộ. Thêm vào đó, trong quá trình đàm phán hợp tác, việc chia sẻ thông tin chi tiết về dự án là rất cần thiết; điều này tạo niềm tin giữa các bên và xác định rõ phạm vi sử dụng của thông tin.

Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp yêu cầu nhân viên ký NDA ngay từ khi gia nhập công ty để bảo vệ thông tin nội bộ từ dữ liệu khách hàng đến quy trình sản xuất, nhằm hạn chế rủi ro sau này. Đặc biệt, đối với các dự án nghiên cứu và phát triển, NDA không chỉ bảo vệ thông tin về sản phẩm mà còn đảm bảo rằng các ý tưởng sáng tạo và quy trình nghiên cứu không bị rò rỉ ra ngoài.

Khi thông tin được chia sẻ mà không có sự bảo vệ hợp pháp, các mối quan hệ kinh doanh có thể bị phá vỡ và thiệt hại tài chính, uy tín của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng nặng nề. Do đó, việc ký kết NDA là một bước quan trọng trong quy trình bảo vệ thông tin, giúp đưa ra các biện pháp kiểm soát thông tin hiệu quả.

>>> Xem thêm: Mẫu thỏa thuận bảo mật thông tin và không cạnh tranh

3. Vai Trò Của NDA Là Gì?

Tư vấn pháp lý giúp đảm bảo thỏa thuận NDA được thực hiện đúng cách

NDA đóng vai trò rất quan trọng trong việc bảo vệ các thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp cũng như tạo dựng mối quan hệ hợp tác tin cậy. Các vai trò chính của NDA bao gồm:

3.1. Bảo Vệ Bí Mật Kinh Doanh

Trong kinh doanh, các bí mật như công thức sản phẩm, chiến lược marketing hay dữ liệu khách hàng là tài sản quý giá. NDA giúp doanh nghiệp giữ kín các thông tin này bằng cách quy định rõ ràng trách nhiệm của bên nhận thông tin. Nếu một công ty phát triển một công nghệ mới, việc chia sẻ chi tiết về công nghệ đó cho đối tác hay nhà cung cấp phải được thực hiện trong khuôn khổ của một thỏa thuận bảo mật để đảm bảo rằng thông tin không bị đối thủ cạnh tranh khai thác, gây thiệt hại về mặt lợi thế cạnh tranh cũng như tài chính.

>>> Xem thêm: Quy định về thỏa ước tập thể và những vấn đề cần biết

3.2. Tạo Sự Tin Tưởng Trong Hợp Tác Kinh Doanh

Khi hai hoặc nhiều bên hợp tác, việc tin tưởng lẫn nhau là điều cần thiết. NDA đóng vai trò như một công cụ pháp lý giúp các bên cam kết bảo mật thông tin, góp phần xây dựng nền tảng vững chắc cho mối quan hệ hợp tác.

Ví dụ, trong một dự án liên doanh, cả hai bên có thể chia sẻ chiến lược phát triển và dữ liệu thị trường nhạy cảm với nhau, đồng thời cam kết sử dụng thông tin đó chỉ cho mục đích đã định, từ đó tạo dựng một mối quan hệ tin cậy và bền vững.

3.3. Bảo Vệ Quyền Sở Hữu Trí Tuệ

Trong các lĩnh vực sáng tạo như công nghệ, phần mềm hay thiết kế, bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ là yếu tố then chốt. NDA giúp giữ bí mật các ý tưởng, phát minh trước khi được đăng ký bảo hộ, hạn chế sao chép và hỗ trợ thương mại hóa hiệu quả. Tương tự như vậy, trong ngành y, những vị trí như y tá cũng cần tuân thủ nghiêm ngặt quy trình và đạo đức nghề nghiệp để đảm bảo an toàn cho người bệnh.

3.4. Cung Cấp Cơ Sở Pháp Lý Để Xử Lý Vi Phạm

Một trong những ưu điểm lớn của NDA là cung cấp cơ sở pháp lý rõ ràng nhằm xử lý các trường hợp vi phạm. Nếu bất kỳ bên nào không tuân thủ các điều khoản của NDA, bên kia có quyền sử dụng hợp đồng này làm cơ sở để kiện tụng và yêu cầu bồi thường.

Các biện pháp khắc phục pháp lý có thể bao gồm yêu cầu chấm dứt việc tiết lộ thông tin, đòi bồi thường thiệt hại hoặc áp dụng các biện pháp xử lý khác theo quy định của pháp luật.

3.5. Bảo Vệ Thông Tin Sau Khi Chấm Dứt Quan Hệ Hợp Tác

Điều quan trọng là thông tin bảo mật không chỉ cần được bảo vệ trong suốt quá trình hợp tác mà còn cả sau đó. Khi một mối quan hệ hợp tác kết thúc, nhân viên hoặc đối tác vẫn phải tuân thủ các điều khoản bảo mật mà họ đã ký kết. Đây là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì sự bảo vệ thông tin trong dài hạn, tránh những hậu quả tiêu cực sau khi kết thúc hợp tác.

3.6. Hậu Quả Pháp Lý Của Vi Phạm NDA

Vi phạm thỏa thuận NDA không chỉ gây mất mát về danh tiếng mà còn chịu các hệ quả pháp lý nghiêm trọng. Khi một bên vi phạm, bên cung cấp thông tin có quyền yêu cầu bồi thường, khởi kiện, hoặc áp dụng các hình phạt về tài chính. Ví dụ, một doanh nghiệp phát hiện rằng nhân viên cũ đã chuyển giao công nghệ cho đối thủ sẽ nhanh chóng áp dụng các điều khoản trong NDA để xử lý vi phạm, từ đó bảo vệ quyền lợi của công ty một cách hiệu quả và nghiêm khắc.

4. Phân Loại NDA

Tùy vào mục tiêu sử dụng và phạm vi thông tin, NDA có thể được chia thành các loại khác nhau. Qua đó, các bên ký kết có thể lựa chọn hình thức phù hợp nhất với yêu cầu cụ thể của mình. Dưới đây là bảng so sánh các loại NDA:

>>> Xem thêm: Hợp đồng nguyên tắc là gì? Những vấn đề xoay quanh hợp đồng này

5. Các Yếu Tố Cần Có Trong Thỏa Thuận NDA

Một NDA hợp lệ và hiệu quả cần phải bao gồm các yếu tố thiết yếu sau đây, đảm bảo quyền và nghĩa vụ của tất cả các bên được quy định rõ ràng. Một NDA hợp lệ cần có:

5.1. Các Bên Tham Gia

Trong NDA, việc liệt kê rõ ràng tên gọi và thông tin của các bên tham gia là rất quan trọng. Điều này không chỉ giúp định danh bên tiết lộ và bên nhận thông tin mà còn tạo căn cứ pháp lý để xác định trách nhiệm của từng bên. Thông tin đầy đủ và chính xác sẽ hạn chế khả năng xảy ra tranh chấp về sau.

5.2. Định Nghĩa Thông Tin Bí Mật

Một trong những phần cốt lõi của thỏa thuận là mục định nghĩa rõ ràng những thông tin nào được xem là bí mật. Nội dung này cần mô tả chi tiết các thông tin kinh doanh, kỹ thuật, dữ liệu khách hàng, chiến lược phát triển, và bất kỳ thông tin nào mà bên tiết lộ mong muốn giữ kín.

Một bảng liệt kê hoặc danh sách các loại thông tin có thể được sử dụng để minh họa, tránh tạo ra sự mơ hồ trong việc xác định ranh giới giữa thông tin bí mật và thông tin công khai.

5.3. Phạm Vi Và Mục Đích Sử Dụng

NDA cần quy định cụ thể phạm vi sử dụng thông tin mà bên nhận được. Thông tin chỉ được phép sử dụng cho mục đích đã nêu trong thỏa thuận, chẳng hạn như để phát triển dự án hoặc hợp tác kinh doanh. Việc định rõ phạm vi và mục đích sử dụng giúp loại trừ tình trạng lạm dụng thông tin cho các hoạt động ngoài phạm vi đã thỏa thuận.

5.4. Nghĩa Vụ Bảo Mật

Bên nhận thông tin trong NDA có nghĩa vụ phải bảo mật và giữ kín thông tin đó. Mục này quy định các bước cần thực hiện để ngăn ngừa việc tiết lộ, sao chép hoặc sử dụng trái phép thông tin bí mật. Các biện pháp cụ thể có thể bao gồm việc mã hóa dữ liệu, kiểm soát quyền truy cập và thực hiện các quy định bảo mật nội bộ nhằm đảm bảo sự an toàn tối đa cho thông tin.

5.5. Thời Hạn Thỏa Thuận

Thời hạn của NDA là một yếu tố thiết yếu cần được đề cập rõ ràng. Thời gian hiệu lực của cam kết bảo mật có thể kéo dài trong suốt quá trình hợp tác hoặc tiếp tục áp dụng sau khi kết thúc mối quan hệ làm việc trong một khoảng thời gian nhất định (có thể là 2, 5 hay 10 năm).

5.6. Các Ngoại Lệ Của Thông Tin Bí Mật

Để tránh xảy ra những trường hợp không cần thiết, NDA cũng cần liệt kê các loại thông tin không thuộc phạm vi bảo vệ. Các ngoại lệ này thường bao gồm những thông tin đã được công khai, đã biết từ trước hoặc công khai theo yêu cầu của pháp luật. Danh sách các ngoại lệ này giúp bên nhận dễ dàng nhận biết được đâu là thông tin cần bảo mật và đâu là thông tin không áp dụng trong NDA.

5.7. Hình Thức Xử Lý Vi Phạm

NDA cần quy định rõ ràng các biện pháp xử lý khi xảy ra vi phạm. Điều này bao gồm yêu cầu bồi thường thiệt hại, khởi kiện tại tòa án và các giải pháp khắc phục khác. Một bảng minh họa các biện pháp cụ thể sẽ giúp các bên hiểu rõ hơn về những hậu quả pháp lý của việc vi phạm NDA cũng như cơ chế áp dụng khi tranh chấp xảy ra.

5.8. Quyền Và Trách Nhiệm Của Các Bên

Một NDA hiệu quả phải xác định rõ quyền và trách nhiệm của cả bên tiết lộ và bên nhận thông tin. Điều này giúp các bên hoạt động một cách thống nhất, tránh tình trạng mâu thuẫn hoặc tranh chấp phát sinh do hiểu lầm về phạm vi nhiệm vụ của từng bên. Một bảng so sánh quyền lợi và nghĩa vụ được đính kèm sẽ giúp minh bạch hơn quá trình thực hiện cam kết.

5.9. Luật Áp Dụng Và Tòa Án Có Thẩm Quyền

Để xử lý mọi tranh chấp phát sinh từ NDA, điều cần phải làm là xác định luật áp dụng cũng như tòa án có thẩm quyền giải quyết. Phần này giúp tạo ra một khung pháp lý ổn định và đảm bảo rằng mọi tranh chấp được xử lý theo đúng quy định của pháp luật hiện hành, từ đó bảo vệ quyền lợi của các bên ký kết.

5.10. Cam Kết Bảo Mật Của Bên Thứ Ba

Trong một số trường hợp, bên nhận thông tin có thể phải chia sẻ thông tin đó cho bên thứ ba như nhà thầu phụ hoặc nhân viên phụ trợ. NDA cần quy định rằng những bên thứ ba này cũng phải tuân thủ các cam kết bảo mật tương tự. Việc này giúp mở rộng khả năng bảo vệ thông tin ra ngoài phạm vi hai bên ký kết, đảm bảo thông tin được bảo vệ triệt để tại mọi khía cạnh.

6. Quy Trình Thực Hiện Thỏa Thuận NDA Giữa Doanh Nghiệp Và Nhân Viên

NDA là một phần quan trọng trong quy trình làm việc của công ty

Quy trình thực hiện NDA giữa doanh nghiệp và nhân viên không chỉ dừng lại ở việc ký kết document mà còn đi theo các bước kiểm soát và giám sát thông tin một cách chặt chẽ. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin mật luôn được bảo vệ trong suốt thời gian làm việc và sau khi chấm dứt hợp tác.

6.1. Đề Nghị Nhân Viên Ký Thỏa Thuận NDA

Bước đầu tiên là khi doanh nghiệp đề nghị nhân viên ký kết NDA ngay từ khi nhận việc. Đây là lúc mà nhân viên được giới thiệu về các quy định bảo mật, nghĩa vụ giữ kín thông tin và hậu quả khi vi phạm. Việc này giúp xác định ranh giới dữ liệu nhạy cảm, đồng thời tạo tiền đề cho quan hệ làm việc chuyên nghiệp và bảo hộ thông tin của công ty.

6.2. Triển Khai Bảo Mật Thông Tin

Sau khi NDA được ký kết, doanh nghiệp cần triển khai các biện pháp bảo vệ cụ thể như: mã hóa dữ liệu, thiết lập quyền truy cập hạn chế, sử dụng phần mềm bảo mật và đào tạo nhân viên về an ninh thông tin. Những biện pháp này không chỉ giúp ngăn ngừa rò rỉ mà còn đảm bảo rằng bất cứ khi nào nhân viên hoặc đối tác tiếp cận thông tin, họ đều phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định đã được thông qua.

6.3. Tiến Hành Phỏng Vấn Nhân Viên Trước Khi Cho Thôi Việc

Trước khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần thực hiện buổi phỏng vấn nhằm nhắc lại các cam kết bảo mật đã ký kết. Trong buổi phỏng vấn này, nhân viên được nhấn mạnh rằng các quy định bảo mật vẫn còn hiệu lực ngay cả sau khi nghỉ việc, và tất cả các tài sản, thông tin mà họ có trong tay đều phải được trả lại hoặc đảm bảo không bị sao chép. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro sau khi nhân viên ra đi.

6.4. Theo Dõi Hoạt Động Của Nhân Viên Cũ Của Nhân Viên

Một biện pháp quan trọng khác là theo dõi hoạt động của nhân viên cũ sau khi rời khỏi công ty, đặc biệt nếu họ chuyển sang làm việc cho các đối thủ cạnh tranh. Doanh nghiệp có thể dựa vào các thông tin công khai, mạng xã hội hay phản hồi từ đối tác để theo dõi, từ đó có phương án can thiệp kịp thời nếu phát hiện bất kỳ dấu hiệu vi phạm cam kết bảo mật nào.

6.5. Ký NDA Bằng Phương Pháp Điện Tử

Với sự phát triển của công nghệ, ký kết NDA bằng phương pháp điện tử đã trở thành xu hướng phổ biến. Phương thức này không chỉ tiết kiệm thời gian và công sức mà còn giúp lưu trữ và quản lý các văn bản một cách hiệu quả. Các doanh nghiệp sử dụng công nghệ số để ký kết điện tử thường theo dõi số liệu thống kê cho thấy hiệu quả gia tăng đáng kể trong quản lý thông tin và giảm thiểu sai sót trong quá trình ký hợp đồng.

7. Tải Mẫu NDA Chuẩn

Nếu bạn đang tìm kiếm cách thức bảo vệ thông tin quan trọng trong hợp tác hoặc dự án kinh doanh, việc sử dụng mẫu NDA tiếng Việt là một lựa chọn cần thiết. Dưới đây là mẫu NDA chuẩn cùng hướng dẫn chi tiết để đảm bảo tính pháp lý và bảo mật thông tin trong các thỏa thuận.

Kết luận, việc hiểu đúng về NDA và áp dụng đúng các quy định trong thỏa thuận bảo mật là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin và xây dựng môi trường hợp tác tin cậy. Bên cạnh đó, nếu bạn quan tâm đến các công nghệ xử lý dữ liệu hiện đại, đừng bỏ qua khái niệm NLP là gì – công nghệ đang được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực để tối ưu hóa giao tiếp và phân tích thông tin.

Câu hỏi thường gặp

1. Người Cần Ký NDA Là Ai?

Nhân viên, đối tác, nhà thầu hoặc bất kỳ ai được trao quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm đều cần ký NDA.

2. NDA Có Hiệu Lực Trong Bao Lâu?

Hiệu lực của NDA phụ thuộc vào thỏa thuận; thông thường kéo dài theo thời gian hợp tác hoặc theo điều khoản cụ thể sau khi chấm dứt mối quan hệ.

3. Điều Gì Xảy Ra Nếu Vi Phạm NDA?

Bên vi phạm sẽ phải chịu các hậu quả pháp lý như bồi thường thiệt hại và có thể bị kiện tụng theo quy định của thỏa thuận.

4. Có Thể Sửa Đổi NDA Sau Khi Đã Ký Không?

NDA có thể được sửa đổi nếu có sự đồng thuận của các bên và được lập thành văn bản bổ sung.

5. NDA Có Bảo Vệ Thông Tin Công Khai Không?

Không, NDA chỉ bảo vệ các thông tin được xác định là bí mật và không áp dụng cho thông tin đã công khai hoặc đã biết trước đó.

6. NDA Có Thể Bị Vô Hiệu Không?

NDA có thể bị vô hiệu nếu vi phạm các quy định pháp luật hoặc không tuân thủ đúng quy trình ký kết.

7. NCA Là Gì?

NCA (Non-Compete Agreement) là thỏa thuận không cạnh tranh, một văn bản pháp lý được ký kết giữa hai bên, thường là giữa doanh nghiệp và nhân viên.

8. NCNDA Là Gì? Thỏa Thuận Không Tiết Lộ Là Gì?

NCNDA là viết tắt của Non-Circumvention, Non-Disclosure Agreement, hay còn gọi là thỏa thuận không tiết lộ và không lách luật.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)