Lưu Trữ Học Là Gì? 4 Tố Chất Cần Có Để Làm Việc Trong Ngành Lưu Trữ Học

Có bao giờ bạn tự hỏi ai là người quản lý hàng triệu tài liệu, hồ sơ quan trọng của các cơ quan, tổ chức lớn không? Đó chính là các chuyên gia đến từ ngành Lưu trữ học. Vậy lưu trữ học là gì và Lưu trữ học ra làm gì? Cùng JobsGO tìm hiểu về lưu trữ học với những vai trò và cơ hội nghề nghiệp mà ngành học này mang lại nhé!

1. Lưu Trữ Học Là Gì?

Lưu trữ học là gì?

Lưu trữ học (Archivology) là một ngành khoa học chuyên sâu, không chỉ đơn giản là sắp xếp giấy tờ mà còn tập trung vào việc quản lý, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ. Với chuỗi hoạt động quản lý văn bản hành chính từ khi chúng được tạo lập, lưu trữ học sẽ giúp duy trì tính toàn vẹn và giá trị của thông tin qua thời gian.

Tài liệu lưu trữ trong ngành này vô cùng đa dạng, từ các hồ sơ, giấy tờ hành chính thông thường đến dữ liệu kỹ thuật số phức tạp. Chúng là tài sản vô giá và ký ức của tổ chức, xã hội, giúp tái tạo lại quá khứ, chứng minh sự kiện cũng như định hình tương lai:

• Giá trị pháp lý: Bằng chứng cho các hoạt động, quyết định.
• Giá trị lịch sử: Phản ánh quá trình phát triển của một tổ chức/quốc gia.
• Giá trị kinh tế: Thông tin tài chính, hợp đồng thương mại.
• Giá trị văn hóa: Các tài liệu cổ, di sản.

2. Mục Tiêu Đào Tạo Lưu Trữ Học

Mục tiêu đào tạo của ngành Lưu trữ học là trang bị cho sinh viên nền tảng kiến thức chuyên sâu cùng kỹ năng thực hành để có thể xử lý các nhiệm vụ liên quan đến quản lý và bảo quản tài liệu:

• Trang bị kỹ năng tổ chức, phân loại và quản lý tài liệu hiệu quả cho cả tài liệu giấy truyền thống và tài liệu kỹ thuật số, gồm:

• Khả năng tổ chức hồ sơ.
• Thiết lập danh mục.
• Đảm bảo mọi thông tin đều được đặt đúng chỗ, dễ dàng truy xuất khi cần.

• Phát triển khả năng phân tích và đánh giá giá trị tài liệu để quyết định thời hạn lưu giữ, phương pháp bảo quản hoặc loại bỏ những tài liệu không còn giá trị.
• Hướng dẫn các quy định pháp lý hiện hành liên quan đến lưu trữ như bảo mật thông tin, quyền riêng tư dữ liệu, các tiêu chuẩn và yêu cầu về lưu giữ hồ sơ theo từng lĩnh vực.
• Giới thiệu công cụ, phần mềm quản lý tài liệu điện tử (EDMS) và các công nghệ tiên tiến khác để tối ưu quy trình lưu trữ, nâng cao hiệu quả công việc.
• Tạo điều kiện thực hành và nghiên cứu thực tế tại phòng thí nghiệm chuyên ngành, các dự án nghiên cứu nhỏ và kỳ thực tập tại cơ quan, doanh nghiệp hoặc thư viện lớn. Những trải nghiệm này giúp sinh viên tích lũy kinh nghiệm, làm quen với môi trường làm việc thực tế và phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề.

3. Lưu Trữ Học Học Những Gì?

Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng sẽ xây dựng đề cương môn học và tiêu chí đánh giá sao cho phù hợp với sinh viên chuyên ngành

Chương trình đào tạo ngành Lưu trữ học là sự kết hợp chặt chẽ giữa lý thuyết nền tảng và nghiệp vụ thực hành chuyên sâu cùng các kỹ năng mềm cần thiết cho người học. Mặc dù có thể có một vài điểm khác biệt trong chương trình học, nhưng nhìn chung các trường đều đào tạo những môn học chính sau:

• Nguyên lý lưu trữ: Giới thiệu các khái niệm cơ bản về lưu trữ tài liệu, cách tổ chức, phân loại và quản lý thông tin.
• Quản lý tài liệu và hồ sơ: Nghiên cứu các phương pháp quản lý tài liệu, từ tạo lập, duy trì hồ sơ đến lưu trữ và xử lý thông tin.
• Bảo quản tài liệu và hồ sơ: Tập trung vào các kỹ thuật bảo quản tài liệu, phương pháp chống hư hỏng, mất mát và sự thay đổi của tài liệu theo thời gian.
• Công nghệ thông tin trong lưu trữ: Tìm hiểu công cụ và phần mềm quản lý tài liệu, hệ thống lưu trữ điện tử, công nghệ số.
• Luật và quy định về lưu trữ: Nghiên cứu quy định pháp lý liên quan đến lưu trữ tài liệu, bao gồm bảo mật thông tin và các yêu cầu pháp lý về lưu giữ hồ sơ.
• Lưu trữ kỹ thuật số: Khám phá các phương pháp và công nghệ lưu trữ dữ liệu điện tử, kỹ thuật sao lưu, phục hồi dữ liệu.
• Kỹ năng phân tích và đánh giá tài liệu: Phát triển khả năng phân tích và đánh giá giá trị của tài liệu để quyết định lưu trữ hay loại bỏ.
• Quản lý dự án lưu trữ: Học cách quản lý các dự án lưu trữ, từ lập kế hoạch đến triển khai và giám sát.

4. Ngành Lưu Trữ Học Thi Khối Nào?

Ngành Lưu trữ học thu hút thí sinh từ nhiều khối thi khác nhau, phản ánh tính đa dạng và liên ngành của lĩnh vực này. Các khối thi ngành lưu trữ học phổ biến là:

• D01: Ngữ Văn, Toán, Tiếng Anh.
• A01: Toán, Vật Lý, Tiếng Anh.
• D14: Ngữ Văn, Lịch Sử, Tiếng Anh.
• D15: Ngữ Văn, Địa Lí, Tiếng Anh.
• D04: Ngữ Văn, Toán, Tiếng Trung.
• D78: Ngữ Văn, Khoa Học Xã Hội, Tiếng Anh.
• C00: Ngữ Văn, Lịch Sử, Địa Lí.
• D19: Toán, Địa Lí, Tiếng Pháp.
• D20: Toán, Địa Lí, Tiếng Trung.

5. Lưu Trữ Học Trường Nào?

Lưu trữ học USSH có phải là trường đào tạo duy nhất? Hiện nay, Lưu trữ học được đào tạo tại một số trường đại học trọng điểm của cả nước. Do tính chất đặc thù và lượng cơ sở đào tạo còn hạn chế, ngành này có thể có mức độ cạnh tranh nhất định, đặc biệt tại các trường danh tiếng. Để giúp bạn dễ dàng cân nhắc khi đặt nguyện vọng, JobsGO sẽ tổng hợp các trường đào tạo uy tín cùng điểm chuẩn ngành Lưu trữ học phương thức xét tuyển điểm thi THPTQG cập nhật mới nhất 2025:

6. Ngành Lưu Trữ Học Có Được Ưa Chuộng?

Ngành Lưu trữ học có dễ xin việc?

Trong kỷ nguyên số hóa, mặc dù Lưu trữ học không phải là ngành nghề phổ biến, nhưng lại đang dần khẳng định tầm quan trọng của mình với khả năng tổ chức, lưu giữ và khai thác dữ liệu hiệu quả. Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã tạo ra khối lượng dữ liệu khổng lồ, phân tán không trật tự. Bởi vậy các tổ chức, doanh nghiệp, từ cơ quan nhà nước đến công ty tư nhân, đều cần đến chuyên viên lưu trữ để xử lý, nhập liệu và bảo vệ tài sản tri thức của tổ chức, giảm thiểu rủi ro pháp lý cũng như tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Điều này đặc biệt đúng với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tài chính, y tế, luật pháp vốn có yêu cầu cao về lưu trữ hồ sơ và bảo mật thông tin.

Tiềm năng việc làm của ngành Lưu trữ học cũng rất ổn định. Sinh viên tốt nghiệp có thể bắt đầu tại các văn phòng chính phủ, cục lưu trữ quốc gia, thư viện công cộng, bảo tàng, viện nghiên cứu và tập đoàn, công ty tư nhân đa quốc gia. Với những người yêu thích công việc mang tính hệ thống, tỉ mỉ, cẩn trọng và có trách nhiệm cao, sẵn sàng học hỏi các công nghệ mới, Lưu trữ học chắc chắn sẽ là một lựa chọn lý tưởng.

7. Tố Chất Cần Có Để Theo Đuổi Ngành Lưu Trữ Học

Để xác định mình có thực sự là phù hợp với ngành học đặc thù này hay không, bạn có thể tham khảo những tố chất của người làm nghề lưu trữ dưới đây:

7.1. Tỉ Mỉ Và Chú Trọng Đến Chi Tiết

Trong Lưu trữ học, một sai sót dù nhỏ cũng có thể dẫn đến những hậu quả lớn như thất lạc tài liệu quan trọng và vi phạm quy định pháp lý. Do đó, tố chất tỉ mỉ và khả năng chú trọng đến từng chi tiết là vô cùng cần thiết với chuyên viên lưu trữ. Mỗi tài liệu, dù là một mảnh giấy nhỏ hay một tệp dữ liệu điện tử, đều cần được phân loại theo đúng danh mục, sắp xếp vào vị trí chính xác trong hệ thống và bảo quản cẩn thận.

Khả năng quan sát và nhận biết điểm bất thường, dù nhỏ nhất, sẽ giúp chuyên viên lưu trữ tránh được sai sót, nhầm lẫn, đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin.

7.2. Kiên Nhẫn Và Khả Năng Làm Việc Dưới Áp Lực

Công việc lưu trữ đôi khi đòi hỏi sự kiên trì và bền bỉ cao, đặc biệt khi phải xử lý tài liệu khối lượng lớn hoặc có giá trị lịch sử, tính chất phức tạp,cần thời gian để nghiên cứu và sắp xếp. Quá trình này không phải lúc nào cũng nhanh chóng, hấp dẫn mà yêu cầu sự tập trung cao độ cùng khả năng duy trì hiệu suất làm việc trong thời gian dài.

Ngoài ra, khả năng giữ bình tĩnh và làm việc hiệu quả dưới áp lực cao hoặc yêu cầu khẩn cấp cũng sẽ là một lợi thế lớn cho người làm nghề lưu trữ.

7.3. Kỹ Năng Phân Tích Và Đánh Giá Tài Liệu

Không chỉ đơn thuần là đọc hiểu nội dung, đánh giá giá trị tài liệu là khả năng kết nối thông tin, hiểu được bối cảnh tạo ra và tầm quan trọng của nó với tổ chức, từ đó đưa ra quyết định lưu trữ lâu dài, loại bỏ hoặc tiến hành số hóa nếu cần thiết.

Chuyên viên lưu trữ cần nằm lòng tiêu chuẩn lưu trữ quốc gia cũng như quốc tế, ra quyết định nhanh chóng, chính xác dựa trên thông tin có sẵn và các quy định pháp lý liên quan.

7.4. Khả Năng Giao Tiếp Và Phối Hợp Nhóm

Mặc dù khá độc lập nhưng chuyên viên lưu trữ cũng thường xuyên phải hợp tác với nhiều phòng ban khác trong tổ chức và các chuyên gia bên ngoài. Do đó, kỹ năng giao tiếp là vô cùng quan trọng để truyền đạt thông tin, giải đáp thắc mắc và giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, khai thác cũng như lưu trữ tài liệu liên phòng.

8. Học Lưu Trữ Học Ra Làm Gì?

Công tác số hóa hồ sơ, tài liệu của cán bộ công an nhân dân

Học ngành văn thư lưu trữ ra làm gì? Trên thực tế, cử nhân ngành Lưu trữ học có thể đảm nhận nhiều vị trí nghề nghiệp khác nhau trong các tổ chức nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, thư viện, bảo tàng và viện nghiên cứu. JobsGO gợi ý bạn một số việc làm Lưu trữ học phổ biến sau:

8.1. Chuyên Viên Lưu Trữ Tài Liệu Tại Các Cơ Quan Nhà Nước

Vị trí này sẽ chịu trách nhiệm chính trong tổ chức, bảo quản và quản lý tài liệu, hồ sơ công vụ của cơ quan, bao gồm:

• Phân loại và lập hồ sơ theo hệ thống logic, khoa học.
• Đảm bảo thông tin toàn vẹn và dễ dàng tìm kiếm, truy cập.
• Bảo mật tài liệu, tuân thủ quy định pháp luật và chuẩn mực quốc gia về lưu trữ.

Ngoài ra, chuyên viên lưu trữ tài liệu còn hỗ trợ các phòng ban khác tra cứu và sử dụng tài liệu khi cần, góp phần duy trì hoạt động hành chính hiệu quả cho cơ quan.

8.2. Quản Lý Dữ Liệu Và Tài Liệu Tại Các Doanh Nghiệp Tư Nhân

Quản lý dữ liệu và tài liệu sẽ tập trung vào quản lý cũng như lưu trữ các hồ sơ quan trọng của công ty như:

• Hợp đồng kinh doanh.
• Tài liệu tài chính.
• Báo cáo hoạt động.
• Hồ sơ nhân sự.
• Các tài liệu nội bộ khác.

Họ sẽ thiết lập và duy trì các hệ thống lưu trữ để đảm bảo dữ liệu được truy cập dễ dàng, bảo mật và luôn sẵn sàng kiểm toán, tham chiếu hoặc phục vụ quyết định quản lý.

8.3. Chuyên Viên Quản Lý Thư Viện Và Tài Liệu Số

Với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, vai trò quản lý tài liệu số trong các thư viện hiện đại đang ngày càng trở nên thiết yếu. Ở vị trí này, chuyên viên sẽ làm việc với các hệ thống lưu trữ kỹ thuật số phức tạp, quản lý và bảo quản tài liệu dưới dạng điện tử:

• Chuyển đổi tài liệu giấy sang định dạng số.
• Tổ chức và sắp xếp các tài liệu số để có thể truy cập dễ dàng, an toàn.
• Hỗ trợ người dùng tìm kiếm, khai thác và sử dụng tài liệu số hiệu quả.
• Cập nhật các công nghệ mới để nâng cao chất lượng dịch vụ thư viện.

8.4. Chuyên Viên Bảo Quản Tài Liệu Tại Bảo Tàng Và Viện Nghiên Cứu

Đối với những người đam mê lịch sử và văn hóa, làm việc tại các bảo tàng hoặc viện nghiên cứu là một lựa chọn tuyệt vời. Tại đây, chuyên viên lưu trữ sẽ làm việc với các tài liệu lịch sử, văn hóa hoặc nghiên cứu có giá trị lớn, đòi hỏi kỹ năng bảo quản chuyên sâu như:

• Bảo quản tài liệu, chống hư hại do môi trường, côn trùng hoặc tác động của thời gian.
• Thiết lập và duy trì các điều kiện lưu trữ tối ưu (kiểm soát độ ẩm, ánh sáng, nhiệt độ…).
• Tham gia vào lập kế hoạch và triển khai các dự án số hóa tài liệu quý giá để bảo tồn cũng như phổ biến giá trị di sản.

8.5. Giảng Viên Hoặc Nhà Nghiên Cứu Về Lưu Trữ Học

Nếu đam mê nghiên cứu hoặc giảng dạy, người theo đuổi ngành lưu trữ học cũng có thể cân nhắc con đường học thuật gồm:

• Giảng dạy các môn học liên quan đến Lưu trữ học.
• Tham gia nghiên cứu để cải tiến các phương pháp lưu trữ, bảo quản tài liệu và góp phần vào sự phát triển của ngành.
• Cập nhật kiến thức mới nhất và truyền đạt, mở rộng hiệu quả cho sinh viên.

Lưu trữ học là cầu nối giữa quá khứ và hiện tại, gìn giữ ký ức tập thể của xã hội. Ngành nghề này là một phần không thể thiếu trong mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong thời đại công nghiệp số, duy trì sự ổn định và hiệu quả của các hoạt động hành chính. Tìm hiểu thêm những thông tin xoay quanh lưu trữ học và cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn trong ngành này tại JobsGO!

Câu hỏi thường gặp

1. Công Nghệ Ảnh Hưởng Đến Lưu Trữ Học Như Thế Nào?

Công nghệ giúp Lưu trữ học số hóa dữ liệu, truy cập từ xa, bảo quản tài liệu hiệu quả với các công cụ quản lý thông minh. Tuy nhiên, công nghệ cũng đặt ra thách thức về bảo mật dữ liệu và chi phí đầu tư.

2. Lưu Trữ Học Có Cần Phải Tuân Theo Các Quy Định Pháp Luật Không?

Có, Lưu trữ học phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật liên quan đến bảo mật thông tin, bảo quản tài sản quốc gia/tổ chức, quyền riêng tư dữ liệu và thời hạn lưu giữ hồ sơ.

3. Lưu Trữ Học Lương Bao Nhiêu?

Điều này phụ thuộc vào kinh nghiệm, trình độ, vị trí công tác và quy mô tổ chức, mức lương nhân viên lưu trữ thường đạt khoảng 10 - 11 triệu VNĐ/tháng.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)