Kiêm nhiệm là gì? Quy định về phụ cấp kiêm nhiệm

Kiêm nhiệm là hình thức phân công công việc khá phổ biến, giúp tổ chức tận dụng nguồn nhân lực và tinh gọn bộ máy. Tuy nhiên, việc đảm nhận nhiều vai trò cùng lúc cũng đặt ra những yêu cầu về trách nhiệm, quyền lợi và chế độ phụ cấp. Vậy kiêm nhiệm là gì, người kiêm nhiệm được hưởng những chế độ nào? Tìm hiểu ngay cùng JobsGO nhé.

Xem nhanh nội dung

1. Kiêm nhiệm là gì?
2. Ưu điểm – hạn chế của kiêm nhiệm
- 2.1. Ưu điểm
- 2.2. Hạn chế
3. Quy định của pháp luật về kiêm nhiệm
4. Lưu ý khi áp dụng hình thức kiêm nhiệm
5. Phân biệt kiêm nhiệm và kiêm chức

1. Kiêm nhiệm là gì?

Kiêm nhiệm là phương thức bố trí, phân công nhân sự, trong đó một cá nhân đồng thời gánh vác từ hai chức vụ, chức danh hoặc phần việc khác nhau trở lên trong cùng một khoảng thời gian.

Trong khu vực công, kiêm nhiệm thường diễn ra khi cán bộ, công chức, viên chức được phân công thêm trọng trách tại cơ quan khác hoặc phụ trách thêm mảng nghiệp vụ chuyên biệt. Ở khối doanh nghiệp tư nhân, thuật ngữ này mô tả việc nhân viên xử lý song song các đầu việc ngoài mô tả công việc chính thức ban đầu.

Về bản chất, người làm công tác kiêm nhiệm vừa phải hoàn thành tốt vị trí gốc, vừa phải đảm bảo hiệu quả cho vai trò bổ sung mà không làm gián đoạn guồng quay vận hành chung.

Kiêm nhiệm là gì?

2. Ưu điểm – hạn chế của kiêm nhiệm

Áp dụng cơ chế kiêm nhiệm mang lại nhiều lợi thế rõ rệt cho cơ cấu tổ chức nhưng cũng tiềm ẩn không ít thách thức đối với năng suất làm việc của nhân sự.

2.1. Ưu điểm

Tiết kiệm chi phí nhân sự: Thay vì tuyển thêm người cho một vị trí, tổ chức chỉ cần giao thêm nhiệm vụ cho nhân sự hiện có, từ đó giảm đáng kể chi phí lương, đào tạo và các khoản phúc lợi đi kèm.
Tận dụng tối đa năng lực sẵn có: Những cá nhân có kinh nghiệm, chuyên môn vững vàng có thể phát huy khả năng ở nhiều lĩnh vực khác nhau, giúp tổ chức khai thác hiệu quả nguồn lực nội bộ thay vì để lãng phí.
Tinh gọn bộ máy tổ chức: Kiêm nhiệm giúp giảm số lượng đầu mối, chức danh không cần thiết, đặc biệt phù hợp với các đơn vị nhỏ, cơ quan cấp xã, phường hoặc tổ chức đang trong giai đoạn tinh giản biên chế.
Rút ngắn quy trình phối hợp, ra quyết định: Khi một người vừa nắm bắt công việc ở bộ phận này vừa hiểu rõ hoạt động ở bộ phận kia, việc trao đổi thông tin, xử lý công việc liên phòng ban trở nên nhanh chóng và thông suốt hơn.
Tạo cơ hội phát triển năng lực cho người lao động: Người kiêm nhiệm có dịp trải nghiệm thêm vai trò mới, mở rộng kỹ năng quản lý, từ đó tích lũy kinh nghiệm quý báu cho lộ trình thăng tiến sau này.

2.2. Hạn chế

Nguy cơ quá tải công việc: Khi phải cáng đáng cùng lúc nhiều nhiệm vụ, người kiêm nhiệm dễ rơi vào tình trạng áp lực, mệt mỏi kéo dài, ảnh hưởng đến sức khỏe cũng như chất lượng công việc ở cả hai vị trí.
Hiệu quả công việc có thể giảm sút: Do quỹ thời gian và sự tập trung bị phân tán cho nhiều đầu việc khác nhau, kết quả thực hiện ở từng vị trí đôi khi không đạt được mức độ chuyên sâu như khi chỉ đảm nhận một vai trò duy nhất.
Khó phân định rõ trách nhiệm: Trong một số trường hợp xảy ra sai sót, việc xác định trách nhiệm thuộc về vị trí công việc nào trở nên phức tạp hơn, gây khó khăn cho công tác đánh giá, xử lý.
Hạn chế cơ hội cho nhân sự khác: Việc dồn nhiều vị trí cho một cá nhân vô hình chung làm giảm cơ hội tuyển dụng, đề bạt đối với những người có năng lực nhưng chưa được trao cơ hội thể hiện.
Phụ cấp có thể chưa tương xứng: Trên thực tế, mức phụ cấp kiêm nhiệm theo quy định hiện hành nhiều khi chưa phản ánh đúng khối lượng công việc và áp lực mà người kiêm nhiệm phải gánh vác.

Ưu điểm – hạn chế của kiêm nhiệm

3. Quy định của pháp luật về kiêm nhiệm

Hệ thống pháp luật Việt Nam đã ban hành các văn bản hướng dẫn chi tiết nhằm chuẩn hóa quy trình phân công và bảo đảm quyền lợi tài chính cho các đối tượng kiêm nhiệm.

3.1. Chế độ phụ cấp kiêm nhiệm

Theo quy định tại Nghị định số 204/2004/NĐ-CP về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang, cùng với hướng dẫn tại Thông tư 78/2005/TT-BNV, người giữ chức danh lãnh đạo đứng đầu cơ quan, đơn vị này đồng thời được bầu hoặc bổ nhiệm kiêm nhiệm đứng đầu cơ quan, đơn vị khác (nơi được bố trí biên chế chuyên trách người đứng đầu nhưng lại hoạt động kiêm nhiệm) sẽ được hưởng phụ cấp kiêm nhiệm. Mức phụ cấp này được tính bằng 10% mức lương chức vụ hoặc mức lương chuyên môn, nghiệp vụ cộng với phụ cấp chức vụ lãnh đạo (nếu có) hiện hưởng của người đó tại vị trí chính.

Đối với sĩ quan trong lực lượng vũ trang, theo Thông tư 25/2007/TT-BQP, phụ cấp kiêm nhiệm được xác định bằng 10% mức lương cấp hàm cộng với phụ cấp chức vụ lãnh đạo. Công thức tính mức tiền phụ cấp cụ thể là: lấy hệ số lương cấp hàm cộng hệ số phụ cấp chức vụ lãnh đạo hiện hưởng, nhân với mức lương cơ sở, rồi nhân tiếp với 10%.

Lưu ý, phụ cấp kiêm nhiệm chỉ được chi trả khi người đó đáp ứng đầy đủ điều kiện về việc được cấp có thẩm quyền phê chuẩn kết quả bầu cử hoặc ra quyết định bổ nhiệm kiêm nhiệm chính thức, chứ không áp dụng tùy tiện theo phân công nội bộ đơn thuần.

3.2. Đối tượng hưởng phụ cấp kiêm nhiệm

Cán bộ, công chức, viên chức giữ chức danh lãnh đạo: Người đang đảm nhiệm vị trí lãnh đạo tại một cơ quan, tổ chức nhưng được cơ quan có thẩm quyền quyết định phân công, bổ nhiệm kiêm nhiệm vị trí người đứng đầu tại một cơ quan, đơn vị khác có biên chế chuyên trách.
Cán bộ, công chức và người hoạt động không chuyên trách cấp xã: Các cá nhân phụ trách thêm nhiệm vụ của chức danh khác tại cấp xã, thôn, tổ dân phố theo quy định phân công của địa phương (áp dụng theo Nghị định 33/2023/NĐ-CP).
Người lao động trong doanh nghiệp: Nhân sự được ban giám đốc ký quyết định giao thêm chức danh, quyền hạn hoặc mảng công việc độc lập kèm theo thỏa thuận phụ cấp rõ ràng.

Quy định về kiêm nhiệm chức vụ

3.3. Trách nhiệm khi kiêm nhiệm

Khi được giao đảm nhận thêm vị trí, người kiêm nhiệm không chỉ hưởng thêm phụ cấp mà còn phải gánh vác đầy đủ trách nhiệm tương ứng với chức danh mới, ngang bằng với người chuyên trách tại vị trí đó. Cụ thể là:

Tuân thủ phân công và hoàn thành chỉ tiêu: Người kiêm nhiệm chịu trách nhiệm pháp lý và hành chính toàn diện đối với kết quả công việc ở cả chức danh chính lẫn chức danh kiêm nhiệm trước người đứng đầu và pháp luật.
Bảo mật và tránh xung đột quyền hạn: Tuyệt đối không sử dụng quyền hạn ở vị trí này để can thiệp trái quy định vào lợi ích của vị trí kia; tuân thủ nghiêm ngặt bảo mật thông tin nội bộ của từng đơn vị.
Chấp hành quy trình bàn giao: Khi hoàn thành thời hạn kiêm nhiệm hoặc có quyết định điều chuyển, nhân sự phải thực hiện bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài sản, dự án còn dang dở theo đúng thủ tục hành chính.

4. Lưu ý khi áp dụng hình thức kiêm nhiệm

Để việc bố trí kiêm nhiệm phát huy hiệu quả thực sự thay vì trở thành gánh nặng cho cả cá nhân lẫn tổ chức, cần lưu tâm một số điểm quan trọng sau đây.

Đánh giá đúng năng lực và khối lượng công việc: Trước khi giao thêm nhiệm vụ, tổ chức cần cân nhắc kỹ năng lực chuyên môn, quỹ thời gian thực tế của cá nhân để tránh tình trạng quá tải, ảnh hưởng đến hiệu suất chung.
Quy định rõ ràng về quyền hạn, trách nhiệm: Cần có văn bản phân công cụ thể, xác định rõ phạm vi công việc, quyền hạn xử lý cũng như trách nhiệm giải trình đối với từng vị trí kiêm nhiệm, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót nhiệm vụ.
Đảm bảo mức phụ cấp hợp lý, đúng quy định: Tổ chức, đơn vị cần tính toán và chi trả phụ cấp kiêm nhiệm đúng theo văn bản pháp luật hiện hành, đồng thời cân nhắc yếu tố công bằng, tương xứng với khối lượng công việc thực tế phát sinh.
Thường xuyên theo dõi, đánh giá hiệu quả: Cần có cơ chế giám sát, đánh giá định kỳ để kịp thời phát hiện những bất cập trong quá trình kiêm nhiệm, từ đó điều chỉnh phân công hoặc bổ sung nhân sự khi cần thiết.
Quan tâm đến sức khỏe, tâm lý người kiêm nhiệm: Lãnh đạo đơn vị nên chủ động trao đổi, lắng nghe những khó khăn mà người kiêm nhiệm gặp phải để có phương án hỗ trợ kịp thời, tránh để tình trạng áp lực kéo dài dẫn đến giảm động lực làm việc.

Lưu ý khi áp dụng hình thức kiêm nhiệm

5. Phân biệt kiêm nhiệm và kiêm chức

Trong thực tế, nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa hai khái niệm kiêm nhiệm và kiêm chức vì đều liên quan đến việc một cá nhân đảm nhận nhiều vai trò. Tuy nhiên, xét về bản chất, hai hình thức này có những điểm khác biệt nhất định như sau:

Tiêu chí	Kiêm nhiệm	Kiêm chức
Bản chất	Đảm nhận thêm nhiệm vụ, công việc hoặc chức danh ngoài chức danh chính.	Đảm nhận thêm một chức vụ lãnh đạo/quản lý cụ thể khác gắn liền với hệ thống chức danh.
Phạm vi áp dụng	Rộng rãi, bao gồm cả nhiệm vụ chuyên môn, đoàn thể lẫn chức vụ hành chính.	Hẹp hơn, chủ yếu áp dụng trong việc bổ nhiệm các vị trí lãnh đạo, quản lý.
Quyết định bổ nhiệm	Có thể dựa trên văn bản phân công, điều động hoặc quyết định giao việc.	Bắt buộc phải có quyết định bổ nhiệm chức vụ chính thức từ cấp có thẩm quyền.
Chế độ phụ cấp	Hưởng phụ cấp kiêm nhiệm theo tỷ lệ quy định hoặc thỏa thuận bổ sung.	Hưởng phụ cấp chức vụ lãnh đạo theo chức danh bổ nhiệm tương ứng.
Tính chất trách nhiệm	Chịu trách nhiệm về tiến độ và kết quả của phần việc/chức danh được giao thêm.	Chịu trách nhiệm quản lý, điều hành toàn diện thuộc thẩm quyền của chức vụ đó.

Có thể thấy, kiêm nhiệm là giải pháp linh hoạt giúp tổ chức tối ưu nguồn lực, nhưng đồng thời cũng đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo quyền lợi và sức khỏe cho người lao động. Hy vọng những thông tin mà JobsGO chia sẻ trên đây đã giúp bạn hiểu rõ hơn về kiêm nhiệm là gì cũng như các quy định pháp luật liên quan để áp dụng đúng đắn trong thực tế công việc.