“Phương pháp học tập đó có hiệu quả không?”, “Cách bạn làm việc hiệu quả chứ?”, “Bạn làm việc rất hiệu quả”,… Hiệu quả là một từ quen thuộc, được sử dụng rất nhiều trong đời sống thường ngày. Tuy nhiên, không phải ai cũng thực sự hiểu “hiệu quả là gì?”, “sự khác biệt của hiệu quả và hiệu suất ra sao?”.
Mục lục
1. Hiệu quả là gì?
Hiệu quả là gì? Hiệu quả (tiếng Anh là Effectiveness) là khái niệm để chỉ việc hoàn thành đúng việc và tạo ra nhiều giá trị hơn so với mục tiêu đề ra.
Ví dụ, trung bình, một người cần mất 45 phút để hoàn thành bài tập và hiểu rõ kiến thức. Nhưng bạn A đã áp dụng phương pháp học tập riêng để hoàn thành bài tập với số điểm cao chỉ trong 30 phút. Khi đó, bạn A được đánh giá là học tập hiệu quả.
Tương tự, một nhân viên hoàn thành dự án trong thời gian dự kiến và đạt được kết quả như mong đợi với chi phí thấp hơn dự kiến được gọi là làm việc hiệu quả.
2. Hiệu quả, hiệu suất có gì khác nhau?
Hiệu quả và hiệu suất là hai khái niệm liên quan nhưng khác nhau.
- Hiệu quả (effectiveness) là khả năng đạt được mục tiêu hoặc kết quả mong muốn của một hành động hoặc quy trình. Chỉ số này liên quan đến kết quả của hành động hoặc quy trình, và xem xét kết quả đó có đạt được mục tiêu hay không. Hiểu một cách đơn giản, hiệu quả phản ánh tỷ lệ giữa kết quả đạt được so với mục tiêu ban đầu.
- Hiệu suất (efficiency) là khả năng hoàn thành một công việc hoặc nhiệm vụ một cách tối ưu với số lượng tài nguyên đã sử dụng của của một hành động hoặc quy trình. Chỉ số hiệu suất phản ánh nguồn lực và chi phí bỏ ra để đạt được kết quả mong muốn.
Một công ty có thể đạt hiệu quả trong việc tăng doanh số, nhưng hiệu suất không cao trong việc sử dụng tài nguyên, vì họ có thể phải chi tiêu nhiều hơn so với công ty khác để đạt được cùng một doanh số.
Tương tự, một doanh nghiệp có thể có hiệu suất cao nhưng hiệu quả không cao. Ví dụ, một xưởng sản xuất giày sản xuất được 500 đôi giày/ngày (vượt mức quy định là 400 đôi giày/ngày). Tuy nhiên, hiệu quả của việc sản xuất này không cao vì giày sản xuất ra không được khách hàng yêu thích, nên số lượng giày tồn kho rất nhiều.
Mặc dù là hai khái niệm khác nhau nhưng trong nhiều trường hợp, hiệu quả và hiệu suất cũng được sử dụng thay thế cho nhau.
3. Ví dụ về hiệu quả
Trong phần trước, JobsGO đã cùng bạn tìm hiểu “hiệu quả là gì?”, “hiệu suất là gì?”. Trong phần này, JobsGO sẽ cùng bạn xem xét ví dụ về hiệu quả trong các khía cạnh khác nhau của đời sống.
3.1. Học tập hiệu quả
Học tập hiệu quả xác định mức độ hiệu quả của quá trình học tập và đánh giá năng lực của học sinh/ sinh viên sau khi hoàn thành việc học tập. Hiệu quả học tập có thể đo lường bằng cách sử dụng các chỉ số như tỷ lệ các môn đạt điểm cao, tỷ lệ học sinh hoặc sinh viên áp dụng kiến thức và kỹ năng trong thực tế, tỷ lệ học sinh hoặc sinh viên đạt điểm cao trong các chuyên ngành liên quan,…
3.2. Làm việc hiệu quả
Làm việc hiệu quả xác định số lượng công việc đã hoàn thành và chất lượng công việc đó so với thời gian và nguồn lực đã bỏ ra. Nó có thể đo lường bằng cách sử dụng các chỉ số như tỷ lệ công việc hoàn thành trong thời gian quy định, tỷ lệ công việc hoàn thành đạt chất lượng cao, tỷ lệ giải quyết vấn đề trong thời gian quy định,… Làm việc hiệu quả còn có nghĩa là tìm kiếm cách hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, chính xác và đúng mục tiêu với tối ưu sử dụng nguồn lực (thời gian, nhân lực, tiền bạc,…) để tạo ra giá trị tốt nhất cho công ty hoặc tổ chức.
3.3. Hiệu quả xã hội
Hiệu quả xã hội xác định mức độ hiệu quả của một hoạt động hoặc dự án trong việc giải quyết các vấn đề xã hội và cải thiện điều kiện cuộc sống của cộng đồng. Ví dụ như: cải cách xã hội, phát triển kinh tế, giảm nghèo, tăng cường quyền con người,…
3.4. Hiệu quả kinh tế
Hiệu quả kinh tế xác định mức độ hiệu quả của một nền kinh tế hoặc các hoạt động kinh tế cụ thể. Hiệu quả kinh tế có thể được đo lường bằng cách sử dụng các chỉ số kinh tế như: tỷ lệ thất nghiệp, tỷ lệ tăng trưởng GDP, tỷ lệ lợi nhuận của các công ty,…
3.5. Hiệu quả đầu tư
Hiệu quả đầu tư xác định mức độ hiệu quả của các hoạt động đầu tư cụ thể. Hiệu quả đầu tư có thể được đo lường bằng cách sử dụng các chỉ số như tỷ suất lợi nhuận, tỷ lệ giá trị tăng trưởng, tỷ lệ tài sản đầu tư,…
3.6. Hiệu quả quản lý
Hiệu quả quản lý xác định mức độ hiệu quả của các hoạt động quản lý cụ thể. Hiệu quả quản lý có thể được đo lường bằng cách sử dụng các chỉ số như tỷ lệ thành công, tỷ lệ chất lượng, tỷ lệ hiệu suất,… Hiệu quả quản lý cũng có thể đo lường bằng cách đánh giá sự hài lòng của nhân viên, khách hàng và các bên liên quan khác.
3.7. Hiệu quả năng lượng
Hiệu quả năng lượng xác định mức độ hiệu quả của các hoạt động liên quan đến năng lượng, bao gồm sản xuất, sử dụng và tiêu thụ năng lượng. Hiệu quả năng lượng có thể được đo lường bằng cách sử dụng các chỉ số như tỷ lệ sản xuất năng lượng từ nguồn tái tạo, tỷ lệ giảm tiêu thụ năng lượng, tỷ lệ sản xuất năng lượng từ nguồn xanh,…
4. 7 cách đơn giản giúp bạn làm việc hiệu quả hơn
4.1. Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm
Mặc dù bạn có thể hoàn thành công việc ngay cả khi làm nhiều nhiệm vụ một lúc, nhưng việc tập trung vào từng việc một có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Khi làm nhiều việc, bạn sẽ mất thêm thời gian giữa các lần chuyển đổi nhiệm vụ. Điều này có thể dẫn tới việc chất lượng công việc bị giảm sút, hoặc một số nhiệm vụ rơi vào tình trạng dở dang.
4.2. Nghỉ giải lao thường xuyên
Làm việc liên tục có thể gây hại cho chất lượng công việc mà bạn đang thực hiện. Làm việc trong thời gian dài dễ khiến bạn cảm thấy mệt mỏi, làm não bộ hoạt động kém hơn, dẫn tới mất tập trung và kết quả là kết quả công việc không được như mong muốn. Nghỉ giải lao 5 – 10 phút sẽ giúp bạn nạp lại năng lượng, giải tỏa tâm trí và sẵn sàng cho các nhiệm vụ tiếp theo.
4.3. Lập kế hoạch công việc
Bạn nên lập kế hoạch công việc theo nguyên tắc sau:
- Nhiệm vụ quan trọng – cần gấp
- Nhiệm vụ không quan trọng – cần gấp
- Nhiệm vụ quan trọng – không cần gấp
- Nhiệm vụ không quan trọng – không cần gấp
Bạn hãy tập trung thực hiện các nhiệm vụ quan trọng và cần gấp trước; sau đó lần lượt thực hiện các nhiệm vụ tiếp theo. Bằng cách đó, bạn có thể hoàn thành tất cả các công việc trong thời gian quy định với chất lượng tốt nhất.
4.4. Đặt mục tiêu nhỏ
Mục tiêu quá lớn, khó đạt được dễ khiến bạn cảm thấy nản và dễ dàng bỏ cuộc. Ngược lại, mục tiêu nhỏ cho phép bạn nhìn thấy kết quả ngay lập tức, tạo cho bạn cảm giác thành công và hưng phấn. Đây chính là động lực để bạn tiếp tục thực hiện các mục tiêu kế tiếp và làm việc hiệu quả hơn.
4.5. Học cách tin tưởng các thành viên trong nhóm
Bạn nên học cách đặt lòng tin vào các thành viên trong nhóm và phân chia nhiệm vụ cho họ. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang ở cấp trưởng nhóm, trường phòng. Việc ủy thác nhiệm vụ cho phép bạn thực hiện các công việc quan trọng hơn, mang lại kết quả làm việc cao hơn cho cả nhóm.
4.6. Sử dụng chiến lược Pomodoro
Làm việc hiệu quả hơn có thể phụ thuộc rất nhiều vào việc quản lý thời gian. Và phương pháp Pomodoro là một chiến lược hữu ích giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả. Phương pháp này áp dụng việc sử dụng đồng hồ hẹn giờ. Trong đó, bạn dành thời gian cho một nhiệm vụ 20 phút (mặc dù bạn có thể tăng thời gian lên 30 phút), thực hiện công việc đó cho đến khi hết giờ và nghỉ giải lao 5 phút.
Chiến lược này có hiệu quả vì nó cho phép bạn tập trung vào công việc, không bị gián đoán và có một khoảng thời gian ngắn để nghỉ ngơi trước khi quay lại hoàn thành công việc đó.
4.7. Hạn chế sự gián đoạn
Có rất nhiều điều có thể gián đoạn công việc của bạn: các cuộc trò chuyện với đồng nghiệp, các cuộc họp không chính thức, tiếng ồn xung quanh,… Bạn hãy cân nhắc áp dụng một số cách để hạn chế số lần bị gián đoạn trong ngày. Chẳng hạn, bạn có thể tắt thông báo Zalo, Skype và thông báo điều đó với cấp quản lý, đồng nghiệp; đề nghị họ gọi điện hoặc gặp mặt trực tiếp khi có việc gấp. Bạn cũng có thể sử dụng tai nghe khử ồn để hạn chế âm thanh xung quanh. Đeo tai nghe cũng là một cách lịch sự để thông báo cho mọi người rằng bạn đang cần tập trung hoàn thành công việc.
Kết luận
Hi vọng rằng, sau khi đọc bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn “hiệu quả là gì?”, sự khác biệt giữa hiệu quả, hiệu suất; cũng như biết cách để làm việc hiệu quả hơn. Ngoài những phương pháp mà JobsGO giới thiệu trên đây, bạn có tips làm việc hiệu quả nào khác không? Hãy cho JobsGO và các bạn đọc khác biết bằng cách để lại bình luận nhé!
Tìm việc làm ngay!(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)