Deadline là một thuật ngữ khá quen thuộc và ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả làm việc. Vậy Deadline là gì? Ý nghĩa mà Deadline là gì trong công việc? Nếu bạn đang tìm kiếm thông tin về thuật ngữ này thì hãy cùng JobsGO dành chút thời gian tìm hiểu với bài viết nhé!
Deadline là gì? Đó là sự kết hợp của 2 từ “dead” – chết và “line” – đường, sự giới hạn, vạch ra,… Như vậy, khi ghép ý nghĩa 2 từ này ta sẽ có khái niệm deadline là thời hạn kết thúc, dùng để đề cập thời gian giới hạn hoàn thành công việc nào đó đã được giao phó.
Deadline là gì?
Tại nước Mỹ, deadline còn mang ý nghĩa khác về ranh giới sinh tử của tù nhân, vạch giới hạn, tường của nhà tù và nếu tù nhân trốn chạy hay bước qua ranh giới đó sẽ chết. Tuy nhiên nghĩa này ít được sử dụng đến.
Riêng với thời đại số hiện nay thì ý nghĩa của thuật ngữ deadline lại phổ biến hơn nhiều và bạn có thể bắt gặp ở bất cứ đâu. Trong đó, ý nghĩa được dùng nhiều nhất đó là chỉ về hạn chót của công việc (đề án, tiến độ, nộp hồ sơ,…) cần hoàn thành. Deadline chính là mốc thời gian để căn cứ điều chỉnh. Mục đích của deadline là để ràng buộc, đốc thúc bạn cố gắng làm việc, hoàn thành tiến độ công việc, đảm bảo hiệu quả tốt nhất.
Chạy deadline là gì?
Ngoài “deadline” thì “chạy deadline” cũng là thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Đây là tình trạng gấp rút, cố gắng để hoàn thành nhiệm vụ được giao trước thời điểm cấp trên yêu cầu.
Ví dụ như sếp đặt ra deadline bạn phải hoàn thành 200 bài viết blog đăng lên website trước ngày 31/8. Tuy nhiên, vì nhiều yếu tố khách quan và chủ quan, đến ngày 30/8 bạn vẫn còn 20 bài chưa hoàn thành. Lúc này, bạn sẽ phải cố gắng, dồn toàn bộ thời gian, công sức để làm sao kịp thời hạn. Và đây được gọi là chạy deadline.
Phân biệt dateline và deadline
Hiện nay, có nhiều người nhầm lẫn dateline và deadline bởi cách đọc khá giống nhau. Vậy thì JobsGO sẽ chỉ ra những điểm khác biệt giữa 2 thuật ngữ này.
Dù cùng mang ý nghĩa về thời gian, tuy nhiên dateline lại chỉ mốc thời gian cụ thể xảy ra một sự việc, sự kiện nào đó, còn deadline thì chỉ hạn kết thúc một công việc.
Chẳng hạn dateline của cuộc họp là 17h ngày 30/8/2022. Còn deadline hoàn thành nhiệm vụ của bạn là trước ngày 30/8/2022, nó không quy định một giờ nào mà chỉ cần bạn xong trong ngày 30/8 là được.
Trong công việc, deadline đóng vai trò vô cùng quan trọng. Cụ thể nó giúp bạn:
Hoàn thành công việc hiệu quả
Khi làm việc, mỗi người đều sẽ có những phương pháp, cách thức riêng và điều này có thể ảnh hưởng đến tiến độ, hiệu suất.
Có những người thích đặt thời hạn làm việc cho mình, một số khác lại thích làm việc đã được định sẵn thời hạn hoàn thành. Việc phân công nhiệm vụ kèm theo deadline sẽ giúp đảm bảo công việc được đi đúng tiến độ, đạt hiệu quả tốt nhất.
Bên cạnh đó, khi đưa ra deadline, người quản lý cũng có thể nắm rõ năng lực làm việc của cấp dưới, từ đó phân chia công việc phù hợp.
Đặt deadline sẽ giúp bạn tăng sự tập trung trong quá trình làm việc, thực hiện mục tiêu một cách tốt nhất. Bởi deadline tác động trực tiếp đến thời gian làm việc, do đó các bạn sẽ cần xác định kế hoạch, những đầu việc cần hoàn thành theo thứ tự ưu tiên.
Tránh những sai lầm trong công việc
Khi thời hạn đã định sẵn, bạn sẽ cố gắng để hoàn thành nhiệm vụ. Điều này đồng nghĩa với việc bạn sẽ có thời gian để xem lại những gì mình đã làm, phát hiện sai sót và sửa chữa kịp thời. Như vậy, deadline giúp bạn đạt được sự chuẩn xác trong công việc, tránh mắc sai sót hay bị cấp trên khiển trách. Đó cũng là một yếu tố quan trọng để bạn phát triển sự nghiệp trong tương lai.
Giúp đánh giá hiệu suất làm việc
Áp dụng deadline vào công việc sẽ giúp bạn dần hình thành thói quen làm việc đúng hạn, cải thiện hiệu suất chung. Hơn nữa, khả năng hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn còn là thước đo đáng tin cậy, giúp bạn đánh giá hiệu suất làm việc. Nhờ đó, bạn mới có thể nhìn nhận rõ về năng lực của bản thân, không ngừng cố gắng, phát huy điểm mạnh trong công việc.
Tạo bệ phóng cho phát triển sự nghiệp
Rèn luyện khả năng làm việc hiệu quả, đúng thời gian còn giúp bạn cải thiện năng lực, mở rộng cơ hội cho bản thân. Bạn sẽ nhận được sự công nhận, lời khen ngợi từ cấp trên. Yếu tố này sẽ tạo bệ phóng vững chắc cho con đường phát triển sự nghiệp của bạn sau này.
Để chạy deadline hiệu quả, đạt hiệu suất cao, bạn có thể tham khảo một số bí quyết sau:
Lập kế hoạch rõ ràng và chi tiết
Đối đầu với một to do list công việc dài, bạn sẽ cảm thấy hoang mang, lộn xộn hơn. Chủ động lập kế hoạch ngắn, chia nhỏ các đầu việc sẽ giúp bạn rút ngắn thời gian, hoàn thành một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, nó còn giúp bạn theo dõi, kiểm soát tốt công việc, dễ dàng nhận ra các sai sót không đáng có.
Nếu có quá nhiều việc cần làm, bạn nên sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, theo mức độ quan trọng và thực hiện theo đúng trình tự đã đặt ra.
Đặt ra thời gian hoàn thành công việc
Bất kể công việc nào cũng cần có khoảng thời gian nhất định để thực hiện và hoàn thành thì mới đạt được hiệu quả, năng suất cao. Ví dụ như bạn nhận một dự án 100 bài viết nhưng lại để có 1 tuần cuối để chạy, điều đó sẽ khiến bạn chán nản, dễ từ bỏ. Do đó, bạn cần tính toán thật kỹ lưỡng, đưa ra thời gian hợp lý, đảm bảo công việc có thể hoàn thành tốt nhất.
Xem xét tính khả thi của deadline
Bạn chắc chắn không thể hoàn thành khối lượng công việc dành cho 30 ngày trong 3 ngày. Điều này vừa bất khả thi vừa có thể ảnh hưởng xấu đến hiệu quả chung. Bởi vậy, khi đặt ra thời hạn cho bản thân hoặc khi nhận công việc có sẵn deadline, bạn hãy xem xét đến tính khả thi.
Ghi chú lại các thông báo
Để công việc được thực hiện một cách suôn sẻ, thuận lợi, không bị sót đầu việc nào, bạn ghi chú lại tất cả các thông báo cho từng giai đoạn. Cách này giúp nhắc nhở bản thân bạn rằng nên tập trung vào công việc hơn, tăng ý thức làm việc.
Có đội ngũ/ công cụ phù hợp với kế hoạch
Với những công việc mang tính đặc thù, bạn nên có đội ngũ/công cụ phù hợp để hỗ trợ. Ví dụ như công việc tổ chức sự kiện thì nên có một nhóm để lên kế hoạch, đóng góp ý kiến hay làm SEO thì cần có công cụ đo lường hiệu quả,…
Đặt quyết tâm cao nhất, liên tục cố gắng
Dù làm bất kỳ công việc nào, bạn cũng cần có sự quyết tâm cao, luôn cố gắng, nỗ lực. Nó giúp bạn có động lực, nâng cao năng lực làm việc của mình. Hãy nhớ rằng, sự nghiệp chính là một đường đua đầy gian nan, khó khăn. Nếu bạn nản chí, dừng lại tức là bạn đã thất bại.
Trong quá trình làm việc, có những lúc bạn không thử xử lý mọi việc một mình mà cần sự giúp đỡ. Đừng ngần ngại đề nghị đồng nghiệp, cấp trên hỗ trợ, bạn sẽ trở nên căng thẳng, mệt mỏi, chán nản đấy nhé.
Khi có người cùng thực hiện,bạn vừa hoàn thành công việc đúng thời hạn mà vừa xây dựng được mối quan hệ tốt.
Sai lầm cần tránh khi tạo deadline
Sai lầm cần tránh khi tạo deadline là gì?
Tự tạo deadline cho bản thân là điều đáng được khích lệ, song các bạn cũng nên chú ý để không mắc phải những sai lầm như:
Chồng chéo các deadline
Tùy vào khối lượng công việc mà thời gian thực hiện, hoàn thành sẽ khác nhau. Tuy nhiên, cũng có trường hợp bạn bị trùng deadline, nhất là những giai đoạn cao điểm. Do đó, bạn cần biết cách ghi chú, hệ thống các deadline theo thời gian, yêu cầu công việc để có sự điều chính, tránh chồng chéo lên nhau.
Một kế hoạch không thực tế, không phù hợp với năng lực sẽ dễ khiến bạn rơi vào tình trạng quá sức, mệt mỏi và mang tâm lý chán nản. Điều này cũng dẫn đến chậm deadline, không thể hoàn thành công việc hiệu quả.
Không chia giai đoạn deadline phù hợp
Đây là sai lầm khiến bạn mất kiểm soát trong quá trình theo dõi tiến độ công việc. Khi không chia giai đoạn cụ thể, phù hợp, bạn vừa khó quản lý, vừa không biết công việc được hoàn thành như thế nào.
Đặt deadline không phù hợp với yêu cầu công việc
Mỗi công việc sẽ có những yêu cầu nhất định. Với những công việc đòi hỏi chuyên môn cao, khi đặt deadline sẽ giúp bạn phát huy khả năng nhạy bén, hoàn thành tốt hơn. Ngược lại, với những công việc cần sự tỉ mỉ, cẩn thận, nhất quán thì deadline có thể vừa làm bạn tốn thời gian, vừa không mang lại kết quả khi mong đợi.
Làm theo khuôn mẫu của người khác
Mỗi người sẽ có phong cách, phương pháp làm việc khác nhau. Nếu bạn đặt deadline và thực hiện theo khuôn mẫu của người khác thì có thể sẽ không đạt được hiệu quả công việc tốt nhất. Do đó, bạn nên cân nhắc mọi yếu tố, sự phù hợp với bản thân để đưa ra deadline khả thi nhất.
Tóm lại, điều quan trọng nhất khi làm việc là đừng bao giờ đợi nước đến chân rồi mới nhảy, vì sự chần chừ đó chính là nguyên nhân khiến bạn bị dồn dập deadline tạo ra áp lực cho công việc hàng ngày. Bản thân bạn cần có chủ động ngay từ khi được phân công giao việc và lập timeline làm việc với tốc độ tăng dần. Việc vừa chậm rãi vừa cẩn thận di chuyển đến ngày hẹn hoàn thành cùng thái độ tích cực sẽ tạo điểm cộng lớn.
Đặt ra deadline với mục đích là để chúng ta hoàn thành công việc theo đúng yêu cầu, thời hạn. Vậy nhà quản lý sẽ đánh giá mức độ hoàn thành này dựa trên những tiêu chí cụ thể nào?
Số lượng công việc hoàn thành: tùy vào năng lực, khả năng của mỗi người mà khối lượng được hoàn thành sẽ khác nhau. Vậy nên, việc đánh giá dựa trên số lượng sẽ thông qua tiêu chí không tập trung. Khi nhân viên làm việc hoặc làm việc riêng trong giờ hành chính thì sẽ bị trừ điểm.
Chất lượng công việc: nếu nhân viên có thể đáp ứng đủ, đúng tất cả các tiêu chí liên quan đến chất lượng thì được xem là hoàn thành công việc.
Tiến độ công việc: khi nhân viên được giao nhiệm vụ thì cần phải đảm bảo đúng tiến độ, thời hạn đã đặt ra thì mới được tính là hoàn thành công việc.
Tác phong làm việc: về tác phong, sẽ có những yêu cầu như nhanh nhẹn, linh hoạt, nhiệt tình, tận tâm với khách hàng,…
Hy vọng trên bài viết của JobsGO đã có những dòng chia sẻ chi tiết nhất giúp bạn hiểu được về thuật ngữ deadline là gì? Đặc biệt hãy thử ngay một vài mẹo chạy deadline khi cần để nhận lời khen từ sếp nhé. Chúc bạn sẽ có những ngày lương bánh chưng “ngập” thịt.
Câu hỏi thường gặp
1. Liệu Có Phải Mọi Công Việc Đều Cần Có Deadline?
Câu trả lời là không. Không phải mọi công việc đều cần phải có deadline cụ thể. Việc đặt deadline không phải lúc nào cũng phù hợp và mang lại hiệu quả cao.
2. Có Thể Sử Dụng Công Cụ Nào Để Quản Lý Deadline?
Có. Vì hiện nay có rất nhiều công cụ quản lý deadline cực hiệu quả như: Microsoft Project, Excel, Google Sheets, Google Calendar, Microsoft Outlook,...
Hồng Nguyễn
