Nhân viên văn phòng luôn được nhiều người nhận xét là nhàn hạ, sung sướng. Thế nhưng ít ai biết được có những vị trí khối lượng công việc của họ “chất cao như núi”. Để hiểu rõ hơn “nhân viên văn phòng là gì?”, “họ phải làm các công việc nào?”, bạn hãy cùng JobsGO tìm hiểu ở nội dung bài viết này nhé.
Mục lục
1. Khái niệm Nhân viên văn phòng là gì?
Nhân viên văn phòng là gì? Là bộ phận quan trọng trong các doanh nghiệp. Họ và làm việc cố định tại các văn phòng công ty theo giờ hành chính. Theo cách gọi của nhiều người, nhân viên văn phòng sẽ làm ở các vị trí như: Lễ tân, sắp xếp lịch họp, sắp xếp công việc, chuẩn bị cơ sở vật chất theo yêu cầu.
2. Mô tả công việc nhân viên văn phòng
Trên thực tế, nhân viên văn phòng đôi lúc bận rộn nhưng cũng có khi thảnh thơi. Bạn sẽ thấy rõ điều này hơn khi ở các doanh nghiệp, tập đoàn lớn. Nếu như bạn cũng đang chuẩn bị ứng tuyển vào vị trí này thì hãy tham khảo ngay mô tả công việc được JobsGO chia sẻ dưới đây nhé.
2.1 Thanh toán các khoản phí cho văn phòng
Nhiệm vụ của nhân viên văn phòng là gì? Là đảm nhận việc lập phiếu và thanh toán các khoản chi phí cố định cho doanh nghiệp như: Cơ sở vật chất, trang thiết bị, văn phòng phẩm, chi phí điện nước, mạng internet… Điều này giúp cho quá trình hoạt động của công ty ổn định, không gián đoạn. Trong nhiều trường hợp đặc biệt, nhân viên văn phòng còn phải đảm nhận nhiệm vụ tạm ứng các khoản thanh toán thay thủ quỹ.
2.2 Trực quầy lễ tân
Đối với vị trí nhân viên làm trực quầy lễ tân họ sẽ phải làm các công việc như:
- Nhận điện thoại của khách hàng gọi đến.
- Đón tiếp khách hàng đến công ty.
- Thực hiện công tác chuẩn bị trước khi cuộc họp diễn ra.
- Soạn thảo kế hoạch và gửi đến bộ phận tổ chức.
Công việc của trực quầy lễ tân tương đối nhiều. Phần lớn họ sẽ phải gặp, giao tiếp với khách hàng. Vì vậy họ cần có kỹ năng giao tiếp tốt, giọng dễ nghe, có khả năng ứng biến, xử lý tình huống bất ngờ.
Hiện nay, nhu cầu tuyển dụng quầy trực lễ tân của doanh nghiệp ngày càng lớn. Tuy nhiên, các công ty đều yêu cầu về ngoại hình bởi họ được coi là bộ mặt của doanh nghiệp. Đặc biệt, để làm ở vị trí này cần có khả năng ngoại ngữ khá nữa.
2.3 Lưu trữ hồ sơ, giấy tờ
Nhân viên văn phòng làm lưu trữ hồ sơ, giấy tờ sẽ phải thực hiện các công việc như sau:
- Nhận văn bản, chứng từ được gửi đến công ty, phân loại và chuyển đến bộ phận chức năng khác.
- Tiến hành xử lý giấy tờ, công văn, văn bản và gửi đối tác, khách hàng theo yêu cầu.
- Nhận và bảo quản, lưu giữ hồ sơ, giấy tờ, tài liệu có liên quan đến công ty.
- Sắp xếp lịch họp, lịch làm việc của từng phòng ban trong công ty.
- Thực hiện in tài liệu, photo hồ sơ, hợp đồng khi được yêu cầu.
2.4 Quản lý tài sản, trang thiết bị của công ty
- Chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý trang thiết bị, tài sản, mua bán trang thiết bị của công ty.
- Đứng ra mua đồ dùng văn phòng phẩm, đồ dùng theo yêu cầu của công ty.
- Thực hiện công tác quản lý văn phòng phẩm, tạp chí, sách báo, tài sản chung của công ty.
2.5 Hỗ trợ dự án công ty
Trong nhiều dự án lớn sẽ cần có sự góp mặt của nhân viên văn phòng. Công việc chính của họ sẽ bao gồm như:
- Chuẩn bị tài liệu, in tài liệu, hồ sơ, giấy tờ, xin dấu, xin chữ ký người chịu trách nhiệm của dự án.
- Chuẩn bị phương tiện di chuyển, ăn uống, nơi nghỉ ngơi cho nhân viên thực hiện dự án.
- Chuẩn bị trang thiết bị để dự án diễn ra thuận lợi nhất.
Nhìn chung, tùy vào từng vị trí mà khối lượng công việc của nhân viên văn phòng sẽ khác nhau. Vậy mức lương họ được nhận có tương xứng với công việc không?
>>>>Tham khảo: tuyển dụng nhân viên hành chính với thu nhập hấp dẫn
3. Nhân viên văn phòng lương bao nhiêu?
3.1 Mức lương ở cấp bậc nhân viên
Nếu bạn chỉ đang dừng tại cấp bậc nhân viên thì mức lương sẽ dừng ở mức trung bình, dao động từ 4 – 12 triệu đồng/tháng (theo Salaryexplorer). Thu nhập này sẽ dành cho các vị trí lễ tân, công tác hành chính nhân sự là chủ yếu.
3.2 Mức lương ở cấp bậc thư ký, trợ lý
Ở vị trí làm việc này, bạn sẽ nhận được mức lương khoảng 3 – 13 triệu đồng/tháng (theo Salaryexplorer). Với mức lương cao hơn thì các yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ cũng nâng cao hơn, đòi hỏi bạn phải biết cách sắp xếp công việc hợp lý.
3.3 Mức lương ở cấp bậc quản lý
Nhân viên văn phòng với vai trò là người quản lý sẽ được nhận mức lương tương đối cao, dao động từ 15 – 46 triệu đồng/tháng (theo Salaryexplorer). Tuy nhiên, vị trí này lại đòi hỏi họ có năng lực chuyên môn cao, hiểu biết sâu rộng ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Ngoài ra, bạn còn phải tốt nghiệp các chuyên ngành như: Quản trị kinh doanh, hành chính nhân sự,… Đồng thời, về kinh nghiệm và khả năng ngoại ngữ của họ còn phải ở mức tốt.
4. Yêu cầu đối với nhân viên văn phòng
Để trở thành một nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp trong tương lai bạn sẽ phải đáp ứng hai yêu cầu lớn đó là: Ngành học và kỹ năng. Cụ thể như sau:
4.1 Ngành học
Trên thực tế, để ứng tuyển vào công việc nhân viên văn phòng bạn có thể học rất nhiều ngành khác nhau. Tùy vào từng công ty, nhiệm vụ mà bạn đảm nhận mà công ty sẽ đưa ra những yêu cầu thích hợp. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo một số ngành như sau:
- Ngành quản trị văn phòng
- Ngành quản trị kinh doanh
- Ngành quản trị nhân lực
- Ngành kế toán
- Ngành văn thư lưu trữ
4.2 Kỹ năng
4.2.1 Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng
Để làm một nhân viên văn phòng tốt, hoàn thành mọi nhiệm vụ thì bạn sẽ phải sử dụng thành thạo thiết bị như: Máy tính, máy in, phần mềm tin học văn phòng (word, excel, powerpoint,…). Nó sẽ trực tiếp hỗ trợ bạn trong mọi công việc hàng ngày.
4.2.2 Kỹ năng giao tiếp
Đối với nhân viên văn phòng, kỹ năng giao tiếp vô cùng quan trọng. Nó giúp bạn có lợi thế khi làm việc, trao đổi với khách hàng, bộ phận khác trong công ty dễ dàng hơn, mọi thông điệp bạn truyền tải dễ hiểu hơn. Không chỉ vậy, nhân viên văn phòng còn phải biết lắng nghe, tiếp thu ý kiến đúng từ đồng nghiệp, cấp trên để hoàn thiện bản thân hơn.
4.2.3 Luôn chủ động, nhanh nhẹn
Vai trò của nhân viên văn phòng là chăm lo đến đời sống của toàn thể nhân viên trong công ty. Vì vậy nó yêu cầu người thực hiện phải chủ động, nhanh nhẹn tiếp cận thông tin, nắm bắt thông tin và xử lý kịp thời các vấn đề rắc rối. Khi làm được điều đó sẽ giúp bạn ghi điểm tốt hơn trong mắt mọi người, đặc biệt là cấp trên.
4.2.4 Cẩn thận, tỉ mỉ
Cho dù công việc có nhỏ đến đâu cũng yêu cầu nhân viên văn phòng phải cẩn thận, tỉ mỉ, nhất là đối với việc lưu trữ, chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ. Bởi chỉ cần một lỗi sai cơ bản của bạn cũng khiến cho cả dự án gặp vấn đề.
4.2.5 Kỹ năng giải quyết vấn đề
Nhân viên văn phòng phải có khả năng giải quyết vấn đề nhanh, hiệu quả. Trong công việc sẽ thường xuyên có những tình huống phát sinh, lúc này bạn phải đưa ra được phương án xử lý tốt để giảm mức độ ảnh hưởng của sự cố.
5. Tìm việc làm nhân viên văn phòng trên JobsGO
Hiện nay JobsGO là một trang web tuyển dụng trực tuyến vô cùng hiệu quả, là người đồng hành của rất nhiều ứng viên và nhà tuyển dụng trên cả nước. Với mong muốn giúp người tìm việc có việc làm chất lượng, JobsGO đều kiểm tra độ chính xác của tin tuyển dụng tại trang, giúp ứng viên yên tâm, tự tin nộp hồ sơ.
Trong tháng mới này có hàng nghìn việc làm nhân viên văn phòng, tuyển dụng nhân viên văn phòng trên JobsGO. Bạn hãy nhanh tay truy cập vào website Jobsgo.vn để tạo, tải CV và nộp hồ sơ trực tuyến. Sau khi ứng tuyển thành công, nhà tuyển dụng sẽ liên hệ lại cho bạn, hãy kiểm tra email và để ý điện thoại nhé!
Như vậy, bài viết trên đây JobsGO đã giúp bạn tìm hiểu “nhân viên văn phòng là gì?”, công việc của nhân viên văn phòng. Rất hy vọng qua chia sẻ này bạn đã tích lũy cho mình nhiều thông tin bổ ích.
Tìm việc làm ngay!(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)