Chữ ký điện tử và chữ ký số được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch điện tử và văn bản điện tử. Vậy chữ ký điện tử là gì? Chữ ký số là gì? Chữ ký điện tử khác gì chữ ký số? Cùng JobsGO tìm hiểu bạn nhé!
Chữ ký điện tử là gì? Khái niệm chữ ký điện tử được quy định tại Khoản 1, Điều 21, Luật Giao dịch điện tử năm 2005: “Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký”.
Chữ ký điện tử là một phương tiện điện tử được sử dụng để xác nhận tính toàn vẹn và nguồn gốc của thông tin điện tử. Nó được sử dụng như một thay thế cho chữ ký bằng mực truyền thống trên giấy trong các giao dịch trực tuyến.
Chữ ký điện tử được được sử dụng trong các giao dịch thương mại điện tử và nhiều hoạt động trực tuyến khác.
2. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử
Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử được xác định theo Luật:
Luật Giao dịch điện tử năm 2005;
Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27-9-2018 do Chính phủ quy định chi tiết ban hành;
Nghị định 52/2013/NĐ-CP ngày 16-05-2013 của Chính phủ về thương mại điện tử;
Bộ luật dân sự 2015 điều chỉnh các loại giao dịch và hợp đồng.
Trong điều 24, Luật Giao dịch điện tử năm 2005 có quy định, giá trị pháp lý như sau:
“Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản/hợp đồng cần có chữ ký thì chữ ký điện tử có giá trị pháp lý khi đáp ứng được các điều kiện sau:
Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung văn bản hoặc hợp đồng;
Phương pháp tạo chữ ký đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi;
Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản và hợp đồng cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đó có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện được quy định tại khoản 1, điều 22 của Luật Giao dịch điện tử và chữ ký điện tử đó có chứng thực”.
Theo đó, giá trị pháp lý của chữ ký điện tử gồm 2 vai trò: (1) chữ ký và (2) con dấu.
(1) Nếu văn bản cần chữ ký để đảm bảo giá trị pháp lý thì chữ ký điện tử cần đảm bảo:
Cho phép xác minh được người ký và sự đồng ý của người ký với nội dung thông điệp trên văn bản;
Chữ ký điện tử đảm bảo đủ an toàn, không bị giả mạo.
(2) Nếu văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức mới được coi là hợp lệ, thì chữ ký điện tử cần đáp ứng các yêu cầu:
Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng;
Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký;
Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;
Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.
3. Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử
Sử dụng chữ ký điện tử có nhiều lợi ích đáng kể, bao gồm:
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Sử dụng chữ ký điện tử giúp giảm thiểu thời gian và chi phí cho quá trình ký và xử lý các văn bản/hợp đồng. Mặt khác, bạn cũng không cần phải in, ký và fax các tài liệu nữa mà có thể thực hiện toàn bộ quá trình trên môi trường điện tử.
Đảm bảo tính pháp lý: Sử dụng chữ ký điện tử đảm bảo tính pháp lý của các tài liệu ký kết và đồng thời đảm bảo bảo mật thông tin của các tài liệu đó.
Nâng cao độ chính xác và tính toàn vẹn của thông tin: Khi được mã hóa bằng công nghệ mã hóa mạnh mẽ, chữ ký điện tử có khả năng bảo vệ tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin, giúp người dùng đảm bảo rằng tài liệu của họ sẽ không bị giả mạo hoặc thay đổi một cách trái phép.
Rút gọn quy trình chứng nhận: Với chữ ký điện tử, quy trình chứng nhận được rút gọn và thực hiện một cách nhanh chóng hơn. Thay vì phải chờ đợi để nhận được bản giấy chứng nhận từ cơ quan có thẩm quyền, người dùng có thể tạo chữ ký điện tử và gửi nhanh chóng cho các đối tác của mình một cách tiện lợi.
Hoàn tất hồ sơ nộp thuế nhanh chóng: Chữ ký điện tử cũng mang lại lợi ích trong việc kê khai, nộp thuế trực tuyến, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu tình trạng vi phạm hành chính. Các doanh nghiệp và tổ chức chỉ cần sử dụng chữ ký điện tử để thực hiện giao dịch điện tử mà không cần phải in các tờ kê khai, giấy tờ phức tạp hoặc cần phải đóng dấu như trước đây.
Đa dạng và linh hoạt trong cách thức giao dịch: Bằng cách sử dụng chữ ký điện tử, người dùng có thể thực hiện các giao dịch thông qua việc gửi cam kết qua email, ký bằng bút điện tử tại màn hình cảm ứng của các quầy tính tiền, hoặc ký hợp đồng điện tử mà không cần đến địa điểm cụ thể hay thời gian nhất định.
Thuận tiện cho việc lưu trữ và quản lý tài liệu: Sử dụng chữ ký điện tử giúp dễ dàng lưu trữ và quản lý các tài liệu điện tử, vì không cần phải in ra và lưu trữ giấy tờ. Nó cũng giúp tiết kiệm không gian văn phòng và giảm thiểu khối lượng các tài liệu được lưu trữ.
Giảm thiểu khối lượng giấy tờ và bảo vệ môi trường: Sử dụng chữ ký điện tử giúp giảm thiểu sử dụng giấy và các tài liệu vật lý khác, đóng góp tích cực cho việc bảo vệ môi trường.
Chữ ký điện tử có nhiều ưu điểm
4. Các loại chữ ký điện tử
4.1. Chữ ký số (Digital signature)
Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng phương pháp mã hóa và xác thực số liệu, giúp đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và không chối bỏ các thông tin đã được ký. Chữ ký số thường được lưu trữ dưới dạng tệp tin số hoá (digital file) hoặc được lưu trữ trên các thiết bị chứa chữ ký số như USB, thẻ thông minh, token,…
4.2. Chữ ký scan (Scanned signature)
Chữ ký scan là dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách quét chữ ký trên giấy sang ảnh số, sau đó sử dụng ảnh số này để ký vào các tài liệu điện tử. Tuy nhiên, vì chữ ký scan không được xác thực số hóa nên nó không đảm bảo tính toàn vẹn và chống chối bỏ thông tin tốt như chữ ký số.
4.3. Chữ ký ảnh (Image signature)
Chữ ký ảnh là dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách vẽ chữ ký bằng tay trên màn hình cảm ứng hoặc bằng bút điện tử, sau đó sử dụng ảnh số của chữ ký này để ký và đặt tên vào các tài liệu điện tử. Tuy nhiên, giống như chữ ký scan, chữ ký ảnh không đảm bảo tính toàn vẹn và chống chối bỏ thông tin tốt như chữ ký số.
5. Quy định về mẫu chữ ký điện tử
5.1. Về hình thức hiển thị
Đối với doanh nghiệp: Dấu đỏ là hình ảnh làm đại diện cho chữ ký điện tử của doanh nghiệp. Hình ảnh đại diện phải bằng kích thước thật của con dấu và được lưu dưới dạng đuôi .png để đảm bảo có giá trị pháp lý tương đương với con dấu đỏ.
Đối với cá nhân: Hình ảnh chữ ký số của mỗi cá nhân là hình ảnh chữ ký tay, có màu xanh và được lưu dưới dạng ảnh .png.
5.2. Về thông tin hiển thị
Đối với doanh nghiệp: Chữ ký điện tử của công ty phải hiển thị đầy đủ thông tin như tên cơ quan/tổ chức/doanh nghiệp; thời gian ký theo tiêu chuẩn ISO 8601 (cụ thể ngày/tháng/năm, giờ, phút, giây – múi giờ Việt Nam).
Đối với cá nhân: Chữ ký số cá nhân không yêu cầu thông tin người ký, chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký hợp lệ.
5.3. Về vị trí chữ ký trên văn bản điện tử
Đối với doanh nghiệp, vị trí chữ ký cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Doanh nghiệp không cần ký điện tử khi văn bản nhận dạng điện tử được ký từ bên phát hành.
Chữ ký được đặt tại góc phải ở trang đầu tiên khi văn bản nhận dạng giấy đã điện tử hóa.
Chữ ký điện tử được ký đè lên 1 khoảng có tỷ lệ bằng 1/3 chữ ký cá nhân lãnh đạo về phía bên trái khi văn bản có đầy đủ chữ ký của cá nhân lãnh đạo và cơ quan/doanh nghiệp.
Chữ ký được đặt ở góc trên cùng tay phải của trang đầu tiên trong văn bản khi văn bản được điện tử hóa từ văn bản giấy đã có chữ ký tay của lãnh đạo và con dấu của cơ quan.
Đối với cá nhân: Chữ ký điện tử của cá nhân có vị trí tương tự như khi ký bằng tay trên văn bản giấy. Người dùng đặt chữ ký tại vị trí được yêu cầu ký bằng thẩm quyền của mình.
6. Hướng dẫn cách tạo chữ ký điện tử
6.1. Tạo chữ ký điện tử online
Để tạo chữ ký điện tử, bạn có thể làm theo các bước sau đây:
Bước 1: Chọn phần mềm tạo chữ ký điện tử. Có nhiều phần mềm tạo chữ ký điện tử khác nhau trên thị trường, bạn có thể tìm và chọn một phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình. Một số phần mềm phổ biến như Adobe Sign, Docusign, SignNow, SignEasy, PDF Expert, PDF Signer, Nitro Pro…
Bước 2: Tạo chữ ký mới. Sau khi chọn phần mềm, bạn có thể tạo một chữ ký mới bằng cách nhấn vào nút “Tạo chữ ký mới” hoặc tìm trong menu của phần mềm.
Bước 3: Thiết kế chữ ký. Trong bước này, bạn có thể chọn kiểu chữ, kích thước, màu sắc, font chữ, hình dáng của chữ ký theo sở thích và nhu cầu của mình. Một số phần mềm còn cho phép bạn tải lên hình ảnh chữ ký thật để tạo thành chữ ký điện tử.
Bước 4: Lưu chữ ký. Sau khi hoàn tất thiết kế chữ ký, bạn có thể lưu nó lại để sử dụng cho các tài liệu trong tương lai.
Bạn có thể tạo chữ ký ảnh, chữ ký chữ,… trên word, trên phần mềm online,…
6.2. Cách tạo chữ ký điện tử bằng hình ảnh
Để tạo chữ ký điện tử bằng hình ảnh, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị bút và giấy trắng.
Bước 2: Viết chữ ký của bạn lên giấy bằng bút.
Bước 3: Dùng phần mềm scan để quét rồi lưu dưới dạng .png. Khi sử dụng, bạn cần căn chỉnh lại kích thước và vị trí chữ ký trên văn bản.
6.3. Cách tạo chữ ký điện tử bằng word
Bước 1: Mở Microsoft Word
Bước 2: Chọn Insert > Signature Line và điền các thông tin cần thiết bao gồm tên và chức vụ.
Bước 3: Chọn Allow the signer to add comments in the Sign dialog (cho phép bình luận vào ô ký) và Show sign date in signature line (hiển thị ngày ký tên) và bấm OK để hoàn thành.
7. Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số
Chữ ký điện tử
Chữ ký số
Mục đích
Thay thế chữ ký tay truyền thống;
Ứng dụng trong các giao dịch điện tử.
Đối tượng xác thực
Hình ảnh, biểu tượng thường chỉ xác thực danh tính người ký.
Được mã hóa để có thể xác thực tài liệu cũng như người ký.
Tiêu chuẩn
Không sử dụng mã hóa; không có tiêu chuẩn.
Xác minh danh tính người ký qua mã PIN điện thoại hoặc Email.
Tính năng
Dùng để xác minh tài liệu.
Dùng để bảo mật dữ liệu.
Cơ chế xác thực
Xác minh qua email, mã PIN điện thoại của người ký.
Xác minh ID kỹ thuật số thông qua chứng chỉ.
Xác nhận
Không có quá trình xác nhận.
Được xác nhận bởi nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số hoặc cơ quan chứng nhận.
Tính bảo mật
Dễ bị sao chép, giả mạo.
Khó bị sao chép, giả mạo.
Phần mềm độc quyền
Không cần phần mềm xác minh độc quyền nên bất cứ ai cũng có thể xác nhận.
Một vài trường hợp không được ràng buộc về pháp lý và cần phần mềm độc quyền để xác nhận.
Phạm vi ứng dụng
Sử dụng cho các tài liệu nhỏ và không quan trọng.
Sử dụng cho các tài liệu quan trọng, đặc biệt là trong các lĩnh vực như tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, y tế, pháp lý,…
Công nghệ sử dụng
Thường sử dụng các công nghệ mã hóa đơn giản như RSA, DSA, hay ECC.
Thường sử dụng công nghệ mã hóa phức tạp hơn như PKI (Public Key Infrastructure).
Kết luận
Bạn đã hiểu rõ khái niệm “chữ ký điện tử là gì?” rồi đúng không? Chữ ký điện tử là phương tiện giúp cho các bên có thể xác nhận tính toàn vẹn của thông tin, giữ cho tài liệu và giao dịch an toàn, bảo mật. Trong đó, chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử sử dụng công nghệ mã hóa, đảm bảo tính toàn vẹn và chống lại việc sửa đổi trái phép của tài liệu. Chữ ký điện tử và chữ ký số thường được sử dụng trong các lĩnh vực như tài chính, giao dịch thương mại, văn bản pháp lý, hợp đồng và các hoạt động có tính pháp lý khác.
Hoàn Nguyễn
