Đã bao giờ bạn cảm thấy một ngày của mình từ sáng sớm đến khuya bận “tối mặt’’ nhưng chưa xong việc? Làm sao để vừa hoàn thành tốt công việc mà vẫn có thời gian nghỉ ngơi? Cách sắp xếp công việc hiệu quả đơn giản để có thời gian cho bản thân? Qua bài viết này JobsGO sẽ chia sẻ bí kíp để sắp xếp công việc thông minh.
1. Phương pháp sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Phương pháp sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Một trong những khó khăn lớn nhất khi quản lý công việc là tìm ra phương pháp sắp xếp những việc cần làm theo thứ tự ưu tiên. Khối lượng công việc ngày càng lớn và dường như việc gì cũng rất cần thiết, phải hoàn thành ngay. Tuy nhiên, thực tế không như bạn nghĩ, bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh thứ tự công việc trong ngày mà vẫn đảm bảo chúng được làm xong đúng hạn. Biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, việc nào nên làm trước, việc nào để sau sẽ giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn.
1.1. Hãy tạo một danh sách công việc cần làm rồi chia theo thứ tự từng tháng, tuần, ngày
Đầu tiên là lên danh sách mục tiêu lớn của tháng, sau đó chia nhỏ mục tiêu theo từng tuần, từng ngày. Công việc của bạn cần được phân loại từ lớn đến nhỏ. Như vậy, bạn có thể đảm bảo rằng công việc của mình đang đi theo đúng hướng, đúng mục tiêu bạn đề ra đầu tháng.
Chia công việc theo thứ tự từng tháng, tuần, ngày
1.2. Phân biệt những việc “gấp” và những việc “quan trọng”
Sau khi đã lập mục tiêu công việc theo tháng, theo tuần và theo ngày hoàn hảo, bạn lại phải quan tâm đến vấn đề khác là những công việc “khẩn cấp”. Một ngày sẽ có không ít vấn đề khác chen ngang kế hoạch của bạn, một vài công việc đột nhiên xảy ra. Trong trường hợp này, chúng ta hãy sử dụng Ma trận Eisenhower để phân chia đầu việc. Ma trận này được cựu tổng thống Mỹ Dwight Eisenhower nghiên cứu và giới thiệu.
Hiểu một cách đơn giản, ma trận phân chia thành 4 ô vuông nhỏ, mỗi ô vuông tượng trưng mức độ công việc từ không quan trọng đến khẩn cấp.
Việc khẩn cấp và quan trọng (P1): Ưu tiên làm sớm nhất có thể. Ví dụ sếp giao gấp việc phải làm xong trong hôm nay.
Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp (P2): Lên kế hoạch thực hiện chúng. Ví dụ Thi ielts, đọc sách.
Việc khẩn cấp nhưng không quan trọng (P3): Sắp xếp công việc cho người khác làm hoặc khéo léo từ chối hay làm nhanh nhất có thể. Ví dụ: Đồng nghiệp nhờ làm hộ việc.
Không quan trọng và không khẩn cấp (P4): Có thể làm hoặc không, nên hạn chế. Chẳng hạn: Lướt shopee, xem facebook, chơi game.
Phân biệt những việc “gấp” và những việc “quan trọng”
2. Kỹ năng giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả
Đôi lúc, bạn đã áp dụng thành công phương pháp trên để sắp xếp công việc nhưng bạn vẫn có quá nhiều việc quan trọng, khẩn cấp cần làm. Khi đó bạn cần tìm hiểu thêm kỹ năng giải quyết công việc hiệu quả. Phương pháp Ivy Lee sẽ giúp bạn tối ưu hóa công việc một cách đơn giản mà vẫn đạt hiệu suất cao nhất.
Cuối ngày làm việc, hãy viết ra 6 đầu việc quan trọng nhất cần hoàn thành trong ngày hôm sau. Chỉ viết 6 việc, không hơn, không kém.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc theo tầm quan trọng thực sự.
Ngày hôm sau, bạn hãy thực hiện 6 việc đó theo thứ tự từ đầu đến cuối. Làm xong việc đầu tiên mới chuyển sang việc thứ hai và cứ thế tiếp tục.
Tuân thủ nguyên tắc này cho đến khi bạn hoàn thành tất cả 6 đầu việc đặt ra. Nếu cuối ngày bạn không hoàn thành cả 6 công việc, chuyển việc chưa làm xong sang danh sách của ngày hôm sau.
Lặp lại vòng quay như trên hàng ngày.
Việc chỉ giới hạn 6 việc cần thiết nhất trong 1 ngày sẽ giúp bạn không bị xao lãng, và tập trung toàn bộ vào từng công việc ưu tiên trong danh sách.
Kỹ năng giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả
3. Cách làm việc hiệu quả và khoa học nhất
Sau bước liệt kê 6 công việc quan trọng nhất, bước tiếp theo bạn cần tìm ra phương pháp làm việc khoa học phù hợp nhất với bản thân mình.
Cách bạn bắt đầu một ngày làm việc sẽ quyết định hiệu suất của cả ngày hôm đó. Vậy bắt đầu ngày mới như thế nào để tăng hứng khởi?
JobsGO xin đề xuất phương án: Hãy bắt đầu công việc khó nhằn nhưng quan trọng nhất vào đầu ngày. Hoàn thành được công việc đó sẽ tạo động lực, thúc đẩy nhiệt huyết để bạn làm việc tiếp. Bởi vậy, khi lên danh sách công việc quan trọng trong ngày, hãy cố đặt những công việc khó khăn nhất lên đầu.
4. Phương pháp sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả
Một trong những vấn đề khi muốn tối ưu công việc là làm sao để sắp xếp thời gian hiệu quả trong ngày. Một ngày chỉ có 24 tiếng, nhưng chúng ta có rất nhiều việc lặt vặt cần làm ngoài công việc chính. Sau đây là một vài gợi ý sắp xếp thời gian biểu các công việc hằng ngày:
Đặt mục tiêu và deadline cho tất cả công việc. Ví dụ như mục tiêu hoàn thành bản kế hoạch trước 10h sáng hay chỉ ăn sáng trong 15 phút. Việc đặt deadline từng công việc sẽ thúc đẩy bạn có ý thức hoàn thành công việc đúng hạn, hiệu quả hơn thay vì mất quá nhiều thời gian.
Lựa chọn khung giờ làm việc phù hợp tính chất công việc. Ví dụ: Bạn làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng, còn buổi chiều thì không tập trung bằng. Trong trường hợp này bạn có thể lựa chọn công việc phải suy nghĩ nhiều, công việc sáng tạo, nghĩ ý tưởng vào buổi sáng. Đến buổi chiều, bạn dành thời gian làm công việc quan trọng nhưng không cần động não quá nhiều như trả lời email… Bên cạnh đó, đối với việc phải đi ra ngoài bạn nên lựa chọn thời điểm không bị tắc đường để tiết kiệm thời gian.
Phương pháp sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả
5. Cách hoàn thành công việc hiệu quả
Chắc hẳn mỗi người trong chúng ta đều có mục tiêu lớn nhất định phải đạt được. Dù mỗi ngày bạn làm việc hiệu quả nhưng cũng đều vô nghĩa nếu việc bạn làm không hướng tới mục tiêu. Bởi thế, bạn hãy tự đánh giá mục tiêu và ưu tiên dài hạn để đảm bảo rằng bản thân vẫn hướng đúng đích. Tỷ phú Warren Buffett có một phương pháp rất hay để làm điều này:
Trước hết, bạn hãy liệt kê 25 mục tiêu của bản thân. Đó có thể là mục tiêu cuộc sống, mục tiêu sự nghiệp, mục tiêu học vấn hay bất kỳ mục tiêu gì bạn muốn làm.
Chọn ra 5 mục tiêu quan trọng nhất định phải thực hiện trong khoảng thời gian này.
20 mục tiêu còn lại bạn không chọn sẽ được sếp vào danh sách “tránh xa bằng mọi giá”. Thay vì cố gắng ôm quá nhiều mục tiêu và ý định không rõ ràng. Bạn chỉ cần tập trung 5 mục tiêu chính và quên 20 mục tiêu phụ kia đi. Làm như vậy bạn sẽ học cách tập trung vào mục tiêu dài hạn thay vì bị phân tán sự chú ý.
Cách hoàn thành công việc hiệu quả
Khi bạn sắp xếp sự ưu tiên trong công việc, hãy linh hoạt. Không ai có thể biết trước tương lai và mọi kế hoạch đều phụ thuộc vào nó. Một vài việc cần nhiều thời gian hơn kế hoạch. Thi thoảng lại bị gián đoạn, rồi họp hành và chuyện gia đình chiếm nguyên một ngày. Mặc dù, việc biết cách ưu tiên công việc là vô cùng tốt, bạn phải thực tế về lượng công việc có thể hoàn thành được. Chỉ khi đó bạn mới vui vẻ nghỉ ngơi sau một ngày dài làm việc mà không áy náy hay day dứt vì không hoàn thành kế hoạch.
Bài viết trên là chia sẻ của JobsGO về cách sắp xếp công việc hiệu quả. Hy vọng bạn sẽ tìm ra phương pháp phù hợp nhất với bản thân và áp dụng nó.
Hồng Nguyễn
