Kỹ năng phản hồi ảnh hưởng rất lớn đến mối quan hệ xung quanh của bạn, đặc biệt là môi trường công sở. Khi một người nhận được phản hồi mang tính xây dựng, nó sẽ giúp họ sẵn sàng thay đổi và hoàn thành nhiệm vụ một cách tích cực. Sau đây là những cách phản hồi mang tính xây dựng mà ai cũng cần biết.
Một email, một bức thư, một tin nhắn không thể truyền đạt được hết những suy nghĩ thực sự của bạn về một vấn đề. Đó là lý do tại sao mọi người có xu hướng hiểu lầm lời nói của bạn khi bạn gửi phản hồi bằng những cách trên. Nếu có thể bạn hãy góp ý bằng cách nói trực tiếp thông qua một cuộc điện thoại hay buổi gặp mặt thay vì thông qua một bức thư hay một văn bản nào khác. Bởi khi trao đổi trực tiếp, bạn sẽ dễ dàng hiểu được ý nghĩa, suy nghĩ của đối phương. Từ đó, biết cách điều chỉnh lời phản hồi sao cho phù hợp tránh những sự hiểu lầm không cần thiết.
Nếu bạn thấy một nhân viên trước đây hoàn thành rất tốt công việc, nhưng thời gian gần đây họ thường xuyên mắc lỗi, bạn hãy nói chuyện trực tiếp và hỏi rằng: “Có phải bạn đang gặp vấn đề gì khó khăn? Gần đây tôi thấy bạn chưa thực sự tập trung vào công việc, hãy chia sẻ điều đó với tôi nếu có thể”. Điều này cũng giúp bạn tránh thiên kiến xác nhận, tức là xu hướng tìm kiếm và ưu tiên thông tin xác nhận quan điểm đã có của mình, mà thay vào đó bạn sẽ mở lòng lắng nghe và hiểu rõ hơn về hoàn cảnh của nhân viên.
Nội dung lời nói của bạn quan trọng, nhưng cách bạn nói chúng cũng quan trọng không kém. Nếu người kia có thể thấy rằng bạn có ý tốt và tốt bụng, họ sẽ có nhiều khả năng chấp nhận đề xuất của bạn.
Tình hình sẽ trở nên rất khó khăn khi mọi người cảm thấy bị tấn công vì mắc sai lầm. Vì vậy, hãy giữ giọng nói của bạn thấp, duy trì một phong thái lịch sự và cố gắng sử dụng một giọng điệu khiến người đối diện cảm thấy được tôn trọng và có giá trị. Ví dụ, khi nhân viên làm sai, thay vì trách mắng họ bằng lời nói thậm tệ thì hãy hỏi thăm họ như một người bạn.
Nếu bạn đang có ý định góp ý cho một ai đó, hãy công nhận những cố gắng, nỗ lực của họ bằng lời khen. Lời nhận xét tích cực ban đầu sẽ giúp người đó cảm thấy thoải mái hơn khi tiếp nhận những lời phản hồi tiếp theo.
Chẳng hạn, nếu bạn định góp ý một nhân viên vì hay đi làm muộn, trước tiên hãy ghi nhận những nỗ lực của họ trong công việc: “Tôi thấy bạn là người xuất sắc trong công việc, bạn đang làm một công việc một cách tuyệt vời, nhưng tôi muốn nhắc nhở bạn về quy định giờ giấc của công ty“.
Liên hệ lời phản hồi liên quan đến các mục tiêu của họ
Nếu bạn muốn đối phương dễ dàng chấp nhận những phản hồi mang tính xây dựng, góp ý của mình, bạn hãy nhấn mạnh về những lợi ích khi tiếp thu những phản hồi đó. Một khi đối phương không nhận thấy được những giá trị mà lời phản hồi của bạn mang lại họ sẽ khó tiếp thu, lắng nghe những gì bạn nói.
Chẳng hạn, với một nhân viên làm sai công việc được giao, bạn có thể nói, “Tôi biết bạn đang tìm kiếm một cơ hội thăng chức. Vì vậy tôi nghĩ chúng ta có thể nói một chút về những gì bạn đang có và bạn cần làm gì để có thể nhanh chóng thăng chức như ý muốn“.
Liên hệ lời phản hồi liên quan đến các mục tiêu của họ
Phản hồi góp ý hành vi, không phê phán tính cách
Thông thường, mọi người thấy dễ dàng thay đổi hơn nếu họ không cảm thấy bị tấn công cá nhân. Nếu chúng ta chỉ tập trung vào những gì người kia đã làm, nhiều khả năng họ sẽ thay đổi tốt hơn. Người kia sẽ không có thái độ tiếp thu tốt nếu họ cảm thấy như đang bị coi thường. Do vậy, hãy đưa ra những phản hồi dựa trên cơ sở những gì đối phương đã làm, chỉ ra và phân tích những lỗi lầm của họ một cách chi tiết để thuyết phục họ.
Ví dụ, bạn chưa thực sự hài lòng với bản kế hoạch mà nhân viên gửi lên, thay vì nói “Bạn không có cẩn thận khi làm bản kế hoạch này” thì hãy nói “Bản kế hoạch này còn thiếu khá nhiều chi tiết quan trọng“. Và xin hãy nhớ rằng, khi đã nói “bản kế hoạch thiếu nhiều chi tiết quan trọng”, bạn nên chỉ ra chính xác những chi tiết đó là gì, đừng nói những điều chung chung. Nhân viên của bạn sẽ biết ơn bạn khi bạn chỉ cho họ thấy họ đang thực sự thiếu những gì. Đó cũng là một trong cách làm sao để đưa ra feedback tối ưu nơi công sở để mọi người có thể cùng phát triển và cải thiện hiệu suất làm việc.
Viêc bạn thừa nhân những khó khăn mà họ gặp phải sẽ giúp họ cảm thấy được đồng cảm và dễ tiếp thu phản hồi của bạn. Nếu đối phương đang ở trong hoàn cảnh khó khăn, bạn hãy nói rằng bạn hiểu những gì họ đang trải qua. Nếu bạn ở trong hoàn cảnh ấy cũng có thể làm như họ, nhưng bạn vẫn giải thích cho họ biết rằng họ đang sai. Đây là chìa khóa để họ hiểu bản chất của những gì bạn muốn nói.
Bạn có thể nói với một nhân viên làm ca đêm đang mệt mỏi là “Tôi biết thời gian này gia đình bạn đang có chuyện rắc rối, nhưng tôi thấy bạn đang làm ảnh hưởng đến kết quả của công ty, chúng ta cần phải nói về nó”.
Thể hiện sự đồng cảm trong lời phản hồi
Như vậy, phản hồi mang tính xây dựng không phải dễ dàng mà nó là cả một nghệ thuật. Nếu muốn người khác lắng nghe, tiếp thu ý kiến, phản hồi mà bạn đưa ra, bạn nên giữ giọng điệu tích cực, đồng thời tập trung vào các mục tiêu rõ ràng mà người đó có thể đạt được.
Hồng Nguyễn
