Trong giới kinh doanh, gốc rễ của một doanh nghiệp thành công bền vững là ghi nhận và xử lý giao dịch tài chính minh bạch, chính xác. Một trong những công cụ không thể thiếu trong quy trình này chính là bút toán. Vậy bút toán là gì, tại sao nó lại quan trọng trong hệ thống kế toán và làm thế nào để thực hiện bút toán một cách hiệu quả? Cùng JobsGO tìm hiểu trong bài viết này nhé!
Xem nhanh nội dung
1. Bút Toán Là Gì?
Bút toán là gì? Bút toán tiếng Anh là gì?
Bút toán (journal entry), hay nghiệp vụ kế toán, là một thuật ngữ cơ bản trong lĩnh vực kế toán, dùng để chỉ một giao dịch kinh tế phát sinh làm thay đổi tình hình tài chính của doanh nghiệp hoặc tổ chức. Mỗi bút toán sẽ thể hiện rõ ràng sự tăng hoặc giảm của ít nhất hai tài khoản kế toán theo nguyên tắc ghi sổ kép: Một tài khoản ghi Nợ và một tài khoản ghi Có với cùng một giá trị. Điều này đảm bảo rằng phương trình kế toán (Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu) luôn được cân bằng sau mỗi giao dịch.
Việc ghi nhận các bút toán chính xác và kịp thời là nền tảng để lập nên các báo cáo tài chính, phản ánh trung thực và khách quan tình hình hoạt động kinh doanh. Với dữ liệu thô là các bút toán, kế toán viên có thể tổng hợp, phân tích và đưa ra cái nhìn tổng thể về sức khỏe tài chính của đơn vị.
Để hiểu rõ hơn về ghi chép bút toán, bạn có thể tham khảo một số ví dụ về bút toán thực tế dưới dạng mục nhật ký như sau:
Ví dụ 1: Mua thiết bị văn phòng
Ngày 15/03/2024, công ty ABC mua 1 máy tính xách tay Dell trị giá 50.000.000 VNĐ bằng tiền mặt để sử dụng trong bộ phận kế toán.
|
|---|
Ví dụ 2: Bán hàng chịu
Ngày 20/03/2024, doanh nghiệp bán lô hàng trị giá 100.000.000 VNĐ cho Công ty X, khách hàng chưa thanh toán tiền ngay (bán chịu).
|
|---|
>>> Xem thêm: Hạch toán là gì?
2. Tầm Quan Trọng Của Bút Toán Trong Kế Toán
Báo cáo tài chính chính xác, minh bạc cần được xây dựng từ các bút toán chuẩn
Bút toán không chỉ là một công cụ ghi chép đơn thuần mà còn là gốc rễ của toàn bộ hệ thống kế toán, phản ánh mọi giao dịch tài chính, đảm bảo tính minh bạch, hỗ trợ quản lý và ra quyết định. Đối với người làm kế toán, việc nắm vững bút toán là kỹ năng nền tảng để thực hiện các nghiệp vụ chuyên sâu hơn.
Xem thêm: bullet journal là gì
2.1. Đảm Bảo Tính Chính Xác Trong Báo Cáo Tài Chính
Một trong những chức năng chủ yếu của bút toán là đảm bảo tính chính xác của các báo cáo tài chính. Khi mọi giao dịch được ghi chép chuẩn xác, kịp thời và đầy đủ, các số liệu trên báo cáo tài chính như Bảng cân đối kế toán hay Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh sẽ phản ánh trung thực tình hình tài chính cũng như hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp có hệ thống ghi chép bút toán chặt chẽ và chính xác có thể giảm rủi ro báo cáo tài chính so với những đơn vị không chú trọng đến quy trình này. Do vậy, thực hiện bút toán chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về thuế và pháp lý, tránh các khoản phạt không đáng có và xây dựng uy tín với các bên liên quan, tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động kinh doanh về sau.
2.2. Tạo Đường Mòn Kiểm Toán
Bút toán chính là nền móng của “đường mòn kiểm toán” (audit trail) – một công cụ không thể thiếu khi xác minh giao dịch tài chính. Nếu mỗi giao dịch đều được ghi chép một cách thống nhất, có hệ thống và dễ dàng truy vết thì kiểm toán viên có thể dễ dàng theo dõi nguồn gốc của từng khoản mục trên báo cáo tài chính. Từ đó kiểm toán viên có thể tiết kiệm đáng kể thời gian kiểm kê và phân tích số liệu, tối ưu toàn bộ quy trình kiểm toán.
2.3. Hỗ Trợ Kiểm Soát Nội Bộ
Thông qua việc ghi nhận và phân loại kỹ lưỡng từng giao dịch, nhà quản trị có thể dễ dàng nhận diện những giao dịch bất thường hoặc các sai sót tiềm ẩn. Ví dụ, một giao dịch có số tiền lớn nhưng lại thiếu mô tả rõ ràng hoặc không có chứng từ kèm theo có thể là dấu hiệu cảnh báo sai phạm nội bộ.
Nhờ các bút toán chi tiết, doanh nghiệp có thể thiết lập và áp dụng các quy trình kiểm tra, giám sát hiệu quả, hạn chế tối đa nguy cơ gian lận và bảo vệ tài sản của doanh nghiệp khỏi thất thoát. Nhiều doanh nghiệp thường tổ chức các buổi đào tạo định kỳ cho nhân viên kế kiểm để đảm bảo rằng mọi giao dịch đều được ghi nhận đúng tiêu chuẩn và tuân thủ các quy định hiện hành.
2.4. Phục Vụ Mục Đích Về Thuế
Tuân thủ quy định về thuế là nghĩa vụ của mọi doanh nghiệp. Bởi vậy, kế toán viên cần thực hiện bút toán đầy đủ, chính xác các khoản thuế mà công ty phải nộp như thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng, thuế bán hàng,… Hệ thống bút toán đầy đủ và chuẩn xác giúp doanh nghiệp nhanh chóng lập các tờ khai thuế, đối chiếu số liệu với cơ quan thuế khi cần và tránh được các rủi ro pháp lý.
Bên cạnh đó, thông qua việc ghi nhận chi phí hợp lý và doanh thu đúng kỳ, doanh nghiệp cũng có thể tối ưu hóa nghĩa vụ thuế trong khuôn khổ pháp luật.
3. Các Loại Bút Toán Chính
Để tổ chức sổ sách kế toán một cách khoa học và dễ dàng kiểm tra, đối chiếu, doanh nghiệp thường sử dụng nhiều loại bút toán khác nhau. JobsGO sẽ gợi ý 3 loại bút toán thường được sử dụng, tùy theo mục đích và thời điểm trong phần này.
3.1. Bút Toán Điều Chỉnh
Bút toán điều chỉnh được thực hiện vào cuối mỗi kỳ kế toán (tháng, quý, năm) nhằm đảm bảo rằng các báo cáo tài chính phản ánh đúng và đủ tình hình tài chính của doanh nghiệp theo nguyên tắc cơ sở dồn tích. Mục đích chính của bút toán điều chỉnh là cập nhật các giao dịch đã phát sinh nhưng chưa được ghi nhận đầy đủ hoặc để sửa chữa các sai sót trong quá trình ghi sổ. Nếu bỏ qua bước này, báo cáo tài chính có thể bị sai lệch nghiêm trọng, dẫn đến những quyết định kinh doanh sai lầm hoặc gây hiểu lầm cho các bên liên quan.
Bút toán điều chỉnh thường được chia thành các loại sau:
- Bút toán điều chỉnh chi phí trả trước: Phân bổ chi phí đã trả trước vào chi phí của kỳ hiện tại. Ví dụ, doanh nghiệp trả trước tiền thuê văn phòng cho cả năm 2025 là 120 triệu đồng. Mỗi tháng, kế toán cần ghi nhận 10 triệu đồng vào chi phí thuê văn phòng và giảm trừ số tiền trả trước để phản ánh chính xác mức chi phí sử dụng hàng tháng.
- Bút toán điều chỉnh khấu hao tài sản cố định: Ghi nhận phần giá trị tài sản cố định đã hao mòn trong kỳ, từ đó xác định giá trị còn lại của tài sản trên báo cáo tài chính một cách chính xác.
- Bút toán điều chỉnh chi phí phải trả: Ghi nhận những chi phí đã phát sinh trong kỳ kế toán nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa được ghi nhận vào sổ sách, đảm bảo nguyên tắc cơ sở dồn tích được tuân thủ.
- Bút toán điều chỉnh doanh thu dồn tích: Phản ánh doanh thu mà doanh nghiệp đã kiếm được nhưng tiền chưa được thu hoặc hóa đơn chưa được xuất.
- Bút toán điều chỉnh doanh thu chưa thực hiện: Được thực hiện khi doanh nghiệp đã hoàn thành một phần hoặc toàn bộ dịch vụ/hàng hóa mà doanh nghiệp đã nhận tiền trả trước.
3.2. Bút Toán Kết Chuyển
Bút toán kết chuyển được thực hiện để chuyển số liệu tổng hợp từ các tài khoản tạm thời như doanh thu và chi phí sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Quy trình này cho phép doanh nghiệp tổng hợp và đối chiếu tất cả các giao dịch đã diễn ra trong kỳ, từ đó xác định chính xác lãi hoặc lỗ ròng.
Bút toán kết chuyển là bước chuẩn bị cho việc khóa sổ cuối kỳ và tổng hợp thông tin để ban lãnh đạo lấy làm cơ sở ra quyết định điều hành.
3.3. Bút Toán Khóa Sổ
Bút toán khóa sổ là các bút toán cuối cùng được thực hiện trong chu trình kế toán của một kỳ, sau khi tất cả các bút toán điều chỉnh và bút toán kết chuyển đã hoàn tất. Mục đích chính của bút toán khóa sổ là “đóng” các giá trị cuối kỳ của các tài khoản doanh thu cùng chi phí, đảm bảo rằng không có thay đổi nào được thực hiện trên số liệu đã tổng hợp và xác nhận.
Bút toán khóa sổ không chỉ bảo vệ tính toàn vẹn của báo cáo tài chính mà còn đảm bảo rằng các số liệu đã được kiểm chứng không bị chỉnh sửa, sẵn sàng cho việc lập báo cáo tài chính chính thức và bắt đầu một kỳ kế toán mới với số dư đầu kỳ chính xác.
Xem thêm: booklet là gì
4. Hướng Dẫn Ghi Chép Bút Toán Đúng Quy Định
Bút toán là gì và ghi thế nào?
Để ghi chép bút toán đúng quy định, kế toán viên cần có kiến thức chuyên môn vững chắc và tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc kế toán, từ xác định tài khoản liên quan, ghi nhận số tiền cho đến viết nhật ký cẩn thận, chính xác. Đây là một kỹ năng cốt lõi cho mọi kế toán viên, giúp tạo điều kiện thuận lợi cho tổng hợp báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ và đảm bảo tính minh bạch của thông tin tài chính.
4.1. Xác Định Tài Khoản Tham Gia
Làm thế nào để xác định tài khoản tham gia bút toán? Kế toán viên cần phân tích kỹ lưỡng bản chất của giao dịch để nhận diện đúng loại tài khoản và các tài khoản con cụ thể như tài sản với tiền mặt, thiết bị và các khoản phải thu. Việc phân tích chi tiết giúp đảm bảo rằng mọi giao dịch đều được ghi nhận đầy đủ, không bỏ sót thông tin và được phân loại một cách hợp lý vào hệ thống tài khoản.
Xác định đúng tài khoản ngay từ đầu sẽ đơn giản hóa quá trình đối chiếu số liệu và lập các báo cáo tài chính về sau, giảm thiểu nguy cơ sai sót.
4.2. Ghi Nợ Và Ghi Có
Sau khi đã xác định được các tài khoản tham gia vào giao dịch, bước tiếp theo là áp dụng nguyên tắc kế toán kép để phân loại giao dịch theo hướng ghi Nợ (Debit) và ghi Có (Credit). Đây là bước cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự cân bằng số liệu giữa hai bên tài khoản cho mỗi bút toán. Ví dụ, khi doanh nghiệp thanh toán tiền mặt để mua hàng hóa, tài khoản Hàng Hóa (thuộc loại tài sản) sẽ tăng lên và được ghi Nợ, trong khi tài khoản Tiền mặt (cũng thuộc loại tài sản) sẽ giảm đi và được ghi Có. Mẹo từ JobsGO là:
- Tài sản và Chi phí: Tăng ghi Nợ, giảm ghi Có.
- Nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu và Doanh thu: Tăng ghi Có, giảm ghi Nợ.
Việc xác định chính xác hướng ghi Nợ và ghi Có là yếu tố then chốt để đảm bảo các con số được tổng hợp chính xác vào sổ cái, từ đó dễ dàng phục vụ cho các hoạt động kiểm toán cũng như lập báo cáo tài chính.
4.3. Chỉ Định Số Tiền
Mỗi bút toán phải có một số tiền cụ thể và chính xác, đảm bảo rằng tổng số tiền ghi Nợ luôn bằng tổng số tiền ghi Có. Điều này giúp việc tổng hợp và đối chiếu số liệu được thực hiện nhanh chóng và chính xác, tránh những sai lệch không đáng có trong quá trình đối chiếu cuối kỳ.
Ví dụ, khi ghi nhận giao dịch mua hàng, kế toán cần xác định đúng số tiền thanh toán chính thức của hàng hóa, không bao gồm thuế GTGT hoặc các khoản phụ phí khác (nếu các khoản này được hạch toán riêng).
4.4. Viết Nhật Ký
Bước cuối cùng trong quy trình ghi chép bút toán là ghi chép chi tiết giao dịch vào mục nhật ký kế toán. Một mẫu nhật ký giao dịch tiêu chuẩn thường bao gồm các thông tin về:
- Ngày tháng giao dịch.
- Tiêu đề của các tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có)
- Số tiền tương ứng cho mỗi bên Nợ và Có.
- Mô tả ngắn gọn nhưng đầy đủ về nội dung giao dịch.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp ghi nhận giao dịch mua hàng, nhật ký sẽ ghi rõ ngày, tên tài khoản Hàng hóa (Nợ), tên tài khoản Tiền mặt (Có), số tiền cụ thể, và mô tả chi tiết như “Mua 100 sản phẩm A từ công ty XYZ theo hóa đơn số 123”. Việc tuân thủ định dạng này giúp đảm bảo toàn bộ quá trình ghi chép bút toán diễn ra một cách đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu và dễ đối chiếu khi cần thiết, tạo nên một hệ thống thông tin tài chính mạch lạc.
5. Lời Khuyên Và Công Cụ Hỗ Trợ Cho Kế Toán
Có nên dùng phần mềm kế toán thay cho kế toán thủ công không?
Việc ghi chép bút toán đúng quy trình không chỉ đòi hỏi kiến thức chuyên môn mà còn cần sự hỗ trợ từ các công cụ và phần mềm kế toán tiên tiến. Một số lời khuyên hữu ích của JobsGO dành cho các nhà quản trị và kế toán viên là:
- Sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp: Các phần mềm hiện đại giúp tự động hóa các bước ghi chép bút toán, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công và hỗ trợ tổng hợp báo cáo tài chính một cách chuẩn xác.
- Đào tạo định kỳ cho nhân viên: Các chuyên viên kế toán nên tham gia các khóa đào tạo liên tục để nắm bắt quy định mới và cập nhật kỹ năng ghi chép hiệu quả, đảm bảo toàn bộ tổ chức luôn tuân thủ chuẩn mực kế toán.
- Thực hiện các kiểm tra định kỳ: Doanh nghiệp nên tiến hành kiểm tra nội bộ thường xuyên để đảm bảo các bút toán được ghi chép đúng chuẩn mực và tuân thủ các quy định hiện hành, từ đó phát hiện sớm các sai sót.
- Lợi dụng tư vấn chuyên nghiệp: Khi gặp khó khăn trong việc ghi chép hoặc xử lý các nghiệp vụ phức tạp, doanh nghiệp có thể tham khảo ý kiến của các chuyên gia tư vấn tài chính để có giải pháp tối ưu.
- Áp dụng công nghệ số: Sử dụng các ứng dụng và trang web quản lý tài chính để theo dõi giao dịch ngay tức thì, tăng cường khả năng báo cáo và dự báo tài chính cho doanh nghiệp.
Bút toán là nền tảng vững chắc của hệ thống kế toán, đóng vai trò then chốt trong việc ghi nhận, phân tích và phản ánh mọi giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Nắm vững bút toán là gì và cách thực hiện nó đúng chuẩn quy ước sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn và tránh rủi ro pháp lý. Để bổ trợ cho việc làm kế toán của mình, bạn cũng có tìm hiểu thêm các kiến thức chuyên môn cũng như những cơ hội hấp dẫn tại JobsGO!
Câu hỏi thường gặp
1. Số Bút Toán Là Gì?
Số bút toán là số lượng nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã được ghi chép vào sổ kế toán trong một kỳ nhất định (ví dụ: ngày, tháng, năm).
2. Số Bút Toán Ngân Hàng Là Gì?
Số bút toán ngân hàng là số lượng nghiệp vụ tài chính - tiền tệ được ghi nhận vào hệ thống sổ sách kế toán của ngân hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
3. Bút Toán Trả Lại Là Gì?
Bút toán trả lại là nghiệp vụ kế toán được thực hiện để ghi nhận sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán/mua bị trả lại do lỗi kỹ thuật, không đúng yêu cầu, hỏng hóc,...
(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)
