BRD Là Gì? Cấu Trúc 9 Phần Của Tài Liệu BRD

Trong bất kỳ dự án phát triển sản phẩm hay phần mềm nào, việc hiểu đúng nhu cầu và mong muốn của doanh nghiệp là bước đầu tiên mang tính quyết định. Đó cũng chính là vai trò cốt lõi của tài liệu BRD. Đây không chỉ là “kim chỉ nam” cho toàn bộ quy trình phát triển, mà còn là cầu nối giữa doanh nghiệp và đội ngũ kỹ thuật. Vậy BRD là gì? Tài liệu này gồm những nội dung nào và ai là người chịu trách nhiệm xây dựng nó? Bài viết dưới đây của JobsGO sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò, cấu trúc và tầm quan trọng của BRD trong quy trình quản lý dự án chuyên nghiệp.

1. BRD Là Gì?

Tài Liệu BRD Là Gì?

BRD (Business Requirement Document) là tài liệu tổng hợp các yêu cầu nghiệp vụ, mục tiêu kinh doanh và mong muốn từ phía khách hàng, nhà đầu tư, các bên liên quan khác. Tài liệu này tập trung vào việc mô tả cái gì cần được đạt được trong dự án, thay vì đi sâu vào chi tiết kỹ thuật hay quy trình thực hiện. So với SRS (Software Requirements Specification – Tài liệu Yêu cầu Phần mềm) hoặc FRS (Function Requirement Specification – Tài liệu Đặc tả Yêu cầu Chức năng), BRD thường khái quát hơn và ít sử dụng thuật ngữ kỹ thuật chuyên sâu. Ví dụ, khi một công ty muốn phát triển một hệ thống quản lý bán hàng, BRD sẽ ghi lại các mục tiêu như tăng doanh thu, cải thiện trải nghiệm khách hàng và mở rộng thị trường, thay vì chỉ nêu các chức năng cụ thể cần thiết của hệ thống.

2. Đối Tượng Đọc Và Sử Dụng Mẫu Tài Liệu BRD

BRD được thiết kế để phục vụ cho nhiều đối tượng, bao gồm:

• Khách hàng/Đối tác kinh doanh: Xác nhận và phê duyệt các yêu cầu, đảm bảo dự án đáp ứng đúng nhu cầu kinh doanh.
• Quản lý cấp cao/cấp trung: Đánh giá tính khả thi và tác động của dự án đối với chiến lược kinh doanh tổng thể.
• Nhà đầu tư: Đưa ra quyết định đầu tư dựa trên mục tiêu kinh doanh được xác định rõ.
• Business Analyst (BA): Là người chủ chốt thu thập, phân tích và truyền đạt các yêu cầu từ các bên liên quan.
• Project Manager (PM): Dùng tài liệu này làm cơ sở để lên kế hoạch, phân bổ nguồn lực và giám sát tiến độ dự án.
• Trưởng nhóm kỹ thuật: Nắm bắt được bức tranh tổng thể để hướng dẫn phát triển các giải pháp kỹ thuật sau này.

BRD không chỉ tạo nên cầu nối giữa những người không thuộc chuyên ngành kỹ thuật với đội dự án mà còn là công cụ hỗ trợ giao tiếp và phối hợp hiệu quả trong suốt quá trình phát triển dự án.

3. Các Thành Phần Chính Của Tài Liệu BRD

Các Thành Phần Chính Của Tài Liệu BRD

Một tài liệu BRD hoàn chỉnh thường bao gồm các thành phần sau:

3.1. Giới Thiệu (Introduction)

Phần giới thiệu mở đầu bằng việc nêu bối cảnh, mục đích và phạm vi của dự án hoặc giải pháp kinh doanh. Phần này giúp người đọc nhanh chóng hiểu được lý do tồn tại của dự án và các yếu tố nền tảng tạo nên bối cảnh cho các yêu cầu chi tiết phát sinh trong tương lai.

3.2. Mục Tiêu Kinh Doanh (Business Objectives)

Đây là phần nêu rõ các mục tiêu cấp cao mà dự án hướng đến. Mục tiêu cần được đặt ra theo tiêu chí SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). Ví dụ, một doanh nghiệp có thể đặt mục tiêu tăng doanh thu 15% trong vòng 12 tháng, cải thiện trải nghiệm khách hàng qua việc giảm thời gian phản hồi trung bình xuống 30%.

3.3. Các Bên Liên Quan (Stakeholders)

Đây là phần liệt kê những cá nhân hay nhóm người sẽ bị ảnh hưởng hoặc có lợi ích từ dự án. Bên cạnh việc nêu tên, BRD cần xác định vai trò, trách nhiệm và mức độ tham gia của từng bên. Điều này giúp tránh các hiểu lầm, đảm bảo mọi người đều có cùng một tầm nhìn về tiến trình dự án.

3.4. Yêu Cầu Kinh Doanh (Business Requirements)

Như đã đề cập, phần quan trọng nhất của BRD là mô tả chi tiết các nhu cầu, mong muốn dựa trên góc nhìn kinh doanh. Yêu cầu kinh doanh thường được phân loại thành yêu cầu chức năng (các hoạt động cần thực hiện) và yêu cầu phi chức năng (hiệu suất, bảo mật, giao diện,…). Đây chính là cơ sở để chuyển đổi thành các tài liệu kỹ thuật như SRS và FRS.

3.5. Phạm Vi Dự Án (Project Scope)

Phạm vi dự án giúp xác định rõ ràng những yếu tố có trong dự án và những yếu tố nằm ngoài phạm vi. Từ đó, giúp quản lý kỳ vọng từ phía khách hàng cũng như tránh tình trạng “Scope Creep” (phạm vi mở rộng không kiểm soát). Trong phần này, các mục tiêu, chức năng và ranh giới dự án được liệt kê cụ thể.

3.6. Quy Trình Nghiệp Vụ (Business Process)

Đây là phần mô tả quy trình kinh doanh hiện tại (As-Is) và quy trình mong muốn sau khi giải pháp được triển khai (To-Be). Sử dụng các công cụ mô hình hóa như BPMN (Business Process Model and Notation) hoặc sơ đồ luồng là cách hữu hiệu để minh họa các bước xử lý nghiệp vụ. Một infographic đơn giản cũng có thể được tạo ra để người đọc dễ dàng hình dung quy trình chuyển đổi.

3.7. Yêu Cầu Báo Cáo và Phân Tích (Reporting & Analytics Requirements)

Phần này mô tả các loại báo cáo và các chỉ số KPI quan trọng cần được theo dõi, nhằm đảm bảo việc đánh giá sự thành công của dự án. Ví dụ, báo cáo về doanh thu, số lượng giao dịch, hay mức độ hài lòng của khách hàng là những chỉ số cần thiết để đánh giá hiệu quả của giải pháp triển khai.

3.8. Các Ràng Buộc và Giả Định (Constraints & Assumptions)

Trong bất kỳ dự án nào cũng có những yếu tố hạn chế như thời gian, ngân sách, công nghệ hay quy định pháp luật. BRD liệt kê những ràng buộc này và đồng thời ghi chú các giả định được đưa ra trong quá trình xác định yêu cầu. Điều này giúp định hướng rõ ràng hơn và chuẩn bị tốt hơn cho quá trình triển khai dự án.

Việc xác định rõ ràng các ràng buộc và giả định là rất quan trọng, bởi nếu bỏ qua bước này có thể dẫn đến việc gia tăng chi phí, trễ tiến độ và sản phẩm cuối cùng không đáp ứng được các tiêu chuẩn yêu cầu. Khi các yếu tố bị ảnh hưởng bị xem nhẹ, dự án có nguy cơ gặp khó khăn trong việc xử lý các tình huống phát sinh, ảnh hưởng tới chất lượng và hiệu suất tổng thể. Do đó, việc ghi nhận và phân tích sâu sắc các ràng buộc cũng như các giả định giúp đội ngũ dự án có một cái nhìn toàn diện và chuẩn bị phương án dự phòng hợp lý.

3.9. Yêu Cầu Giao Diện Người Dùng Cấp Cao (High-Level UI Requirements)

Mặc dù không đi sâu vào chi tiết thiết kế, phần này mô tả sơ lược về trải nghiệm người dùng mong muốn. Các ý tưởng về giao diện, bố cục và các tính năng cơ bản được ghi lại để cung cấp một bức tranh tổng quát ban đầu. Việc sử dụng Mockup hoặc Prototype đơn giản là một cách hiệu quả để truyền đạt các ý tưởng này; đồng thời hình ảnh minh họa có thể được chèn vào để tăng tính trực quan cho nội dung.

4. Một Số Thuật Ngữ Liên Quan Đến BRD

Trong quá trình phát triển dự án, ngoài BRD còn xuất hiện các tài liệu kỹ thuật liên quan như SRS và FRS, mỗi tài liệu có vai trò và phạm vi nội dung riêng biệt.

4.1. SRS Là Gì?

Tài liệu SRS là gì? SRS (Software Requirements Specification) là tài liệu mô tả chi tiết các yêu cầu về hệ thống phần mềm dựa trên cơ sở yêu cầu được thu thập từ BRD. SRS tập trung vào khía cạnh kỹ thuật hơn, cung cấp mô tả về các chức năng, phi chức năng cùng với các yếu tố như hiệu suất, bảo mật, tương thích và giao diện hệ thống. Tài liệu SRS là cầu nối giữa yêu cầu kinh doanh và hướng dẫn cho đội phát triển để thiết kế và triển khai giải pháp phần mềm.

4.2. FRS Là Gì?

FRS hay Function Requirement Specification là tài liệu chi tiết nhất về yêu cầu chức năng của hệ thống. Nó không chỉ mô tả các chức năng mà phần mềm sẽ đảm nhiệm, mà còn nêu rõ cụ thể đầu vào, đầu ra, quy trình xử lý và logic hoạt động của từng chức năng riêng biệt.

5. Sự Khác Biệt Giữa FRS, BRD, SRS Là Gì?

Bảng dưới đây sẽ thể hiện những khác biệt cốt lõi giữa BRD, SRS và FRS, giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò của từng tài liệu trong quy trình phát triển dự án.

Tiêu chí	BRD (Business Requirement Document)	SRS (Software Requirement Specification)	FRS (Functional Requirement Specification)
Mục đích	Xác định nhu cầu và kỳ vọng của doanh nghiệp	Mô tả chi tiết các yêu cầu phần mềm về mặt kỹ thuật và logic	Chỉ rõ các chức năng cụ thể mà hệ thống phải thực hiện
Đối tượng đọc chính	Khách hàng, nhà đầu tư, ban lãnh đạo	Nhóm phát triển phần mềm, QA, kỹ sư hệ thống	Nhóm lập trình viên, kỹ sư phát triển
Mức độ chi tiết	Tổng quan và định hướng	Chi tiết hóa yêu cầu nghiệp vụ thành yêu cầu kỹ thuật phần mềm	Mô tả rõ các chức năng cụ thể, logic xử lý và các trường hợp sử dụng (use case)
Nội dung chính	Mục tiêu kinh doanh Phạm vi dự án Yêu cầu nghiệp vụ tổng quan	Yêu cầu chức năng Phi chức năng Ràng buộc hệ thống	Mô tả chức năng Logic nghiệp vụ Input/output cụ thể
Ngôn ngữ sử dụng	Ngôn ngữ nghiệp vụ, dễ hiểu, ít kỹ thuật	Ngôn ngữ bán kỹ thuật, kết nối giữa kinh doanh và kỹ thuật	Ngôn ngữ kỹ thuật, logic, phù hợp với đội phát triển
Ai chịu trách nhiệm viết	Business Analyst	System Analyst hoặc BA kết hợp kỹ sư hệ thống	Developer hoặc BA kỹ thuật
Mối quan hệ với nhau	Là nền tảng để xây dựng SRS	Phát triển từ BRD, bao gồm cả yêu cầu chức năng và phi chức năng	Một phần chi tiết hóa của SRS tập trung vào yêu cầu chức năng

6. Mối Quan Hệ Giữa BRD Và Sự Nghiệp

Mối Quan Hệ Giữa BRD Và Sự Nghiệp

6.1. BRD Là “Vũ Khí” Cho Business Analyst (BA)

Với vai trò là cầu nối giữa khách hàng và đội phát triển, BA sử dụng BRD để chuyển tải nhu cầu kinh doanh thành ngôn ngữ mà các bên kỹ thuật có thể hiểu được. Việc thu thập, phân tích và ghi chép các yêu cầu chính xác giúp BA dễ dàng truyền đạt thông tin, từ đó giải quyết các vấn đề, đảm bảo dự án phát triển theo đúng hướng. Các BA có kinh nghiệm xây dựng BRD bài bản thường được đánh giá cao, vì điều này thể hiện khả năng nắm bắt và hệ thống hóa yêu cầu dự án một cách chuyên nghiệp.

6.2. Các Kỹ Năng Cần Thiết Để Viết BRD Hiệu Quả

Để tạo ra một tài liệu BRD rõ ràng và dễ hiểu, BA cần trang bị cho mình nhiều kỹ năng quan trọng.

• Kỹ năng giao tiếp và phỏng vấn giúp thu thập thông tin hiệu quả từ các bên liên quan.
• Kỹ năng phân tích cho phép BA hiểu sâu sắc các yêu cầu kinh doanh và chuyển đổi chúng thành ngôn ngữ tài liệu.
• Kỹ năng viết và trình bày, giúp soạn thảo và định dạng tài liệu một cách logic và rõ ràng. Ngoài ra, kỹ năng đàm phán giúp hòa giải các yêu cầu mâu thuẫn giữa các bên.
• Hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh cũng vô cùng quan trọng để nắm bắt bối cảnh và xu hướng của ngành.
• Kiến thức về các công cụ mô hình hóa như BPMN, Use Case, Mockup… hỗ trợ minh họa quy trình nghiệp vụ một cách trực quan.

6.3. Làm Thế Nào Để Thể Hiện Kỹ Năng Viết BRD Trong Hồ Sơ Xin Việc

Ứng viên BA cần khéo léo đưa kinh nghiệm xây dựng BRD vào CV bằng cách mô tả quá trình phân tích và xác định yêu cầu với các động từ mạnh như “phân tích”, “xác định” và “định hướng”. Đồng thời, việc đưa ra các ví dụ, cụ thể là liệt kê dự án đã từng tham gia và kết quả đạt được (ví dụ như giảm sai sót hoặc tăng hiệu quả giao tiếp) sẽ giúp nhà tuyển dụng hình dung rõ khả năng thực tế của ứng viên. Những mô tả này không chỉ minh chứng cho sự chuyên nghiệp mà còn giúp khẳng định năng lực trong việc chuyển tải các yêu cầu dự án một cách chi tiết và mạch lạc.

6.4. Tìm Việc Làm Liên Quan Đến BRD Ở Đâu?

Các vị trí liên quan đến BRD thường bao gồm Business Analyst, System Analyst, Product Owner và Project Manager. Nếu bạn đang tìm kiếm công việc trong lĩnh vực này, hãy tham khảo các cơ hội tuyển dụng trên JobsGO. Ví dụ, bạn có thể dễ dàng sử dụng chức năng tìm kiếm “Business Analyst” trên nền tảng để khám phá những vị trí phù hợp với kỹ năng và kinh nghiệm của mình. Đây chính là nơi giúp bạn kết nối với các nhà tuyển dụng đang cần những người có kiến thức sâu rộng về BRD và các tài liệu liên quan.

Chắc hẳn các bạn đã hiểu rõ BRD là gì. Đây là tài liệu nền tảng ghi lại các yêu cầu nghiệp vụ cần đạt được từ góc độ kinh doanh, góp phần định hướng thành công cho dự án. Sự liên kết chặt chẽ giữa BRD, SRS và FRS giúp dự án chuyển từ khái niệm tổng quan đến các tính năng chi tiết cụ thể. Nếu bạn đang tìm việc làm trong lĩnh vực này, hãy khám phá các cơ hội tuyển dụng hấp dẫn trên JobsGO nhé!

Câu hỏi thường gặp

1. Tại Sao BRD Lại Quan Trọng Hơn Các Tài Liệu Khác Ở Giai Đoạn Đầu Dự Án?

BRD là cầu nối ban đầu để thống nhất tầm nhìn và mục tiêu kinh doanh giữa các bên, tạo nền tảng cho các tài liệu kỹ thuật sau này.

2. BRD Có Bắt Buộc Phải Có Trong Mọi Dự Án Không?

Điều này phụ thuộc vào quy mô dự án, phương pháp làm việc (Agile/Waterfall) và quy trình nội bộ của tổ chức; BRD thường phổ biến hơn trong các dự án lớn.

3. Làm Thế Nào Để Đảm Bảo Tài Liệu BRD Rõ Ràng Và Dễ Hiểu?

Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, hình ảnh minh họa và tổ chức tài liệu một cách logic, kèm theo quy trình xem xét từ các bên liên quan sẽ giúp tài liệu trở nên rõ ràng và dễ hiểu.

4. URD Là Gì?

URD (User Requirement Document) là tài liệu mô tả yêu cầu người dùng và quy trình nghiệp vụ.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)