Thời đại công nghệ 4.0 phát triển mạnh mẽ đã tác động không nhỏ đến hoạt động của các lĩnh vực, ngành nghề. Một trong số đó phải kể đến chính là sự ra đời của hệ thống các phần mềm công nghệ – Applicant Tracking System, hỗ trợ cho quá trình tìm kiếm nhân tài cho doanh nghiệp. Đây được xem là tương lai của ngành tuyển dụng nhân sự. Vậy bạn đã biết Applicant Tracking System là gì chưa?
Applicant Tracking System là gì? Hệ thống Applicant Tracking System (hay hệ thống theo dõi ứng viên), là một giải pháp phần mềm giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng. Nó hoạt động như một kho lưu trữ, giúp tổ chức và quản lý thông tin hồ sơ xin việc từ những người tìm việc.
Applicant Tracking System thời kỳ đầu chỉ hoạt động với mục đích là quản lý, giải quyết công việc giấy tờ trên một tập cơ sở dữ liệu. Chức năng chủ yếu của hệ thống thời kỳ đó là giúp nhà tuyển dụng thực hiện các thao tác cơ bản như sàng lọc CV, theo dõi theo dõi quá trình tham gia tuyển dụng của ứng viên. Tuy nhiên, theo thời gian và sự phát triển của công nghệ, hệ thống Applicant Tracking System đã được cải tiến đáng kể.
Ngày nay, hệ thống này cho phép nhà tuyển dụng thu thập hồ sơ, sàng lọc và xếp hạng ứng viên, trao đổi thông tin một cách tốt nhất, cũng như cung cấp báo cáo về hiệu quả tuyển dụng. Ngoài ra, ATS còn đưa ra phân tích, dự báo cho các chiến lược tuyển dụng trong tương lai. Sự phát triển này không chỉ giúp quy trình làm việc trở nên khoa học, chuyên nghiệp hơn mà còn giảm thiểu tối đa những thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian, nguồn lực cho nhà quản lý nhân sự.
2. Tại Sao Các Doanh Nghiệp nên Sử Dụng Applicant Tracking System?
Việc áp dụng hệ thống Applicant Tracking System trong quá trình quản lý tuyển dụng được xem là rất cần thiết trong thời đại hiện nay. Cụ thể nó mang đến những lợi ích vô cùng lớn như sau:
2.1 Quy Mô Doanh Nghiệp Mở Rộng
Applicant Tracking System giúp cho doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô hoạt động. Đặc biệt, khi nền kinh tế ngày càng phát triển, doanh nghiệp sẽ cần lớn mạnh hơn, lượng cơ sở dữ liệu, thông tin ngày càng phức tạp. Do đó, quá trình giao tiếp, trao đổi với ứng viên cũng sẽ khó khăn hơn nếu áp dụng theo các cách thủ công, truyền thống.
Và sự ra đời của hệ thống ATS được xem là cứu tinh, giúp cho việc lưu trữ, quản lý tuyển dụng được tối ưu hơn rất nhiều. Bộ phận tuyển dụng sẽ có thể dễ dàng xử lý, giải quyết các vấn đề mà không cần mất nhiều thời gian như trước đây.
2.2 Gia Tăng Hiệu Quả Tuyển Dụng
Việc áp dụng hệ thống quản lý Applicant Tracking System mang đến một lợi ích vô cùng lớn cho doanh nghiệp đó chính là gia tăng hiệu quả tuyển dụng. Các phần mềm ATS này có khả năng quản lý ứng viên tham gia phỏng vấn, đánh giá được năng lực ứng viên qua tiêu chí hồ sơ, tạo các báo cáo định kỳ,… Nhờ đó mà người làm tuyển dụng sẽ có thể tiết kiệm nhiều thời gian, công sức để thực hiện các công việc cần thiết khác.
2.3 Tạo Trải Nghiệm Tốt Cho Ứng Viên
Hệ thống Applicant Tracking System giúp doanh nghiệp mang đến những trải nghiệm tốt cho ứng viên. Bởi khi giảm thiểu được thời gian tìm kiếm, tuyển dụng, họ sẽ có thể chăm sóc các ứng viên tận tình, chu đáo hơn. Thêm vào đó, ATS cũng giúp cho quy trình tuyển dụng được tối giản, hỗ trợ trao đổi thông tin nhanh, tiện lợi qua ứng dụng như email phản hồi, chatbox,…
2.4 Hỗ Trợ Quản Lý Tuyển Dụng
Ngoài ra, ATS còn giúp quá trình quản lý tuyển dụng được hiệu quả, rõ ràng hơn. Toàn bộ lịch sử trao đổi với ứng viên đều được lưu lại, có thể kiểm tra, rà soát. Báo cáo kết quả tuyển dụng cũng được tự động cập nhật, giúp nhà quản lý có thể nắm bắt được các vấn đề nhanh và chính xác.
Như vậy, với những lợi ích vô cùng to lớn trên thì các nhà lãnh đạo, tuyển dụng hay nhanh chóng lựa chọn ngay cho mình một phần mềm phù hợp cho quá trình quản lý nhân sự thôi nào!
3. Ưu Điểm Của Applicant Tracking System So Với Spreadsheet Truyền Thống
Ra đời và phát triển trong thời đại công nghệ được ưu tiên hàng đầu, hệ thống quản lý tuyển dụng Applicant Tracking System được áp dụng khá phổ biến trong các doanh nghiệp bởi những ưu điểm sau:
Ưu Điểm Của Applicant Tracking System
3.1 Khả Năng Tự Động Hóa Dữ Liệu
Hệ thống Applicant Tracking System mang lại khả năng tự động hóa nhiều giai đoạn trong quy trình tuyển dụng, giúp giảm bớt khối lượng công việc thủ công cho nhà tuyển dụng. Ví dụ, ATS có thể tự động sàng lọc hồ sơ ứng viên dựa trên các tiêu chí đã được thiết lập, như kỹ năng, kinh nghiệm làm việc hoặc trình độ học vấn. Điều này giúp nhanh chóng xác định các ứng viên phù hợp mà không cần phải xem xét từng hồ sơ một cách thủ công, từ đó tiết kiệm thời gian và công sức.
Bên cạnh đó, ATS còn cho phép gửi email thông báo hoặc cập nhật thông tin cho ứng viên một cách tự động. Nhà tuyển dụng có thể tạo các mẫu email để thông báo kết quả phỏng vấn, mời ứng viên tham gia phỏng vấn hoặc cập nhật về các bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng. Tính năng này không chỉ giảm thiểu nguy cơ xảy ra sai sót mà còn nâng cao trải nghiệm của ứng viên, khi họ nhận được thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Sự tự động hóa giúp nhà tuyển dụng có thể tập trung hơn vào các nhiệm vụ chiến lược thay vì những công việc hành chính hàng ngày.
3.2 Tính Tương Tác Tốt
Applicant Tracking System triển khai dưới dạng phần mềm dịch vụ (SaaS), mang đến cho người dùng trải nghiệm tương tác vượt trội hơn so với các giải pháp truyền thống. Một trong những ưu điểm nổi bật của mô hình này là khả năng gửi thông báo tự động, gợi ý thông minh. Khi người dùng thực hiện các thao tác trên hệ thống, ATS có thể cung cấp thông tin kịp thời về tình trạng hồ sơ ứng viên, các bước cần thực hiện tiếp theo và những điểm cần chú ý trong quá trình tuyển dụng. Sự tương tác đó giúp giảm bớt sự nhầm lẫn, tạo ra một quy trình làm việc mượt mà hơn.
3.3 Khả Năng Lưu Trữ, Trao Đổi Thông Tin Không Giới Hạn
Applicant Tracking System xây dựng trên nền tảng đám mây, mang lại cho nhà tuyển dụng khả năng lưu trữ và trao đổi thông tin một cách linh hoạt, không giới hạn. Điều này có nghĩa là các hồ sơ ứng viên, dữ liệu tuyển dụng, các tài liệu liên quan có thể được truy cập từ bất kỳ đâu, chỉ cần có kết nối Internet. Hệ thống này giúp tiết kiệm không gian lưu trữ trên thiết bị cũng như đảm bảo rằng thông tin luôn được cập nhật, đồng bộ giữa các thành viên trong nhóm. Hơn nữa, các biện pháp bảo mật tiên tiến được áp dụng, như mã hóa, xác thực người dùng, giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm khỏi các mối đe dọa tiềm tàng.
3.4 Tính Bảo Mật Cao
Applicant Tracking System được thiết kế với các biện pháp bảo mật tiên tiến nhằm bảo vệ thông tin nhạy cảm của ứng viên và doanh nghiệp. Các dữ liệu được mã hóa trong quá trình lưu trữ, truyền tải, giúp ngăn chặn truy cập trái phép từ bên ngoài. Hệ thống cũng thường yêu cầu xác thực nhiều yếu tố để đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có quyền truy cập vào thông tin quan trọng. Ngoài ra, việc theo dõi, ghi lại các hoạt động trên hệ thống giúp dễ dàng phát hiện, ngăn chặn các hành vi đáng ngờ, tạo ra một môi trường an toàn cho cả nhà tuyển dụng, ứng viên.
3.5 Tích Hợp Với Các Công Cụ Khác
Applicant Tracking System có khả năng kết nối với nhiều phần mềm, công cụ trong lĩnh vực tuyển dụng và quản lý nhân sự, tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình làm việc. Tích hợp với các nền tảng tuyển dụng trực tuyến, phần mềm quản lý dự án giúp nhà tuyển dụng dễ dàng thu thập cũng như xử lý thông tin của ứng viên từ các nguồn khác nhau. Điều đó không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu các lỗi có thể xảy ra khi nhập liệu. Đồng bộ hóa dữ liệu giữa các hệ thống cho phép nhà quản lý có cái nhìn toàn diện hơn về quy trình tuyển dụng, giúp họ đưa ra các quyết định tốt nhất, chính xác hơn.
3.6 Phân Tích Dữ Liệu
Một trong những điểm mạnh của Applicant Tracking System là khả năng phân tích dữ liệu tốt, giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn sâu sắc về sự hiệu quả của quy trình tuyển dụng. Hệ thống có khả năng tạo ra các báo cáo chi tiết về thời gian trung bình cần để hoàn tất quy trình tuyển dụng, tỷ lệ ứng viên vượt qua các vòng phỏng vấn, mức độ thành công của từng chiến dịch tuyển dụng. Bằng cách phân tích những thông tin này, nhà tuyển dụng có thể nhận diện các xu hướng cũng như các vấn đề tiềm ẩn trong quy trình của họ. Kiến thức này giúp tối ưu hóa cách tuyển dụng nhân sự hiệu quả, nâng cao khả năng tìm kiếm và lựa chọn ứng viên phù hợp hơn trong tương lai.
4. Các Tính Năng Nổi Bật Của Applicant Tracking System
Applicant Tracking System có nhiều tính năng hữu ích, giúp tự động hóa các quy trình và cải thiện đáng kể hiệu quả trong công tác tuyển dụng. Cùng điểm qua những tính năng nổi bật của hệ thống này trong việc tối ưu hóa công tác nhân sự.
4.1 Tối Ưu Quy Trình Tuyển Dụng
Quản lý quy trình tuyển dụng theo cách truyền thống thường mất nhiều thời gian do phải xử lý thủ công các bước phức tạp, từ việc tiếp nhận đơn ứng tuyển đến quá trình chọn lọc hồ sơ. Tuy nhiên, phần mềm Applicant Tracking System giúp đơn giản hóa và tinh gọn toàn bộ quy trình này. Applicant Tracking System tích hợp đầy đủ các tính năng quan trọng vào một nền tảng duy nhất, giúp đội ngũ nhân sự quản lý công việc hiệu quả, thuận tiện hơn.
4.2 Tạo Nguồn Ứng Viên Và Quản Lý Thông Tin Cá Nhân
Thay vì mất nhiều thời gian cho việc nhập liệu thủ công, Applicant Tracking System tối ưu hóa quá trình này, giúp nhà tuyển dụng tập trung vào đánh giá ứng viên. Điều này không chỉ nâng cao chất lượng tuyển dụng mà còn giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. ATS còn có thể kết nối với các trang mạng xã hội và nền tảng việc làm để tạo ra một nguồn ứng viên phong phú, chất lượng. Mọi thông tin cá nhân liên quan đến ứng viên, từ tiến trình phỏng vấn đến các thông tin trao đổi, đều được ghi nhận cũng như lưu trữ tự động, đảm bảo không bị thất thoát thông tin. Nhờ vậy, việc tìm kiếm, lọc ứng viên trở nên đơn giản.
4.3 Hợp Tác Tuyển Dụng Hiệu Quả
Với Applicant Tracking System, các công ty có thể chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong nhóm tuyển dụng một cách dễ dàng. Các quản lý, chuyên viên có liên quan có thể truy cập vào cùng một nguồn dữ liệu và tham gia vào quy trình phỏng vấn, đánh giá ứng viên một cách thuận tiện. Hệ thống cũng tự động gửi thông báo đến ứng viên, đội ngũ phỏng vấn, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bước nào trong quy trình. ATS cho phép nhiều người dùng cùng theo dõi, cộng tác trên một nền tảng chung, giảm thiểu tối đa các lỗi giao tiếp hay tình trạng thiếu thông tin trong quá trình tuyển dụng.
4.4 Tự Động Hóa Báo Cáo Tuyển Dụng
Hệ thống Applicant Tracking System có khả năng tự động tạo ra báo cáo cho từng bước trong quy trình tuyển dụng, bao gồm cả chi phí cho mỗi ứng viên và thời gian hoàn thành từng bước. Các thông tin được hệ thống theo dõi không chỉ cho phép nhà tuyển dụng dễ dàng đánh giá lại hiệu suất tuyển dụng mà còn giúp họ nhận diện rõ ràng những yếu tố cần cải thiện. Với việc có sẵn các dữ liệu chi tiết này, nhà tuyển dụng có thể lập kế hoạch, điều chỉnh chiến lược quản lý tài chính một cách tốt nhất.
Applicant Tracking System hỗ trợ cải tiến quy trình qua từng giai đoạn, từ phân tích các chiến lược tuyển dụng cho đến phát triển các giải pháp. Hệ thống giúp nhà tuyển dụng đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu rõ ràng, mang lại hiệu quả tuyển dụng cao hơn mà không cần đầu tư nhiều công sức vào theo dõi thủ công.
5. Cách Hoạt Động Của Phần Mềm Applicant Tracking System
Dù có sự khác biệt trong tính năng giữa các phần mềm quản lý tuyển dụng, tất cả các hệ thống theo dõi ứng viên đều tuân theo quy trình cơ bản:
Cách Hoạt Động Của Phần Mềm Applicant Tracking System
5.1 Sử Dụng Câu Hỏi Phân Loại
Khi ứng viên nộp hồ sơ qua cổng thông tin của công ty, họ thường phải trả lời một số câu hỏi bắt buộc. Những câu hỏi này, còn gọi là “câu hỏi sàng lọc”, nhằm mục đích thu hẹp danh sách ứng viên tiềm năng. Nếu ứng viên không đáp ứng được các tiêu chí mà nhà tuyển dụng đã đề ra, hồ sơ của họ có thể bị đánh dấu hoặc tự động bị từ chối bởi hệ thống ATS. Ngược lại, nếu các câu trả lời được công nhận, hồ sơ sẽ được chuyển sang bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng.
5.2 Lọc Hồ Sơ Theo Từ Khóa
Một phương pháp phổ biến mà nhà tuyển dụng sử dụng để sàng lọc hồ sơ là tìm kiếm các kỹ năng hoặc chức danh phù hợp với vị trí tuyển dụng. Do đó, từ khóa đóng vai trò vô cùng quan trọng trong ATS. Hệ thống này tiến hành phân tích và lưu trữ thông tin của ứng viên dựa trên các từ khóa, cho phép công ty dễ dàng truy cập và tìm kiếm những ứng viên phù hợp với yêu cầu của vị trí tuyển dụng. Những ứng viên không có các thuật ngữ cần thiết trong sơ yếu lý lịch của họ sẽ bị loại khỏi danh sách. Sau khi thực hiện lọc, nhà tuyển dụng sẽ xem xét kỹ lưỡng các hồ sơ được chọn và đưa ra quyết định tiếp theo, từ đó cải thiện cách tuyển dụng hiệu quả hơn.
5.3 Xếp Hạng Hồ Sơ Theo Mức Độ Phù Hợp
Nhiều hệ thống quản lý ứng viên hiện nay tích hợp tính năng so sánh hồ sơ của ứng viên với yêu cầu cụ thể trong mô tả công việc. Chức năng này hoạt động bằng cách phân tích các yếu tố như kỹ năng, kinh nghiệm và trình độ học vấn của ứng viên để đánh giá mức độ phù hợp với vị trí cần tuyển dụng. Kết quả là, các ứng viên được xếp hạng theo mức độ tương thích với tiêu chí đã được đặt ra, giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng nhận diện những cá nhân tiềm năng nhất.
Quy trình xếp hạng này mang đến nhiều lợi ích cho các nhà tuyển dụng, cho phép họ giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết trong việc lựa chọn hồ sơ tuyển dụng nhân viên. Thay vì phải xem xét hàng trăm hồ sơ một cách thủ công, các nhà tuyển dụng có thể tập trung vào những ứng viên có xếp hạng cao nhất, từ đó cải thiện hiệu suất trong quy trình tuyển dụng.
6. Top Các Phần Mềm Applicant Tracking System Tốt Nhất Hiện Nay
Hiện nay, có rất nhiều phần mềm Applicant Tracking System được sử dụng trong doanh nghiệp. Mỗi loại sẽ có những tính năng và ưu điểm riêng, phù hợp cho từng mô hình hoạt động. Dưới đây là tổng hợp các phần mềm tốt, phổ biến nhất, mời bạn đọc cùng tham khảo.
6.1 GoHire
GoHire là phần mềm cung cấp tính năng quản lý tuyển dụng nhân sự vô cùng tiện ích cho các doanh nghiệp. Bên cạnh giao diện thân thiện, dễ sử dụng, GoHire còn cung cấp đến cho người dùng những tính năng ưu việt, phục vụ quá trình tuyển dụng trong doanh nghiệp như:
Hỗ trợ xây dựng website, chuyên trang tuyển dụng riêng dành cho doanh nghiệp.
Tính năng đăng tin tuyển dụng đa kênh.
Tự động quản lý ứng viên đến từ nhiều nguồn khác nhau.
Thiết lập hệ thống báo cáo hiệu suất tuyển dụng đúng chuẩn.
Tạo nguồn và chăm sóc ứng viên.
Ngoài ra, sử dụng GoHire, doanh nghiệp còn có một “đặc quyền” lớn là có thể đăng tin tuyển dụng lên các trang tuyển dụng uy tín, chất lượng hàng đầu tại Việt Nam JobsGO, Indeed, Jobstreet một cách đơn giản, nhanh chóng.
Mức giá cho phần mềm này cũng khá tốt (chỉ từ 15.000.000đ/năm), phù hợp với nhiều doanh nghiệp với quy mô khác nhau.
Đây được biết đến là một trong số những phần mềm quản lý tuyển dụng tốt nhất hiện nay. Cơ chế hoạt động của phần mềm dựa trên nguyên lý của điện toán đám mây. Theo đó, phần mềm này có khả năng mang đến đến cho người dùng những giải pháp hữu ích để thu thập, phát triển và duy trì nguồn nhân lực chất lượng, tài năng nhất cho doanh nghiệp. Oracle Taleo có khả năng điều chỉnh, tự động hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng một cách nhanh chóng, đơn giản, giúp bộ phận nhân sự có thể thay đổi làm sao cho phù hợp nhất với cơ chế hoạt động của doanh nghiệp.
6.3 Bullhorn
Bullhorn là phần mềm được đánh giá là khá phù hợp với các quy trình hoạt động, tuyển dụng nhân sự tại nhiều doanh nghiệp hiện nay. Giao diện và các tính năng nhận được không ít lời khen bởi nó vô cùng thân thiện cả trên bản PC, Mobile. Phần mềm này cũng cho phép người dùng có thể thoải mái nhập dữ liệu một cách nhanh chóng ngay sau khi có bất kỳ sự tương tác nào với ứng viên.
Với phần mềm Bullhorn thì mức giá thấp nhất hiện đang khoảng 99 USD/tháng.
6.4 IBM Kenexa BrassRing
Tương tự như 2 phần mềm trên, IBM Kenexa BrassRing cũng hoạt động dựa trên cơ chế điện toán đám mây theo công nghệ 4.0. Tuy nhiên, điểm khác biệt là quá trình hoạt động của phần mềm này có phần phụ thuộc vào việc tiếp thị các hành vi. Từ quá trình phân tích đó, nhà tuyển dụng có thể thu hút được các ứng viên xuất sắc nhất một cách khá chủ động.
Phần mềm IBM Kenexa BrassRing hiện nay đã được cải tiến, nâng cao với rất nhiều tính năng nổi bật như cho phép truy cập dễ dàng, đánh giá ứng viên hiệu quả, phân tích IBM Watson tối ưu, hiện đại,…
6.5 Jobvite
Jobvite là cái tên khá phổ biến, được đông đảo doanh nghiệp lựa chọn hiện nay. Phần mềm này tập trung chủ yếu vào các ứng viên, mở rộng phạm vi tuyển dụng qua các mạng xã hội, quản lý các trang web về nghề nghiệp, tối ưu hóa các thiết bị di động thông minh, cung cấp đến cho người dùng những tiện ích liên quan đến phỏng vấn,…
Đến thời điểm hiện tại, phần mềm này đã cho ra mắt nhiều phiên bản với các mức giá khác nhau (khoảng 4000 – 100.000 USD/năm). Tùy thuộc vào nhu cầu và khả năng tài chính mà doanh nghiệp có thể đưa ra sự lựa chọn phiên bản phù hợp nhất.
6.6 SmartRecruiters
Với các mô hình hoạt động quy mô lớn, cấp doanh nghiệp thì SmartRecruiters chính là một sự lựa chọn phù hợp và tuyệt vời nhất. Phần mềm ATS này cho phép nhà tuyển dụng có thể nhanh chóng tìm kiếm, chiêu mộ được ứng viên xuất sắc thông qua hệ thống các công cụ đánh giá, phân tích đều đã được thiết kế, tích hợp sẵn.
Nhờ phần mềm này mà việc giao tiếp với các ứng viên tiềm năng có thể được thực hiện đơn giản hơn, đặc biệt là có thể trả lời tự động theo lịch trình đã đặt sẵn.
Mức giá sử dụng phần mềm này hiện nay khoảng 10.000 USD/năm.
7. Phân Biệt Applicant Tracking System Với CRM
Để hiểu rõ hơn về cách hoạt động, mục đích của hai hệ thống này, chúng ta cần so sánh chúng dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau. Dưới đây là bảng phân biệt rõ nét giữa Applicant Tracking System và Customer Relationship Management (CRM):
Tiêu chí
Applicant Tracking System
Customer Relationship Management
Mục đích chính
Quản lý quy trình tuyển dụng và hồ sơ ứng viên.
Quản lý các mối quan hệ với khách hàng và cải thiện hiệu quả quy trình bán hàng.
Đối tượng sử dụng
Các phòng ban nhân sự và tuyển dụng trong công ty.
Các phòng ban liên quan đến bán hàng, tiếp thị và chăm sóc khách hàng.
Chức năng chính
Lưu trữ hồ sơ ứng viên, sàng lọc và phân loại hồ sơ theo từ khóa, theo dõi quy trình tuyển dụng.
Theo dõi thông tin khách hàng, phân tích dữ liệu liên quan đến doanh số và quản lý các giao dịch.
Dữ liệu quản lý
Thông tin cá nhân của ứng viên, quá trình tuyển dụng và ý kiến phản hồi từ buổi phỏng vấn.
Thông tin liên lạc, lịch sử mua hàng, nhu cầu và phản hồi của khách hàng.
Tính năng phân tích
Phân tích hiệu suất tuyển dụng và dự đoán xu hướng ứng viên.
Phân tích hành vi khách hàng và đánh giá hiệu quả các chiến dịch tiếp thị.
Kênh giao tiếp
Thường thông qua email và thông báo trong hệ thống với ứng viên.
Giao tiếp qua email, điện thoại và các nền tảng truyền thông xã hội.
8. Bí Quyết Lựa Chọn Applicant Tracking System Phù Hợp
Có thể thấy, Applicant Tracking System là một hệ thống với tính năng ưu việt mà các doanh nghiệp không nên bỏ qua. Tuy nhiên, làm sao để lựa chọn được phần mềm tốt, phù hợp với cơ chế, mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp? Đây có lẽ là vấn đề mà không ít nhà tuyển dụng đang băn khoăn, trăn trở. Vậy thì hãy cùng theo dõi ngay bí quyết dưới đây nhé!
8.1 Hiểu Rõ Về Doanh Nghiệp
Để lựa chọn được hệ thống quản lý tuyển dụng phù hợp, việc hiểu rõ về doanh nghiệp là yếu tố tiên quyết. Trước hết, bạn đánh giá cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, xem xét hiện tại có bao nhiêu phòng ban và vai trò của từng bộ phận trong quy trình hoạt động chung. Việc nhận diện rõ các điểm mạnh của mỗi bộ phận là điều cần thiết để phát huy tối đa hiệu quả của hệ thống ATS.
Bạn cũng cần xác định những điểm yếu hay hạn chế mà doanh nghiệp đang gặp phải để từ đó tìm giải pháp khắc phục thông qua việc ứng dụng ATS. Hãy đặt câu hỏi về quy trình tuyển dụng hiện tại: Các bước tuyển dụng được thực hiện như thế nào và hiệu quả đạt được có đáp ứng được mục tiêu hay không?
8.2 Nhận Diện Nhu Cầu Khi Lựa Chọn Phần Mềm Tuyển Dụng
Để chọn được các kênh tuyển dụng phù hợp, bạn cần hiểu rõ nhu cầu của nhóm tuyển dụng. Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể tự đặt ra để làm rõ hơn vấn đề này:
Bí Quyết Lựa Chọn Applicant Tracking System Là Gì?
8.2.1 Đánh Giá Quy Trình Tuyển Dụng
Trong quá trình nhận diện nhu cầu khi lựa chọn phần mềm tuyển dụng, việc đánh giá quy trình tuyển dụng hiện tại là rất quan trọng. Bạn nên bắt đầu bằng cách ghi lại từng bước trong quy trình, bao gồm những nhiệm vụ mà nhân viên tuyển dụng thực hiện khi tiếp nhận các vị trí mới.
Hãy xem xét giai đoạn nào trong quy trình mang lại kết quả tốt nhất cho công ty, từ đó có thể tối ưu hóa và phát huy hiệu quả của các bước này. Bạn cũng cần làm rõ xem công ty của bạn có đang sử dụng dịch vụ từ bên thứ ba, như các trang tìm việc hoặc mạng xã hội, để quảng bá việc làm hay không. Vì những kênh này có thể mở rộng tiếp cận ứng viên cũng như cải thiện quy trình tuyển dụng tổng thể của doanh nghiệp.
8.2.2 Nhận Diện Thiếu Sót Hiện Tại
Để nhận diện những thiếu sót hiện tại trong quy trình tuyển dụng, bạn xác định rõ vấn đề lớn nhất mà đội ngũ tuyển dụng đang phải đối mặt. Điều này có thể bao gồm các thách thức như tìm kiếm ứng viên phù hợp, quản lý thời gian hay nâng cao hiệu quả tuyển dụng. Bên cạnh đó, bạn xem những tính năng nào mà hệ thống hiện tại còn thiếu. Nếu có những thiếu sót này, hãy suy nghĩ về giá trị mà các tính năng bổ sung có thể mang lại cho quy trình tuyển dụng, chẳng hạn như tăng cường khả năng tự động hóa, nâng cao trải nghiệm ứng viên, hoặc cải thiện khả năng phân tích dữ liệu.
8.2.3 Lập Danh Sách Yêu Cầu Cho ATS
Khi lập danh sách yêu cầu cho hệ thống Applicant Tracking System, bạn phải hình dung một hệ thống lý tưởng sẽ có những đặc điểm gì để đáp ứng tốt nhất nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Bạn phải nắm rõ các chức năng thiết yếu và bắt buộc mà hệ thống cần có, chẳng hạn như khả năng quản lý hồ sơ ứng viên, tự động hóa quy trình tuyển dụng.
Việc nêu rõ những yêu cầu này sẽ giúp bạn không chỉ chọn lựa được phần mềm phù hợp mà còn đảm bảo rằng hệ thống có thể hỗ trợ tốt nhất cho các hoạt động tuyển dụng của công ty. Đừng quên chia sẻ danh sách yêu cầu này với nhà cung cấp phần mềm, nhằm giúp họ hiểu rõ hơn về nhu cầu của bạn và đề xuất những giải pháp thích hợp nhất cho quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp.
8.2.4 Xác Định Người Sử Dụng Hệ Thống
Khi xác định người sử dụng hệ thống Applicant Tracking System, bạn hãy lưu ý số lượng người cần truy cập vào hệ thống, điều này giúp bạn hiểu rõ về quy mô và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Bạn xem xét xem ai sẽ là những người có quyền truy cập vào hệ thống, liệu đó là nhân viên tuyển dụng, quản lý hay các chuyên viên phụ trách nhân sự. Việc hiểu đúng đối tượng sử dụng sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, đảm bảo rằng hệ thống có thể phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của từng nhóm người dùng.
8.2.5 Cân Nhắc Ngân Sách
Khi cân nhắc ngân sách cho hệ thống Applicant Tracking System, bạn nắm rõ số tiền dự kiến chi cho việc triển khai hệ thống này. Lập ngân sách không chỉ dừng lại ở mức chi phí ban đầu, mà còn cần tính đến các khoản chi phí lắp đặt và các yêu cầu tích hợp cần thiết để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động hiệu quả. Bạn hãy xem xét các chi phí phát sinh có thể xảy ra trong quá trình vận hành, bảo trì, nâng cấp hệ thống để phục vụ cho sự phát triển trong tương lai của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về chi phí, đảm bảo rằng ngân sách được phân bổ hợp lý.
8.2.6 Kiểm Tra Và Thử Nghiệm
Bạn nên tham khảo các trang web đánh giá về nền tảng ATS hoặc các nhà cung cấp phần mềm tương tự để tìm hiểu những lựa chọn phù hợp. Bạn phải lên lịch để trải nghiệm thử các tính năng của phần mềm mà bạn đang quan tâm. Bản demo cần có sự tham gia của nhân viên tuyển dụng – những người sẽ sử dụng phần mềm hàng ngày.
9. Xu Hướng Phát Triển Của Applicant Tracking System
Để hiểu rõ hơn về sự tiến hóa của hệ thống theo dõi ứng viên trong bối cảnh tuyển dụng hiện đại, chúng ta cần xem xét những xu hướng phát triển chính đang định hình tương lai của nó. Dưới đây là những điểm nổi bật về xu hướng phát triển này:
9.1 Tăng Cường Trải Nghiệm Người Dùng
Applicant Tracking System hiện đang chú trọng vào việc cải thiện trải nghiệm người dùng cho cả nhà tuyển dụng, ứng viên. Một trong những cải tiến quan trọng là nâng cấp giao diện người dùng để tạo ra sự thân thiện và trực quan hơn. Điều này giúp người dùng dễ dàng truy cập các chức năng cần thiết, đồng thời tối ưu hóa khả năng tìm kiếm, quản lý hồ sơ ứng viên. Những tính năng tương tác cũng được mở rộng, cho phép nhà tuyển dụng, ứng viên kết nối nhanh chóng, hiệu quả hơn. Bằng cách xây dựng một không gian làm việc thân thiện cũng như dễ sử dụng, ATS giúp gia tăng sự hài lòng của người dùng, tiết kiệm thời gian khi xử lý hồ sơ.
9.2 Phân Tích Dữ Liệu Nâng Cao
Sự tích hợp phân tích dữ liệu vào hệ thống theo dõi ứng viên ngày càng trở nên cần thiết, giúp nhà tuyển dụng đưa ra những quyết định thông minh hơn. Các hệ thống hiện đại cung cấp nhiều báo cáo chi tiết về hiệu suất của quy trình tuyển dụng, từ đó giúp người quản lý nhận diện các xu hướng nổi bật và vấn đề tiềm ẩn trong từng giai đoạn. Nhờ vào những thông tin này, họ có thể điều chỉnh chiến lược tuyển dụng một cách linh hoạt để nâng cao tỷ lệ thành công trong việc thu hút, lựa chọn ứng viên phù hợp. Thông qua theo dõi các chỉ số như thời gian tuyển dụng, tỷ lệ từ chối, phản hồi từ ứng viên, nhà quản lý có thể đưa ra những cải tiến cần thiết, giúp tăng cường hiệu quả, chất lượng tuyển dụng.
9.3 Giải Pháp Đa Nền Tảng Cho Doanh Nghiệp
Hệ thống ATS cũng đang hướng đến cung cấp giải pháp đa nền tảng, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các doanh nghiệp. Tích hợp ATS với các công cụ như email, tin nhắn và ứng dụng di động sẽ tạo ra một trải nghiệm liền mạch cho cả nhà tuyển dụng lẫn ứng viên. Điều đó không chỉ giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi, quản lý quy trình tuyển dụng mà còn giúp ứng viên dễ dàng cập nhật thông tin, tương tác với hệ thống. Những cải tiến này sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc, tạo ra một môi trường thuận lợi hơn cho quá trình tuyển dụng.
10. Applicant Tracking System – Hung Thần Đối Với Ứng Viên
Mặc dù hệ thống Applicant Tracking System được thiết kế để hỗ trợ nhà tuyển dụng trong quy trình tuyển dụng, nhưng nó cũng có thể trở thành một rào cản đáng kể đối với các ứng viên. Nhiều ứng viên không nhận thức được rằng hồ sơ của họ sẽ được phân tích và lọc bởi các thuật toán, thường dẫn đến việc bị loại bỏ ngay từ giai đoạn đầu nếu không đáp ứng được các tiêu chí hoặc từ khóa mà hệ thống yêu cầu. Việc này tạo ra áp lực lớn cho ứng viên, khi họ phải tìm cách tối ưu hóa hồ sơ của mình để tránh bị gắn cờ hoặc loại bỏ mà không có cơ hội để được đánh giá toàn diện. Sự phức tạp, thiếu minh bạch trong quy trình ATS cũng có thể khiến nhiều ứng viên cảm thấy thất vọng. Nhiều khi, họ không nhận được phản hồi sau khi nộp hồ sơ, làm gia tăng sự không hài lòng, cảm giác bất an.
11. Ứng Viên Cần Làm Gì Để Đánh Bại Applicant Tracking System?
Để đánh bại ATS và nâng cao cơ hội được tuyển dụng, bạn cần thực hiện một số chiến lược hiệu quả.
Trước tiên, bạn đảm bảo rằng mình sử dụng những từ khóa phù hợp trong CV, thư xin việc. Những từ khóa này nên tương ứng với các yêu cầu trong mô tả công việc, giúp hệ thống nhận diện rằng bạn có đủ kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết.
Thứ hai, hãy định dạng tài liệu một cách đơn giản và rõ ràng, tránh sử dụng bảng biểu hoặc đồ họa phức tạp, vì ATS có thể không nhận diện được chúng.
Thứ ba, tùy chỉnh từng CV cho từng vị trí ứng tuyển, nhằm tối ưu hóa nội dung cho từng công việc cụ thể. Việc này không chỉ giúp ATS dễ dàng phân tích mà còn cho thấy sự nghiêm túc và quan tâm của bạn đối với vị trí đó.
Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng bạn trình bày kinh nghiệm làm việc và thành tích một cách rõ ràng, súc tích. Điều này sẽ giúp ATS dễ dàng phân tích, đánh giá khả năng của bạn. Bằng cách áp dụng những mẹo này, bạn sẽ có cơ hội cao hơn để đánh bại ATS cũng như thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng.
Như vậy, qua bài viết trên JobsGO đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Applicant Tracking System là gì? Đây là một sự lựa chọn không thể thiếu đối với quá trình tuyển dụng, quản lý nhân sự trong các doanh nghiệp hiện nay. Hy vọng, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, nhà quản lý sẽ lựa chọn được cho mình giải pháp tốt nhất, giúp quá trình tuyển dụng diễn ra hiệu quả nhé.
Câu hỏi thường gặp
1. Có Thể Tùy Chỉnh Applicant Tracking System Theo Nhu Cầu Của Doanh Nghiệp Không?
Có, nhiều hệ thống ATS cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh các tính năng để phù hợp với quy trình tuyển dụng cụ thể của họ.
2. Thời Gian Xử Lý Hồ Sơ Trong Applicant Tracking System Là Bao Lâu?
Thời gian xử lý hồ sơ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, nhưng ATS thường giúp rút ngắn thời gian này so với quy trình thủ công.
Hồng Nguyễn
