Làm việc online là một trong những giải pháp khắc phục cho hoạt động doanh nghiệp mùa dịch bệnh. Tuy nhiên, vì là một hình thức làm việc tập thể còn mới tại Việt Nam, vậy nên khó tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình triển khai. Làm thế nào để kiểm soát và nâng cao hiệu quả làm việc online thực sự là mối quan tâm của rất nhiều nhà quản lý.
1.Những nguyên tắc trong việc quản lý nhân viên làm việc online
Làm việc online không chỉ đơn thuần là sự thay đổi không gian làm việc. Hơn nữa, đối tượng làm việc không chỉ có 1-2 nhân viên. Vậy nên, để đảm bảo các hiệu quả như làm việc văn phòng truyền thống, các công ty cần biết đến những nguyên tắc sau:
Làm việc online không có nghĩa là giảm hiệu suất làm việc
Rất nhiều người cho rằng khi làm việc online thì nên giảm KPI hay các chỉ tiêu vì nhiều mặt hạn chế khác nhau. Tuy nhiên, trên thực tế, công ty vẫn hoạt động như bình thường, mọi yêu cầu về giờ làm việc vẫn không thay đổi. Hơn nữa, làm việc online cũng có rất nhiều ưu điểm và các hạn chế hoàn toàn có thể khắc phục. Vì vậy, không nên giảm hiệu suất làm việc vì lý do thay đổi cách thức vận hành. Các yêu cầu về KPI, chỉ tiêu cũng cần giữ vững để thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên. Một số trường hợp thực sự đặc biệt mới cần thay đổi cho phù hợp. Điều này giúp công ty hoạt động ổn định qua giai đoạn khó khăn.
Làm rõ trách nhiệm và vai trò của mỗi cá nhân
Khác biệt lớn nhất của làm việc online và offline chính là việc đồng nghiệp không gặp mặt nhau. Các bộ phận hoạt động và trao đổi kế hoạch khi ở xa nhau. Điều này yêu cầu việc phân công công việc cần phải rõ ràng, minh bạch. Tránh tình trạng “cha chung không ai khóc” hoặc sự thay đổi khiến nhân viên không biết nên làm gì. Những chỉ tiêu gắn với trách nhiệm của từng cá nhân giúp công việc được vận hành một cách suôn sẻ hơn.
Đề cao tinh thần tự giác cá nhân
Tinh thần tự giác thuộc về cá nhân, làm thế nào để kiểm soát vấn đề này? Một kế “dụng binh” hiệu quả trong trường hợp này chính là “lạt mềm buộc chặt”. Có những điều cứng nhắc cần nên mềm mỏng, cũng có những điều linh hoạt thì cần nên siết chặt hơn. Một cách cụ thể, khi không làm việc tại công ty, các sếp không nên quá kỹ tính trong vấn để kỷ luật hay quy định. Nhưng ngược lại, những chỉ tiêu về hiệu suất công việc thì cần được siết chặt hơn để mỗi cá nhân ý thức được rằng mình ở nhà nhưng vẫn đang đi làm.
Không bỏ qua văn hóa doanh nghiệp
Sinh viên xa trường quá lâu còn có thể quên đường đi học, vậy nên nhân viên không cùng làm việc nhưng cũng cần được gắn kết bởi tập thể. Văn hóa doanh nghiệp cũng là một yếu tố nhắc nhở công việc đối với nhân viên. Cấp độ đơn giản nhất của văn hóa chính là sự tương tác, cụ thể hơn là tương tác hai chiều. Những buổi giao ban, những cuộc họp, những hoạt động giữa giờ hay những câu chuyện giờ giải lao,… tất cả cần được duy trì ngay cả khi nhân viên không đến công ty. Sự trao đổi và lắng nghe thường xuyên giữa các bên giúp gắn kết tập thể. Điều này mang đến một doanh nghiệp bền vững và hòa hợp trong cả công việc lẫn đời sống.
Các công cụ hỗ trợ phải “phù hợp”
Ngày nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ làm việc từ xa, tuy nhiên hiệu quả lại phát huy tùy thuộc vào môi trường làm việc. Vậy nên, việc lựa chọn công cụ làm việc cần được cân nhắc tùy theo tính chất công việc. Vấn đề công ty cần giải quyết là gì? Công cụ nào là “vũ khí” tốt nhất để chinh phục những vấn đề đó? Không phải là tốc độ hay nhiều người dùng. Hiệu quả của công cụ đó trong công việc mới là điều cần được quan tâm lúc này.
2.Một số giải pháp nâng cao hiệu quả làm viện online
Dựa trên 5 nguyên tắc trên, chúng ta có thể thực hiện một số giải pháp nâng cao hiệu quả làm việc online như sau:
Setup nền tảng là việc cần làm đầu tiên
Bất cứ tổ chức nào cũng cần có nền tảng. Khi thay đổi cách thức vận hành, các nền tảng cũ sẽ khó để đáp ứng 100%. Chính vì vậy, trước khi triển khai hoạt động làm việc online, các công ty nên tổ chức các cuộc họp để setup được một hệ thống làm việc phù hợp.
Quá trình setup nền tảng sẽ bao gồm tất cả các khía cạnh liên quan đến công việc. Với việc thay đổi cách thức vận hành, công ty cần tập trung tái cơ cấu công cụ làm việc, các quy định, yêu cầu và đánh giá công việc cho phù hợp hơn. Đồng thời thay đổi một số vấn đề nếu có phát sinh. Bên cạnh đó, trong giai đoạn nhảy cảm hiện tại, một số chính sách doanh nghiệp cũng ảnh hưởng ít nhiều đến tinh thần làm việc của công ty. Đặc biệt là chính sách lương, đảm bảo hợp đồng làm việc,…
Các cuộc họp bàn luận về công việc cũng nên được tổ chức định kỳ để tìm ra những vấn đề bất cập và khắc phục kịp thời. Nền tảng làm việc cần được cơ cấu tốt để quá trình vận hành hệ thống diễn ra suôn sẻ.
Điều chỉnh chính sách đánh giá công việc cho phù hợp
Có những công việc dù làm online hay offline đều không có thay đổi nhiều. Tuy nhiên, cũng có nhiều công việc gặp khó khăn khi làm việc từ xa. Vậy nên, khi nhân viên bày tỏ những khó khăn, người lãnh đạo cũng nên linh hoạt trong vấn đề chính sách đánh giá công việc.
Vấn đề lớn nhất trong đánh giá công việc online chính là “làm được gì?” thay vì vấn đề “làm lúc nào?” “làm bằng cách nào?”. Chính vì vậy, các nhà quản lý cũng nên linh hoạt các cách thức đánh giá dựa trên tiêu chí này. Kiểm soát công việc online của nhân viên là giúp mọi người thoải mái làm việc ở nhà để đảm bảo công việc, không phải khiến nhân viên vật lộn với việc biến nhà thành công ty. Điều này cũng ảnh hưởng phần nào đến tinh thần làm việc của nhân viên.
Lập bảng phân công công việc cụ thể
Phân công công việc online không giống như làm việc văn phòng. Bạn không thể chỉ nêu đầu việc, vì bạn không thể giám sát quá trình làm việc sau đó như khi cùng làm việc trên công ty. Vậy nên, để đảm bảo công việc, bảng phân công công việc cần được cụ thể hơn. Một cách thức lập bảng phân công công việc hiệu quả chính là flowchart với các quy trình từ khái quát đến chi tiết, kèm theo yêu cầu và deadline cụ thể. Sau đó, quản lý có thể dùng Google drive để theo dõi việc đảm bảo deadline hoặc các cách thủ công khác như gửi mail, tin nhắn,…
Duy trì giao tiếp
Việc duy trì giao tiếp là vấn đề rất quan trọng. Không chỉ là gắn kết tập thể, việc này còn giúp các nhà quản lý và các bộ phận cập nhật tốt các vấn đề chung. Từ đó tìm ra cách giải quyết hiệu quả.
Để giao tiếp, không thể thiếu các công cụ hỗ trợ. Tùy vào mục đích giao tiếp, các công cụ sẽ thay đổi khác nhau để đảm bảo hiệu quả. Ví dụ như, khi trao đổi công việc hằng ngày có thể dùng Zalo, Skype,…, khi gửi thông tin văn bản quan trọng nên dùng mail, hoặc các phần mềm quản lý công việc chuyên dụng.
Triển khai các hoạt động vận động gắn kết nhân viên
Các hoạt động gắn kết nhân viên trong mùa COVID 19 này có thể là các bài vận động tập thể đơn giản hoặc các challenge để tạo sự tương tác. Những hoạt động này sẽ giúp nhân viên có nhận thức hơn về công việc cũng như quá trình gắn bó với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các hoạt động training hoặc chương trình mentorship cũng giúp mọi người hiểu nhau và hỗ trợ nhau làm việc tốt hơn.
Quy định thời gian cần tập trung làm việc trong ngày
Mặc dù các quy định thời gian, không gian được nới lỏng linh hoạt nhưng vẫn cần có những thời điểm làm việc cao điểm cần được lưu ý. Có rất nhiều công việc có “khung giờ vàng” để đạt hiệu suất tốt nhất. Cũng có những công việc mang tính chất hỗ trợ kỹ thuật. Các vị trí này cần online trong những khung giờ nhất định để hỗ trợ các bộ phận khác hoặc khách hàng hi cần thiết. Chính vì vậy, việc quy định thời gian tập trung cũng rất cần thiết. Trong khoảng thơi gian này, tối thiểu, nhân viên cần bật chế độ online và báo cáo công việc. Quản lý có thể yêu cầu nhân viên bật webcam để xác nhận công việc.
Tích cực chia sẻ “mẹo” tăng năng suất công việc
Bên cạnh những người nhiều kinh nghiệm làm việc, cũng có những nhân viên gặp khó khăn khi thay đổi môi trường làm việc. Vậy nên những chia sẻ tăng năng suất công việc cần được thực hiện tích cực để hỗ trợ tập thể nhiều hơn. Các “mẹo” này có thể mang lại hiệu quả thực tế, thẩm chí cả những hiệu quả tinh thần, giúp nhân viên giảm bớt áp lực.
Trên đây là một số gợi ý của JobsGO về các tăng năng suất hiệu quả làm việc online mùa COVID-19. Hi vọng rằng bài viết đã giúp bạn tìm ra những giải pháp phù hợp cho đội, nhóm, bộ phận, công ty mình nhé.
Linh Lê
