Có những người lúc nào cũng bận rộn nhưng hiệu quả công việc chẳng được bao nhiêu, cũng có những người lại chỉ “bận khi phải bận”. Điều này có nghĩa, nếu công ti, cơ quan hoặc trường lớp đột ngột cho nghỉ dài hạn vì những lí do đặc biệt, họ sẽ không biết làm gì ngoài… vùi đầu cày Netflix hàng giờ liền. Làm thế nào để biết bạn có là một trong số đó không? Sau đây là 7 dấu hiệu mà JobsGO nhận thấy ở những người thất bại trong việc sắp xếp lịch trình của mình.
Ai cũng biết mình muốn thành công, nhưng ít ai biết cách “cụ thể hóa” thành công của mình. Liệu thành công của bạn là làm nhân viên công ti A hay được một lần đạt giải Grammy? Bạn phải biết được đích đến trong quãng thời gian vài năm tới. Có mục tiêu, biết đích đến, bạn mới không bị lãng phú thời gian.
Mục tiêu giúp bạn có hướng đi đúng đắn
Khi đã biết rõ nơi muốn đến, bạn có thể chủ động lựa chọn những việc cần ưu tiên. Việc lập mục tiêu cũng giúp bạn quyết định đâu là việc đáng để dành thời gian và đâu là những thứ chỉ gây xao lãng. Một trong những quy tắc xác định mục tiêu nổi tiếng nhất là quy tắc SMART:
S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu. Mọi mục tiêu đặt ra phải cụ thể, dễ hiểu.
M – Measurable: Đo lường được. Mục tiêu cá nhân của bạn phải được đo lường bằng những con số cụ thể. VD: Học xong 15 từ mới tiếng Anh/1 ngày.
A – Attainable: Có thể đạt được. Tiêu chí thứ ba sau cụ thể và đo lường được chính là bạn phải có khả năng đạt được điều đó. Giả sử như bạn hiện đang là học sinh, sinh viên thì khó có thể đặt mục tiêu trở thành phó thủ tướng trong vòng 5 năm tới được.
R – Relevant: Liên quan, thống nhất. Mỗi mục tiêu nhỏ đều phải hướng tới 1 mục tiêu lớn – mục đích chung. VD: Học 15 từ vựng tiếng Anh mỗi ngày => Đạt được các giải thưởng tiếng Anh thành phố, cấp tỉnh, IELTS,… => Trở thành chuyên gia tiếng Anh => Tự mở một trung tâm tiếng Anh.
T –Time-Bound: Thời gian hoàn thành. Đấy là thời gian bạn đặt ra để hoàn thành nhiệm vụ. Nếu trong từng ấy thời gian nhiệm vụ không hoàn thành, bạn nên nghĩ cách tự phạt bản thân để không tái phạm nữa. Bằng cách này, chúng ta sẽ hoàn thành nhanh hơn và có kỷ luật hơn để làm mọi việc đúng hạn.
Một trong những biểu hiện rõ nhất của một người lãng phí thời gian là không biết hôm nay sẽ làm gì, ăn gì, mặc gì đây. Họ dành phần lớn thời gian chỉ để quyết định những chuyện tủn mủn, nhỏ nhặt. Nếu bạn muốn thoát khỏi tình trạng tương tự, JobsGO khuyên các bạn một điều: Hãy lập checklist hàng ngày.
Đối với những dự án có khối lượng công việc lớn, hãy chia nhỏ theo từng giai đoạn. Danh sách càng chi tiết, bạn càng dễ quản lý. Checklist hàng ngày có 2 mục đích chính: Thứ nhất, để bạn không bị “choáng” nếu phải đối mặt với khối lượng công việc lớn. Thứ hai, để bạn không rơi vào trường hợp “rảnh rỗi sinh nông nỗi” vì không biết phải làm gì.
Sau khi đã có danh sách, bạn nên sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc, sử dụng bất cứ ký hiệu nào theo cách bạn muốn. Ví dụ, với những việc quan trọng, cần nhiều ưu tiên, deadline sát hơn, bạn có thể kí hiệu hình vuông, tròn hoặc ngôi sao bên cạnh để tức tốc hoàn thành. Ngoài ra, bạn cũng có thể quan sát kĩ năng quản lí thời gian từ những người xung quanh hoặc chủ động tham gia các khóa học quản lí thời gian hiệu quả.
3. Dành quá nhiều thời gian cho những thứ ngoài lề
Nhiều người mất cả ngày vô bổ cho những việc không chính đáng
Đã bao giờ bạn nghe ai đó lấy cớ “Chỉ 5 phút nữa sẽ làm việc” rồi tiếp tục dán mắt xem youtube chưa? Tôi thì biết rất nhiều người. Họ thường cứ tiếp tục dán mắt đến cuối ngày để rồi lại than vãn, “Chết thật, cả ngày hôm nay không làm được việc gì cả”.
Việc dành thời gian cho những thứ ngoài lề, không biết ưu tiên điều cần thiết, kiểm soát bản thân kém dẫn đến thất bại trong quản lí thời gian. Ngay cả một checklist chi tiết nhất cũng không thể giúp bạn nếu bạn không thể kiểm soát bản thân mình.
Bí quyết để sử dụng một Checklist hoặc To-Do List hiệu quả nằm ở việc xác định mức độ ưu tiên công việc. Nếu không biết ưu tiên công việc, bạn sẽ luôn phải đối mặt với trường hợp “Nước đến chân mới nhảy”. “Quan trọng” và “Cấp bách” là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Đôi khi một việc cấp bách, cần dành thời gian để hoàn thành trước chưa chắc đã là việc quan trọng nhất.
Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa quan việc quan trọng và việc cấp bách sẽ giúp bạn xác định được định hướng tương lai của mình rõ hơn.
4. Việc để… mai tính
Ngoài thói quen “thêm 5 phút nữa” thì thói quen “Để mai tính” cũng là một trong những lí do lớn nhất dẫn đến sự trì hoãn trong công việc. Khi bạn dành thời gian cho những hoạt động vô bổ hoặc đơn giản chỉ… lười thì số lượng công việc thực sự cần hoàn thành có thể dồn đống lại.
Đừng để mai tính. Ngày mai của hôm qua chính là ngày hôm nay. Hãy cố gắng hoàn thành những đầu việc đã đặt ra dù có cản trở gì đi chăng nữa. Chính sự tự giác mới có thể giúp bạn tiến xa trên hành trình của mình được. Đừng quên rằng trong quá trình làm việc, dừng xả stress hãy làm bạn với stress biến nó thành động lực thúc đẩy bạn vượt qua những thử thách.
5. Nói có với mọi yêu cầu của người khác
Đừng nói có với mọi yêu cầu của người khác
Bạn có phải người khó nói “không” với người khác? Nếu đúng thế, hẳn bạn đang đối mặt với rất nhiều việc phải làm.
“Nói có” không phải lúc nào cũng là hành động khôn ngoan. Khi mới bắt đầu đi làm, một số người có xu hướng gánh việc nhiều hơn mức cần thiết. Điều này không hẳn tiêu cực, bởi để thành công trong cuộc sống, đôi lúc bạn cần học cách chấp nhận lăn xả gấp nhiều lần những người khác. Tuy nhiên, nói “có” trong 100% các trường hợp sẽ đem lại nhiều cái hại hơn lợi cho bạn.
Trước khi nhận một công việc, bạn hãy tự đặt cho mình một vài câu hỏi quan trọng sau:
Yêu cầu công việc có khớp với mục đích dài hạn của mình không?
Công việc có thúc đẩy mình phát triển năng lực không?
Mình có thời gian để làm việc này không?
Nếu câu trả lời của bạn không thỏa mãn cả ba tiêu chí trên thì tốt nhất tốt nhất bạn nên nói “không” với công việc ấy. Ba câu hỏi trên sẽ giúp bạn đưa ra lý do hợp lý để từ chối, quản trị cuộc đời của mình một cách chặt chẽ hơn.
Khi không quản lí thời gian hiệu quả, bạn dễ rơi vào 2 trạng thái đối lập: Hoặc công việc nhiều không xuể, hoặc rảnh rỗi không có việc gì làm.
Bạn có biết việc phân bố đều công việc để làm hằng ngày sẽ dẫn đến kết quả làm việc tốt hơn không? Trong công việc cũng như trong học tập, sự lặp lại là vô cùng cần thiết. Khi não bộ đã quen với cách công việc vận hành, bạn vừa có khả năng tập trung, vừa thúc đẩy tư duy sáng tạo hơn.
Tôi đã chứng kiến một số đồng nghiệp bên mảng sales vừa vừa viết email vừa trò chuyện điện thoại với khách hàng. Kết quả là họ liên tục bị khách hàng phàn nàn vì đã không hoàn thành tốt công việc, chất lượng kém hơn nhiều so với những người dành ra khoảng thời gian nhất định để hoàn thành từng mảng công việc.
Đây là một minh chứng cho việc không quản lý thời gian hiệu quả, mà trong một số trường hợp, có thể dẫn đến tình trạng NEET, tức là những người trẻ tuổi không học tập, không làm việc, cũng không tham gia bất kỳ hoạt động nào khác, từ đó dễ rơi vào trạng thái thiếu động lực và không có mục tiêu.
Lãng phí thời gian không chỉ nằm ở việc bạn không làm việc hiệu quả, còn còn ở chỗ bạn không chăm sóc bản thân đủ tốt.
Khi còn trẻ, người ta thường vắt kiệt bản thân cho công việc mà không chú tâm rèn luyện cơ thể. Kết quả tất yếu khi về già là cơ thể họ trở nên bệ rạc, rã rời, năng suất làm việc càng sụt giảm nghiêm trọng.
Do đó, chăm thì chăm, tham vọng thì tham vọng, nhưng dù gì cũng phải biết lên kế hoạch chăm sóc bản thân. Vào giờ giải lao quí giá, đừng chỉ ngồi một chỗ mà hãy đứng lên vươn vai, đi dạo, làm một chút bài tập thể dục nhỏ. Hoặc bạn có thể bắt bản thân vào guồng bằng cách đạp xe đạp đến chỗ làm, hoặc đến phòng gym 2-3 lần mỗi tuần. Bên cạnh đó, đừng quên tự cho mình quỹ thời gian rộng rãi để tìm hiểu và tự bồi dưỡng bằng thực phẩm lành mạnh, giúp đầu óc minh mẫn.
Giờ thì bạn đã hiểu 7 dấu hiệu dễ nhận biết ở một người đang lãng phí thời gian. Thậm chí nếu đang đọc bài viết này và thấy nhột,JobsGO hi vọng bạn sẽ đừng bao giờ rơi vào tình trạng “rãnh rỗi không biết làm gì”. Thay vào đó, hãy chủ động phân chia thời gian của mình sao cho hợp lí nhất để làm việc và thư giãn có hiệu quả nhất nhé!
Linh Lê
