Không chỉ là người kết nối chặt chẽ giữa công ty và nhà cung cấp, nhân viên cung ứng còn là những nhà quản lý thông minh của chuỗi cung ứng. Từ việc đảm bảo nguồn hàng luôn đầy đủ đến việc tối ưu hóa chi phí vận chuyển, họ đóng vai trò không thể thiếu trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ. Khám phá ngay về vai trò quan trọng của nhân viên cung ứng và cơ hội nghề nghiệp mà lĩnh vực này mang lại trong bài viết dưới đây!
Nhân viên cung ứng (Procurement Officer) là người chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện các hoạt động cung ứng trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Công việc của họ bao gồm việc tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng mua hàng, quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, đảm bảo rằng các vật liệu và dịch vụ cần thiết được cung cấp đúng thời hạn và đảm bảo chất lượng. Đồng thời, nhân viên cung ứng cũng có trách nhiệm duy trì việc cung ứng hàng hóa và dịch vụ được thực hiện một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho tổ chức. Đây là một vị trí quan trọng trong lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng và quản lý vận hành.
2. Mô Tả Công Việc Nhân Viên Cung Ứng
Một nhân viên cung ứng sẽ đảm nhiệm những nhiệm vụ quan trọng sau:
2.1 Tìm Kiếm Và Đánh Giá Nhà Cung Cấp
Nhân viên chuỗi cung ứng có nhiệm vụ tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng dựa trên các yếu tố như chất lượng sản phẩm, giá cả, độ tin cậy và khả năng cung cấp đúng thời hạn. Việc này đòi hỏi họ phải nắm vững thị trường, có khả năng đàm phán và xác minh thông tin về nhà cung cấp.
2.2 Thực Hiện Quy Trình Mua Hàng
Nhân viên cung ứng có trách nhiệm thực hiện quy trình mua hàng một cách chính xác và hiệu quả. Công việc này bao gồm lập kế hoạch cung ứng dựa trên nhu cầu của tổ chức, xác định các sản phẩm và dịch vụ cần mua, và thực hiện quá trình tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Họ phải đảm bảo rằng các giao dịch mua hàng tuân thủ các quy định và chính sách của tổ chức, đồng thời các hợp đồng mua bán được lập kỹ lưỡng và minh bạch.
Ngoài ra, họ cũng phải theo dõi và kiểm tra quá trình vận chuyển cũng như giao nhận hàng hóa để đảm bảo rằng mọi giao dịch diễn ra đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng.
2.3 Quản Lý Mối Quan Hệ Với Nhà Cung Cấp
Một nhiệm vụ quan trọng của nhân viên cung ứng này là duy trì và phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp. Vậy nên, người làm công việc này cần phải liên tục giao tiếp và đàm phán với nhà cung cấp để duy trì mối quan hệ và có thể kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh một cách hiệu quả.
2.4 Giải Quyết Vấn Đề Và Xử Lý Các Tình Huống Khẩn Cấp
Nhân viên cung ứng có trách nhiệm giải quyết các vấn đề và xử lý các tình huống khẩn cấp một cách chuyên nghiệp, hiệu quả. Điều này đòi hỏi họ phải nắm vững kiến thức về quy trình cung ứng và có khả năng đánh giá tình huống nhanh nhạy. Khi phát sinh vấn đề, họ cần phải xác định nguyên nhân và tìm ra các giải pháp thích hợp để khắc phục tình trạng hiện tại. Ngoài ra, trong các tình huống khẩn cấp, họ cũng cần thực hiện các biện pháp như liên hệ với các bên liên quan, điều chỉnh kế hoạch cung ứng hoặc thậm chí là thực hiện các biện pháp khẩn cấp để đảm bảo rằng quá trình cung ứng không bị gián đoạn và đáp ứng được nhu cầu của tổ chức.
2.5 Quản Lý Thông Tin và Báo Cáo
Nhiệm vụ quản lý thông tin và báo cáo là một phần quan trọng trong công việc của nhân viên cung ứng. Họ phải đảm bảo rằng tất cả thông tin liên quan đến quá trình mua hàng và cung ứng được tổ chức một cách cẩn thận, có kế hoạch. Điều này bao gồm việc ghi chép thông tin về nhà cung cấp, hợp đồng mua bán, đơn hàng và bất kỳ thay đổi nào trong quá trình cung ứng. Họ cũng phải thường xuyên lập báo cáo về hoạt động của họ để đánh giá hiệu suất và cải thiện quy trình làm việc. Điều này sẽ hỗ trợ tổ chức, doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược một cách hiệu quả, đáng tin cậy hơn.
Nếu bạn mong muốn theo đuổi vị trí nhân viên cung ứng thì bạn cần không ngừng trau dồi, rèn luyện những kiến thức, kỹ năng sau:
3.1 Kiến Thức Về Quản Lý Chuỗi Cung Ứng
Nhân viên cung ứng cần trau dồi kiến thức về quản lý chuỗi cung ứng để hiểu rõ quy trình hoạt động và các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình cung ứng. Điều này bao gồm hiểu biết về các phương pháp dự báo nhu cầu, quản lý kho, quản lý rủi ro và các nguyên tắc cơ bản của logistics. Bằng cách này, họ có thể thúc đẩy hiệu quả trong việc tối ưu hóa quá trình cung ứng, từ việc chọn lựa nhà cung cấp đến việc đảm bảo giao nhận hàng hóa đúng thời hạn và chất lượng.
3.2 Kỹ Năng Đàm Phán Và Giao Tiếp
Để có thể đàm phán hợp đồng mua bán và duy trì mối quan hệ tích cực với các nhà cung cấp, nhân viên cung ứng cần trau dồi kỹ năng đàm phán và giao tiếp. Kỹ năng này không chỉ giúp họ đạt được điều kiện và giá cả tốt nhất mà còn giúp họ giải quyết các xung đột và thúc đẩy sự hợp tác giữa các bên liên quan. Như vậy, quá trình cung ứng sex diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.
3.3 Khả Năng Quản Lý Thời Gian
Nếu muốn thành công trong vai trò của mình, nhân viên cung ứng cần trau dồi khả năng quản lý thời gian để có thể ứng phó với những yêu cầu công việc đa dạng và phức tạp.Khi quản lý thời gian hiệu quả, họ có thể ưu tiên công việc, thiết lập mục tiêu và kế hoạch làm việc phù hợp, từ việc xử lý các giao dịch mua bán đến giải quyết các vấn đề khẩn cấp.
3.4 Sự Tỉ Mỉ Và Chi Tiết
Sự cẩn thận, tỉ mỉ là yếu tố quan trọng trong công việc cung ứng, từ việc so sánh các báo giá đến việc kiểm tra chất lượng hàng hóa. Nhân viên cung ứng cần phải làm thận trọng trong từng công đoạn và chú ý đến từng chi tiết nhỏ để hạn chế tối đa những sai sót có thể xảy ra.
3.5 Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề
Khi có vấn đề phát sinh như việc cung cấp không đúng hạn hoặc hàng hóa không đạt chất lượng, nhân viên cung ứng cần phải có khả năng nhanh chóng tìm ra giải pháp và xử lý tình huống một cách hiệu quả. Như vậy, họ mới có thể đảm bảo tiến độ công việc diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả tốt nhất.
Nhân viên cung ứng là vị trí việc làm được nhiều bạn trẻ hiện nay theo đuổi bởi mức thu nhập vô cùng hấp dẫn. Thực tế, không có một con số cố định nào cho mức lương của vị trí này mà nó có thể thay đổi tuỳ theo quy mô doanh nghiệp, kinh nghiệm, kỹ năng thực tế…
Nhìn chung, bạn có thể tham khảo mức lương vị trí này trong bảng dưới đây:
Mức lương
Nhân Viên Cung Ứng
Lương trung bình
12.000.000 VNĐ/ tháng
Khoảng lương phổ biến
9.000.000 – 15.000.000 VNĐ/ tháng
5. Cơ Hội Nghề Nghiệp Của Nhân Viên Cung Ứng
Cơ hội nghề nghiệp của nhân viên cung ứng rất đa dạng và có thể mở ra nhiều cánh cửa cho sự phát triển trong ngành quản lý chuỗi cung ứng và các ngành liên quan. Dưới đây là một số cơ hội nghề nghiệp mà họ có thể theo đuổi:
Nhân viên mua hàng: Tham gia vào quá trình mua hàng từ việc xác định nhu cầu đến đàm phán hợp đồng mua bán với nhà cung cấp.
Chuyên viên vận chuyển và logistics: Quản lý và điều hành quá trình vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến đích sử dụng, bao gồm cả việc lập kế hoạch vận tải, quản lý kho và theo dõi đơn hàng.
Nhân viên cung ứng vật tư: Chịu trách nhiệm quản lý và đảm bảo nguồn cung cấp vật tư và hàng hóa cần thiết cho hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh của một tổ chức.
Chuyên viên dự báo và kế hoạch cung ứng: Phân tích dữ liệu và dự báo nhu cầu, giúp tổ chức chuẩn bị kế hoạch cung ứng hiệu quả.
Quản lý nhà cung cấp: Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp, đảm bảo rằng họ đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức.
Chuyên viên quản lý rủi ro cung ứng: Đánh giá và quản lý các rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng, đảm bảo rằng tổ chức đều trang bị cho các tình huống khẩn cấp.
Chuyên viên tối ưu hóa chi phí cung ứng: Tìm kiếm cơ hội để tối ưu hóa chi phí trong hoạt động cung ứng, từ việc đàm phán giá cả đến tối ưu hóa quá trình vận chuyển và lưu kho.
Chuyên viên quản lý chất lượng cung ứng: Đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ cung cấp đều đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn cần thiết.
Tùy thuộc vào sở thích và mục tiêu nghề nghiệp của mỗi người, có nhiều cơ hội phát triển và tiến xa trong lĩnh vực này.
6. Lộ Trình Thăng Tiến Của Nhân Viên Cung Ứng
Lộ Trình Thăng Tiến Của Nhân Viên Cung Ứng
Lộ trình thăng tiến của nhân viên cung ứng có thể khác nhau tùy thuộc vào tổ chức và ngành cụ thể, nhưng thường bao gồm các cấp bậc sau:
Nhân viên cung ứng: Ở cấp bậc này, nhân viên thường thực hiện các nhiệm vụ cơ bản như tìm kiếm nhà cung cấp, xử lý đơn hàng và thực hiện các hoạt động cung ứng hàng ngày.
Chuyên viên cung ứng: Khi có kinh nghiệm và kiến thức đầy đủ, nhân viên có thể được thăng chức lên cấp chuyên viên. Chuyên viên cung ứng sẽ đảm nhận các nhiệm vụ phức tạp hơn như đàm phán hợp đồng và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp.
Quản lý cung ứng: Là bậc chức cao hơn, quản lý cung ứng có trách nhiệm lãnh đạo và quản lý toàn bộ phòng cung ứng. Họ thực hiện phát triển chiến lược cung ứng, điều chỉnh quy trình làm việc và quản lý nhóm nhân viên cung ứng dưới quyền.
Giám đốc cung ứng: Trong một số tổ chức lớn, có thể có cấp bậc giám đốc cung ứng. Họ có trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động cung ứng của công ty và thường là thành viên trong ban lãnh đạo của công ty.
Với tầm quan trọng của mình, cơ hội nghề nghiệp cho nhân viên cung ứng ngày càng mở rộng và hứa hẹn. Các doanh nghiệp vẫn đang không ngừng tuyển dụng nhân viên cung ứng có năng lực chuyên môn tốt và kinh nghiệm để đảm bảo hoàn thành tốt tiến độ công việc. Hãy cùng JobsGO theo dõi, khám phá thêm về lĩnh vực đầy tiềm năng này và đừng ngần ngại bắt đầu hành trình của bạn trong lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp
1. Để Trở Thành Nhân Viên Cung Ứng Thì Học Ngành Gì?
Để trở thành nhân viên cung ứng, bạn có thể học các ngành sau đây: Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh doanh quốc tế, Logistics và quản lý vận tải, Quản lý kinh doanh, Khoa học thông tin và công nghệ thông tin, Ngành kinh tế…
2. Tìm Việc Làm Nhân Viên Cung Ứng Ở Đâu?
Hiện nay, có nhiều kênh thông tin mà bạn có thể tham khảo để tìm việc làm nhân viên cung ứng như Website/ Fanpage của các công ty sự kiện, các hội nhóm tuyển dụng trên Facebook, qua các hội thảo, sự kiện việc làm hay qua Website tuyển dụng trực tuyến JobsGO…
3. Nhân Viên Cung Ứng Có Phải Thường Xuyên Làm Ngoài Giờ Không?
Tùy thuộc vào tổ chức và loại công việc cụ thể mà nhân viên cung ứng có thể phải làm ngoài giờ hoặc không. Tuy nhiên, trong những giai đoạn có khối lượng công việc lớn như trong quá trình chuẩn bị cho các sự kiện lớn hoặc xử lý các vấn đề khẩn cấp, nhân viên cung ứng có thể phải làm việc ngoài giờ để hoàn thành công việc.
4. Vị Trí Nhân Viên Cung Ứng Có Yêu Cầu Tiếng Anh Không?
Không tất cả các vị trí nhân viên cung ứng đều yêu cầu tiếng Anh mà tùy thuộc vào tổ chức và ngành nghề cụ thể, yêu cầu về tiếng Anh có thể được xem xét một cách linh hoạt.
Quỳnh Nguyễn
