5S Là Gì? 6 Bước Triển Khai 5S Trong Doanh Nghiệp

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, tối ưu hóa môi trường làm việc đang trở thành yếu tố quyết định sự thành công của một tổ chức. Những thách thức như lãng phí thời gian, không gian lộn xộn hay thiếu tổ chức sẽ ảnh hưởng tới năng suất và tinh thần làm việc của nhân viên. Bởi vậy, phương pháp 5S đã ra đời và được áp dụng thành công đầu tiên tại Nhật Bản. Cùng JobsGO tìm hiểu 5S là gì và quy trình triển khai phương pháp này trong doanh nghiệp nhé!

1. 5S Là Gì?

5 S là gì?

5S là một phương pháp quản lý, sắp xếp môi trường làm việc bắt nguồn từ Nhật Bản. 5S là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật đều bắt đầu bằng chữ “S” và đại diện cho một bước trong quá trình cải thiện liên tục:

Đây là một triết lý đơn giản nhưng hiệu quả, tập trung vào việc tạo ra cũng như duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp và có tổ chức. Mục tiêu tổng quát của 5S là tối ưu hóa không gian làm việc, loại bỏ lãng phí, nâng cao hiệu quả và an toàn. Khi được áp dụng đúng cách, 5S sẽ mang lại một môi trường làm việc thông thoáng, tiện lợi, đảm bảo và góp phần nâng cao tinh thần làm việc cùng hiệu suất tổng thể.

2. Lịch Sử Phát Triển Của Quy Trình 5S

Phương pháp 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản, được phát triển mạnh mẽ vào khoảng đầu và giữa thế kỷ XX, đặc biệt là trong các nhà máy sản xuất. Đây không chỉ là một tập hợp các kỹ thuật mà còn là một triết lý quản lý được hình thành trong bối cảnh tái thiết kinh tế sau chiến tranh.

Một trong những đơn vị tiên phong và nổi tiếng nhất trong việc áp dụng thành công 5S chính là Tập đoàn Toyota. Trong khuôn khổ “Hệ thống sản xuất của Toyota”, 5S đã trở thành nền tảng cốt lõi, song hành cùng các phương pháp khác như “Just-in-Time” (sản xuất đúng lúc) và Jidoka (tự động hóa với yếu tố con người). Toyota nhận thấy rằng môi trường làm việc gọn gàng, có trật tự vừa tránh lãng phí, vừa tăng hiệu quả sản xuất, giảm thiểu sai sót và đảm bảo an toàn cho nhân viên. Họ tin rằng sự bừa bộn trong nhà máy sẽ dẫn đến sự bừa bộn trong tư duy, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và năng suất.

Từ những năm 1980-1990, 5S bắt đầu lan ra khỏi biên giới Nhật Bản, trở thành một phương pháp quản lý được các doanh nghiệp tại Châu Á, Châu Âu và Bắc Mỹ nhiệt tình đón nhận. Phương pháp này càng trở nên phổ biến hơn khi được liên kết với các tiêu chuẩn quản lý chất lượng quốc tế như ISO 9001 và ISO 14001 về quản lý môi trường. Nhờ đó, 5S đã trở thành một công cụ quản lý toàn cầu, áp dụng trong đa dạng các lĩnh vực, từ sản xuất, dịch vụ đến các tổ chức hành chính.

3. Lợi Ích Của Việc Áp Dụng 5S Là Gì Trong Sản Xuất

Không đơn thuần là làm sạch hay sắp xếp nơi làm việc, 5S được ví như một khoản đầu tư mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp ở mọi loại hình, quy mô và lĩnh vực hoạt động. Cụ thể đó là:

3.1. Tăng Năng Suất Và Hiệu Quả Làm Việc

Môi trường làm việc được “chuẩn 5S” nghĩa là mọi thứ sẽ gọn gàng, ngăn nắp và ở đúng vị trí. Điều này giúp nhân viên không phải mất thời gian tìm kiếm công cụ, tài liệu hay vật tư để tập trung hoàn toàn vào công việc chính, rút ngắn thời gian hoàn thành công việc và nâng cao hiệu suất lao động.

3.2. Giảm Lãng Phí Và Thất Thoát

Với 5S, các vật dụng không cần thiết sẽ được loại bỏ, từ đó tối ưu hóa không gian lưu trữ và sản xuất. Phương pháp này cũng giúp giảm lãng phí thời gian, tài nguyên nhân lực cùng chi phí sản xuất, đồng thời tăng lợi nhuận và nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

3.3. Tăng Sự An Toàn Và Tránh Tai Nạn Lao Động

Doanh nghiệp áp dụng 5S có thể phòng tránh những nguy cơ tiềm ẩn gây chấn thương, tai nạn và bảo vệ sức khỏe người lao động. Điều này cũng đồng nghĩa với việc giảm thiểu các rủi ro pháp lý và chi phí liên quan đến tai nạn, tạo ra môi trường làm việc an toàn, đáng tin cậy hơn cho mọi người.

3.4. Cải Thiện Chất Lượng Sản Phẩm Và Dịch Vụ

Khi mọi thứ được sắp xếp gọn gàng, sạch sẽ, nguy cơ sử dụng sai vật tư hoặc thiết bị bị hỏng hóc do bụi bẩn, thiếu bảo trì sẽ giảm đi. 5S giúp giảm sai sót trong quy trình, đảm bảo mỗi bước công việc được thực hiện trong điều kiện tối ưu. Do đó, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ đồng đều, tăng sự tin cậy và hài lòng của khách hàng.

3.5. Tạo Môi Trường Làm Việc Tích Cực

Khi làm việc trong một môi trường được chăm sóc chu đáo, nhân viên sẽ cảm thấy được tôn trọng, có động lực và tinh thần làm việc tốt hơn. Các hoạt động 5S tạo ra tinh thần tổ đội, khuyến khích sự giao tiếp và trao đổi thông tin hiệu quả giữa các bộ phận cùng cá nhân. Đây là cách để tăng sự hiểu biết, hợp tác trong công việc, giúp nâng cao hiệu quả và đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.

3.6. Tổ Chức Và Quản Lý Hiệu Quả

Các quy trình, tài liệu, vật dụng đều được sắp xếp logic, có nhãn mác rõ ràng và vị trí cố định sẽ giúp việc quản lý trở nên thuận tiện, minh bạch hơn. Lãnh đạo và quản lý có thể dễ dàng giám sát hiệu suất, đánh giá tình hình và đưa ra các quyết định chính xác dựa trên thông tin thực tế. Điều này vừa cải thiện hiệu quả hoạt động hàng ngày, vừa hỗ trợ mạnh mẽ cho các hoạt động hoạch định chiến lược và kiểm soát chất lượng về sau.

3.7. Tăng Tính Linh Hoạt Và Khả Năng Thích Ứng Với Thay Đổi

Một môi trường làm việc đã được chuẩn hóa và tổ chức theo 5S sẽ linh hoạt hơn trong việc điều chỉnh quy trình, bố trí lại không gian làm việc hoặc giới thiệu các công nghệ mới. Doanh nghiệp có thể dễ dàng thích ứng với các thay đổi trong nhu cầu thị trường, chiến lược kinh doanh hoặc những thách thức bất ngờ, đảm bảo khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững của mình trong tình hình kinh tế đầy biến động.

4. Quy Trình 5S Gồm Những Gì?

Thành phần của 5S

Để hiểu rõ hơn về 5S là gì, JobsGO sẽ đi sâu vào từng chữ “S” trong phương pháp này.

4.1. Sàng Lọc (Seiri)

Nguyên tắc cốt lõi của Sàng lọc là “Đừng giữ những gì mà tổ chức không cần đến”. Mục tiêu của bước này là loại bỏ những vật dụng không cần thiết khỏi khu vực làm việc, tạo không gian thông thoáng và giảm thiểu sự lãng phí. Các bước thực hiện Sàng lọc bao gồm:

• Quan sát kỹ lưỡng khu vực làm việc để xác định tất cả công cụ, vật liệu, thiết bị, tài liệu hiện có.
• Phân loại cần thiết/không cần thiết đối với mỗi vật dụng bằng cách các câu hỏi:

• Vật này có cần thiết cho công việc hiện tại không?
• Vật này đã được sử dụng trong bao lâu rồi?
• Tần suất sử dụng vật này là bao nhiêu?

• Trước khi loại bỏ, cần thông báo cho quản lý và đồng nghiệp về các vật dụng được đánh giá là không cần thiết để tránh hủy nhầm.
• Những vật dụng đã xác định là không cần thiết sẽ được hủy bỏ, tái chế, bán hoặc đưa về kho lưu trữ nếu có giá trị sử dụng trong tương lai.

4.2. Sắp Xếp (Seiton)

Nguyên tắc của Sắp xếp là “Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại”, dựa trên tần suất sử dụng của vật dụng với 4 bước cơ bản:

• Đặt mỗi vật dụng vào một vị trí cố định, hợp lý nhất:

• Những vật thường xuyên sử dụng nên được đặt gần nơi làm việc, trong tầm tay.
• Vật ít dùng hơn có thể cất xa hơn nhưng vẫn phải dễ tiếp cận.
• Vật nặng nên đặt dưới, vật nhẹ đặt trên.

• Thảo luận cách bố trí với những người trực tiếp sử dụng để đảm bảo tiện lợi và hiệu quả. Việc tham khảo ý kiến từ nhân viên sẽ giúp họ cảm thấy được tôn trọng và tăng cam kết tuân thủ.
• Lập danh mục và sơ đồ: Xây dựng danh mục các vật dụng và sơ đồ lưu giữ rõ ràng, có thể dán nhãn hoặc vẽ sơ đồ trên tường, tủ để mọi người dễ dàng tìm kiếm.
• Sơ đồ cho vật dụng khẩn cấp: Nhất định cần có sơ đồ hoặc chỉ dẫn riêng cho các vật dụng khẩn cấp như bình cứu hỏa, dụng cụ sơ cứu, van an toàn và lối thoát hiểm. Các vật dụng này nên được đánh dấu bằng màu sắc nổi bật để dễ nhận biết trong tình huống khẩn cấp.

>>> Xem thêm: Bí quyết sắp xếp văn phòng làm việc tăng hiệu quả công việc

4.3. Sạch Sẽ (Seiso)

Vệ sinh 5S là gì? Nguyên tắc của Sạch sẽ, hay vệ sinh, là “Môi trường sạch sẽ sẽ tạo ra một sản phẩm chất lượng”. Bước này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc duy trì sự sạch sẽ cho toàn bộ khu vực làm việc, không chỉ là bề mặt mà còn máy móc, thiết bị, sàn nhà và bàn làm việc. Toàn bộ nhân viên phải có trách nhiệm thường xuyên, liên tục kiểm duyệt vệ sinh hàng ngày, hàng tuần và không đợi đến khi bẩn mới dọn.

Quá trình vệ sinh này vừa giúp làm sạch, vừa là cơ hội để kiểm tra, phát hiện sớm các hư hỏng, bất thường của máy móc, thiết bị để phòng ngừa sự cố, giảm chi phí sửa chữa lớn và kéo dài tuổi thọ thiết bị. Doanh nghiệp nên cung cấp chỉ dẫn rõ ràng về cách vệ sinh đúng cách như loại chất tẩy rửa phù hợp cho từng bề mặt/thiết bị, nơi cất các chất này và biện pháp bảo vệ thiết bị khỏi hư hỏng trong quá trình vệ sinh.

4.4. Săn Sóc (Seiketsu)

Săn sóc là bước hướng tới mục tiêu duy trì và giữ gìn sự sạch sẽ, gọn gàng, có tổ chức của 3S đầu tiên thông qua tiêu chuẩn hóa cùng hệ thống hóa. Đây là bước quan trọng để đảm bảo rằng những cải tiến đã đạt được không chỉ là nhất thời mà còn được duy trì bền vững:

• Tiêu chuẩn hóa: Xây dựng các quy định, hướng dẫn và tiêu chuẩn rõ ràng cho từng hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp và Sạch sẽ.
• Thiết lập lịch trình và quy trình: Tạo ra lịch vệ sinh cụ thể (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng) và quy trình kiểm tra định kỳ để đánh giá mức độ tuân thủ cũng như xác định các điểm cần cải thiện.
• Sử dụng dấu hiệu trực quan: Thiết kế nhãn mác rõ ràng, thống nhất về giới hạn và vị trí cho các khu vực cùng vật dụng.

4.5. Sẵn Sàng (Shitsuke)

Sẵn sàng là bước khó khăn nhất nhưng cũng là bước quyết định sự thành công bền vững của 5S. Bước này yêu cầu sự tự giác, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định đã thiết lập và biến 5S thành thói quen, văn hóa doanh nghiệp. Nó là tinh thần tự rèn luyện và duy trì nề nếp, tác phong làm việc chuyên nghiệp của nhân viên được tôi luyện bằng cách:

• Tạo sự tự giác: Nhân viên cần hiểu rõ giá trị cốt lõi của 5S và chủ động thực hiện mà không cần giám sát hay nhắc nhở từ người khác.
• Xây dựng văn hóa: 5S cần được lồng ghép vào văn hóa doanh nghiệp và trở thành một phần của triết lý làm việc cùng giá trị cốt lõi. Điều này đòi hỏi sự kiên trì, giáo dục và động viên liên tục.
• Đảm bảo sự đồng lòng: Mọi người trong tổ chức phải hiểu rõ giá trị của 5S và đồng lòng thực hiện để tạo ra thành công bền vững cho quy trình.

Doanh nghiệp cần chú trọng đào tạo 5S cho tất cả nhân viên mới hoặc nhân viên chuyển phòng ban để đảm bảo sự đồng bộ. Đồng thời, doanh nghiệp muốn duy trì áp dụng 5S và gắn bó lâu dài với nhân viên cần khuyến khích tìm kiếm ý tưởng mới cũng như học hỏi từ các doanh nghiệp khác. Việc tổ chức các cuộc thi 5S nội bộ, trao giải thưởng cho các sáng kiến cải tiến cũng là cách hiệu quả để củng cố tinh thần Shitsuke.

5. Triển Khai Quy Trình 5S Trong Doanh Nghiệp Như Thế Nào?

Cách triển khai 5S trong doanh nghiệp

Để áp dụng phương pháp 5S thành công, doanh nghiệp cần có một lộ trình triển khai bài bản và khoa học. JobsGO gợi ý triển khai 5S trong doanh nghiệp hiệu quả nhất với 6 bước dưới đây.

5.1. Đánh Giá Thực Trạng Ban Đầu

Trước khi bắt đầu triển khai 5S, doanh nghiệp cần đánh giá thực trạng hiện tại của môi trường làm việc. Bước này giúp doanh nghiệp xác định rõ các vấn đề hiện có, mức độ cần thiết của việc áp dụng 5S và tạo cơ sở để so sánh với kết quả sau này.

Doanh nghiệp có thể tự đánh giá thông qua 6 câu hỏi khảo sát tổng quát:

• Mọi người có gặp khó khăn khi tìm tài liệu, công cụ hay vật tư cần thiết cho công việc hàng ngày không?
• Có dây cáp điện lỏng lẻo, vật dụng gây cản trở lối đi hoặc các vật sắc nhọn không đúng vị trí gây nguy hiểm không?
• Có hồ sơ, ngăn kéo không dán nhãn hoặc vật dụng không có vị trí cố định, gây lộn xộn và khó quản lý không?
• Không gian làm việc có bị chiếm dụng bởi vật dụng thừa thãi, không sử dụng đến hay chật chội không?
• Có giấy tờ không dùng đến, bám bụi hoặc các khu vực ẩm mốc gây mất vệ sinh, ảnh hưởng sức khỏe không?
• Mọi người có biết cách sắp xếp, giữ gìn vệ sinh và nhận thức trách nhiệm của mình trong việc duy trì môi trường làm việc không?

Nếu có nhiều câu trả lời “CÓ” thì thấy doanh nghiệp nên tiến hành đánh giá chi tiết hiện trạng và bắt đầu định hướng cho các bước tiếp theo.

5.2. Lập Kế Hoạch Hành Động

Sau khi đánh giá thực trạng, bước tiếp theo là xây dựng một kế hoạch hành động chi tiết và cụ thể cho việc triển khai 5S. Một kế hoạch tốt sẽ là kim chỉ nam cho toàn bộ quá trình và thường được xây dựng thông qua:

• Tổ chức cuộc họp cấp quản lý: Thống nhất mục tiêu, phạm vi áp dụng 5S và cam kết nguồn lực cần thiết.
• Xây dựng lộ trình triển khai: Chia nhỏ quá trình thành từng giai đoạn cụ thể, với các mốc thời gian rõ ràng cho từng bước S.
• Cung cấp thông tin: Phổ biến thông tin rõ ràng về tiêu chuẩn 5S, mục tiêu cần đạt được, và nội dung các hoạt động cho toàn thể nhân viên.
• Khảo sát ý kiến nhân viên: Nắm bắt tình hình và chuẩn bị tinh thần của nhân viên, giúp họ hiểu rõ hơn về 5S cùng lợi ích của nó.
• Thành lập đội 5S: Lựa chọn các thành viên đại diện từ các phòng ban khác nhau, những người có nhiệt huyết và khả năng làm việc nhóm tốt để điều phối và dẫn dắt các hoạt động 5S.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn sắp xếp công việc hiệu quả

5.3. Đào Tạo Và Hướng Dẫn Thực Hiện

Đào tạo là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công của 5S. Bất kỳ ai tham gia 5S, từ lãnh đạo đến nhân viên trực tiếp, đều cần hiểu rõ ý nghĩa, mục tiêu cùng cách thực hiện quy trình này để tạo sự đồng thuận và cam kết. Các nội dung đào tạo cần bao gồm:

• Lịch sử và triết lý 5S: Giúp nhân viên hiểu rõ nguồn gốc, tầm quan trọng và lợi ích mà 5S mang lại cho cá nhân cùng tổ chức.
• Nội dung chi tiết từng bước S: Giải thích rõ ràng nguyên tắc, phương pháp và ví dụ thực tế cho Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.
• Thực hành tại chỗ: Kết hợp lý thuyết với thực hành trực tiếp tại khu vực làm việc để nhân viên làm quen với các kỹ thuật 5S.

Các phương pháp đào tạo có thể đa dạng với lớp học trực tiếp, trực tuyến, video hướng dẫn, tài liệu học tập hoặc các buổi hội thảo tương tác. Doanh nghiệp cần đặt ra kết quả kỳ vọng khả thi và mục tiêu thực tế cho từng cá nhân, phòng ban để mọi người có động lực phấn đấu. Đồng thời, doanh nghiệp cần khuyến khích tinh thần cải tiến, đoàn kết, tạo không gian để nhân viên đóng góp ý kiến và cùng nhau giải quyết vấn đề, thay vì đổ lỗi.

5.4. Triển Khai Thực Hiện

Đây là giai đoạn các hoạt động trong 5S được thực hiện theo kế hoạch và lộ trình đã xây dựng, từ lý thuyết đến hành động thực tế.

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần:

• Sử dụng công cụ hỗ trợ thực hiện quy trình 5S và tuân thủ các SOPs đã thiết lập.
• Tuần tự triển khai từng bước, tập trung hoàn thành dứt điểm mỗi “S” trước khi chuyển sang bước tiếp theo để đảm bảo hiệu quả.
• Lãnh đạo cùng đội 5S cần liên tục giám sát, hỗ trợ và giải đáp thắc mắc cho nhân viên trong quá trình thực hiện.

5.5. Đánh Giá Và Cải Tiến Liên Tục

5S không phải là một dự án có điểm kết thúc, mà là một hành trình cải tiến liên tục. Việc đánh giá kết quả định kỳ là cực kỳ quan trọng để xác định các khía cạnh đang thực hiện tốt, điểm cần cải thiện và tạo chuẩn mực cho chuỗi hoạt động 5S tiếp theo.

Các hoạt động đánh giá và cải tiến bao gồm:

• Kiểm tra định kỳ: Đội 5S hoặc quản lý cần thực hiện các cuộc kiểm tra (audit) định kỳ bằng bảng điểm 5S để đánh giá mức độ tuân thủ và hiệu quả.
• Thu thập phản hồi: Tổ chức các cuộc họp, khảo sát hoặc phỏng vấn nhân viên để thu thập phản hồi về những khó khăn, thách thức và đề xuất cải tiến.
• Phân tích kết quả: Dựa trên kết quả đánh giá cùng phản hồi, phân tích nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề và đưa ra biện pháp khắc phục.
• Học hỏi và tối ưu hóa: Học hỏi từ các doanh nghiệp khác đã áp dụng 5S thành công, so sánh với tiêu chuẩn tốt nhất trong ngành để rút kinh nghiệm và tối ưu hóa quy trình 5S của mình.

5.6. Duy Trì Thực Hiện Và Củng Cố Văn Hóa 5S

Duy trì thực hiện và củng cố văn hóa 5S yêu cầu biến 5S thành thói quen hàng ngày, từ đó xây dựng văn hóa doanh nghiệp:

• Tuân thủ nhất quán: Đảm bảo mọi người tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định 5S đã đặt ra một cách nhất quán.
• Kiểm tra không báo trước: Thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ bất ngờ để đánh giá sự duy trì và phát hiện sớm các vấn đề.
• Ghi nhận và khen thưởng: Đối chiếu kết quả thực tế với kỳ vọng ban đầu, tuyên dương thành tích của các cá nhân và đội nhóm xuất sắc để duy trì động lực cũng như khuyến khích sự gắn kết.
• Xử lý vấn đề kịp thời: Tạo hệ thống phản hồi và xử lý khiếu nại hoặc đề xuất cải tiến từ nhân viên để quy trình 5S luôn được cập nhật, hiệu quả.

6. Các Công Cụ Hỗ Trợ Quản Lý Quy Trình 5S

Công cụ hỗ trợ áp dụng 5S

Các doanh nghiệp thường sử dụng nhiều công cụ hỗ trợ để triển khai và duy trì 5S hiệu quả. Các công cụ này giúp hệ thống hóa, đo lường và duy trì các hoạt động 5S, từ đó tạo ra một không gian làm việc sạch sẽ, dễ quản lý cũng như tăng năng suất, hiệu quả công việc.

• Bảng điểm 5S (5S Scorecard): Bảng điểm hoặc biểu đồ được sử dụng để đánh giá và theo dõi tiến trình thực hiện 5S trong tổ chức. Bảng điểm này giúp đo lường, ghi nhận điểm số cho mỗi nguyên tắc 5S và xác định các vấn đề cần được cải thiện.
• Bản đồ vị trí (Layout Map): Dùng để vẽ, xác định vị trí cụ thể của các công cụ, thiết bị và vật phẩm trong không gian làm việc. Bản đồ vị trí giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và đặt đúng chỗ các mục cần thiết, từ đó tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
• Kỷ luật làm việc (Standard Operating Procedures – SOPs): Đây là các quy trình và quy định chi tiết về cách thực hiện các hoạt động, công việc trong tổ chức. SOPs giúp đảm bảo sự nhất quán, tuân thủ quy trình 5S, từ sắp xếp, làm sạch đến duy trì và cải thiện.
• Hộp công cụ (Toolbox): Hộp hoặc tủ chứa các công cụ và thiết bị cần thiết cho quá trình 5S. Hộp công cụ giúp tổ chức, bảo quản các dụng cụ sắp xếp, làm sạch, đồng thời giúp nhân viên dễ dàng truy cập và sử dụng chúng khi cần thiết.
• Biểu đồ luồng công việc (Workflow Diagram): Dùng để mô tả và hình dung quy trình làm việc từ khi nhận được một công việc cho đến khi hoàn thành. Biểu đồ luồng công việc giúp xác định các bước, vai trò, trách nhiệm của từng cá nhân trong quá trình 5S để tăng hiệu quả và tính tổ chức.
• Thẻ nhận diện (Identification Tags): Các thẻ được sử dụng để nhận diện và đánh dấu các mục cần thiết trong quá trình 5S. Các thẻ này thường được gắn vào các công cụ, thiết bị hoặc vật phẩm để chỉ rõ vị trí của chúng, giúp nhân viên dễ dàng nhận biết và đặt đúng chỗ sau khi sử dụng.
• Hộp xanh – hộp đỏ (Red Tag – Green Tag): Đây là một công cụ quan trọng trong giai đoạn Seiri (loại bỏ) của 5S. Hộp xanh được sử dụng để chứa các mục không cần thiết, không sử dụng hoặc hỏng hóc. Các mục trong hộp xanh sau đó sẽ được xem xét và xử lý theo các quy trình quản lý tài sản của doanh nghiệp. Trong khi đó, hộp đỏ được sử dụng để chứa các mục cần được xử lý, sửa chữa hoặc tái sử dụng.
• Bảng thông báo (Visual Display Boards): Bảng hiển thị thông tin trực quan và dễ nhìn được đặt ở các vị trí quan trọng trong không gian làm việc. Bảng thông báo được sử dụng để cung cấp hướng dẫn, hình ảnh minh họa, quy định cùng thông tin quan trọng liên quan đến các nguyên tắc 5S, từ đó giúp nhân viên hiểu rõ và tuân thủ quy trình này.
• Phiếu kiểm tra và kiểm tra (Checklists and Audits): Đây là các công cụ sử dụng để kiểm tra và đánh giá việc thực hiện 5S trong tổ chức. Phiếu kiểm tra và kiểm tra giúp đảm bảo rằng các tiêu chuẩn 5S được tuân thủ, đồng thời phát hiện và sửa chữa vấn đề phát sinh nhanh chóng. Các bước này được thực hiện định kỳ để duy trì hiệu quả của 5S trong thời gian dài.

7. Kết Hợp Mô Hình 5S Cùng Các Mô Hình Quản Lý Khác

5S không phải là một phương pháp độc lập mà có thể được tích hợp và bổ trợ cho nhiều mô hình quản lý khác, từ đó mang lại hiệu quả tổng thể cao hơn. Trong đó, 5S thường được kết hợp phổ biến nhất với Kaizen và nguyên tắc quản trị 3D.

7.1. 5S Và Kaizen

5S Kaizen là gì?

Kaizen là một triết lý kinh doanh của Nhật Bản với ý nghĩa “cải tiến không ngừng nghỉ”. Kaizen nhấn mạnh việc tìm kiếm và thực hiện các cải tiến liên tục trong mọi khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp, từ quy trình sản xuất đến dịch vụ khách hàng.

Mối quan hệ giữa 5S và Kaizen là gì? Có thể thấy, 5S là nền tảng vững chắc và tiền đề không thể thiếu để thực hiện triết lý Kaizen. Một môi trường làm việc lộn xộn, thiếu tổ chức sẽ cản trở mọi nỗ lực cải tiến của tập thể. Ngược lại, khi môi trường đã “chuẩn 5S” thì các vấn đề và cơ hội cải tiến sẽ trở nên rõ ràng, dễ nhận diện và giải quyết hơn.

Cụ thể, 5S giúp tạo ra một môi trường ổn định để Kaizen có thể phát triển. Kaizen sau đó sẽ tìm kiếm sự cải tiến liên tục và chuẩn hóa trên cơ sở môi trường đã được tối ưu nhờ 5S. Sự kết hợp giữa 5S và Kaizen giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả tối ưu trong cải thiện quy trình làm việc, tăng cường tính tổ chức, năng suất và chất lượng. Đồng thời, 5S cũng nuôi dưỡng văn hóa liên tục học hỏi và phát triển trong doanh nghiệp để việc triển khai Kaizen trở nên dễ dàng hơn.

7.2. 5S Và Nguyên Tắc Quản Trị 3D

3D 5S là gì?

Nguyên tắc quản trị 3D là các yếu tố hỗ trợ hiệu quả cho việc triển khai 5S, đặc biệt ở giai đoạn đầu hoặc khi doanh nghiệp gặp khó khăn khi duy trì. 3D bao gồm 3 nguyên tắc chính, bổ trợ cho việc lãnh đạo và quản lý các hoạt động 5S:

• Directing (Chỉ đạo): Người đứng đầu, cấp quản lý cần chỉ rõ hướng đi, mục tiêu và định hướng cụ thể cho quy trình triển khai 5S. Điều này bao gồm truyền đạt tầm nhìn, thiết lập các tiêu chuẩn rõ ràng và đưa ra quyết định chiến lược để đảm bảo 5S đi đúng hướng.
• Discussing (Thảo luận): Khuyến khích sự trao đổi, thảo luận cởi mở giữa các cấp độ trong tổ chức. Việc này giúp giải quyết vấn đề, thu thập ý kiến đóng góp và tạo sự đồng thuận từ nhân viên. Thảo luận giúp mọi người hiểu rõ hơn về lợi ích của 5S, chia sẻ kinh nghiệm và cùng tìm ra giải pháp tối ưu cho những thách thức cụ thể.
• Delegating (Ủy thác): Phân công nhiệm vụ cùng trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân, đội nhóm trong quá trình thực hiện 5S, kèm theo quyền hạn và tiêu chuẩn hoàn thành. Điều này giúp tăng cường ý thức sở hữu, khuyến khích sự chủ động và phát triển năng lực của nhân viên để họ hiểu rõ vai trò của mình, đóng góp vào thành công chung của 5S.

Mục đích của việc kết hợp nguyên tắc 3D là đảm bảo triển khai 5S suôn sẻ, có sự lãnh đạo rõ ràng, phân chia trách nhiệm hợp lý và tham gia tích cực của toàn bộ nhân viên. Từ đó, 5S sẽ được thực hiện bài bản và duy trì bền vững trong doanh nghiệp.

8. Đối Tượng Nào Nên Áp Dụng Quy Trình 5S?

Tính phổ biến và hiệu quả của 5S khiến nó trở thành một phương pháp quản lý có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp, tổ chức, bất kể quy mô và ngành nghề. Các đối tượng chính nên áp dụng 5S bao gồm:

• Các doanh nghiệp sản xuất: Cải thiện quy trình sản xuất, tăng năng suất, giảm lãng phí, cải thiện chất lượng và an toàn lao động.
• Các doanh nghiệp dịch vụ: Nâng cao chất lượng tổ chức và hiệu suất làm việc của nhân viên, tăng khả năng phục vụ khách hàng, tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ và chuyên nghiệp.
• Các tổ chức công cộng: Tăng hiệu quả hoạt động và quản lý các cơ quan, cải thiện hình ảnh tổ chức trước công chúng và tạo môi trường làm việc tốt cho cán bộ, nhân viên.
• Cá nhân: Quy trình 5S có thể được áp dụng trong cuộc sống cá nhân để tạo ra môi trường sống gọn gàng, sạch sẽ, tăng tính tổ chức và hiệu suất làm việc.

9. Nhân Sự Đóng Vai Trò Gì Trong 5S?

Thành công của quy trình 5S phụ thuộc rất lớn vào sự tham gia và hợp tác của tất cả các cấp độ nhân sự trong tổ chức. Từ lãnh đạo đến nhân viên đều đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả của quy trình 5S và đạt được mục tiêu cải thiện tổ chức, tăng năng suất làm việc. 5S không thể thành công nếu thiếu đi sự đóng góp từ bất kỳ mắt xích nào trong quy trình triển khai:

• Lãnh đạo và quản lý: Lãnh đạo và quản lý có trách nhiệm xác định, thông báo về ý nghĩa, mục tiêu, lợi ích của 5S cho toàn bộ nhân viên. Họ cần tạo ra môi trường ủng hộ và định hướng cho quá trình triển khai, duy trì 5S.
• Đội ngũ triển khai 5S: Đội ngũ này có trách nhiệm thực hiện các bước và hoạt động 5S trong doanh nghiệp. Họ sẽ triển khai các hoạt động như sắp xếp, sắp đặt, làm sạch, duy trì và tuân thủ quy tắc 5S.
• Các nhân viên: Tất cả nhân viên trong doanh nghiệp đều có trách nhiệm tham gia và thực hiện các hoạt động 5S trong vị trí, phạm vi công việc của mình. Họ cần tuân thủ quy tắc, quy trình 5S, duy trì sự sạch sẽ, gọn gàng và tổ chức trong môi trường làm việc của mình.
• Các nhóm làm việc và tổ chức: Nhóm làm việc cùng tổ chức có thể được hình thành để đảm nhận trách nhiệm quản lý và thực hiện 5S trong các khu vực, bộ phận hoặc phòng ban cụ thể. Họ sẽ giám sát tiến trình, cung cấp hướng dẫn, hỗ trợ cho việc triển khai và duy trì 5S.

>>> Xem thêm: Có nên chọn phụ nữ làm lãnh đạo?

10. Các Yếu Tố Tạo Nên Sự Thành Công Bền Vững Của Quy Trình 5S

Để 5S không chỉ là một phong trào nhất thời mà trở thành một phần cốt lõi của văn hóa doanh nghiệp và mang lại hiệu quả lâu dài, cần có sự kết hợp của nhiều yếu tố, trong đó quan trọng nhất là 4 yếu tố:

• Lãnh đạo cam kết, hỗ trợ: Yếu tố đầu tiên tạo nên thành công cho phương pháp 5S chính là lời cam kết của lãnh đạo. Sự hiểu biết, ủng hộ và đồng tình của lãnh đạo khi hình thành các nhóm cộng tác là vô cùng cần thiết.
• Tiến hành đào tạo: Để 5S thành công thì điều kiện tiên quyết là mọi người cần nhận thức rõ vai trò và lợi ích của phương pháp này. Bởi vậy, hãy cung cấp, đào tạo cho nhân viên những kiến thức và cách tiến hành cơ bản của 5S để thành công áp dụng, duy trì lâu dài.
• Tự nguyện tham gia: Sau khi nhận thức được lợi ích của 5S, họ sẽ tự giác, chủ động tiến hành những hoạt động này như một thói quen. Tạo ra môi trường thúc đẩy tinh thần tự nguyện của mọi người là yếu tố căn bản của 5S.
• Lặp lại chu trình 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Chu trình thực hiện 5S cần sự lặp lại liên tục, không ngừng nghỉ để duy trì và cải tiến công tác quản lý của tổ chức.

11. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Áp Dụng Phương Pháp 5S

Khi triển khai và duy trì phương pháp 5S, doanh nghiệp cần lưu tâm một số lưu ý quan trọng sau:

• Cam kết từ lãnh đạo: Đảm bảo sự ủng hộ, cam kết và tài trợ liên tục từ cấp lãnh đạo cao nhất. Họ cần là người đi đầu và tấm gương trong việc áp dụng 5S cho nhân viên.
• Đào tạo và giáo dục: Cung cấp kiến thức cùng kỹ năng cần thiết cho toàn bộ nhân viên về ý nghĩa, mục tiêu và từng bước thực hiện của 5S. Điều này giúp họ hiểu rõ và thực hiện đúng, tăng sự tin tưởng cũng như đồng thuận của nhân viên với 5S.
• Có sự tham gia của toàn bộ nhân viên: Đảm bảo sự tham gia cùng đóng góp của tất cả nhân viên trong quá trình triển khai 5S, tạo cơ hội cho mọi người thể hiện ý kiến và đề xuất cải tiến. Đồng thời, doanh nghiệp cần đảm bảo tổ chức nhất quán và thực hiện các hoạt động 5S theo quy trình.
• Định kỳ duy trì và kiểm tra: Thiết lập lịch trình duy trì 5S định kỳ, giám sát việc tuân thủ, kiểm tra, bảo trì sự sạch sẽ, gọn gàng và tổ chức trong suốt quá trình làm việc.
• Nuôi dưỡng tinh thần cải tiến liên tục (Kaizen): Luôn tìm kiếm cơ hội để nâng cao các tiêu chuẩn 5S, không ngừng đặt ra những mục tiêu cao hơn.
• Phát huy tinh thần tự chủ và trách nhiệm cá nhân: Khuyến khích mỗi nhân viên có ý thức sở hữu và chịu trách nhiệm đối với không gian làm việc của mình, duy trì sự gọn gàng, sạch sẽ.
• Đo lường và đánh giá hiệu quả: Thực hiện đo lường và đánh giá kết quả của 5S để xác định tiến bộ cũng như đề xuất các biện pháp cải tiến. Doanh nghiệp cần sử dụng các chỉ số và tiêu chí phù hợp để đo lường hiệu suất, đánh giá sự thành công của 5S.
• Học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm: Khuyến khích nhân viên học hỏi từ nhau và chia sẻ kinh nghiệm trong việc triển khai 5S. Doanh nghiệp cần xây dựng một môi trường hỗ trợ, thúc đẩy trao đổi thông tin và ý tưởng giữa các thành viên trong tổ chức.
• Giải quyết vấn đề và phản hồi: Tạo cơ hội cho nhân viên tham gia vào giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai, xử lý vấn đề kịp thời và đáp ứng phản hồi từ nhân viên để cải thiện quy trình 5S.
• Tăng cường giao tiếp hai chiều giữa lãnh đạo và nhân viên: Lãnh đạo cần lắng nghe ý kiến từ nhân viên và giải thích rõ ràng các quyết định liên quan đến 5S. Ngoài ra, một hệ thống ghi nhận, khen thưởng cũng sẽ giúp duy trì động lực và sự gắn kết của nhân viên với chương trình 5S.

Tóm lại, 5S không chỉ tập hợp các quy tắc sắp xếp mà còn là triết lý nền tảng cho môi trường làm việc khoa học, sạch sẽ, an toàn và hiệu quả. Từ đó, mọi doanh nghiệp đều có thể tăng năng suất và cải thiện chất lượng công việc cho nhân viên, xây dựng văn hóa doanh nghiệp lớn mạnh. Tìm hiểu thêm những kỹ năng của nhà lãnh đạo và cơ hội việc làm hấp dẫn khác ngay tại JobsGO!

Câu hỏi thường gặp

1. 5S Có Phải Chỉ Áp Dụng Cho Nhà Máy Sản Xuất Hay Không?

Không, 5S có tính ứng dụng rất rộng rãi, phù hợp với mọi loại hình tổ chức như văn phòng, bệnh viện, trường học, ngân hàng, cửa hàng bán lẻ và thậm chí cả trong không gian sống cá nhân.

2. Làm Thế Nào Để Duy Trì 5S Lâu Dài Trong Doanh Nghiệp?

Để duy trì 5S bền vững, cần có sự cam kết của lãnh đạo, đào tạo liên tục, sự tham gia chủ động của tất cả nhân viên, và thiết lập các hoạt động đánh giá, cải tiến định kỳ.

3. 5S Là Jidoka Phải Không?

5S không phải là Jidoka. 5S là phương pháp sắp xếp và quản lý nơi làm việc, còn Jidoka là nguyên tắc “tự động hóa có con người giám sát” để phát hiện và xử lý lỗi ngay lập tức.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)