Trợ lý Giám đốc

1. Tiếp nhận và triển khai chỉ đạo từ Tổng Giám đốc

• Tiếp nhận các chỉ đạo, định hướng và mục tiêu từ Tổng Giám đốc.

• Chuyển hóa chỉ đạo thành các đầu việc cụ thể, xác định rõ: Người thực hiện – Nội dung công việc – Thời hạn hoàn thành – Kết quả cần đạt.

• Truyền đạt, điều phối và theo dõi việc triển khai công việc giữa Tổng Giám đốc và các phòng ban.

2. Theo dõi và đôn đốc tiến độ công việc

• Theo dõi tiến độ thực hiện các kế hoạch và công việc của các bộ phận: Sales, Marketing, Vận hành, Nhân sự.

• Đôn đốc các cá nhân/bộ phận đảm bảo công việc hoàn thành đúng tiến độ và yêu cầu.

• Theo dõi các công việc trọng điểm, chiến dịch Marketing, hoạt động Sales, sự kiện và chương trình đào tạo.

• Phát hiện các công việc chậm tiến độ, phát sinh vấn đề hoặc có nguy cơ ảnh hưởng đến mục tiêu chung; báo cáo và đề xuất hướng xử lý.

3. Tổng hợp thông tin và báo cáo cho Tổng Giám đốc

• Thu thập, tổng hợp thông tin và số liệu từ các phòng ban phục vụ công tác điều hành.

• Lập các báo cáo về tiến độ công việc, tình hình triển khai và các vấn đề phát sinh theo yêu cầu.

• Tổng hợp các vấn đề cần Tổng Giám đốc xem xét, xử lý; chủ động phân tích nguyên nhân và đề xuất phương án giải quyết.

4. Quản lý lịch làm việc và tổ chức cuộc họp

• Sắp xếp, quản lý lịch làm việc, lịch họp và lịch công tác của Tổng Giám đốc.

• Chuẩn bị tài liệu, báo cáo, số liệu và các nội dung cần thiết trước các cuộc họp hoặc buổi làm việc.

• Tham gia họp, ghi nhận nội dung, kết luận và các đầu việc sau cuộc họp.

• Theo dõi, nhắc việc và cập nhật tiến độ thực hiện các đầu việc đã được thống nhất.

5. Hỗ trợ công tác đối ngoại và các hoạt động của Công ty

• Phối hợp chuẩn bị và tiếp đón đối tác, khách hàng quan trọng theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.

• Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu và điều phối các buổi làm việc với đối tác.

• Phối hợp tổ chức các sự kiện, hội thảo và chương trình đào tạo của Công ty.

6. Hỗ trợ vận hành và thực hiện các công việc khác

• Phối hợp với các bộ phận trong việc chuẩn hóa quy trình, tài liệu và cách thức triển khai công việc.

• Hỗ trợ rà soát, cải thiện các vấn đề trong quá trình phối hợp và vận hành.

• Thực hiện các công việc điều phối và nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.

Trình độ học vấn và kinh nghiệm

• Tốt nghiệp các trường Cao đẳng/Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Tài chính, Ngoại thương hoặc các lĩnh vực liên quan.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tài chính, đầu tư, giáo dục/đào tạo hoặc doanh nghiệp đang trong giai đoạn chuẩn hóa và tái cấu trúc hệ thống.

Kiến thức và kỹ năng chuyên môn

• Có tư duy logic, khả năng phân tích và tổng hợp thông tin tốt.

• Có hiểu biết cơ bản và góc nhìn tổng quan về hoạt động Sales, Marketing và vận hành doanh nghiệp.

• Có khả năng bao quát công việc, xác định vấn đề trọng tâm và xử lý nhiều đầu việc song song.

• Kỹ năng lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và điều phối công việc hiệu quả.

• Có kỹ năng viết báo cáo, tổng hợp thông tin và truyền đạt vấn đề ngắn gọn, rõ ràng, đi thẳng vào trọng tâm.

• Giao tiếp tinh tế, khéo léo; có khả năng làm việc với các phòng ban và xử lý tình huống linh hoạt.

• Thành thạo Word, Excel, PowerPoint/Canva và các nền tảng làm việc trực tuyến như Google Workspace, Trello, Asana, ClickUp hoặc các công cụ tương đương.

• Có khả năng khai thác và ứng dụng các công cụ AI như ChatGPT, Claude, Notion AI... để nâng cao hiệu suất công việc là một lợi thế.

• Có khả năng chịu đựng áp lực cao