Trợ Lý Điều Hành

1. Hỗ trợ Tổng Giám đốc

• Sắp xếp lịch họp, công tác, các cuộc gặp đối tác trong và ngoài nước.
• Ghi nhận, theo dõi và nhắc việc các đầu mục được giao trong các cuộc họp cấp cao.
• Soạn thảo báo cáo, hồ sơ, chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp chiến lược và HĐQT.

2. Điều phối vận hành và kiểm soát tiến độ

• Theo dõi tiến độ các dự án thiết kế từ các phòng ban: thiết kế, sản xuất, kỹ thuật.
• Hỗ trợ sắp xếp nguồn lực, điều chỉnh timeline và phối hợp giữa các bộ phận khi có xung đột tiến độ.
• Là đầu mối tổng hợp tình hình vận hành và báo cáo định kỳ cho CEO.

3. Tối ưu hóa quy trình làm việc

• Phối hợp với các trưởng bộ phận để chuẩn hoá quy trình làm việc nội bộ.
• Đề xuất cải tiến hệ thống quản lý công việc, vận hành hiệu quả hơn.
• Theo dõi việc áp dụng các quy trình đã thống nhất.

4. Tổ chức & quản trị nội bộ

• Hỗ trợ xây dựng văn hóa công ty chuyên nghiệp, hiệu quả, gắn kết.
• Phối hợp cùng HR và các bộ phận trong các hoạt động đào tạo, phát triển nhân sự.
• Theo dõi các chỉ số vận hành nội bộ, mức độ hài lòng nhân sự, và chất lượng dịch vụ.

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế hoặc tương đương.
• Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý điều hành, Điều phối dự án, Quản lý vận hành hoặc tương đương.
• Ưu tiên ứng viên từng làm trong các công ty thiết kế, kiến trúc, xây dựng hoặc môi trường sáng tạo chuyên môn cao.
• Có kỹ năng tổ chức và điều phối công việc mạnh mẽ.
• Có kỹ năng giao tiếp, tổng hợp thông tin, và báo cáo chuyên nghiệp.
• Biết lắng nghe, gắn kết các bên, xử lý mâu thuẫn mềm dẻo nhưng hiệu quả.
• Có tư duy hệ thống, sẵn sàng học hỏi và thích nghi.

Yêu cầu khác

• Cầu tiến, linh hoạt, sẵn sàng đồng hành lâu dài với CEO.
• Trung thực, kín đáo, biết bảo vệ thông tin nhạy cảm cấp cao.
• Có tinh thần “làm chủ công việc”, không cần bị nhắc nhở.