Thư Ký Văn Phòng Hội

I. Quản Lý Hội Viên
1. Quản lý thông tin hội viên:

• Cập nhật, quản lý và lưu trữ thông tin hội viên và xử lý các yêu cầu liên quan.
• Báo cáo định kỳ hàng tháng về tình hình hội viên.
• Theo dõi và gửi thông báo về việc đóng hội phí.

2. Quản lý hợp đồng sử dụng nhãn hiệu:

• Theo dõi các hợp đồng sử dụng nhãn hiệu của Hội.
• Theo dõi và kiểm tra việc sử dụng logo HVNCLC trên các nền tảng và sản phẩm của DN, báo cáo và làm văn bản xử lý các trường hợp vi phạm
• Phối hợp với DN giải quyết các vấn đề liên quan đến hợp đồng, đảm bảo tuân thủ các điều khoản.
• Lập báo cáo định kỳ hàng quý về tình trạng hợp đồng và phí sử dụng nhãn hiệu.

3. Quản lý văn thư đi – đến của Hội.
4. Soạn thảo văn bản hành chính. Làm biên bản họp.
II. Nghiên Cứu Thị Trường

• Thu thập, phân tích và báo cáo xu hướng thị trường liên quan đến ngành nghề của DN hội viên (báo cáo hàng tuần).
• Khảo sát thị trường, thu thập phản hồi từ sản phẩm/dịch vụ của hội viên (hàng tháng hoặc khi có phát sinh).
• Tham dự các chương trình hội chợ/sự kiện hội thảo, toạ đàm của các đơn vị để nắm thông tin/báo cáo sau khi tham dự.

III. Truyền Thông và Sự Kiện
1. Quản lý Fanpage:

• Đăng tải bài viết, thông tin sự kiện trên fanpage của Hội (2-3 bài/tuần)
• Tương tác với hội viên và doanh nghiệp khác, phản hồi tin nhắn và quản lý cộng đồng.

2. Hậu cần sự kiện:

• Lên kế hoạch và tổ chức các sự kiện của Hội (phối hợp với các bộ phận liên quan).
• Cung cấp thông tin, hỗ trợ hội viên về các chương trình, sự kiện và dịch vụ của Hội.
• Soạn thư mời DN, quản lý việc đăng ký tham gia, quản lý tài liệu, liên hệ nhà cung cấp dịch vụ, giám sát và điều phối sự kiện.
• Thu thập phản hồi từ người tham dự và lập báo cáo đánh giá kết quả sự kiện.
• Chuyển đổi các bản ghi âm từ sự kiện thành văn bản để lưu trữ và tham khảo.

3. Công việc khác theo phân công dựa trên từng sự kiện của Hội.

• Trình độ học vấn: Tốt nghiệp đại học (ưu tiên hành chính/văn thư/báo chí/Ngoại ngữ).
• Kinh nghiệm: 02 năm
• Kỹ năng chuyên môn : tốc ký/tổng hợp/soạn thảo văn bản
• Kỹ năng: tổ chức công việc, quản lý thời gian hiệu quả, giao tiếp tốt (thành thạo tiếng Anh là lợi thế), khả năng làm việc nhóm tốt
• Thành thạo tin học văn phòng và các công cụ quản lý trực tuyến.