Thư Ký Dự Án

Mô tả công việc:

Hỗ trợ Ban Quản lý dự án trong các công tác hành chính, văn thư, quản lý hồ sơ, tài liệu và các công việc liên quan khác, đảm bảo hoạt động của công trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả

1. Quản lý văn thư và hồ sơ

- Tiếp nhận, phân loại, xử lý và lưu trữ các văn bản, công văn, giấy tờ liên quan đến công trường một cách khoa học, hệ thống và theo quy định của Công ty.

- Soạn thảo, trình ký và lưu trữ văn bản, hồ sơ pháp lý, biên bản họp, nhật ký công trình và các hồ sơ khác liên quan.

- Đảm bảo tính bảo mật của các tài liệu quan trọng.

2. Quản lý thông tin và liên lạc

- Làm đầu mối tiếp nhận – chuyển tiếp thông tin giữa công trường và các phòng ban liên quan (Chủ đầu tư, Tư vấn Giám sát, Nhà thầu…).

- Sắp xếp lịch hẹn, chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp tại công trường.

- Ghi biên bản các cuộc họp.

- Đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt tại công trường.

3. Hỗ trợ công tác hành chính

- Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao tại công trường.

- Hỗ trợ công tác nhân sự tại công trường: theo dõi chấm công, quản lý hồ sơ nhân sự, báo cáo lao động định kỳ.

- Hỗ trợ công tác quản lý máy móc, thiết bị tại công trường.

- Hỗ trợ BQL dự án thực hiện các thủ tục thanh toán, tạm ứng, chi phí phát sinh tại công trường.

4. Quản lý hồ sơ dự án

- Sắp xếp, lưu trữ các hồ sơ pháp lý, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ thanh quyết toán của dự án đầy đủ, khoa học và theo quy định của Công ty.

- Cập nhật và theo dõi tiến độ thực hiện dự án thông qua các hồ sơ.

- Cung cấp hồ sơ, tài liệu khi có yêu cầu từ các bộ phận liên quan.

5. Các công việc khác

- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng Ban Quản lý dự án.

- Hỗ trợ các bộ phận khác trong công trường khi cần thiết.

- Tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng các chuyên ngành: Hành chính, Xây dựng… hoặc các ngành liên quan.

- Có kinh nghiệm làm thư ký văn phòng, ưu tiên các ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại công trường xây dựng.

- Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng.

- Khả năng tổ chức, sắp xếp công việc khoa học, cẩn thận.

- Chịu được áp lực công việc và môi trường làm việc tại công trường.