Thư Ký Công Trình

Nhiệm vụ 1: Tổ chức lưu trữ quản lý và kiểm soát hồ sơ

• Tiếp nhận, trình ký, chuyển giao, lưu trữ toàn bộ hồ sơ của dự án trong suốt giai đoạn tổ chức thi công dự án. Đảm bảo form mẫu, hồ sơ Dự Án được kiểm soát, lưu trữ và luân chuyển theo đúng quy trình;
• Thiết lập hệ thống lưu trữ cho các hồ sơ, bản vẽ được tiếp nhận đảm bảo truy xuất dễ dàng;
• Thực hiện việc kiểm soát, lưu trữ hồ sơ theo qui mô của khu vực;
• Đảm bảo việc nhận/ chuyển giao hồ sơ, thông tin kịp thời, chính xác trong nội bộ và các nhà thầu, đối tác;
• Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp các hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận, phòng ban trình cấp trên phê duyệt và tổng hợp gửi đến các bộ phận, phòng ban có liên quan.

Nhiệm vụ 2: Triển khai, cập nhật thông tin và phản hồi

• Triển khai đầy đủ, kịp thời các chỉ thị của cấp trên đến các nhân viên, phòng, ban liên quan và nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban đến cấp trên;
• Tham gia các cuộc họp khi được yêu cầu; đảm bảo các biên bản họp được phát hành đầy đủ đến các bên liên quan.

Nhiệm vụ 3: Hỗ trợ công tác hành chính – nhân sự tại công trình

• Hỗ trợ nhân viên mới nhận việc tại công trình;
• Đảm bảo hướng dẫn đầy đủ thông tin cho các nhân sự mới vào công trình tiếp cận công việc;
• Theo dõi và báo cáo dữ liệu chấm công của nhân viên;
• Đảm bảo nhân viên Văn phòng phẩm/ trang thiết bị phục vụ hoạt động công trình;
• Cập nhật các thông báo từ Văn phòng chính, đơn đốc và nhắc nhở phòng ban thực hiện.

Nhiệm vụ 4: Quản trị văn phòng

• Đảm bảo các thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm luôn sẵn có và trong tình trạng có thể sử dụng được;
• Thực hiện công tác tiếp đón, điều phối và giải quyết các vấn đề liên quan đến nước ngoài công trình;
• Đảm bảo văn phòng sạch sẽ, gọn gàng;
• Theo dõi và đảm bảo việc sử dụng tài sản đúng mục đích.

a. Trình độ: Đại học/ Cao đẳng

b. Kiến thức:

• Nghiệp vụ thư ký, văn thư lưu trữ, hành văn…
• Am hiểu các kiến thức về Xây dựng/ Kiến trúc, an toàn lao động & vệ sinh môi trường và đảm bảo chất lượng xây dựng

c. Kinh nghiệm:

• Kinh nghiệm quản lý: Không
• Kinh nghiệm chuyên môn: Ít nhất 01 năm kinh nghiệm Thư ký – Hành chính

d. Kỹ năng:

• Kỹ năng giải quyết vấn đề
• Kỹ năng soạn thảo văn bản
• Kỹ năng giao tiếp ứng xử
• Kỹ năng tổ chức, gắn kết, truyền đạt thông tin nội bộ

e. Các yêu cầu khác:

• Chịu khó, năng động
• Tính trung thực, cẩn thận, bảo mật cao
• Khả năng làm việc dưới áp lực cao, có tinh thần trách nhiệm
• Nhanh nhẹn, nắm bắt và truyền đạt thông tin chính xác