Sales Admin Cum Account Management

Hỗ trợ phòng vận hành

• Kiểm tra các chứng từ và quy trình để đảm bảo theo đúng quy trình của Công ty đề ra.
• Triển khai và theo dõi việc thực hiện các quy trình, chính sách của các phòng ban
• Phối hợp với kế toán và operation chốt doanh thu tính thưởng hiệu quả công việc của các bộ phận.
• Tham gia vào việc hỗ trợ và soạn thảo các văn bản, giấy tờ nội bộ liên quan đến công việc, chính sách cuộc họp, hoạt động của các phòng ban với nhau.
• Tham gia vào công tác xây dựng và triển khai các hạng mục công việc liên quan đến công tác vận hành (xây dựng ISO, xây dựng quy trình,...)
• Theo dõi và kiểm tra các hợp đồng đầu vào và đầu ra
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công

Hỗ trợ phòng kinh doanh

• Cùng với trưởng phòng account theo dõi kiểm tra: Tình trạng thanh toán, công nợ của khách hàng, thủ tục hợp đồng.
• Theo dõi và đảm bảo thông tin của khách hàng được cập nhật đúng và đầy đủ vào hệ thống quản lý (CRM) bao gồm: Thông tin cơ bản: Họ tên, số điện thoại, địa chỉ, v.v.; các thông tin từ đơn đặt hàng: Số lượng, phân loại, v.v.
• Tổng hợp, báo cáo tình trạng doanh thu, công nợ, báo cáo doanh thu (theo yêu cầu)
• Cập nhật số liệu bán hàng và tổng hợp để lập báo cáo theo ngày, tuần, tháng, quý, năm
• Hỗ trợ bộ phận kinh doanh thực hiện công việc bán hàng như: Cung cấp thông tin báo giá cho khách; cung cấp các thông tin, tài liệu bán hàng cần thiết cho khách hàng/ đối tác
• Theo dõi tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu của các nhân viên account, bám sát với tiến độ để đạt được tối đa chỉ tiêu doanh số.
• Cập nhật về giá, chiết khấu của vendor và khách hàng/ đối tác và đảm bảo công tác bán hàng chiết khấu, giảm giá với khách hàng/ đối tác theo đúng chính sách đã phê duyệt.
• Thiết lập và lưu trữ các hợp đồng, chứng từ liên quan.
• Tổng hợp và báo cáo định kì về doanh thu, công nợ

Hỗ trợ phòng mua hàng

• Phụ trách các công tác mua hàng, chi phí đầu vào của các vendor, đơn hàng
• Tìm kiếm các nhà cung cấp dịch vụ/ sản phẩm phù hợp
• Quản lý và triển khai quy trình mua hàng
• Lưu trữ và quản lý hợp đồng, hóa đơn và các chứng từ mua hàng
• Báo cáo định kỳ về chi phí mua hàng và công nợ nhà cung cấp

• Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm Admin, Sale Admin, Operation Admin.
• Có kinh nghiệm về kế toán là một lợi thế.
• Khả năng làm việc theo hệ thống và quy trình được quy định
• Khả năng quản lý văn bản, tài liệu cá nhân
• Khả năng học hỏi cao
• Tuân thủ các quy định, quy trình chính sách công ty
• Có kiến thức và các kỹ năng cơ bản về nghề nghiệp
• Có khả năng sử dụng một phần các kỹ năng cần thiết cho công việc, hiểu biết về định hướng công việc.
• Khả năng đáp ứng và thực hiện các nhiệm vụ đúng thời hạn dưới sự hướng dẫn và giám sát
• Khả năng theo dõi các đầu mục công việc đang tiếp nhận
• Có kinh nghiệm sử dụng toàn bộ hoặc phần lớn các kỹ năng cần thiết cho công việc với sự hỗ trợ của đồng nghiệp và sự giám sát của cấp cao hơn.
• Chủ động một phần công việc
• Suy nghĩ và làm việc có hệ thống
• Khả năng phối hợp với các đội nhóm và các thành viên khác
• Khả năng làm việc theo mục tiêu chung
• Kỹ năng giao tiếp
• Kỹ năng tổ chức công việc, quản lý thời gian hiệu quả