Phó Phòng Điều Hành Tour Du Lịch

Thông tin chung
Chức danh: Phó phòng Điều hành Du lịch
Bộ phận: Điều hành Tour / Vận hành Du lịch
Báo cáo trực tiếp: Giám đốc Điều hành Du lịch
Quản lý trực tiếp: Chuyên viên điều hành tour, điều phối dịch vụ, cộng tác viên điều hành (nếu có)

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Hỗ trợ Giám đốc Điều hành trong việc quản lý, tổ chức và giám sát toàn bộ hoạt động vận hành tour du lịch nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ, tối ưu chi phí, nâng cao trải nghiệm khách hàng và đảm bảo hiệu quả kinh doanh của công ty. Chịu trách nhiệm điều phối nguồn lực, kiểm soát rủi ro và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện chương trình du lịch.

NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH
Quản lý và điều hành hoạt động tour

• Xây dựng kế hoạch vận hành các chương trình du lịch nội địa, quốc tế và MICE.
• Tổ chức triển khai, phân công và giám sát công việc của đội ngũ điều hành tour.
• Kiểm tra và phê duyệt các phương án tổ chức tour trước khi triển khai.
• Đảm bảo các dịch vụ cung ứng (vận chuyển, lưu trú, nhà hàng, điểm tham quan, hướng dẫn viên...) được thực hiện đúng tiêu chuẩn cam kết.
• Theo dõi tiến độ thực hiện các đoàn khách, kiểm soát chất lượng dịch vụ trong suốt hành trình.

Quản lý đối tác và nhà cung cấp

• Xây dựng, duy trì và phát triển mạng lưới đối tác dịch vụ du lịch.
• Đàm phán giá, điều kiện hợp tác và các chính sách ưu đãi với nhà cung cấp.
• Đánh giá định kỳ chất lượng đối tác nhằm đảm bảo hiệu quả và tính cạnh tranh.
• Kiểm soát chi phí dịch vụ và đề xuất các giải pháp tối ưu ngân sách vận hành.

Kiểm soát chất lượng dịch vụ

• Xây dựng và thực hiện các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP).
• Theo dõi phản hồi của khách hàng và xử lý các khiếu nại liên quan đến dịch vụ.
• Đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm nâng cao chất lượng trải nghiệm khách hàng.
• Thực hiện công tác kiểm tra, đánh giá chất lượng tour định kỳ.

Quản trị rủi ro và xử lý sự cố

• Chủ động nhận diện các rủi ro trong quá trình vận hành tour.
• Trực tiếp tham gia xử lý các tình huống phát sinh như thay đổi lịch trình, hủy dịch vụ, sự cố khách hàng, thiên tai, dịch bệnh hoặc các vấn đề khẩn cấp khác.
• Đảm bảo quyền lợi khách hàng và uy tín thương hiệu công ty trong mọi tình huống.

Quản lý nhân sự

• Hỗ trợ tuyển dụng, đào tạo và phát triển đội ngũ điều hành.
• Hướng dẫn chuyên môn, đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
• Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, gắn kết và hiệu quả.
• Đề xuất các chính sách nâng cao năng suất làm việc của bộ phận.

Báo cáo và cải tiến hoạt động

• Tổng hợp báo cáo vận hành theo tuần, tháng, quý.
• Phân tích hiệu quả thực hiện tour, doanh thu, chi phí và tỷ lệ hài lòng khách hàng.
• Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả vận hành.
• Tham mưu cho Ban lãnh đạo về chiến lược phát triển hoạt động điều hành du lịch.

QUYỀN HẠN

• Đề xuất lựa chọn, thay đổi hoặc chấm dứt hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ.
• Được quyền điều phối nguồn lực và nhân sự trong phạm vi chức năng được giao.
• Đề xuất các giải pháp xử lý tình huống khẩn cấp nhằm đảm bảo chất lượng tour.
• Tham gia xây dựng chính sách vận hành, quy trình và tiêu chuẩn dịch vụ của công ty.

YÊU CẦU NĂNG LỰC
Trình độ học vấn

• Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành:
• Quản trị Du lịch và Lữ hành
• Quản trị Khách sạn
• Quản trị Kinh doanh
• Ngoại ngữ hoặc các ngành liên quan

Kinh nghiệm

• Tối thiểu 03–05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực điều hành du lịch.
• Ít nhất 01–02 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý nhóm hoặc tương đương.
• Am hiểu thị trường du lịch nội địa, quốc tế, MICE và dịch vụ du lịch.

Kiến thức chuyên môn

• Kiến thức sâu về nghiệp vụ điều hành tour.
• Hiểu biết về hợp đồng dịch vụ, quản lý nhà cung cấp và quản trị chi phí.
• Nắm vững các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động du lịch và lữ hành.

Kỹ năng

• Kỹ năng lãnh đạo và quản lý đội ngũ.
• Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc.
• Kỹ năng đàm phán và thương lượng.
• Kỹ năng xử lý khủng hoảng và giải quyết vấn đề.
• Kỹ năng giao tiếp và chăm sóc khách hàng.
• Thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm quản lý tour.

Ngoại ngữ

• Tiếng Anh giao tiếp và xử lý công việc tốt.
• Ưu tiên ứng viên có khả năng sử dụng thêm ngoại ngữ khác.