Phó Chánh Văn Phòng

Thay mặt BGĐ giải quyết các công việc đối nội, đối ngoại về hành chính:

• Làm các báo cáo tổng hợp kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của toàn Tập đoàn;

• Tham gia điều hành một số công việc có sự phối hợp nhiều phòng ban;

• Xây dựng kế hoạch, triển khai thực hiện, đôn đốc, đánh giá kết quả thực hiện các công việc chung được giao: Điều phối các cuộc thi, tổ chức các Event, giao ban ... và các công việc khác khi được phân công;

• Rà soát, hoàn thiện hệ thống, quy trình, quy định về quản lý công việc hành chính, kiểm soát toàn bộ các chi phí hành chính;

• Quản lý công tác lễ tân khánh tiết & hệ thống văn thư lưu trữ;

• Quản lý, vận hành các phần mềm quản lý nhân sự - quản lý hành chính;

• Quản lý hoạt động mua sắm, thanh quyết toán các loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định;

• Quản lý cơ sở vật chất, tài sản, thiết bị và phương tiện làm việc tại Văn phòng Tập đoàn bao gồm việc thuê, mua, bàn giao, hướng dẫn sử dụng, bảo dưỡng, kiểm kê định kỳ và thanh lý;

• Quản lý xây dựng, sửa chữa các hạng mục xây dựng, trang thiết bị để đảm bảo hoạt động KDSX;

• Quản lý đội tạp vụ -bảo vệ - lái xe - bếp ăn;

• Quản lý hoạt động của bộ phận IT, đảm bảo duy trì hoạt động của hệ thống server, máy tính, hệ thống mạng và các phần mềm quản lý;

• Giám sát công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh an toàn lao động…;

Công tác tham mưu, phát triển hệ thống:

• Xây dựng, tham mưu, phát triển hệ thống giám sát nội bộ các quy chế, quy trình nhằm quản lý rủi ro, sử dụng nhân lực, vật lực của công ty một cách hiệu quả;

• Tham mưu cho BGĐ, lên kế hoạch - triển khai 5S.

Thực hiện tái cơ cấu công ty:

• Tham mưu cho BGĐ và chỉ đạo việc thực hiện tái cơ cấu lại các bộ phận của Tập đoàn;

• Thực hiện các đề án tái cơ cấu doanh nghiệp (phân cấp quản lý, định biên nhân sự, chiến lược nhân sự…);

• Tham mưu cho BGĐ về các công tác tổ chức nhân sự, đào tạo, tuyển dụng, thi đua khen thưởng, kỷ luật, tiền lương, chế độ chính sách, xây dựng chức năng nhiệm vụ các phòng ban; Xây dựng, soạn thảo, chỉnh sửa các quy trình, nội quy, quy chế nội bộ …

Thời gian làm việc: Thứ 2 - Thứ 6: 8:00 - 17:30; Thứ 7: 8:00 - 16:30.

Yêu cầu công việc

• Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên các ngành liên quan đến Quản trị văn phòng, quản trị nhân lực và các chuyên ngành liên quan;

• Ưu tiên có kinh nghiệm ở vị trí tương đương ít nhất từ 5 năm trở lên;

• Độ tuổi: trên 35 tuổi;

• Có Kinh nghiệm trợ lý/ thư ký/ phó chánh văn phòng tại công ty nước ngoài hoặc công ty liên doanh;

• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, xây dựng mối quan hệ; Kỹ năng quản trị, điều hành;

• Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc;

• Tác phong làm việc chuyên nghiệp, nhanh nhẹn, quyết đoán.