Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng - Admin Officer

• Admin Officer đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hành chính và vận hành văn phòng diễn ra hiệu quả, chuyên nghiệp và thông suốt. Vị trí này là đầu mối quản lý các công việc hành chính hằng ngày, bao gồm quản lý tài sản, trang thiết bị, hồ sơ tài liệu, vật tư văn phòng và phối hợp hậu cần phục vụ hoạt động của Công ty.
• Bên cạnh các nhiệm vụ vận hành nội bộ, Admin Officer cũng đóng vai trò kết nối giữa các phòng ban trong việc hỗ trợ đón tiếp khách hàng, đối tác, ứng viên và phối hợp tổ chức các hoạt động nội bộ, góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và nâng cao trải nghiệm của các bên liên quan khi làm việc cùng Công ty.
• Vị trí này phù hợp với ứng viên có tư duy tổ chức tốt, tác phong chỉnh chu, tinh tế trong giao tiếp, chủ động trong công việc và có khả năng phối hợp đa phòng ban để đảm bảo môi trường làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp và nhất quán.

Vận hành văn phòng

• Đảm bảo hoạt động hành chính và vận hành văn phòng diễn ra thông suốt, hiệu quả và đúng quy định của Công ty.
• Quản lý tài sản, công cụ, dụng cụ, trang thiết bị và cơ sở vật chất; thực hiện cấp phát, thu hồi, kiểm kê và theo dõi tình trạng sử dụng.
• Phối hợp với các đơn vị liên quan để bảo trì, sửa chữa và bảo dưỡng cơ sở vật chất, trang thiết bị khi cần thiết.
• Duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp, sạch sẽ, an toàn và đáp ứng tiêu chuẩn vận hành của Công ty.

Quản lý hồ sơ và tài liệu

• Quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, công văn, hợp đồng và chứng từ dưới cả hình thức bản cứng và bản mềm theo hệ thống lưu trữ của Công ty.
• Thực hiện in ấn, chuẩn bị, đóng dấu, bàn giao và lưu trữ các tài liệu hành chính, bao gồm hợp đồng lao động, hồ sơ ứng viên, hợp đồng thương mại, biểu mẫu và các giấy tờ liên quan theo yêu cầu.
• Thực hiện số hóa, cập nhật và duy trì hệ thống dữ liệu, đảm bảo hồ sơ đầy đủ, khoa học và dễ dàng tra cứu.
• Đảm bảo tính bảo mật, chính xác và tuân thủ quy định của Công ty trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu và dữ liệu.

Giao tiếp và điều phối

• Tiếp nhận, xử lý và điều phối các cuộc gọi, thư từ, email và các thông tin hành chính của Công ty; đảm bảo thông tin được tiếp nhận và phản hồi kịp thời.
• Phối hợp với Phòng Nhân sự trong công tác đón tiếp ứng viên, nhân viên mới, chuẩn bị hậu cần và hỗ trợ các hoạt động onboarding.
• Phối hợp với Phòng Kinh doanh, Phòng Marketing trong công tác đón tiếp khách hàng, đối tác; chuẩn bị không gian, cơ sở vật chất và hậu cần phục vụ hoạt động tham quan, chụp ảnh, quay phim, sản xuất tư liệu truyền thông và các chương trình offline.
• Hỗ trợ lập kế hoạch và tổ chức các sự kiện nội bộ, sự kiện khách hàng, hoạt động kết nối; phối hợp cùng các phòng ban trong công tác chuẩn bị, vận hành và đảm bảo trải nghiệm sự kiện chuyên nghiệp.

Quản lý vật tư và hậu cần

• Theo dõi tồn kho văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao và các trang thiết bị phục vụ hoạt động văn phòng.
• Tiếp nhận nhu cầu mua sắm từ các phòng ban và phối hợp với Nhân viên Thu mua để đảm bảo việc cung ứng hàng hóa, dịch vụ đúng tiến độ và nhu cầu.
• Phối hợp quản lý nhà cung cấp dịch vụ hành chính, theo dõi việc giao nhận hàng hóa và hỗ trợ kiểm tra chứng từ liên quan.
• Sắp xếp hậu cần cho các chuyến công tác, cuộc họp, sự kiện, chương trình đào tạo và các hoạt động nội bộ của Công ty.

Quản lý chi phí và báo cáo

• Hỗ trợ theo dõi chấm công và tổng hợp dữ liệu hành chính theo quy định của Công ty.
• Kiểm tra hóa đơn, chứng từ, đề nghị thanh toán và phối hợp với các bộ phận liên quan trong công tác đối soát.
• Theo dõi, tổng hợp và báo cáo các chi phí hành chính định kỳ theo yêu cầu của Quản lý.
• Thực hiện các công việc hành chính khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp.

• Qualifications & Requirements
• Trình độ học vấn
• Tốt nghiệp Trung cấp/ Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị Văn phòng, Quản trị Kinh doanh, Hành chính, Nhân sự hoặc các chuyên ngành liên quan.
• Kinh nghiệm
• Tối thiểu từ 06 tháng - 01 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính, Hành chính - Nhân sự hoặc các vị trí tương đương.
• Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường sản xuất hoặc doanh nghiệp quy mô vừa là một lợi thế.
• Có kinh nghiệm quản lý hồ sơ, tài sản, văn phòng phẩm và làm việc với nhà cung cấp là một lợi thế.
• Kiến thức chuyên môn
• Hiểu biết về nghiệp vụ hành chính văn phòng và quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu.
• Có kiến thức cơ bản về quản lý tài sản, mua sắm hành chính và kiểm soát chi phí.
• Am hiểu các quy định liên quan đến lưu trữ hồ sơ, quản lý tài liệu và bảo mật thông tin.
• Kỹ năng
• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc và quản lý thời gian hiệu quả.
• Kỹ năng giao tiếp, điều phối và phối hợp với nhiều phòng ban.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề, xử lý công việc linh hoạt và chủ động.
• Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint); ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng Google Workspace hoặc các phần mềm quản lý văn phòng.
• Phẩm chất cá nhân
• Trung thực, cẩn thận, trách nhiệm và có tinh thần phục vụ.
• Chủ động, nhanh nhẹn và có khả năng làm việc độc lập cũng như làm việc nhóm.
• Có tư duy tổ chức, yêu thích sự ngăn nắp và chú trọng đến chi tiết.
• Có tinh thần học hỏi, sẵn sàng hỗ trợ các phòng ban và thích nghi với sự thay đổi.
• Preferred Skills
• Tác phong làm việc chỉnh chu, chuyên nghiệp; giao tiếp tinh tế, lịch sự và phù hợp trong tương tác với khách hàng, đối tác, ứng viên, nhà cung cấp và nhân viên nội bộ.
• Có kinh nghiệm xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ, quản lý tài liệu và dữ liệu hành chính dưới cả hình thức bản cứng và bản mềm.
• Có kinh nghiệm quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bị văn phòng và phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ hành chính.
• Có khả năng phối hợp đa phòng ban, chủ động hỗ trợ các hoạt động vận hành, tiếp đón khách hàng, đối tác, ứng viên và các sự kiện nội bộ.
• Có khả năng sử dụng tốt các công cụ văn phòng và nền tảng quản lý dữ liệu, lưu trữ trực tuyến.
• Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường sản xuất hoặc doanh nghiệp có quy trình vận hành đa phòng ban là một lợi thế.