Nhân Viên Đấu Thầu / Hồ Sơ Thầu (F & B)

Chuẩn bị & quản lý hồ sơ dự thầu

• Lập và hoàn thiện hồ sơ dự thầu cho các dự án mở mới, cải tạo cửa hàng hoặc các gói thầu xây dựng – nội thất – MEP – thiết bị F&B.
• Nghiên cứu yêu cầu gói thầu (HSMT, HSYC) và phối hợp với các phòng ban để thu thập tài liệu kỹ thuật, pháp lý, bảng giá, tiến độ, biện pháp thi công.
• Lập bảng so sánh giá thầu, phân tích BOQ, kiểm tra tính hợp lệ và tính cạnh tranh của hồ sơ.
• Theo dõi tiến độ nộp thầu, kết quả thầu và lưu trữ hồ sơ sau đấu thầu theo quy định.

Soạn thảo & quản lý hợp đồng

• Soạn thảo, rà soát và quản lý các loại hợp đồng: hợp đồng mua sắm, hợp đồng nguyên tắc, hợp đồng xây dựng, hợp đồng thầu phụ…
• Theo dõi tiến độ ký kết hợp đồng, phụ lục hợp đồng, điều khoản thanh toán – nghiệm thu.
• Thu hồi, lưu trữ và cập nhật vòng đời hợp đồng theo quy trình nội bộ.

Hồ sơ thanh toán – nghiệm thu – công nợ

• Chuẩn bị bộ hồ sơ thanh toán theo từng giai đoạn hoặc đơn hàng: nghiệm thu, biên bản bàn giao, checklist, hóa đơn…
• Phối hợp các bộ phận liên quan (QS, giám sát thi công, NCC, vận hành) để xác nhận khối lượng, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ.
• Theo dõi tiến độ thanh toán từng hợp đồng; đối chiếu công nợ và nhắc nợ đúng hạn để tránh nợ quá hạn.

Tiếp nhận & đánh giá báo giá/nhà thầu (hỗ trợ)

• Thu thập báo giá từ nhà thầu – nhà cung cấp cho các hạng mục xây dựng, nội thất, MEP, POSM, vật tư Non-food.
• Hỗ trợ phân tích bảng giá, so sánh phương án, đề xuất nhà thầu phù hợp về năng lực – giá – tiến độ.

Quản lý dữ liệu & báo cáo

• Lưu trữ hệ thống hồ sơ thầu – hợp đồng – chứng từ thanh toán.
• Cập nhật database nhà thầu và lịch sử hợp tác.
• Lập báo cáo tiến độ, chi phí, kết quả đấu thầu theo tuần/tháng/quý.

Công việc pháp lý – chứng từ thương mại

• Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến dự thầu và ký kết hợp đồng.
• Chuẩn bị chứng từ thương mại theo yêu cầu (bảo lãnh, hồ sơ pháp lý doanh nghiệp…).

Các công việc khác

• Hỗ trợ nhóm QS/Đầu tư trong các nhiệm vụ phát sinh của dự án.

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành Xây dựng, Luật, Kinh tế, Thương mại hoặc các ngành liên quan hành chính – pháp chế-đấu thầu.
• Có ít nhất 1 - 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
• Sử dụng thành thạo Excel, Word, và từng làm hồ sơ tham gia thầu.
• Chịu được áp lực cao, cẩn thận, có trách nhiệm với công việc.
• Có khả năng làm việc nhóm và làm việc độc lập.