Chuyên Viên Hành Chính Văn Phòng

1. Quản lý hành chính – văn phòng:

• Mua sắm, cấp phát, theo dõi và quản lý tồn kho văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng.
• Kiểm tra định kỳ các thiết bị văn phòng: máy in, máy chấm công, điều hòa, hệ thống điện nước,...
• Giám sát và kiểm tra đảm bảo không gian văn phòng sạch sẽ, gọn gàng, tiện nghi.
• Phối hợp với phòng Nhân sự chuẩn bị chỗ ngồi, thẻ tên, gửi xe, onboarding cho nhân sự mới.
• Là đầu mối làm việc với nhà cung cấp: văn phòng phẩm, dịch vụ chuyển phát, vệ sinh, sửa chữa,...

2. Công tác hỗ trợ nội bộ:

• Thực hiện thủ tục đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, phương tiện di chuyển cho CBNV đi công tác.
• Phụ trách tạm ứng – thanh toán các khoản chi hành chính: ăn trưa, nước uống, trang trí lễ Tết,...
• Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ: sinh nhật, welcome onboard, 8/3, Giáng sinh, Year End Party, team building v..v

3. Văn thư – lưu trữ:

• Tiếp nhận, phân phối và lưu trữ công văn đến/đi; quản lý con dấu, hợp đồng hành chính.
• Soạn thảo các văn bản hành chính nội bộ: thông báo, quyết định, biểu mẫu…
• Đảm bảo hồ sơ – chứng từ hành chính được lưu trữ đầy đủ, bảo mật và khoa học.

Các nhiệm vụ khác theo phân công của Ban giám đốc.

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các chuyên ngành liên quan: Hành chính, Nhân sự, Văn thư lưu trữ,...
• Tối thiểu 01-02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel v..v)
• Nhanh nhẹn, chu đáo, cẩn thận và có tinh thần trách nhiệm cao.