Administration Assistant

FUNCTIONAL OBJECTIVES/MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

• Ensure the effective and compliant execution of all administrative, logistics, facility, and general office support functions to maintain smooth and professional operations across the clinic/company - Đảm bảo toàn bộ hoạt động hành chính, hậu cần, quản lý tài sản và các dịch vụ hỗ trợ văn phòng/phòng khám được vận hành trơn tru, hiệu quả và tuân thủ nội quy, quy định nội bộ và pháp luật.

KEY RESPONSIBILITIES/ NHIỆM VỤ CHÍNH

• Office & Administrative Operations / Quản lý hành chính – văn phòng (30%)

• Manage office stationery, assets, equipment, and inventory. - Quản lý văn phòng phẩm, tài sản, công cụ dụng cụ và thiết bị văn phòng.

• Handle and monitor payments for utilities and admin-related services. - Thực hiện và giám sát các thanh toán chi phí hành chính (điện, nước, dịch vụ...).

• Supervise outsourced services: cleaning, security, greenery, drinking water, and document archiving. - Kiểm soát chất lượng dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, cây xanh, nước uống và văn thư lưu trữ.

• Maintain a clean, safe, and compliant workplace in accordance with health and safety standards. - Đảm bảo văn phòng làm việc luôn sạch sẽ, an toàn, phù hợp với quy định y tế và an toàn lao động.

• Act as point of contact for service providers and vendors. - Là đầu mối làm việc với các nhà cung cấp, thầu phụ về kỹ thuật, vệ sinh, sửa chữa.

• Set up meeting rooms, assist in internal events, and support visitor arrangements - Hỗ trợ setup phòng họp, tổ chức hội thảo, sự kiện nội bộ, tiếp khách.

• Propose improvements in admin processes and cost efficiency initiatives. - Đề xuất các giải pháp cải tiến dịch vụ hành chính, tối ưu chi phí vận hành.

• Dịch vụ nhân viên & hỗ trợ vận hành/ Employee Support & Internal Service Delivery (30%)

• Coordinate onboarding logistics: workstation, email, ID cards, uniforms, parking, etc. - Hỗ trợ các thủ tục chào đón nhân viên mới (bàn làm việc, email, thẻ, đồng phục, chỗ đậu xe...).

• Carry out procedures for visas, work permits, and temporary residence cards. - Thực hiện các thủ tục xin thị thực, giấy phép lao động, thẻ tạm trú.

• Support and process business trips procedure for all employees such as: air ticket, hotel booking, etc - Hỗ trợ và thực hiện các thủ tục đi công tác cho nhân viên như: đặt vé máy bay, khách sạn,…

• Manage grab, be business account, make payment and report accordingly - Quản lý tài khoản grab, be của Công ty, làm thanh toán và báo cáo các chuyến đi

• Internal Communication and Workplace Culture/ Truyền thông nội bộ & Văn hóa doanh nghiệp (20%)

• Build and promote internal communication channels (internal newsletter, email, internal social network, etc.). - Xây dựng và triển khai các kênh truyền thông nội bộ (bản tin nội bộ, email, mạng xã hội nội bộ,...).

• Organize employee engagement activities (Team building, Company trip, Year End Party, etc.) - Tổ chức các hoạt động gắn kết nhân viên (Team building, Company trip, Year End Party,...).

• Convey Company messages, internal rules and regulations to employees, contributing to spreading the company's core values. - Truyền tải các thông điệp của Công ty, nội quy và quy định nội bộ đến nhân viên góp phần lan tỏa giá trị cốt lõi của công ty.

• Assist administrative tasks, personal assistant for the Board of Directors such as arranging meeting schedules, business trips, accommodation, draft documents, etc. (20%) - Thực hiện các công việc hành chính, trợ lý cá nhân cho Ban Giám Đốc như sắp xếp lịch họp, lịch công tác, soạn thảo tài liệu,…

• College/University degree in Business Administration, Office Management, HR, or relevant field. - Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị, Hành chính, Nhân sự hoặc lĩnh vực liên quan.

• 1–3 years of experience in general affairs or similar administrative roles in healthcare or multinational environments is an advantage - Có từ 1–3 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí hành chính tổng vụ hoặc tương đương trong môi trường phòng khám, bệnh viện hoặc doanh nghiệp nước ngoài.

• Proficiency in MS Office, design platforms (canvas,…) - Thành thạo MS Office (Excel, Word, Outlook), các nền tảng thiết kế (canvas,…)

• Strong organizational and communication skills. - Có kỹ năng tổ chức và giao tiếp tốt.

• Professional, detail-oriented, honest, proactive, and service-minded. - Tác phong chuyên nghiệp, cẩn thận, trung thực, chủ động và có tinh thần phục vụ.

• Professional written and verbal communication skills in English/Chinese - Thành thạo tiếng Anh/Chinese cả viết và giao tiếp