Admin Assistant - 1 year contract

MISSIONS: Support to GM Department (hỗ trợ hành chính – chứng từ phòng GM) & MKT Department

MAIN RESPONSIBILITIES

• In charge of admin work for GM (photo, scan, logistics of meeting,). Stamp documents, receive/return documents to all relevant stake holders. Follow up GD’s calendar (for important events/meetings).

(Phụ trách các công việc hành chính liên quan đến photo, scan tài liệu và logistic của các cuộc họp. Phụ trách giữ con dấu công ty và quản lí các cuộc họp quan trọng của phòng GM)

• Input all relating payments into Navision system. Contact/follow up suppliers to correct/gather/request invoices, other services.

(Phụ trách tất cả các thanh toán và liên hệ đối tác/vendor để lấy hóa đơn và các chứng từ cần thiết nộp phòng Kế Toán)

• Follow up SGT statements, turnovers, invoices, TNT, hotels, flights.

(Phụ trách công nợ vé máy bay Saigon Tourist, hóa đơn tài chính, đơn vị vận chuyển, khách sạn,..)

• Prepare/propose back-up actions/plans when Line Manager is in the meeting/absent. Support to GM Departments as required.

(Chuẩn bị các phương án phòng khi quản lí trực tiếp vắng mặt tại văn phòng và hỗ trợ phòng GM khi có yêu cầu)

• Ready to support / assist logistics of Business Reviews/ Visitors/ Events

(Sẵn sàng hỗ trợ hậu cần cho các hoạt động đón tiếp khách/ đoàn/ sự kiện).

QUALIFICATIONS / EXPERIENCE

• 1- 2 years experience in Administration/Payment/Accountant field.

(1-2 năm kinh nghiệm về hành chính/thanh toán/kế toán)

• Ability to keep clear and accurate records and reports on computer.

(Có khả năng thu thập và làm báo cáo chính xác về thông tin, số liệu thanh toán trên máy tính)

• Good communication, negotiation skill, problem solving. Ability to organize workload and to work under pressure/problem solving.

(Khả năng làm việc dưới áp lực công việc/ kĩ năng xử lí tình huống linh hoạt)

• Positive thinking, confidential, reliable, hard-working, detail-oriented and honest.

(Lạc quan, bảo mật, đáng tin cậy, chăm chỉ, tỉ mỉ và thật thà)

• Proficiency in English.

(Trình độ tiếng anh giao tiếp và viết mức khá)

• Ready and available to work overtime/ in the weekend if needed.

(Có thể làm việc ngoài giờ và cuối tuần khi có yêu cầu.)