Ủy Nhiệm Chi Là Gì? Tải Mẫu Giấy Ủy Nhiệm Chi Mới Nhất 2025

Ủy nhiệm chi là gì? Ủy nhiệm chi (lệnh chi) là một phương thức thanh toán không dùng tiền mặt phổ biến, cho phép cá nhân, doanh nghiệp chuyển tiền một cách an toàn, linh hoạt và tiết kiệm thời gian. Trong bối cảnh kinh tế số, việc hiểu rõ về ủy nhiệm chi là rất quan trọng để tối ưu hóa quản lý tài chính và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin về khái niệm, cách lập và quy trình xử lý ủy nhiệm chi.

1. Ủy Nhiệm Chi Là Gì?

Ủy nhiệm chi là gì? Giấy ủy nhiệm chi là gì?

Ủy nhiệm chi tiếng Anh là gì? Ủy nhiệm chi (lệnh chi) trong tiếng Anh thường được gọi là “Payment Order” hoặc đôi khi là “Payment Instruction”. Đây là một văn bản do người trả tiền lập theo mẫu quy định của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình để thanh toán cho người thụ hưởng. Trong giao dịch này, ngân hàng đóng vai trò là bên trung gian, thực hiện lệnh chuyển tiền dựa trên chỉ thị rõ ràng và hợp lệ từ khách hàng.

Căn cứ pháp lý chính quy định về ủy nhiệm chi là Khoản 3, Điều 3 Thông tư 46/2014/TT-NHNN của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Sau khi giao dịch được ngân hàng xử lý thành công, người thụ hưởng sẽ nhận được thông báo và có thể rút tiền mặt hoặc nhận chuyển khoản vào tài khoản của mình tùy theo thỏa thuận và mục đích giao dịch.

Hiểu đơn giản, giấy ủy nhiệm chi là yêu cầu bằng văn bản từ chủ tài khoản gửi đến ngân hàng, chỉ định ngân hàng thực hiện một khoản thanh toán cụ thể từ tài khoản của họ cho một bên thứ ba. Đây là một công cụ giúp tự động hóa và hợp pháp hóa quá trình chuyển tiền, đặc biệt quan trọng trong các giao dịch kinh doanh hoặc khi cần bằng chứng cụ thể về việc thanh toán.

2. Ủy Nhiệm Chi Dùng Để Làm Gì?

Tại sao phải làm ủy nhiệm chi? Ủy nhiệm chi đặc biệt hữu ích cho cả cá nhân, doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính và thực hiện các giao dịch thanh toán. Cụ thể nó giúp:

• Thanh toán hóa đơn định kỳ: Ủy nhiệm chi là giải pháp lý tưởng cho việc thanh toán các hóa đơn định kỳ như tiền điện, nước, internet, tiền thuê nhà hoặc văn phòng. Thay vì phải nhớ và thực hiện thanh toán thủ công mỗi tháng, bạn có thể thiết lập ủy nhiệm chi để ngân hàng tự động trích tiền và chuyển cho nhà cung cấp dịch vụ, giúp tiết kiệm thời gian và tránh tình trạng quên thanh toán.
• Chuyển tiền cho đối tác, nhà cung cấp: Trong môi trường kinh doanh, ủy nhiệm chi là công cụ không thể thiếu để thanh toán các khoản công nợ, mua bán hàng hóa, dịch vụ cho đối tác và nhà cung cấp. Nó đảm bảo tính chính xác, minh bạch của giao dịch, giúp kế toán viên dễ dàng hạch toán, đối chiếu, và kiểm soát dòng tiền của doanh nghiệp. Hơn nữa, việc sử dụng ủy nhiệm chi còn cung cấp một chứng từ pháp lý rõ ràng, dễ dàng phục vụ cho mục đích kiểm toán sau này.
• Chi trả lương, thưởng cho nhân viên: Các doanh nghiệp thường sử dụng ủy nhiệm chi để thanh toán lương, thưởng và các khoản phụ cấp khác cho nhân viên. Phương thức này giúp đơn giản hóa quy trình chi trả, đảm bảo tính bảo mật cho thông tin cá nhân của nhân viên và duy trì đúng thời hạn thanh toán, góp phần xây dựng lòng tin và sự hài lòng trong đội ngũ.
• Chuyển khoản nội bộ giữa các phòng ban, đơn vị: Đối với các tổ chức, doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, phòng ban hoặc đơn vị trực thuộc, ủy nhiệm chi là phương tiện hiệu quả để chuyển khoản nội bộ, điều chuyển nguồn vốn giữa các tài khoản khác nhau. Điều này giúp kiểm soát dòng tiền tổng thể của công ty, đảm bảo các hoạt động được diễn ra thông suốt và đáp ứng kịp thời các nhu cầu tài chính.
• Kiểm soát chi tiêu và hạch toán kế toán dễ dàng: Mọi thông tin giao dịch thông qua ủy nhiệm chi đều được ghi lại rõ ràng trên chứng từ, bao gồm số tiền, người gửi, người nhận và nội dung thanh toán. Đây là một chứng từ pháp lý quan trọng, giúp cá nhân và doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chi tiêu, thực hiện hạch toán kế toán chính xác, đồng thời đối chiếu khi có bất kỳ sự cố hay sai sót nào.

Trường hợp có sai sót trong quá trình lập hoặc xử lý ủy nhiệm chi, ngân hàng sẽ thông báo và có thể trả lại ủy nhiệm chi yêu cầu lập lại hoặc chỉnh sửa, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối của giao dịch.

3. Các Loại Ủy Nhiệm Chi Phổ Biến

Ủy nhiệm chi được phân loại chủ yếu dựa trên hình thức thực hiện, mỗi loại có những đặc điểm và đối tượng sử dụng phù hợp riêng.

Các loại giấy ủy nhiệm chi

3.1. Ủy Nhiệm Chi Tại Quầy Giao Dịch Ngân Hàng

Đây là hình thức truyền thống, khách hàng trực tiếp đến chi nhánh hoặc phòng giao dịch của ngân hàng để thực hiện giao dịch. Khách hàng sẽ điền thông tin vào mẫu giấy ủy nhiệm chi do ngân hàng cung cấp, sau đó nộp cho giao dịch viên để hoàn tất thủ tục.

Hình thức này phù hợp với những người không quen thuộc với các thao tác kỹ thuật số hoặc những doanh nghiệp, cá nhân muốn đảm bảo có chứng từ gốc bằng giấy tờ. Đối với các khách hàng thường xuyên sử dụng, nhiều ngân hàng còn cung cấp cuốn ủy nhiệm chi được in sẵn để tiết kiệm thời gian điền thông tin cơ bản.

Ủy nhiệm chi tại quầy đảm bảo tính an toàn và có sự hỗ trợ trực tiếp từ nhân viên ngân hàng, tuy nhiên có thể mất nhiều thời gian hơn do phải chờ đợi.

3.2. Ủy Nhiệm Chi Online (Tạo Mẫu Trực Tuyến)

Trong thời đại công nghệ, một số ngân hàng đã phát triển dịch vụ tạo mẫu ủy nhiệm chi trực tuyến. Khách hàng có thể truy cập website hoặc ứng dụng ngân hàng, điền các thông tin cần thiết vào mẫu ủy nhiệm chi điện tử. Sau khi hoàn tất việc điền mẫu, khách hàng sẽ in bản cứng ra và mang đến quầy giao dịch của ngân hàng để hoàn tất thủ tục.

Lưu ý là hình thức này KHÔNG phải là một giao dịch chuyển khoản online hoàn toàn tự động như Internet Banking hay Mobile Banking. Nó chỉ đơn thuần là việc chuẩn bị trước mẫu ủy nhiệm chi để tiết kiệm thời gian điền thông tin tại quầy, chứ không thay thế hoàn toàn việc nộp giấy tờ và xác nhận tại ngân hàng. Mục đích là để tăng sự tiện lợi cho khách hàng, giúp họ chủ động hơn trong việc chuẩn bị chứng từ trước khi đến ngân hàng.

4. Nội Dung Và Quy Định Pháp Lý Về Giấy Ủy Nhiệm Chi

4.1. Các Nội Dung Bắt Buộc Trên Giấy Ủy Nhiệm Chi

Một giấy ủy nhiệm chi hợp lệ phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về nội dung theo hướng dẫn của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và quy định riêng của từng ngân hàng nơi mở tài khoản. Việc điền đầy đủ và chính xác các thông tin này là rất quan trọng để giao dịch được thực hiện thành công và có giá trị pháp lý.

Theo Khoản 1, Điều 8, Thông tư 46/2014/TT-NHNN, các nội dung bắt buộc trên giấy ủy nhiệm chi bao gồm:

• Chữ “Ủy nhiệm chi” (hoặc “Lệnh chi”): Tên gọi rõ ràng của chứng từ để phân biệt với các loại giấy tờ khác.
• Số chứng từ, số seri chứng từ (nếu có): Mã số duy nhất giúp ngân hàng quản lý và truy xuất giao dịch.
• Ngày, tháng, năm lập ủy nhiệm chi: Thời điểm chính xác mà ủy nhiệm chi được lập. Ví dụ: Ngày 1 tháng 3 năm 2025.
• Thông tin người ủy quyền (bên trả tiền): Bao gồm họ tên/tên đơn vị, địa chỉ, số CCCD/Mã số thuế (đối với cá nhân/doanh nghiệp tư nhân) và số tài khoản ngân hàng của người thực hiện thanh toán.
• Thông tin người thụ hưởng (bên nhận tiền): Bao gồm họ tên/tên đơn vị, địa chỉ và số tài khoản ngân hàng của người sẽ nhận tiền.
• Tên, địa chỉ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người trả tiền và người thụ hưởng: Chính là tên ngân hàng và chi nhánh nơi cả hai bên (trả tiền và thụ hưởng) mở tài khoản.
• Nội dung thanh toán: Ghi rõ ràng và cụ thể mục đích của giao dịch chuyển tiền. Ví dụ: Thanh toán tiền mua nguyên vật liệu theo hợp đồng số 123/2025/HD.
• Số tiền thanh toán: Cần ghi chính xác số tiền bằng cả số và chữ. Phần số tiền bằng chữ phải được viết hoa chữ cái đầu, không có khoảng trống giữa các chữ và kết thúc bằng “./” (chẵn). Ví dụ: 50.000.000 VNĐ (Năm mươi triệu đồng chẵn./).
• Chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền: Đây là yếu tố bắt buộc để xác nhận tính hợp lệ của lệnh chi. Chữ ký phải khớp với mẫu chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng. Đối với doanh nghiệp, có thể kèm theo chữ ký của kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền.
• Các yếu tố khác do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán quy định: Một số ngân hàng có thể yêu cầu thêm các thông tin bổ sung để phục vụ mục đích quản lý nội bộ, miễn là các yêu cầu này không trái với quy định của pháp luật

Việc tuân thủ những quy định trên không chỉ giúp giao dịch diễn ra suôn sẻ mà còn đảm bảo tính pháp lý và làm cơ sở cho việc kiểm tra, đối chiếu sau này. Do đó, khi lập ủy nhiệm chi, người dùng nên liên hệ với ngân hàng để lấy mẫu chính xác và điền đầy đủ, cẩn trọng.

4.2. Quy Định Về Giấy Ủy Nhiệm Chi

Để một giấy ủy nhiệm chi được coi là hợp lệ, có giá trị pháp lý, tránh mọi sai sót không đáng có, cá nhân và doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định quan trọng sau đây:

• Quy định về số liên: Thông thường, một ủy nhiệm chi sẽ bao gồm 2 liên. Một liên sẽ được ngân hàng giữ lại để lưu trữ, hạch toán và làm bằng chứng về việc đã thực hiện giao dịch theo yêu cầu của khách hàng. Liên còn lại sẽ được giao cho khách hàng (bên trả tiền) để lưu giữ, làm căn cứ đối chiếu với sổ phụ ngân hàng, phục vụ công tác hạch toán kế toán nội bộ và làm chứng từ pháp lý khi cần. Việc giữ lại liên khách hàng là vô cùng quan trọng để kiểm soát tài chính.
• Quy định về chữ ký: Chữ ký là yếu tố cần quan tâm, mang tính pháp lý cao nhất trên ủy nhiệm chi. Đối với cá nhân, phải là chữ ký của chủ tài khoản. Đối với doanh nghiệp hoặc tổ chức, ủy nhiệm chi phải có chữ ký của chủ tài khoản (thường là Giám đốc/người đại diện theo pháp luật) và có thể kèm chữ ký của Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền. Điều quan trọng nhất là chữ ký này phải khớp hoàn toàn với mẫu chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng khi mở tài khoản. Nếu chữ ký không khớp dù chỉ một chút, ngân hàng có quyền từ chối thực hiện giao dịch, gây trì hoãn và phát sinh thêm thủ tục.
• Quy định về đóng dấu (áp dụng cho doanh nghiệp/tổ chức): Bên cạnh chữ ký, các ủy nhiệm chi của doanh nghiệp hoặc tổ chức còn phải có con dấu của đơn vị. Con dấu phải rõ ràng, không bị mờ nhòe, phải đóng thẳng hàng và đúng màu mực (thường là mực đỏ). Đặc biệt, con dấu cần được đóng chèn lên khoảng 1/3 chữ ký, lệch về phía bên trái. Dấu mộc không chỉ xác nhận tính hợp pháp của văn bản mà còn khẳng định đây là giao dịch chính thức của đơn vị, tăng cường sự tin cậy và trách nhiệm pháp lý.

Việc tuân thủ chặt chẽ các quy định này sẽ giúp quá trình giao dịch bằng ủy nhiệm chi diễn ra suôn sẻ, an toàn và đảm bảo giá trị pháp lý cho mọi bên liên quan.

5. Hướng Dẫn Cách Lập Giấy Ủy Nhiệm Chi

Cách lập giấy ủy nhiệm chi

Việc lập giấy ủy nhiệm chi cần sự cẩn trọng và chính xác tuyệt đối để đảm bảo giao dịch được thực hiện thành công. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách điền các trường thông tin, chia thành hai phần chính: phần dành cho người trả tiền (cá nhân/doanh nghiệp) và phần dành cho ngân hàng xử lý.

5.1. Phần Dành Cho Cá Nhân/Doanh Nghiệp Trả Tiền

Đây là phần mà người thực hiện giao dịch ủy nhiệm chi cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin theo mẫu của ngân hàng.

• Ngày, tháng, năm: Ghi ngày, tháng, năm mà bạn lập ủy nhiệm chi. Ví dụ: 01/03/2025.
• Đơn vị trả tiền (người ủy quyền): Điền tên đầy đủ của cá nhân hoặc tên công ty/tổ chức thực hiện thanh toán. Ví dụ: CÔNG TY TNHH XYZ hoặc NGUYỄN VĂN A.
• Số tài khoản: Ghi chính xác số tài khoản của bên trả tiền tại ngân hàng. Ví dụ: 1234567890.
• Tại ngân hàng: Điền tên ngân hàng và chi nhánh nơi bên trả tiền mở tài khoản. Ví dụ: Ngân hàng TMCP Quốc tế Việt Nam – VIB, Chi nhánh Ba Đình.
• Đơn vị thụ hưởng: Ghi tên đầy đủ của cá nhân hoặc tên công ty/tổ chức sẽ nhận tiền. Ví dụ: TRẦN THỊ B hoặc CÔNG TY CỔ PHẦN ABC.
• Số tài khoản của đơn vị thụ hưởng: Ghi chính xác số tài khoản của bên nhận tiền để tránh sai sót. Ví dụ: 0987654321.
• Tại ngân hàng của bên thụ hưởng: Điền tên ngân hàng và chi nhánh nơi đơn vị thụ hưởng mở tài khoản. Ví dụ: Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – Vietcombank, Chi nhánh Hoàn Kiếm.
• CCCD/Mã số thuế: Mục này thường dành cho cá nhân (ghi số CCCD) hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân. Với các doanh nghiệp lớn, thông tin này có thể không bắt buộc hoặc chỉ cần thông tin tài khoản và tên công ty. Ví dụ: 012345678912 (CCCD) hoặc 0108888888 (Mã số thuế).
• Số tiền giao dịch (bằng số): Điền chính xác số tiền bạn muốn thanh toán bằng các chữ số. Ví dụ: 50.000.000 VNĐ.
• Số tiền giao dịch (bằng chữ): Viết số tiền bằng chữ, viết hoa chữ cái đầu tiên, không có khoảng trống giữa các chữ và kết thúc bằng “./”. Ví dụ: Năm mươi triệu đồng chẵn./.
• Nội dung thanh toán: Điền rõ ràng, cụ thể và súc tích mục đích của giao dịch. Điều này rất quan trọng cho việc hạch toán kế toán và đối chiếu sau này. Ví dụ: Thanh toán tiền mua vật tư theo Hợp đồng số 123/HD-VT ngày 15/02/2025.
• Chữ ký và con dấu: Chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền cần ký tên vào vị trí quy định. Đối với doanh nghiệp, cần đóng dấu của đơn vị và dấu chức danh (nếu có) chèn lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Chữ ký và con dấu phải khớp với mẫu đã đăng ký tại ngân hàng.

Việc tuân thủ các bước này giúp đảm bảo tính hợp lệ và chính xác cho giấy ủy nhiệm chi của bạn. Nếu bạn là kế toán viên hoặc chủ doanh nghiệp, việc nắm vững các loại chứng từ là rất quan trọng. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các Chứng từ kế toán quan trọng cho doanh nghiệp để quản lý tài chính hiệu quả hơn.

5.2. Phần Dành Cho Ngân Hàng Xử Lý

Phần này sẽ do nhân viên ngân hàng điền sau khi đã tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của ủy nhiệm chi từ phía khách hàng. Mục đích là để ghi nhận nghiệp vụ vào hệ thống kế toán nội bộ của ngân hàng.

• Số bút toán: Ngân hàng sẽ ghi số thứ tự của nghiệp vụ kế toán tương ứng với giao dịch này để quản lý nội bộ.
• Loại tiền: Ghi rõ đơn vị tiền tệ được sử dụng trong giao dịch, ví dụ: VNĐ (Việt Nam Đồng).
• Tài khoản ghi nợ: Đây là số tài khoản của bên trả tiền sẽ bị trừ đi số tiền giao dịch.
• Tài khoản ghi có: Đây là số tài khoản của bên thụ hưởng sẽ được cộng thêm số tiền giao dịch.
• Chữ ký và dấu xác nhận của ngân hàng: Người có thẩm quyền của ngân hàng (thường là giao dịch viên, kiểm soát viên) sẽ ký và đóng dấu để xác nhận rằng giao dịch đã được kiểm tra, chấp thuận và thực hiện theo đúng quy trình nghiệp vụ của ngân hàng.

6. Tải Mẫu Giấy Ủy Nhiệm Chi Mới Nhất

Nếu bạn đang tìm kiếm mẫu ủy nhiệm chi excel/word, hãy tham khảo các mẫu được JobsGO tổng hợp dưới đây. Bạn có thể tải về miễn phí để sử dụng cho các giao dịch của mình.

• Mẫu ủy nhiệm chi kèm nộp thuế
• Mẫu ủy nhiệm chi không kèm nộp thuế
• Mẫu ủy nhiệm chi ngoại tệ
• Mẫu ủy nhiệm chi đề nghị trích tài khoản ngoại tệ thanh toán bằng loại tiền khác

7. Quy Trình Xử Lý Ủy Nhiệm Chi Tại Ngân Hàng

Xử lý ủy nhiệm chi như thế nào?

Quy trình xử lý ủy nhiệm chi tại ngân hàng được thực hiện theo các bước chặt chẽ, đảm bảo tính chính xác và an toàn cho giao dịch. Việc hiểu rõ quy trình này giúp người dùng chủ động hơn và nắm được vai trò của ngân hàng trong việc thực hiện lệnh thanh toán. Quy trình này được tuân thủ theo Khoản 2 Điều 8 Thông tư 46/2014/TT-NHNN.

7.1. Các Bước Ngân Hàng Tiếp Nhận Và Kiểm Tra

Đây là giai đoạn đầu tiên và quan trọng nhất, ngân hàng kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ trước khi tiến hành xử lý giao dịch.

• Tiếp nhận chứng từ: Bên trả tiền nộp giấy ủy nhiệm chi đã điền đầy đủ thông tin cho giao dịch viên tại quầy hoặc thông qua các kênh tiếp nhận khác nếu có. Ngân hàng sẽ tiếp nhận chứng từ và kiểm tra sơ bộ.
• Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ: Ngân hàng thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng các nội dung bắt buộc trên ủy nhiệm chi, bao gồm việc đảm bảo tất cả các trường thông tin đã được điền đầy đủ và chính xác. Đặc biệt, giao dịch viên sẽ đối chiếu chữ ký và con dấu (đối với doanh nghiệp/tổ chức) với mẫu đã đăng ký tại ngân hàng. Bất kỳ sự sai lệch nào cũng sẽ khiến chứng từ bị từ chối.
• Kiểm tra số dư tài khoản: Sau khi xác định tính hợp lệ của chứng từ, ngân hàng sẽ kiểm tra số dư trong tài khoản của bên trả tiền. Mục đích là để xác minh tài khoản có đủ số tiền cần thiết để thực hiện giao dịch theo yêu cầu trên ủy nhiệm chi hay không.
• Xử lý trường hợp không hợp lệ/không đủ tiền:
• Nếu chứng từ không hợp lệ (ví dụ: thiếu thông tin, chữ ký không khớp, nội dung không rõ ràng), ngân hàng sẽ thông báo ngay cho khách hàng và yêu cầu chỉnh sửa hoặc lập lại ủy nhiệm chi mới. Giao dịch sẽ không được tiếp tục cho đến khi có chứng từ hợp lệ.
• Nếu số dư trong tài khoản của bên trả tiền không đủ để thực hiện giao dịch, ngân hàng sẽ thông báo cho khách hàng. Khách hàng cần bổ sung tiền vào tài khoản hoặc giao dịch sẽ bị từ chối. Trong trường hợp này, ngân hàng sẽ trả lại chứng từ ủy nhiệm chi và không thực hiện giao dịch cho đến khi có một ủy nhiệm chi mới và tài khoản đủ số dư.

7.2. Xử Lý Giao Dịch Và Trường Hợp Phát Sinh

Sau khi ủy nhiệm chi được xác nhận là hợp lệ và tài khoản đủ số dư, ngân hàng sẽ tiến hành các bước tiếp theo để hoàn tất giao dịch.

• Thực hiện lệnh chi tiền: Nếu mọi thông tin đều chính xác và tài khoản đủ điều kiện, ngân hàng sẽ xử lý chứng từ, ghi nợ tài khoản của người trả tiền và ghi có vào tài khoản của người thụ hưởng. Thời gian xử lý giao dịch ủy nhiệm chi thường dao động từ vài giờ đến 1 ngày làm việc, tùy thuộc vào việc giao dịch trong cùng hệ thống ngân hàng hay khác hệ thống. Các giao dịch nội bộ có thể được thực hiện gần như tức thì, trong khi giao dịch liên ngân hàng có thể mất chút thời gian để đối chiếu.
• Thông báo cho người thụ hưởng: Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng sẽ nhận được thông tin về khoản tiền chuyển đến và thông báo cho người thụ hưởng qua tin nhắn, email hoặc sao kê tài khoản.
• Trường hợp người thụ hưởng nhận tiền mặt: Mặc dù không phổ biến bằng chuyển khoản, nhưng trong một số trường hợp, ủy nhiệm chi có thể được sử dụng như một lệnh chi trả tiền mặt. Khi đó, người thụ hưởng cần đến quầy giao dịch của ngân hàng kèm theo giấy tờ tùy thân hợp lệ (CCCD/Hộ chiếu đối với cá nhân). Nếu người thụ hưởng là đại diện của doanh nghiệp/tổ chức, cần có giấy tờ chứng minh tư cách đại diện và văn bản ủy quyền hợp pháp.
• Trường hợp tiền không thể đến được người thụ hưởng: Ngân hàng có quy định về việc xử lý nếu tiền không thể đến được người thụ hưởng (ví dụ: sai số tài khoản, người thụ hưởng không đến nhận tiền mặt trong thời gian quy định). Trong những tình huống này, ngân hàng của người thụ hưởng sẽ chuyển trả lại số tiền về ngân hàng phục vụ bên trả tiền. Thời hạn quy định để người thụ hưởng nhận tiền thường tối đa là 15 ngày, sau đó tiền sẽ được hoàn trả.

Việc tuân thủ quy trình này không chỉ đảm bảo an toàn cho giao dịch mà còn tăng cường niềm tin của khách hàng vào hệ thống ngân hàng.

8. Ưu – Nhược Điểm Khi Sử Dụng Ủy Nhiệm Chi

Ủy nhiệm chi giúp doanh nghiệp thực hiện giao dịch an toàn, minh bạch, tăng cường niềm tin đối tác

Việc sử dụng ủy nhiệm chi mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng đi kèm với một số hạn chế nhất định. Hiểu rõ các khía cạnh này sẽ giúp cá nhân và doanh nghiệp đưa ra quyết định phù hợp nhất cho nhu cầu thanh toán của mình.

8.1. Ưu Điểm

Ủy nhiệm chi được đánh giá cao nhờ những ưu điểm nổi bật, đặc biệt trong các giao dịch có tính chất thường xuyên và cần sự minh bạch.

• Tiện lợi và tiết kiệm thời gian: Một trong những lợi ích lớn nhất của ủy nhiệm chi là khả năng thực hiện giao dịch mà không cần trực tiếp mang theo tiền mặt. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm đáng kể thời gian đi lại, đặc biệt hữu ích khi các bên giao dịch ở xa nhau về mặt địa lý. Đối với doanh nghiệp, ủy nhiệm chi giúp tối ưu hóa quy trình thanh toán, giảm bớt gánh nặng hành chính và cho phép nhân viên kế toán tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác.
• An toàn cao: Giao dịch qua ủy nhiệm chi được thực hiện thông qua hệ thống ngân hàng, tuân thủ các quy trình kiểm tra và xác minh chặt chẽ. Điều này giảm thiểu rủi ro mất mát tiền mặt, gian lận hoặc sai sót trong quá trình chuyển tiền. Ngân hàng chịu trách nhiệm đảm bảo giao dịch được thực hiện đúng theo lệnh của khách hàng, mang lại sự yên tâm cho cả người gửi và người nhận.
• Dễ dàng kiểm soát và truy xuất thông tin: Ủy nhiệm chi là một chứng từ hợp pháp, cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết về giao dịch như ngày tháng, số tiền, người gửi, người nhận và nội dung thanh toán. Các thông tin này được lưu trữ rõ ràng, thuận tiện cho việc đối chiếu với sổ phụ ngân hàng, hạch toán kế toán nội bộ và phục vụ công tác kiểm toán sau này.
• Linh hoạt trong thanh toán: Ủy nhiệm chi cho phép người trả tiền ủy quyền hoàn toàn cho ngân hàng thực hiện giao dịch theo chỉ định. Người nhận tiền không phụ thuộc vào thời điểm chi trả trực tiếp của bên trả tiền, mà có thể nhận tiền ngay khi ngân hàng hoàn tất xử lý. Điều đó tạo sự linh hoạt cao trong việc quản lý dòng tiền và các cam kết thanh toán.
• Ứng dụng rộng rãi: Ủy nhiệm chi phù hợp cho nhiều đối tượng và mục đích sử dụng, từ cá nhân thanh toán các hóa đơn lớn đến doanh nghiệp thực hiện các giao dịch thương mại có giá trị cao hoặc các khoản thanh toán định kỳ như lương, công nợ. Đây là một công cụ tài chính đa năng, hỗ trợ hiệu quả cho mọi nhu cầu chuyển tiền không dùng tiền mặt.

8.2. Nhược Điểm

Bên cạnh những ưu điểm, ủy nhiệm chi cũng có một số nhược điểm mà người dùng cần cân nhắc.

• Chi phí giao dịch: Khi sử dụng ủy nhiệm chi, người dùng thường phải chịu một khoản phí dịch vụ do ngân hàng thu. Mức phí này có thể khác nhau tùy thuộc vào từng ngân hàng, loại hình tài khoản và giá trị của giao dịch. Khoản phí được tính để bù đắp chi phí xử lý, kiểm tra và thực hiện lệnh chuyển tiền thủ công của ngân hàng, và có thể cao hơn so với các giao dịch chuyển khoản điện tử miễn phí.
• Nguy cơ chậm trễ/từ chối giao dịch:
• Không đủ số dư: Nếu tài khoản của bên trả tiền không có đủ số dư để thực hiện giao dịch, ngân hàng sẽ từ chối lệnh chi. Điều này yêu cầu khách hàng phải bổ sung tiền, lập lại ủy nhiệm chi mới, gây mất thời gian và có thể ảnh hưởng đến các cam kết thanh toán.
• Sai sót thông tin: Bất kỳ sai sót nhỏ nào trong quá trình điền thông tin (như sai số tài khoản, sai tên người thụ hưởng, nội dung không rõ ràng, chữ ký không khớp với mẫu đăng ký) đều có thể khiến giao dịch bị trì hoãn hoặc bị ngân hàng từ chối. Việc này đòi hỏi sự cẩn trọng cao độ khi lập chứng từ.
• Thời gian xử lý: Quá trình xác minh chứng từ thủ công và xử lý giao dịch của ngân hàng có thể mất thời gian hơn so với các hình thức chuyển khoản điện tử tức thì, đặc biệt đối với các giao dịch liên ngân hàng hoặc các giao dịch phức tạp, có giá trị lớn.
• Yêu cầu thủ tục giấy tờ: So với các hình thức chuyển khoản online hoàn toàn qua Internet Banking hoặc Mobile Banking, ủy nhiệm chi vẫn yêu cầu người dùng phải lập lệnh thanh toán theo mẫu, có chữ ký và con dấu (đối với doanh nghiệp) và nộp trực tiếp tại quầy hoặc thông qua các kênh yêu cầu xác nhận. Nó làm giảm sự linh hoạt và tiện lợi trong các trường hợp cần giao dịch nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi.

9. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Giao Dịch Bằng Ủy Nhiệm Chi

Để đảm bảo các giao dịch ủy nhiệm chi diễn ra suôn sẻ, chính xác và tránh những rủi ro không đáng có, người dùng cần đặc biệt lưu ý những điểm sau đây:

• Kiểm tra kỹ thông tin: Trước khi nộp giấy ủy nhiệm chi cho ngân hàng, hãy luôn rà soát lại tất cả các thông tin đã điền, bao gồm tên người thụ hưởng, số tài khoản của người thụ hưởng, số tiền thanh toán (bằng số và bằng chữ), và nội dung thanh toán. Một sai sót nhỏ có thể dẫn đến việc giao dịch bị trì hoãn, bị từ chối, hoặc thậm chí là chuyển nhầm tiền, gây khó khăn trong việc thu hồi.
• Đảm bảo số dư tài khoản: Luôn chắc chắn rằng tài khoản của bạn có đủ số dư để thực hiện giao dịch tại thời điểm ngân hàng xử lý ủy nhiệm chi. Nếu số dư không đủ, giao dịch sẽ bị từ chối và bạn sẽ phải lập lại lệnh chi, mất thêm thời gian.
• Lưu giữ chứng từ: Giữ lại liên ủy nhiệm chi của khách hàng một cách cẩn thận. Đây là bằng chứng quan trọng cho giao dịch đã thực hiện và là căn cứ để hạch toán kế toán, đối chiếu với ngân hàng hoặc giải quyết tranh chấp (nếu có) sau này.
• Thỏa thuận với ngân hàng về tự động trích tài khoản: Ngân hàng không được phép tự ý trích tiền từ tài khoản của người gửi trừ khi có thỏa thuận hoặc ủy quyền trước đó (ví dụ: ủy quyền thanh toán tự động các hóa đơn định kỳ). Hãy đảm bảo bạn hiểu rõ các điều khoản khi ủy quyền cho ngân hàng.
• Yêu cầu ngân hàng kiểm tra: Bạn có quyền yêu cầu giao dịch viên ngân hàng kiểm tra lại tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ ủy nhiệm chi (cả bản giấy và bản điện tử) trước khi thực hiện giao dịch. Ngân hàng có trách nhiệm thông báo cho bạn nếu phát hiện bất kỳ vấn đề nào.
• Nắm rõ thời gian xử lý: Hiểu rõ thời gian xử lý giao dịch ủy nhiệm chi của từng ngân hàng, đặc biệt là đối với các giao dịch liên ngân hàng hoặc khi bạn có hạn chót thanh toán. Điều này giúp bạn chủ động lập lệnh chi sớm để tránh chậm trễ.
• Cập nhật quy định: Các quy định về ủy nhiệm chi và các giao dịch thanh toán không dùng tiền mặt có thể thay đổi theo thời gian. Hãy thường xuyên cập nhật thông tin từ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam hoặc từ ngân hàng mà bạn đang sử dụng để đảm bảo tuân thủ.
• Đối với doanh nghiệp: Người ký lệnh chi có đủ thẩm quyền theo quy định của công ty và chữ ký phải khớp chính xác với mẫu đã đăng ký tại ngân hàng. Con dấu của doanh nghiệp phải rõ ràng, không bị mờ và được đóng đúng vị trí trên chữ ký để đảm bảo tính pháp lý.

10. Phân Biệt Ủy Nhiệm Chi Và Chuyển Khoản

Mặc dù cả ủy nhiệm chi và chuyển khoản đều là hình thức chuyển tiền qua ngân hàng, nhưng chúng có những điểm khác biệt cơ bản về cách thức thực hiện, mục đích sử dụng và tính pháp lý. Bảng so sánh dưới đây sẽ làm rõ những điểm này.

Tiêu chí so sánh	Ủy nhiệm chi	Chuyển khoản
Cách thức thực hiện	Lập lệnh thanh toán theo mẫu giấy hoặc mẫu online để in, có chữ ký và đóng dấu (đối với doanh nghiệp), sau đó nộp tại quầy ngân hàng hoặc qua hệ thống điện tử yêu cầu xác nhận.	Thao tác hoàn toàn trực tuyến qua Internet Banking, Mobile Banking hoặc tại máy ATM, không yêu cầu giấy tờ.
Yêu cầu tài khoản	Bên trả tiền bắt buộc phải có tài khoản ngân hàng. Bên nhận tiền thường phải có tài khoản ngân hàng để nhận chuyển khoản.	Cả bên trả và bên nhận đều phải có tài khoản ngân hàng (trong hầu hết các trường hợp).
Mục đích sử dụng	Thường dùng cho các giao dịch định kỳ, thanh toán hợp đồng, công nợ, chi trả lương, giao dịch thương mại giữa các doanh nghiệp, hoặc khi cần chứng từ gốc có dấu đỏ và tính pháp lý cao.	Phổ biến cho các giao dịch cá nhân, chuyển tiền nhanh, thanh toán hóa đơn lẻ, mua sắm trực tuyến, giao dịch nhỏ lẻ.
Tính pháp lý/Chứng từ	Là chứng từ kế toán có giá trị pháp lý cao, có chữ ký, dấu mộc (nếu có), dễ dàng hạch toán và kiểm soát.	Biên lai điện tử, dễ dàng kiểm tra lịch sử giao dịch trực tuyến, nhưng không phải chứng từ gốc có dấu đỏ.
Chi phí dịch vụ	Thường có khoản phí dịch vụ xử lý (tùy thuộc ngân hàng và giá trị giao dịch) do quy trình thủ công.	Nhiều ngân hàng miễn phí hoặc có phí rất thấp cho giao dịch online, đặc biệt trong cùng hệ thống.
Thời gian xử lý	Có thể mất từ vài giờ đến 1 ngày làm việc do cần thời gian xác minh chứng từ thủ công (đặc biệt khác ngân hàng hoặc ngoài giờ hành chính).	Nhanh chóng, gần như ngay lập tức (đặc biệt trong cùng hệ thống ngân hàng hoặc liên ngân hàng 24/7).
Đối tượng sử dụng	Cá nhân và đặc biệt là doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu chứng từ gốc, giao dịch quy mô lớn.	Cá nhân, doanh nghiệp nhỏ, thường xuyên giao dịch nhanh, không cần chứng từ cứng.

Ủy nhiệm chi là một công cụ thanh toán không tiền mặt an toàn, hiệu quả, đặc biệt trong các giao dịch thương mại lớn. Việc hiểu rõ về ủy nhiệm chi giúp các cá nhân và doanh nghiệp quản lý dòng tiền tốt hơn. Để biết thêm các thông tin liên quan, bạn hãy thường xuyên theo dõi JobsGO nhé.

Câu hỏi thường gặp

1. Ủy Nhiệm Chi Và Séc Có Gì Khác Nhau?

Ủy nhiệm chi là lệnh của người trả tiền yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình để chuyển cho người nhận. Trong khi đó, Séc là một tờ giấy có giá trị như tiền mặt, cho phép người sở hữu (người được ghi trên Séc) nhận tiền từ ngân hàng.

2. Mất Ủy Nhiệm Chi Đã Nộp Thì Có Sao Không?

Nếu ủy nhiệm chi đã được nộp và ngân hàng đã thực hiện giao dịch, việc mất ủy nhiệm chi bản gốc không gây ảnh hưởng đến giao dịch. Tuy nhiên, nếu chưa nộp, cần liên hệ ngân hàng để yêu cầu cấp lại hoặc làm một ủy nhiệm chi mới.

3. Ủy Nhiệm Chi Có Thể Hủy Bỏ Được Không?

Ủy nhiệm chi có thể được hủy bỏ nếu người nộp lệnh chi chưa gửi nó đến ngân hàng. Tuy nhiên, nếu ngân hàng đã nhận và thực hiện lệnh chuyển tiền, việc hủy bỏ sẽ rất khó khăn và cần phải tuân theo quy trình cụ thể của từng ngân hàng.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)