Truyền thông nội bộ là một trong những hoạt động quan trọng giúp các doanh nghiệp duy trì một môi trường làm việc hiệu quả và gắn kết giữa các thành viên. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu đúng về khái niệm này và còn nhiều người lẫn lộn truyền thông nội bộ với các hoạt động quản lý nhân sự hay PR in-house. Vậy truyền thông nội bộ là gì? Tại sao nó lại quan trọng đến vậy? Nhân viên truyền thông nội bộ làm những gì? Hãy cùng tôi tìm hiểu trong bài viết này.
Truyền thông nội bộ là gì? Truyền thông nội bộ là quá trình truyền tải thông tin giữa các thành viên trong tổ chức, công ty một cách hiệu quả. Hoạt động này được thực hiện qua các kênh thông tin như email, tin nhắn nội bộ, bản tin nội bộ, trang web nội bộ, video và hội thảo,…
Mục đích của truyền thông nội bộ là giúp các thành viên trong tổ chức có được thông tin cần thiết để làm việc hiệu quả, tăng cường sự đồng thuận và cảm giác thuộc về, tạo ra môi trường làm việc tích cực, tăng năng suất và đóng góp vào sự phát triển của tổ chức.
1.2. Vai trò của truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong môi trường kinh doanh hiện đại. Vai trò của truyền thông nội bộ bao gồm:
Truyền tải thông tin
Truyền thông nội bộ cung cấp các thông tin quan trọng về chiến lược, mục tiêu, chính sách, quy trình và hoạt động của doanh nghiệp đến nhân viên. Người lao động có thể sử dụng thông tin này để thực hiện nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả.
Củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên
Truyền thông nội bộ giúp tạo ra sự đồng thuận giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Hoạt động này giúp người lao động hiểu rõ mục tiêu và chiến lược của công ty, cho phép họ cảm thấy rằng họ đang làm việc trong một môi trường được hỗ trợ và đóng góp vào mục tiêu chung.
Tạo ra môi trường làm việc tích cực
Tìm hiểu về mục tiêu của truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực trong tổ chức bằng cách chia sẻ thông tin về các chính sách, sự kiện và các hoạt động giải trí. Điều này giúp các thành viên trong tổ chức cảm thấy hạnh phúc và có nhiều động lực hơn.
Nâng cao năng suất
Truyền thông nội bộ giúp tăng năng suất làm việc bằng cách cung cấp cho nhân viên các thông tin và tài nguyên cần thiết để thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả. Điều này có thể dẫn đến tăng năng suất, giảm thời gian giải quyết các vấn đề và cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
Thu hút nhân tài, giữ chân người tốt
Khi doanh nghiệp có một chương trình truyền thông nội bộ tốt, nhân viên cảm thấy họ được quan tâm và tôn trọng. Điều này giúp người lao động hiểu rõ tầm quan trọng của mình đối với công ty, từ đó họ có xu hướng làm việc tích cực hơn và gắn bó hơn. Ngược lại, nếu một nhân viên cảm thấy bị bỏ rơi, người đó thường sẽ muốn chuyển sang một công ty khác.
1.3. Những hiểu lầm phổ biến về truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ chỉ liên quan đến thông tin về lương thưởng và các quy định của công ty
Truyền thông nội bộ không chỉ giới hạn ở việc truyền tải các thông tin liên quan đến lương thưởng và chính sách của công ty. Mà hoạt động này còn bao gồm cả việc truyền tải thông tin về các sự kiện, hoạt động, dự án, chiến lược của tổ chức để tăng cường giao tiếp và tạo động lực cho nhân viên.
Truyền thông nội bộ chỉ là trách nhiệm của phòng Nhân sự
Truyền thông nội bộ là nhiệm vụ chung của toàn bộ tổ chức, không chỉ riêng phòng Nhân sự. Tất cả các bộ phận trong công ty đều có trách nhiệm tham gia vào việc truyền tải thông tin và tạo ra các nội dung truyền thông nội bộ.
Truyền thông nội bộ chỉ dành cho các công ty lớn
Truyền thông nội bộ dành cho tất cả các doanh nghiệp từ nhỏ tới lớn
Truyền thông nội bộ không chỉ áp dụng cho các công ty lớn mà còn cho các công ty nhỏ và vừa. Tất cả các tổ chức đều có nhu cầu tăng cường giao tiếp và truyền tải thông tin trong nội bộ để đạt được hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Truyền thông nội bộ không liên quan đến chiến lược kinh doanh
Truyền thông nội bộ liên quan chặt chẽ đến chiến lược kinh doanh của tổ chức. Việc truyền tải thông tin đúng lúc, đúng đối tượng là rất quan trọng. Điều này giúp nhân viên hiểu họ có vai trò như thế nào, cần làm gì để hoạt động kinh doanh đạt được hiệu quả.
Truyền thông nội bộ giống quản lý nhân sự
Thực tế, quản lý nhân sự và truyền thông nội bộ là 2 khái niệm, với mục đích và phạm vi khác nhau.
Quản lý nhân sự là quá trình tuyển dụng, phát triển, đào tạo, quản lý, đánh giá, thăng tiến và giữ chân nhân viên trong tổ chức. Hoạt động quản lý nhân sự tập trung vào những hoạt động quản lý và phát triển nhân sự để đảm bảo sự phát triển của tổ chức.
Truyền thông nội bộ là quá trình truyền tải thông tin trong nội bộ tổ chức để tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn và hiệu quả hơn. Truyền thông nội bộ tập trung vào việc tạo ra các thông điệp, nội dung phù hợp để tăng cường giao tiếp giữa các bộ phận trong tổ chức và giữ cho nhân viên luôn cập nhật với những thông tin mới nhất của tổ chức.
Tuy nhiên, quản lý nhân sự và truyền thông nội bộ có sự liên kết chặt chẽ với nhau. Các hoạt động quản lý nhân sự, như tuyển dụng và đào tạo, cần có sự hỗ trợ của truyền thông nội bộ để thông tin được truyền đến đúng đối tượng và đảm bảo nhân viên hiểu rõ về các chính sách, quy trình, cũng như các hoạt động của tổ chức. Ngược lại, truyền thông nội bộ cũng cần phải nhận được sự hỗ trợ của quản lý nhân sự để đảm bảo rằng thông tin được truyền đến nhân viên đúng thời điểm và các nội dung được phát triển để đáp ứng nhu cầu, mong muốn của nhân viên.
Truyền thông nội bộ và PR in-house là một
PR In-house thực ra là đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp thực hiện hoạt động PR. Khái niệm này khác với PR Outsource – là đội ngũ nhân viên thuê ngoài hoặc PR Agency – là đội ngũ nhân sự của các công ty cung cấp dịch vụ PR, Marketing. Nói một cách dễ hiểu, PR In-house là từ được sử dụng để phân biệt đội ngũ PR trong doanh nghiệp với các đơn vị PR tư nhân bên ngoài. Và truyền thông nội bộ là một phần của PR In-house.
1.4. Nhân viên truyền thông nội bộ thuộc phòng Nhân sự hay phòng Marketing?
Nhân viên truyền thông nội bộ có thể thuộc phòng nhân sự, phòng Marketing hoặc được tách ra thành bộ phận riêng biệt
Theo kết quả của một cuộc khảo sát được thực hiện trên 1000 nhân viên truyền thông nội bộ và đối ngoại được đăng tải trên tạp chí quản lý nhân sự của doanh nghiệp Karina & Box tại Anh, 53% người được hỏi trả lời rằng truyền thông nội bộ là một phần của công tác quản lý nhân sự và chiến dịch nhân sự. Vì vậy nhân viên truyền thông nội bộ thường thuộc quản lý của phòng nhân sự. Tuy nhiên, điều này có thể thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Với các doanh nghiệp nhỏ, một người thuộc phòng Marketing có thể đảm nhiệm thêm công việc của nhân viên truyền thông nội bộ. Ngược lại, tại các doanh nghiệp lớn, truyền thông nội bộ có thể là một phòng ban riêng, tách biệt với phòng nhân sự và phòng Marketing. Mặc dù là phòng riêng, nhưng phòng truyền thông nội bộ vẫn sẽ phối hợp với các phòng ban khác để công việc đạt hiệu quả tốt nhất.
2.1. Mô tả công việc của nhân viên truyền thông nội bộ
Nhiệm vụ của nhân viên truyền thông nội bộ có thể thay đổi ít nhiều tùy thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp. Song về cơ bản, nhân viên truyền thông nội bộ thường chịu trách nhiệm:
Tổ chức các hoạt động truyền thông nội bộ: Các hoạt động này bao gồm viết tin tức, bài báo, tạp chí, tổ chức các buổi hội thảo, họp mặt nhân viên, truyền thông qua email, tin nhắn, các kênh mạng xã hội và các phương tiện truyền thông khác để truyền tải thông tin quan trọng trong tổ chức.
Thiết kế và phát triển nội dung: Nhân viên truyền thông nội bộ phải biết cách viết nội dung hấp dẫn và tạo sự quan tâm của các thành viên trong công ty. Họ cũng phải có khả năng thiết kế đồ họa, tạo ra các hình ảnh, biểu đồ và các tài liệu quảng cáo khác để giúp truyền tải thông điệp.
Quản lý nội dung: Nhân viên truyền thông nội bộ cần phải quản lý các thông tin quan trọng trong tổ chức, từ việc lưu trữ các tài liệu, thông tin liên quan đến chính sách và quy trình cho đến các thông tin liên quan đến các dự án, hoạt động của công ty.
Phân tích và đánh giá: Nhân viên truyền thông nội bộ cần phải đánh giá hiệu quả của các chiến dịch truyền thông và các hoạt động khác. Điều này được thực hiện bằng cách sử dụng các công cụ phân tích để đo lường tầm ảnh hưởng của các hoạt động truyền thông nội bộ.
Quản lý các kênh truyền thông: Nhân viên truyền thông nội bộ cần phải giám sát và quản lý các kênh truyền thông, bao gồm email, tin nhắn, các phương tiện truyền thông xã hội và các phương tiện khác, để đảm bảo rằng thông tin được phát tán đầy đủ và chính xác.
Tư vấn và hỗ trợ: Nhân viên truyền thông nội bộ cũng có trách nhiệm tư vấn và hỗ trợ nhân viên trong công ty về các vấn đề truyền thông nội bộ, từ cách sử dụng các kênh truyền thông đến cách viết nội dung hiệu quả và thiết kế đồ họa.
Hỗ trợ tổ chức sự kiện: Nhân viên truyền thông nội bộ có thể được yêu cầu hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ, từ việc lên kế hoạch đến thực hiện và quản lý các hoạt động trong sự kiện.
Tìm kiếm và duy trì mối quan hệ với các đối tác liên quan: Nhân viên truyền thông nội bộ có thể đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và duy trì mối quan hệ với các đối tác liên quan, như các nhà cung cấp, khách hàng và các đối tác chiến lược khác của tổ chức.
2.2. Yêu cầu đối với nhân viên truyền thông nội bộ
Nhân viên truyền thông nội bộ cần đáp ứng tiêu chí gì?
Nhân viên truyền thông nội bộ cần đáp ứng một số yêu cầu để có thể hoàn thành tốt công việc của mình, bao gồm:
Kỹ năng giao tiếp: Nhân viên truyền thông nội bộ cần có khả năng giao tiếp tốt, đặc biệt là trong việc truyền tải thông tin và hỗ trợ giải quyết xung đột. Họ cần phải hiểu rõ các quy trình, quy định, chính sách của tổ chức để có thể giải đáp các thắc mắc của nhân viên một cách chính xác và kịp thời.
Kỹ năng viết và biên tập: Nhân viên truyền thông nội bộ cần có khả năng viết và biên tập văn bản, bao gồm các tài liệu, bản tin và các nội dung truyền thông khác. Họ cần hiểu về cách sử dụng ngôn từ và cấu trúc câu để tạo ra các nội dung đáng tin cậy và chuyên nghiệp.
Kỹ năng quản lý dự án: Nhân viên truyền thông nội bộ cần có khả năng quản lý dự án và thiết kế chiến lược truyền thông phù hợp. Họ cần biết cách lên kế hoạch, thực hiện, đánh giá các hoạt động truyền thông và đảm bảo rằng chúng đáp ứng được mục tiêu, kế hoạch của tổ chức.
Kiến thức về truyền thông: Nhân viên truyền thông nội bộ cần có kiến thức về các nguyên tắc cơ bản của truyền thông, bao gồm các phương tiện truyền thông, kỹ năng viết và phát ngôn,…
Kỹ năng xử lý tình huống: Nhân viên truyền thông nội bộ cần có khả năng xử lý tình huống nhanh chóng và hiệu quả khi có sự cố xảy ra, chẳng hạn như xung đột hoặc vi phạm chính sách của tổ chức.
2.3. Mức lương của nhân viên truyền thông nội bộ
Mức lương của nhân viên truyền thông nội bộ thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm làm việc, vị trí công việc, địa điểm làm việc, quy mô của tổ chức, và cả khả năng đàm phán lương của ứng viên.
Theo thống kê của JobsGO, mức lương trung bình của nhân viên truyền thông nội bộ trong khoảng 9 – 12 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, nếu bạn là người mới ra trường, chưa có kinh nghiệm, mức lương bạn nhận được có thể thấp hơn. Ngược lại, nếu bạn giàu kinh nghiệm, có nhiều thành tựu tốt trong quá khứ, bạn có thể nhận được mức lương lên tới 15 – 20 triệu đồng/tháng.
2.4. Tìm việc truyền thông nội bộ ở đâu?
Nếu bạn đang tìm việc làm truyền thông nội bộ, JobsGO là nơi bạn không nên bỏ qua. JobsGO cung cấp cho bạn rất nhiều cơ hội việc làm truyền thông nội bộ từ các doanh nghiệp uy tín, giúp bạn có thể tìm được công việc phù hợp với kinh nghiệm và năng lực của mình.
Ngoài ra, JobsGO còn cung cấp nhiều thông tin hữu ích, từ cách trả lời các câu hỏi phỏng vấn cho đến cách thương lượng mức lương, giúp bạn chuẩn bị cho bất kỳ cuộc phỏng vấn nào. Với JobsGO, bạn có thể tìm thấy công việc truyền thông nội bộ mà bạn đang tìm kiếm và bắt đầu sự nghiệp của mình trong lĩnh vực này.
Kết luận
Truyền thông nội bộ đúng cách giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nâng cao hiệu suất làm việc và tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức. Vì vậy, việc đầu tư và quản lý truyền thông nội bộ là cần thiết để giúp tổ chức phát triển bền vững và đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.
Hoàn Nguyễn
