Truyền thông nội bộ là một trong những hoạt động quan trọng giúp các doanh nghiệp duy trì một môi trường làm việc hiệu quả và gắn kết giữa các thành viên. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu đúng về khái niệm này và còn nhiều người lẫn lộn truyền thông nội bộ với các hoạt động quản lý nhân sự hay PR in-house. Vậy truyền thông nội bộ là gì? Tại sao nó lại quan trọng đến vậy? Nhân viên truyền thông nội bộ làm những gì? Hãy cùng JobsGO tìm hiểu trong bài viết này.
Truyền thông nội bộ là gì? Truyền thông nội bộ trong tiếng anh là Internal Communication. Đây là quá trình thực hiện các hoạt động truyền thông trong nội bộ của một tổ chức hoặc doanh nghiệp nhằm kết nối, gắn kết, trao đổi thông tin giữa các thành viên, phòng ban với nhau… Hoạt động này được thực hiện qua các kênh thông tin như email, tin nhắn nội bộ, bản tin nội bộ, trang web nội bộ, video và hội thảo,…
Truyền Thông Nội Bộ Là Gì? Truyền Thông Nội Bộ Tiếng Anh Là Gì?
Mục đích của truyền thông nội bộ là giúp các thành viên trong tổ chức có được thông tin cần thiết để làm việc hiệu quả, tăng cường sự đồng thuận và cảm giác thuộc về, tạo ra môi trường làm việc tích cực, tăng năng suất, đóng góp vào sự phát triển của tổ chức.
2. Vai Trò Của Truyền Thông Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp
Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong môi trường kinh doanh hiện đại, cụ thể là:
2.1. Truyền Tải Thông Tin
Truyền thông nội bộ cung cấp các thông tin quan trọng về chiến lược, mục tiêu, chính sách, quy trình hoạt động của doanh nghiệp đến nhân viên. Người lao động có thể sử dụng thông tin đó để thực hiện nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả.
2.2. Củng Cố Tầm Nhìn, Giá Trị Và Văn Hóa Của Tổ Chức Cho Nhân Viên
Truyền thông nội bộ giúp tạo ra sự đồng thuận giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Hoạt động này giúp người lao động hiểu rõ mục tiêu, chiến lược của công ty, cho phép họ cảm thấy rằng họ đang làm việc trong một môi trường được hỗ trợ, đóng góp vào mục tiêu chung.
2.3. Tạo Ra Môi Trường Làm Việc Tích Cực
Truyền thông nội bộ giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực trong tổ chức bằng cách chia sẻ thông tin về các chính sách, sự kiện, các hoạt động giải trí. Nhờ vậy, các thành viên trong tổ chức cảm thấy hạnh phúc và có nhiều động lực hơn.
2.4. Nâng Cao Năng Suất
Truyền thông nội bộ giúp tăng năng suất làm việc bằng cách cung cấp cho nhân viên các thông tin, tài nguyên cần thiết để thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả. Điều này có thể dẫn đến tăng năng suất, giảm thời gian giải quyết các vấn đề, cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
2.5. Thu Hút Nhân Tài, Giữ Chân Người Tốt
Khi doanh nghiệp có một chương trình truyền thông nội bộ tốt, nhân viên cảm thấy họ được quan tâm, tôn trọng. Nó giúp người lao động hiểu rõ tầm quan trọng của mình đối với công ty, từ đó họ có xu hướng làm việc tích cực, gắn bó hơn. Ngược lại, nếu một nhân viên cảm thấy bị bỏ rơi, người đó thường sẽ muốn chuyển sang một công ty khác.
3. Phương Tiện Và Nội Dung Truyền Tải Của Truyền Thông Nội Bộ
Việc lựa chọn phương tiện, thông tin phù hợp trong truyền thông nội bộ giúp xây dựng một tổ chức đồng nhất, minh bạch, thúc đẩy sự phát triển của công ty.
3.1. Phương Tiện Truyền Tải Của Truyền Thông Nội Bộ
3.1.1. Phương Tiện Truyền Tải Truyền Thống
Ấn phẩm nội bộ: Bao gồm các tài liệu như tạp chí, bản tin công ty hoặc các ấn phẩm đặc biệt. Đây là phương tiện truyền tải thông tin chi tiết, chính thức cho nhân viên về các hoạt động, sự kiện, thành tựu của công ty.
Bảng tin nội bộ: Thường được đặt ở các khu vực chung trong văn phòng, giúp cập nhật thông tin về các hoạt động, sự kiện cũng như thông báo quan trọng cho toàn bộ nhân viên.
Thư từ nội bộ: Thường dùng để gửi các thông báo hoặc thông tin quan trọng trực tiếp từ ban lãnh đạo hoặc bộ phận nhân sự đến nhân viên. Đây là phương tiện truyền tải thông tin chính thức, giúp củng cố thông điệp từ phía lãnh đạo.
Poster/Banner: Dùng để truyền tải các thông điệp ngắn gọn, dễ nhớ như các chiến dịch, sự kiện quan trọng hoặc các thông báo khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên.
Hội nghị, họp mặt: Các cuộc họp mặt định kỳ hoặc hội nghị toàn công ty là nơi truyền tải thông tin quan trọng, đồng thời là cơ hội để lãnh đạo, nhân viên giao lưu, thảo luận trực tiếp các vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty.
3.1.2. Phương Tiện Truyền Tải Hiện Đại
Mạng nội bộ (Intranet): Là nền tảng chính trong việc chia sẻ thông tin, tài liệu, công cụ làm việc cho các nhân viên trong công ty. Mạng nội bộ giúp kết nối các bộ phận trong công ty, cung cấp các thông tin được cập nhật liên tục.
Mạng xã hội nội bộ: Các công cụ như Yammer, Slack, Microsoft Teams cho phép nhân viên giao tiếp, trao đổi thông tin và tương tác với nhau một cách nhanh chóng. Đây là phương tiện hiệu quả giúp xây dựng văn hóa tổ chức, tăng cường sự kết nối giữa các nhân viên.
Mạng xã hội (Social Media): Một số công ty sử dụng mạng xã hội như Facebook, LinkedIn để kết nối nhân viên, chia sẻ thông tin không chính thức hoặc tổ chức các hoạt động gắn kết nhân viên.
Email: Là phương tiện không thể thiếu trong truyền thông nội bộ, giúp gửi các thông báo, tài liệu, thông tin quan trọng một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Video: Các video truyền thông nội bộ có thể bao gồm thông báo từ ban lãnh đạo, hướng dẫn đào tạo, thông tin về các chiến lược và mục tiêu công ty. Video giúp thông tin trở nên sinh động, dễ tiếp cận, đặc biệt là khi truyền đạt các thông điệp quan trọng hoặc các thông tin phức tạp.
3.2. Thông Tin Truyền Tải Của Truyền Thông Nội Bộ
Thông tin được truyền tải trong truyền thông nội bộ có thể bao gồm nhiều nội dung khác nhau, phục vụ mục đích duy trì sự minh bạch, giao tiếp hiệu quả, động viên nhân viên. Các loại thông tin phổ biến trong truyền thông nội bộ bao gồm:
Thông tin về mục tiêu và chiến lược của công ty: Nhân viên cần hiểu rõ mục tiêu phát triển của công ty để họ có thể đóng góp vào thành công chung. Việc truyền tải rõ ràng về chiến lược, các mục tiêu dài hạn giúp các bộ phận đồng nhất trong công việc.
Thông tin về các chính sách, quy định nội bộ: Để duy trì trật tự và đồng bộ trong tổ chức, các chính sách như quy định về bảo mật, nghỉ phép, lương thưởng, các chương trình đào tạo, thăng tiến cần được thông báo rõ ràng cho nhân viên.
Cập nhật về các hoạt động và sự kiện của công ty: Các sự kiện như hội nghị, kỷ niệm, các chiến dịch từ thiện của công ty sẽ giúp tạo sự kết nối giữa nhân viên với công ty, đồng thời tăng cường sự gắn kết trong nội bộ.
Thông tin về thành tích và khen thưởng: Các thành tích của đội nhóm, phòng ban hoặc cá nhân trong công ty cần được thông báo, ghi nhận. Điều này không chỉ tạo động lực cho nhân viên mà còn giúp họ cảm thấy được đánh giá, tôn trọng.
Thông tin phản hồi và ý kiến từ nhân viên: Thông qua các cuộc khảo sát, buổi gặp mặt, thảo luận trực tiếp, việc thu thập ý kiến của nhân viên về môi trường làm việc và các quyết định của công ty là yếu tố thiết yếu để cải thiện môi trường công sở.
4. Quy Trình Truyền Thông Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp
Quy Trình Truyền Thông Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp
Quy trình truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp là một phần quan trọng để đảm bảo thông tin được truyền tải hiệu quả trong tổ chức, tạo sự kết nối giữa các phòng ban, giúp nhân viên hiểu rõ về các mục tiêu, chiến lược của công ty. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình truyền thông nội bộ:
4.1. Đánh Giá Thực Trạng Doanh Nghiệp
Trước khi xây dựng chiến lược truyền thông, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá thực trạng để hiểu rõ các vấn đề truyền thông hiện tại. Nó có thể được thực hiện thông qua khảo sát nhân viên, phân tích các kênh truyền thông đang sử dụng, đánh giá mức độ hiệu quả của chúng. Việc này giúp nhận diện các điểm mạnh, điểm yếu trong hệ thống truyền thông nội bộ hiện tại.
4.2. Xác Định Mục Tiêu Truyền Thông Nội Bộ
Các mục tiêu truyền thông cần phải rõ ràng và gắn liền với chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Mục tiêu có thể bao gồm cải thiện sự hiểu biết về chiến lược công ty, tăng cường sự gắn kết của nhân viên, cải thiện chất lượng công việc hoặc khuyến khích sáng tạo, đổi mới. Mục tiêu này phải cụ thể, có thể đo lường, thực tế.
4.3. Xác Định Đối Tượng Truyền Thông Nội Bộ
Doanh nghiệp cần xác định ai sẽ là đối tượng nhận thông tin từ các chiến dịch truyền thông nội bộ. Các đối tượng có thể được chia thành nhiều nhóm khác nhau như quản lý cấp cao, nhân viên các phòng ban hoặc nhóm dự án đặc biệt. Mỗi nhóm đối tượng có thể yêu cầu một loại thông điệp, phương thức truyền thông khác nhau.
4.4. Xây Dựng Thông Điệp Truyền Thông Nội Bộ
Thông điệp truyền thông cần phải rõ ràng, dễ hiểu, có tác động mạnh mẽ đối với đối tượng mục tiêu. Doanh nghiệp cần tránh việc sử dụng ngôn ngữ phức tạp hoặc quá kỹ thuật mà không phù hợp với người nhận thông điệp. Thông điệp cũng nên phản ánh được văn hóa, giá trị của công ty.
4.5. Xây Dựng Kế Hoạch Truyền Thông Nội Bộ
Một kế hoạch truyền thông cụ thể cần được xây dựng, trong đó bao gồm các kênh truyền thông sẽ sử dụng (email, họp trực tuyến, bản tin nội bộ…), thời gian triển khai, các công cụ hỗ trợ. Kế hoạch này cần đảm bảo rằng các mục tiêu đã xác định trước đó sẽ được thực hiện một cách hiệu quả.
4.6. Triển Khai Kế Hoạch
Sau khi kế hoạch đã được phê duyệt, việc triển khai là bước quan trọng để đưa các thông điệp truyền thông vào thực tế. Các công cụ, kênh truyền thông đã lựa chọn sẽ được sử dụng để truyền tải thông điệp tới đúng đối tượng trong thời gian đã định.
4.7. Đo Lường, Đánh Giá, Cải Tiến
Cuối cùng, để đảm bảo chiến lược truyền thông đạt được hiệu quả, việc đo lường, đánh giá kết quả là cần thiết. Các chỉ số có thể bao gồm mức độ tham gia của nhân viên, phản hồi từ người nhận thông điệp, hoặc mức độ thay đổi trong công việc. Dựa trên kết quả này, doanh nghiệp có thể điều chỉnh, cải tiến chiến lược truyền thông cho phù hợp hơn với nhu cầu thực tế.
5. Giải Pháp Để Truyền Thông Nội Bộ Hiệu Quả
Giải Pháp Để Truyền Thông Nội Bộ Hiệu Quả
Để xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả, các giải pháp sau đây có thể giúp cải thiện sự kết nối và tương tác giữa công ty và nhân viên:
5.1. Lắng Nghe Nhân Viên
Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong truyền thông nội bộ là việc lắng nghe nhân viên. Điều này giúp các nhà lãnh đạo hiểu rõ nhu cầu, mong muốn và các vấn đề mà nhân viên đang gặp phải. Việc xây dựng các kênh phản hồi, như khảo sát hoặc cuộc trò chuyện mở, cho phép nhân viên chia sẻ ý tưởng, góp ý và cảm nhận của họ về môi trường làm việc. Những phản hồi này không chỉ giúp cải thiện hiệu quả công việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc cởi mở và đáng tin cậy.
5.2. Xác Định Kênh Truyền Thông Phù Hợp
Không phải kênh truyền thông nào cũng hiệu quả đối với tất cả các đối tượng trong công ty. Do đó, việc xác định đúng kênh truyền thông là vô cùng quan trọng. Các công ty cần phải chọn lựa các công cụ truyền thông phù hợp với văn hóa và quy mô công ty, chẳng hạn như email, bản tin nội bộ, mạng xã hội công ty, hoặc các ứng dụng nhắn tin nhanh. Việc chọn đúng kênh sẽ giúp thông điệp được truyền tải một cách nhanh chóng và chính xác tới đúng đối tượng.
5.3. Tăng Cường Sự Tương Tác Hai Chiều
Truyền thông nội bộ không chỉ là việc chuyển tải thông tin từ ban lãnh đạo xuống nhân viên mà còn là một quá trình tương tác hai chiều. Các công ty nên khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến, thảo luận về các quyết định và chia sẻ kinh nghiệm. Tạo ra những cơ hội để nhân viên có thể tham gia vào các cuộc họp, workshop, hay thảo luận nhóm giúp họ cảm thấy gắn kết và có giá trị trong tổ chức.
6. Những Nhầm Tưởng Thường Gặp Về Truyền Thông Nội Bộ
Nói về truyền thông nội bộ, có một số nhầm tưởng phổ biến sau:
6.1. Truyền Thông Nội Bộ Chỉ Liên Quan Đến Thông Tin Về Lương Thưởng Và Các Quy Định Của Công Ty
Truyền thông nội bộ không chỉ giới hạn ở việc truyền tải các thông tin liên quan đến lương thưởng và chính sách của công ty. Mà hoạt động này còn bao gồm cả việc truyền tải thông tin về các sự kiện, hoạt động, dự án, chiến lược của tổ chức để tăng cường giao tiếp và tạo động lực cho nhân viên.
6.2. Truyền Thông Nội Bộ Chỉ Là Trách Nhiệm Của Phòng Nhân Sự
Truyền thông nội bộ là nhiệm vụ chung của toàn bộ tổ chức, không chỉ riêng phòng Nhân sự. Tất cả các bộ phận trong công ty đều có trách nhiệm tham gia vào việc truyền tải thông tin và tạo ra các nội dung truyền thông nội bộ.
6.3. Truyền Thông Nội Bộ Chỉ Dành Cho Các Công Ty Lớn
Truyền thông nội bộ không chỉ áp dụng cho các công ty lớn mà còn cho các công ty nhỏ và vừa. Tất cả các tổ chức đều có nhu cầu tăng cường giao tiếp và truyền tải thông tin trong nội bộ để đạt được hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
6.4. Truyền Thông Nội Bộ Không Liên Quan Đến Chiến Lược Kinh Doanh
Truyền thông nội bộ liên quan chặt chẽ đến chiến lược kinh doanh của tổ chức. Việc truyền tải thông tin đúng lúc, đúng đối tượng là rất quan trọng. Điều này giúp nhân viên hiểu họ có vai trò như thế nào, cần làm gì để hoạt động kinh doanh đạt được hiệu quả.
6.5. Truyền Thông Nội Bộ Giống Quản Lý Nhân Sự
Thực tế, quản lý nhân sự và truyền thông nội bộ là 2 khái niệm, với mục đích và phạm vi khác nhau.
Quản lý nhân sự là quá trình tuyển dụng, phát triển, đào tạo, quản lý, đánh giá, thăng tiến và giữ chân nhân viên trong tổ chức. Hoạt động quản lý nhân sự tập trung vào những hoạt động quản lý và phát triển nhân sự để đảm bảo sự phát triển của tổ chức.
Truyền thông nội bộ là quá trình truyền tải thông tin trong nội bộ tổ chức để tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn và hiệu quả hơn. Truyền thông nội bộ tập trung vào việc tạo ra các thông điệp, nội dung phù hợp để tăng cường giao tiếp giữa các bộ phận trong tổ chức và giữ cho nhân viên luôn cập nhật với những thông tin mới nhất của tổ chức.
Tuy nhiên, quản lý nhân sự và truyền thông nội bộ có sự liên kết chặt chẽ với nhau. Các hoạt động quản lý nhân sự, như tuyển dụng và đào tạo, cần có sự hỗ trợ của truyền thông nội bộ để thông tin được truyền đến đúng đối tượng và đảm bảo nhân viên hiểu rõ về các chính sách, quy trình, cũng như các hoạt động của tổ chức. Ngược lại, truyền thông nội bộ cũng cần phải nhận được sự hỗ trợ của quản lý nhân sự để đảm bảo rằng thông tin được truyền đến nhân viên đúng thời điểm và các nội dung được phát triển để đáp ứng nhu cầu, mong muốn của nhân viên.
6.6. Truyền Thông Nội Bộ Và PR In-House Là Một
PR In-house thực ra là đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp thực hiện hoạt động PR. Khái niệm này khác với PR Outsource – là đội ngũ nhân viên thuê ngoài hoặc PR Agency – là đội ngũ nhân sự của các công ty cung cấp dịch vụ PR, Marketing. Nói một cách dễ hiểu, PR In-house là từ được sử dụng để phân biệt đội ngũ PR trong doanh nghiệp với các đơn vị PR tư nhân bên ngoài. Và truyền thông nội bộ là một phần của PR In-house.
7. Xu Hướng Truyền Thông Nội Bộ Trong Tương Lai
Xu hướng truyền thông nội bộ trong tương lai đang thay đổi nhanh chóng nhờ vào sự phát triển của công nghệ và sự thay đổi trong nhu cầu của lực lượng lao động. Dưới đây là một số xu hướng nổi bật:
7.1. Tích Hợp Công Nghệ Và Nền Tảng Số
Các doanh nghiệp sẽ tiếp tục tích hợp công nghệ hiện đại như mạng xã hội nội bộ, nền tảng quản lý công việc, các công cụ hợp tác trực tuyến để tăng cường sự gắn kết, cộng tác giữa các nhân viên. Các công cụ như Slack, Microsoft Teams hoặc những nền tảng tương tự sẽ trở thành trung tâm cho tất cả các hoạt động giao tiếp nội bộ.
7.2. Sử Dụng Video Và Truyền Thông Trực Quan
Video sẽ tiếp tục trở thành một phương tiện truyền thông chủ đạo trong nội bộ doanh nghiệp. Video không chỉ để chia sẻ thông điệp từ lãnh đạo mà còn để đào tạo, hướng dẫn, xây dựng văn hóa công ty. Các doanh nghiệp có thể sử dụng video để truyền đạt thông tin một cách dễ hiểu, dễ tiếp cận.
7.3. Truyền Thông Cá Nhân Hóa
Các tổ chức sẽ tạo ra các thông điệp truyền thông nội bộ mang tính cá nhân hóa cao hơn, giúp nhân viên cảm thấy gắn kết hơn. Các công cụ phân tích dữ liệu sẽ giúp xác định các nhu cầu, sở thích của nhân viên, từ đó cung cấp các thông tin phù hợp hơn với từng nhóm đối tượng.
7.4. Chú Trọng Đến Văn Hóa Doanh Nghiệp Và Sự Đa Dạng
Các tổ chức sẽ chú trọng nhiều hơn đến việc xây dựng văn hóa công ty đa dạng, bao trùm. Truyền thông nội bộ sẽ là công cụ quan trọng trong việc thúc đẩy sự hiểu biết, tôn trọng sự khác biệt trong đội ngũ nhân viên.
7.5. Tập Trung Vào Sự Minh Bạch Và Phản Hồi Hai Chiều
Doanh nghiệp ngày càng quan tâm đến việc tạo ra môi trường làm việc minh bạch, nơi mà các nhân viên có thể dễ dàng trao đổi, đưa ra ý kiến phản hồi, tham gia vào các quyết định chiến lược. Truyền thông nội bộ sẽ trở thành cầu nối mạnh mẽ để duy trì sự minh bạch, cải thiện sự tham gia của nhân viên.
7.6. Truyền Thông Chủ Động Và Linh Hoạt
Truyền thông nội bộ không chỉ diễn ra theo chiều từ trên xuống mà sẽ có sự tương tác mạnh mẽ hơn từ dưới lên, nơi nhân viên có thể tham gia, đóng góp ý tưởng vào chiến lược công ty. Ngoài ra, các phương thức giao tiếp sẽ ngày càng linh hoạt, nhanh chóng hơn, phù hợp với nhịp sống, công việc hiện đại.
8. Tố Chất Của Người Làm Truyền Thông Nội Bộ Xuất Sắc
Để trở thành một người làm truyền thông nội bộ xuất sắc, việc sở hữu những tố chất quan trọng là điều không thể thiếu.
8.1. Kỹ Năng Giao Tiếp Và Thuyết Trình
Giao tiếp là yếu tố cốt lõi trong truyền thông nội bộ. Người làm truyền thông cần phải truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, dễ hiểu đến mọi đối tượng trong tổ chức, từ ban lãnh đạo đến nhân viên. Kỹ năng thuyết trình cũng quan trọng trong các cuộc họp, sự kiện nội bộ hay các buổi đào tạo. Khả năng truyền đạt thông tin một cách mạch lạc, thuyết phục giúp nâng cao sự hiểu biết, đồng thuận của các bộ phận trong công ty.
8.2. Kỹ Năng Viết Lách
Viết là phương tiện chủ yếu để truyền đạt thông tin trong truyền thông nội bộ, từ các bản tin nội bộ, email, thông báo, đến các tài liệu hướng dẫn, báo cáo. Kỹ năng viết không chỉ bao gồm khả năng viết đúng ngữ pháp, chính tả mà còn phải biết cách viết sao cho thông điệp trở nên hấp dẫn, dễ tiếp nhận, phù hợp với đối tượng mục tiêu.
8.3. Kỹ Năng Sử Dụng Công Nghệ Thông Tin
Công nghệ hiện nay đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các chiến lược truyền thông nội bộ. Người làm truyền thông cần phải thành thạo các công cụ công nghệ, từ phần mềm quản lý dự án, ứng dụng mạng xã hội, cho đến các công cụ thiết kế đồ họa. Việc sử dụng hiệu quả công nghệ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả truyền thông, tạo điều kiện để thông tin được chia sẻ nhanh chóng, rộng rãi.
Tố Chất Của Người Làm Truyền Thông Nội Bộ Xuất Sắc
8.4. Kỹ Năng Tổ Chức Và Quản Lý
Truyền thông nội bộ không chỉ đơn giản là truyền tải thông tin mà còn đòi hỏi khả năng tổ chức, lên kế hoạch, quản lý các chiến dịch truyền thông. Kỹ năng này giúp người làm truyền thông đảm bảo rằng mọi thông điệp đều được phát đi đúng thời gian, đúng đối tượng, đồng thời theo dõi, đánh giá hiệu quả của chiến dịch để điều chỉnh khi cần thiết.
8.5. Kỹ Năng Lắng Nghe Và Thấu Hiểu
Lắng nghe là một yếu tố quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức. Người làm truyền thông nội bộ cần phải biết lắng nghe các phản hồi từ nhân viên, đồng nghiệp để hiểu rõ các vấn đề, khó khăn, nhu cầu của họ. Thông qua đó, người làm truyền thông có thể điều chỉnh thông điệp phù hợp, đồng thời tạo ra sự gắn kết, cảm giác được tôn trọng cho nhân viên.
8.6. Có Khả Năng Sáng Tạo
Truyền thông nội bộ cần sự sáng tạo để làm cho thông điệp trở nên thú vị, dễ tiếp cận. Người làm truyền thông cần có khả năng nghĩ ra những cách thức mới mẻ để truyền tải thông điệp, từ việc sử dụng hình ảnh, video, cho đến các chiến dịch truyền thông sáng tạo. Sự sáng tạo giúp thu hút sự chú ý, tạo dựng mối quan hệ tốt hơn giữa các thành viên trong công ty.
8.7. Có Tinh Thần Trách Nhiệm
Truyền thông nội bộ là một công việc có trách nhiệm cao vì thông điệp truyền tải ảnh hưởng trực tiếp đến môi trường làm việc, văn hóa công ty. Người làm truyền thông cần có tinh thần trách nhiệm với những gì mình truyền đạt, đảm bảo rằng các thông tin là chính xác, kịp thời, phù hợp với tầm nhìn, giá trị của công ty.
8.8. Có Khả Năng Thích Ứng
Trong môi trường làm việc thay đổi nhanh chóng, khả năng thích ứng là một yếu tố quan trọng giúp người làm truyền thông nội bộ duy trì hiệu quả công việc. Điều này không chỉ bao gồm việc thay đổi chiến lược khi cần thiết mà còn là việc học hỏi, áp dụng công nghệ, công cụ mới, cũng như điều chỉnh phong cách làm việc để đáp ứng nhu cầu của tổ chức.
9. Nhân Viên Truyền Thông Nội Bộ Thuộc Phòng Nhân Sự Hay Phòng Marketing?
Theo kết quả của một cuộc khảo sát được thực hiện trên 1000 nhân viên truyền thông nội bộ và đối ngoại được đăng tải trên tạp chí quản lý nhân sự của doanh nghiệp Karina & Box tại Anh, 53% người được hỏi trả lời rằng truyền thông nội bộ là một phần của công tác quản lý nhân sự và chiến dịch nhân sự. Vì vậy nhân viên truyền thông nội bộ thường thuộc quản lý của phòng nhân sự. Tuy nhiên, điều này có thể thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Với các doanh nghiệp nhỏ, một người thuộc phòng Marketing có thể đảm nhiệm thêm công việc của nhân viên truyền thông nội bộ. Vậy trong truyền thông nội bộ, nhiệm vụ của nhân viên marketing là làm gì? Nhân viên marketing đóng vai trò xây dựng và thực hiện các chiến lược nhằm truyền tải thông điệp, văn hóa doanh nghiệp và tạo sự gắn kết giữa các nhân viên. Họ quản lý các kênh truyền thông nội bộ, sáng tạo nội dung hấp dẫn, tổ chức sự kiện, thực hiện khảo sát thu thập ý kiến và thúc đẩy thương hiệu nhà tuyển dụng. Ngoài ra, nhân viên marketing còn hỗ trợ xử lý khủng hoảng nội bộ, đảm bảo thông tin được truyền đạt minh bạch và hiệu quả, góp phần xây dựng môi trường làm việc tích cực và chuyên nghiệp.
Ngược lại, tại các doanh nghiệp lớn, truyền thông nội bộ có thể là một phòng ban riêng, tách biệt với phòng nhân sự và phòng Marketing. Mặc dù là phòng riêng, nhưng phòng truyền thông nội bộ vẫn sẽ phối hợp với các phòng ban khác để công việc đạt hiệu quả tốt nhất.
Mức lương của nhân viên truyền thông nội bộ thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm làm việc, vị trí công việc, địa điểm làm việc, quy mô của tổ chức, và cả khả năng đàm phán lương của ứng viên.
Theo thống kê của JobsGO, mức lương trung bình của nhân viên truyền thông nội bộ trong khoảng 9 – 12 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, nếu bạn là người mới ra trường, chưa có kinh nghiệm, mức lương bạn nhận được có thể thấp hơn. Ngược lại, nếu bạn giàu kinh nghiệm, có nhiều thành tựu tốt trong quá khứ, bạn có thể nhận được mức lương lên tới 15 – 20 triệu đồng/tháng.
11. Truyền Thông Nội Bộ Khác Gì Với Truyền Thông Bên Ngoài?
Truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài có một số điểm khác biệt như:
Tiêu chí
Truyền thông nội bộ
Truyền thông bên ngoài
Mục tiêu
Kết nối, gắn kết nhân viên, xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Xây dựng thương hiệu, quảng bá sản phẩm/dịch vụ, thu hút khách hàng và đối tác
Đối tượng hướng tới
Nhân viên, quản lý, ban lãnh đạo trong tổ chức
Khách hàng, đối tác, cổ đông, công chúng
Thông điệp chính
Giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh, chính sách nội bộ
Thông điệp thương hiệu, lợi ích sản phẩm, uy tín doanh nghiệp
Công cụ truyền thông
Email, bản tin nội bộ, ứng dụng quản lý, sự kiện, họp mặt
Quảng cáo, mạng xã hội, website, PR, hội thảo, triển lãm
Người phụ trách
Phòng Nhân sự, Truyền thông nội bộ hoặc Lãnh đạo
Phòng Marketing, PR hoặc agency bên ngoài
Phong cách giao tiếp
Mang tính gần gũi, thân thiện, dễ hiểu
Chuyên nghiệp, nhấn mạnh sự khác biệt và giá trị độc đáo
Mức độ công khai
Thông tin nội bộ, không công khai rộng rãi
Thông tin công khai, thường tiếp cận nhiều đối tượng
Vai trò chính
Gắn kết đội ngũ, tăng sự hài lòng của nhân viên, giảm xung đột nội bộ
Nâng cao nhận diện thương hiệu, tăng doanh thu, thu hút thị trường
Tần suất hoạt động
Thường xuyên, liên tục trong tổ chức
Theo chiến dịch hoặc các sự kiện cụ thể
Đo lường hiệu quả
Đo lường qua sự hài lòng của nhân viên, tỷ lệ giữ chân nhân tài
Đo lường qua doanh số bán hàng, nhận diện thương hiệu, mức độ tiếp cận công chúng
Bài viết đã cung cấp các thông tin quan trọng để bạn hiểu rõ “Truyền thông nội bộ là gì?”. Nhìn chung, truyền thông nội bộ đúng cách giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nâng cao hiệu suất làm việc và tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức. Vì vậy, việc đầu tư và quản lý truyền thông nội bộ là cần thiết để giúp tổ chức phát triển bền vững và đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.
Câu hỏi thường gặp
1. Tìm Việc Truyền Thông Nội Bộ Ở Đâu?
Nếu bạn đang tìm việc làm truyền thông nội bộ, JobsGO là nơi bạn không nên bỏ qua. JobsGO cung cấp cho bạn rất nhiều cơ hội việc làm truyền thông nội bộ từ các doanh nghiệp uy tín, giúp bạn có thể tìm được công việc phù hợp với kinh nghiệm, năng lực của mình.
2. Làm Thế Nào Để Đo Lường Hiệu Quả Truyền Thông Nội Bộ?
Có thể đo lường qua khảo sát sự hài lòng của nhân viên, tỷ lệ tham gia các sự kiện, mức độ tương tác trên các kênh nội bộ và kết quả hoạt động nhóm.
3. Truyền Thông Nội Bộ Có Giúp Giữ Chân Nhân Viên Không?
Có, vì sự giao tiếp hiệu quả giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, thấu hiểu và gắn bó hơn với công ty.
Hoàn Nguyễn
