Sử dụng thời gian làm việc tại công ty cho mục đích cá nhân là vấn đề không còn quá xa lạ hiện nay. Tuy nhiên, điều này lại gây ảnh hưởng khá lớn đến hiệu suất công việc, hoạt động chung của tập thể. Vậy làm sao để hạn chế được tình trạng “ăn cắp thời gian làm việc” ở nhân viên? Cùng tham khảo những bí quyết được JobsGO chia sẻ dưới đây nhé.
“Ăn cắp thời gian làm việc” là một vấn đề khá nhạy cảm trong công sở, khi nhân viên được trả lương cho phần việc mà họ không làm. Đây có thể xem là những hành vi gian lận có chủ ý, thể hiện sự lười biếng, thiếu chuyên nghiệp.
Trong quá trình làm việc, nhân viên thường có rất nhiều hoạt động khác nhau nằm ngoài quy định, phạm vi công việc được yêu cầu. Nổi bật trong đó phải kể đến một số hành vi như sau:
Lạm dụng tính chất công việc là làm trên máy tính, có kết nối Internet, nhiều nhân viên đã tranh thủ chơi game khi sếp không để ý.
Mua sắm online trong giờ làm việc (đặc biệt là những nhân viên nữ).
Sử dụng mạng xã hội, tám chuyện với bạn bè trên Facebook, Zalo, Instagram, đọc báo,….
Xem phim, xem video.
Tám chuyện, buôn dưa lê với đồng nghiệp trong giờ làm việc.
Ăn sáng quá giờ làm việc, ăn vặt trong suốt quá trình làm việc.
Lợi dụng việc đi vệ sinh quá nhiều để giải trí (chơi game, gọi điện thoại, nhắn tin,…).
Chiếm hữu thời gian ăn trưa, chưa hết giờ nhưng nhiều nhân viên đã rủ nhau đi mua đồ ăn trưa, quay trở lại văn phòng muộn hơn so với thời gian quy định buổi chiều.
Nhiều nhân viên còn thường xuyên đi muộn, về sớm để đi chợ, đón con. Ví dụ như 17h30 tan làm thì họ đã về từ 17h để tránh tắc đường, kịp giờ đón con ở trường.
Làm sao để hạn chế tình trạng ăn cắp thời gian làm việc ở nhân viên?
Như vậy, có thể thấy, hàng loạt hành vi “ăn cắp thời gian làm việc” ở nhân viên, nhất là dân văn phòng hiện nay. Vậy là một nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp, bạn cần phải làm gì để hạn chế, chấm dứt tình trạng này?
Phổ biến nội quy rõ ràng
Bất kể công ty nào cũng sẽ đặt ra những quy định riêng dành cho nhân viên về phong thái, cách làm việc. Và để đảm bảo nhân viên có thể nắm bắt, thực hiện theo thì bạn sẽ cần phải phổ biến chúng một cách rõ ràng.
Tốt nhất, bạn nên yêu cầu bộ phận nhân sự thông báo cho các nhân viên mới ngay từ ngày đầu tiên họ vào làm việc hay trong quá trình phỏng vấn tuyển dụng nhân viên văn phòng. Điều này sẽ giúp họ định hình được môi trường, văn hóa, cách hoạt động của công ty như thế nào từ đầu?
Ví dụ như công ty quy định nhân viên không được sử dụng mạng xã hội, điện thoại di động trong quá trình làm việc thì cần phải phổ biến công khai để nhân viên biết. Trường hợp cố tình vi phạm sẽ bị xử lý (nhắc nhở, kỷ luật, phạt tiền,…). Điều này mặc dù có phần hà khắc, song nó sẽ đảm bảo nhân viên tận dụng tối đa thời gian cho công việc chứ không phải là làm việc riêng, gây ảnh hưởng đến kết quả chung của doanh nghiệp.
Làm sao để hạn chế tình trạng ăn cắp thời gian làm việc ở nhân viên?
Có sự phân công công việc cụ thể
Một lý do khiến nhân viên thường xuyên mất tập trung, chiếm dụng thời gian làm việc tại công ty chính là do công việc của họ không đều, sắp xếp không rõ ràng, cụ thể. Họ không nắm bắt được nhiệm vụ của mình mỗi ngày là gì nên cảm thấy rảnh rỗi, cần sử dụng thời gian đó cho hoạt động cá nhân khác.
Chẳng hạn như một nhân viên bán hàng, họ nghĩ rằng mình có thể dùng điện thoại, xem phim trong giờ nếu không có khách. Thế nhưng, thực tế còn rất nhiều công việc khác để họ làm trong thời gian đó như dọn dẹp cửa hàng, sắp xếp hàng hóa trên kệ, kiểm hàng hóa kho,…
Vậy nên, để hạn chế được tình trạng ăn cắp thời gian làm việc ở nhân viên, các nhà quản lý cần phải có sự phân công, giao nhiệm vụ thật cụ thể, có những đầu việc thay thế khi công việc chính đã hoàn thành.
Tại nhiều công ty, vì không muốn làm to chuyện nên nhiều nhà quản lý đã cố tính “nhắm mắt làm ngơ”, bỏ qua cho nhân viên khi vi phạm quy định, làm việc riêng trong giờ. Tuy nhiên, cách xử lý này lại khiến cho tình trạng đó thêm kéo dài, cấp dưới sẽ nghĩ rằng “sếp không quan tâm” nên muốn làm gì thì làm. Điều này sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến hiệu suất, kết quả công việc chung.
Chính vì thế, là một nhà lãnh đạo, bạn sẽ cần áp dụng đúng theo quy trình xử lý vi phạm kỷ luật ở nhân viên. Với trường hợp nhẹ thì có thể nhắc nhở, cảnh báo bằng lời nói/văn bản, nếu nghiêm trọng hơn thì sẽ trừ lương, phạt tiền,… Còn nếu nhân viên không thể đảm bảo được yêu cầu công việc, chỉ chăm chăm làm việc riêng mà không quan tâm đến việc chính thì cần cho thôi việc.
Trở thành tấm gương tốt cho nhân viên
Ngoài những cách xử lý trên thì để tránh việc nhân viên ăn cắp thời gian làm việc, bản thân nhà quản lý, lãnh đạo cũng cần là tấm gương thật tốt. Quy định là của chung, áp dụng cho toàn công ty, dù là sếp thì bạn vẫn cần thực hiện một cách nghiêm túc. Nhân viên sẽ không thể làm gì nếu sếp thường xuyên đi muộn, về sớm, làm việc riêng trong giờ,… Tuy nhiên, khi nhìn vào một người lãnh đạo như vậy, họ sẽ thấy không phục, không tôn trọng. Từ đó, họ cũng không muốn phải làm theo những yêu cầu, quy định phía công ty đã đưa ra.
Hy vọng qua những chia sẻ trên đây, các nhà quản lý sẽ biết cách để giảm được tình trạng ăn cắp thời gian làm việc ở nhân viên, từ đó đảm bảo được hiệu suất công việc một cách tốt nhất. Để cập nhật thêm các bí quyết, kinh nghiệm hữu ích khác, đừng quên truy cập vào Blog JobsGO thường xuyên các bạn nhé.
Hồng Nguyễn
