Proposal là một thuật ngữ rất quen thuộc trong Marketing, truyền thông. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõProposal là gì? Vậy trong bài viết này của JobsGO sẽ giúp bạn đọc giải đáp thắc mắc, đồng thời cung cấp những thông tin liên quan đến cách xây dựng Proposal chuẩn, chuyên nghiệp. Đọc và tham khảo ngay các bạn nhé!
Proposal là gì? Proposal là một tài liệu được sử dụng để đề xuất một ý tưởng, giải pháp, dự án với mục tiêu thuyết phục người nhận chấp thuận, tài trợ hoặc hợp tác. Đây là công cụ quan trọng trong nhiều lĩnh vực như kinh doanh, nghiên cứu, phát triển dự án. Proposal giúp bạn truyền đạt ý tưởng của mình một cách rõ ràng, có tổ chức, nhằm đạt được sự đồng thuận, hỗ trợ cần thiết.
Proposal là hình thức trình bày trang trọng, đảm bảo yếu tố thẩm mỹ nhưng vẫn làm rõ được ý tưởng gửi đến khách hàng, đối tác. Nó được thể hiện dưới dạng Word, Excel hoặc Powerpoint.
Qua khái niệm “Proposal là gì” được chia sẻ ở trên bạn cũng phần nào hiểu được vai trò của nó. Nhưng thực tế bản ý tưởng này sẽ mang ý nghĩa to lớn hơn thế. Cụ thể như sau:
2.1 Truyền Đạt Ý Tưởng
Proposal đóng vai trò chính trong việc truyền đạt ý tưởng một cách rõ ràng, có hệ thống. Nó giúp người viết trình bày ý tưởng của mình về một dự án hoặc kế hoạch cụ thể để người đọc có thể hiểu được nội dung, mục tiêu, phương thức thực hiện. Việc trình bày chi tiết giúp loại bỏ sự mơ hồ, đảm bảo rằng tất cả các bên đều hiểu rõ về định hướng và mong muốn của dự án.
2.2 Thuyết Phục Người Đọc
Proposal không chỉ truyền tải ý tưởng mà còn có nhiệm vụ thuyết phục người đọc ủng hộ hoặc đồng ý với kế hoạch được đề xuất. Bằng cách trình bày logic, Proposal có thể làm nổi bật tính cần thiết và lợi ích của dự án. Khả năng thuyết phục này đóng vai trò quan trọng trong việc nhận được sự phê duyệt, tài trợ, hoặc hỗ trợ từ các bên liên quan.
2.3 Xác Định Mục Tiêu Và Kế Hoạch
Một Proposal giúp xác định rõ ràng các mục tiêu mà dự án cần đạt được, đồng thời vạch ra kế hoạch cụ thể để thực hiện. Nó bao gồm các bước chi tiết, tiến độ thời gian, nguồn lực cần thiết và các thành phần tham gia. Điều này giúp người đọc có cái nhìn tổng quát về lộ trình thực hiện dự án, đảm bảo mọi người có cùng một hướng đi.
2.4 Phân Tích Tính Khả Thi
Proposal còn là công cụ để phân tích tính khả thi của dự án, bao gồm các khía cạnh như tài chính, kỹ thuật, nhân sự, rủi ro. Những phân tích này giúp đánh giá xem dự án có thể thành công hay không cùng những thách thức nào có thể gặp phải. Thông qua đó, người ra quyết định có thể xác định mức độ hợp lý và tiềm năng của dự án trước khi cam kết nguồn lực.
2.5 Làm Cơ Sở Để Ra Quyết Định
Dựa trên nội dung của Proposal, người đọc có thể đưa ra các quyết định chiến lược. Một Proposal tốt sẽ cung cấp đầy đủ thông tin và phân tích cần thiết để giúp các bên liên quan xem xét, đưa ra quyết định đúng đắn. Cụ thể, Proposal có thể liên quan đến việc cấp vốn, phân bổ nguồn lực hoặc phê duyệt các bước tiếp theo của dự án.
Xem thêm:Sale kit là gì? Tổng hợp những điều cần biết về sale kit trong kinh doanh
3. Nội Dung Proposal Gồm Những Gì?
Nội dung của Proposal sẽ bao gồm các phần chính sau đây:
3.1 What – Trình Bày Các Nội Dung Gì?
Nội dung trong phần này tập trung vào việc mô tả chi tiết về dự án hoặc giải pháp mà bạn đang đề xuất. Nó bao gồm việc nêu rõ các mục tiêu cụ thể, các bước thực hiện, các kết quả mong đợi. Bạn cần trình bày rõ ràng về những gì bạn định làm, giải pháp bạn đưa ra là gì, cách giải pháp đó sẽ giải quyết vấn đề hoặc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Phần “What” nên chi tiết, dễ hiểu để người đọc có thể nắm bắt được toàn bộ ý tưởng và kế hoạch của bạn.
3.2 Why – Mục Đích Và Khả Năng Thực Hiện Là Gì?
Phần “Why” cần giải thích lý do tại sao bạn đề xuất giải pháp hoặc dự án và mục đích của nó. Bạn cần làm rõ vấn đề hoặc cơ hội mà dự án của bạn đang giải quyết cùng lý do tại sao giải pháp của bạn là lựa chọn tốt nhất. Đồng thời, bạn hãy trình bày khả năng thực hiện của dự án bằng cách nêu rõ các yếu tố giúp chứng minh rằng dự án sẽ thành công, bao gồm phân tích lợi ích, sự cần thiết của giải pháp, các yếu tố hỗ trợ như nguồn lực, kinh nghiệm, sự chuẩn bị.
3.3 Who – Người Thực Hiện Là Ai?
Phần “Who” sẽ cung cấp thông tin về các cá nhân hoặc tổ chức thực hiện dự án hoặc giải pháp. Bạn cần nêu rõ ai là người lãnh đạo dự án, các thành viên trong nhóm, vai trò cụ thể của từng người. Đồng thời, bạn có hãy trình bày kinh nghiệm, chuyên môn, năng lực của những người thực hiện để chứng minh rằng họ có đủ khả năng để triển khai dự án thành công. Đây là phần quan trọng để xây dựng niềm tin với người đọc về khả năng thực hiện của bạn.
3.4 When – Thời Gian Là Lúc Nào?
Nội dung “When” sẽ giúp bạn xác định thời gian dự kiến cho việc thực hiện dự án hoặc giải pháp. Bạn cần đưa ra một lịch trình cụ thể, bao gồm các mốc thời gian quan trọng và các giai đoạn của dự án. Với các cột mốc, thời hạn hoàn thành rõ ràng như vậy, người đọc có thể hiểu rõ về thời gian dự kiến cho từng bước triển khai và kết quả cuối cùng. Đây là cơ sở để họ đánh giá khả năng, hiệu quả của kế hoạch thực hiện.
3.5 Where – Thực Hiện Ở Đâu?
Phần “Where” sẽ mô tả địa điểm hoặc khu vực nơi dự án hoặc giải pháp sẽ được thực hiện. Ở mục này, bạn cần cung cấp thông tin về vị trí cụ thể, bao gồm cả lý do tại sao địa điểm đó là phù hợp. Tại đây, bạn cũng có thể thêm các nội dung, hình ảnh về cơ sở vật chất cần thiết, các yếu tố địa lý có ảnh hưởng, các điều kiện môi trường. Những thông tin đó giúp người đọc hiểu rõ hơn về bối cảnh, các yếu tố liên quan đến địa điểm thực hiện dự án.
3.7 How – Thực Hiện Như Thế Nào?
Phần này trình bày chi tiết về cách bạn sẽ thực hiện dự án hoặc giải pháp, bao gồm các phương pháp, quy trình, công cụ và kỹ thuật bạn sẽ sử dụng. Bạn hãy mô tả các bước cụ thể trong kế hoạch thực hiện, cách bạn sẽ quản lý các rủi ro và vấn đề có thể phát sinh, các biện pháp kiểm soát chất lượng. Như vậy, người đọc sẽ thấy rằng bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng và có kế hoạch rõ ràng để triển khai dự án một cách hiệu quả.
4. Cấu Trúc Của Một Proposal
Cấu Trúc Của Proposal Gồm Những Gì?
Để có thể xây dựng một Proposal hoàn chỉnh, các bạn sẽ cần nắm rõ được cấu trúc của nó như thế nào? Cụ thể nó gồm:
4.1 Phần Giới Thiệu
Phần giới thiệu của Proposal đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng đầu tiên với người đọc. Đây là mục bạn trình bày mục đích, lý do của đề xuất, đồng thời giới thiệu tổ chức hoặc cá nhân thực hiện. Bạn cần cung cấp cái nhìn tổng quan về dự án hoặc giải pháp, nêu rõ vấn đề hoặc cơ hội mà đề xuất của bạn đang giải quyết. Phần này cũng nên thể hiện sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu, mong muốn của đối tượng mục tiêu, tạo sự kết nối và khơi gợi sự quan tâm của người đọc từ những câu chữ đầu tiên.
Các nội dung bạn cần làm rõ là:
Tên của dự án, chương trình là gì?
Hình thức tổ chức ra sao?
Giới thiệu bạn là ai, tại sao lại gửi Proposal này?
Các thành viên tham dự gồm những ai?
Nêu rõ những gì bạn muốn người đọc sẽ làm tiếp theo?
Khung nội dung chính của chương trình, dự án.
Thông tin liên hệ.
4.2 Đặt Khách Hàng/Đối Tác Là Trung Tâm
Khi viết Proposal, việc đặt khách hàng hoặc đối tác làm trung tâm là cực kỳ quan trọng. Phần này cần tập trung vào việc giải quyết các vấn đề cụ thể của họ và nêu rõ các lợi ích mà họ sẽ nhận được từ đề xuất của bạn. Bạn phải chứng minh rõ ràng rằng giải pháp bạn cung cấp không chỉ phù hợp với nhu cầu của khách hàng mà còn vượt trội hơn so với các giải pháp khác. Như vậy, bạn sẽ tạo ra một bức tranh rõ ràng về cách mà đề xuất của bạn có thể tạo ra giá trị thực tế và đáp ứng mong đợi của đối tượng mục tiêu.
Tại đây, bạn sẽ cần chứng minh bạn/công ty bạn hiểu những điều khách hàng/đối tác mong muốn.
Nêu ra lý do bạn thực hiện dự án/sự kiện.
Những lợi ích của các bên khi tham gia.
Thời gian, địa điểm tổ chức, thực hiện.
Khung thời gian chi tiết của sự kiến, dự án kèm địa điểm tổ chức.
Sau khi đã giới thiệu sơ lược về dự án, mô tả nhu cầu cùng những gì khách hàng/đối tác quan tâm, tiếp theo bạn sẽ cần mô tả chi tiết về các sản phẩm, dịch vụ của mình. Cụ thể, bạn sẽ cần mô tả chính xác các đề xuất thực hiện cho dự án/chương trình. Đây được xem là phần quan trọng nhất đối với một Proposal. Do đó, bạn cần đưa ra được 1 ý tưởng phù hợp, triển khai nó thành đề xuất.
Đối với những Proposal đơn giản thì bạn chỉ cần trình bày ngắn gọn trong 1 trang, đề cập đến các giải pháp. Tuy nhiên, với những Proposal phức tạp, yêu cầu cao hơn thì bạn có thể cung cấp các nội dung liên quan khác, kế hoạch cụ thể của dự án, trình bày nhiều slide.
4.4 Chuyên Môn Và Kinh Nghiệm
Phần chuyên môn, kinh nghiệm của Proposal là để xây dựng niềm tin và xác minh khả năng của bạn trong việc thực hiện dự án. Tại đây, bạn nên trình bày các thành tựu, kinh nghiệm liên quan của bạn hoặc tổ chức bạn, bao gồm các dự án đã thực hiện thành công và các kết quả đạt được. Nêu rõ các kỹ năng, chứng chỉ, chuyên môn của nhóm thực hiện hoặc cá nhân chịu trách nhiệm, để chứng minh rằng bạn có đủ năng lực, kinh nghiệm để thực hiện đề xuất một cách hiệu quả. Phần này giúp người đọc cảm thấy yên tâm, tin tưởng vào khả năng thực hiện của bạn.
Nội dung cụ thểsẽ gồm những thông tin mà bạn thuyết phục khách hàng/đối tác.
Giới thiệu về công ty, ban tổ chức,…
Giới thiệu các thành viên, nhân sự tham gia cùng các thành tích nổi bật.
Mô tả kinh nghiệm hoặc danh sách khách hàng mà bạn từng hợp tác, thực hiện công việc tương tự, danh sách các dự án, sự kiện thành công.
Thành tựu, giải thưởng, chứng chỉ,… từ khách hàng hài lòng với công ty, tổ chức của bạn.
Hiện nay, có nhiều loại Proposal khác nhau. Các loại Proposal đều có mục tiêu chung là trình bày ý tưởng một cách rõ ràng, thuyết phục người đọc, nhưng mỗi loại lại có cách tiếp cận và yêu cầu thông tin khác nhau. Điều quan trọng là mỗi Proposal cần được tùy chỉnh để phù hợp với đối tượng đọc, mục đích cụ thể của dự án, từ đó tăng khả năng thành công trong việc đạt được sự hỗ trợ hoặc phê duyệt.
5.1 Proposal Nghiên Cứu
Proposal nghiên cứu thường được sử dụng trong các lĩnh vực học thuật, khoa học, kỹ thuật. Mục đích chính của nó là cung cấp một kế hoạch chi tiết về việc tiến hành nghiên cứu. Các yếu tố chính trong Proposal nghiên cứu bao gồm: vấn đề nghiên cứu hoặc câu hỏi cần giải quyết, cơ sở lý thuyết, giả thuyết nghiên cứu, phương pháp tiếp cận, phân tích dữ liệu dự kiến.
Bên cạnh đó, nó cũng mô tả thời gian thực hiện, đội ngũ tham gia, nguồn lực cần thiết. Một Proposal nghiên cứu hiệu quả sẽ nêu bật được tính mới mẻ, ý nghĩa khoa học của nghiên cứu, đồng thời chỉ ra những phương pháp tiếp cận khả thi, rõ ràng. Đối tượng của Proposal nghiên cứu thường là các tổ chức tài trợ, hội đồng học thuật, hoặc cơ quan chính phủ, những người cần đánh giá sự phù hợp, giá trị của nghiên cứu trước khi cấp vốn hoặc phê duyệt.
5.2 Proposal Kinh Doanh
Công cụ quan trọng trong việc giới thiệu các ý tưởng, kế hoạch hoặc dự án kinh doanh mới là Proposal kinh doanh. Loại Proposal này thường bao gồm phân tích thị trường, phân tích cạnh tranh, chiến lược tiếp thị, kế hoạch vận hành và các dự báo tài chính.
Ngoài ra, Proposal kinh doanh còn có thể đề cập đến nguồn lực cần thiết như nhân lực, tài chính, các đối tác liên quan. Mục tiêu của Proposal kinh doanh là thuyết phục nhà đầu tư hoặc đối tác tin tưởng vào tiềm năng sinh lợi của dự án. Để làm được điều này, người viết cần thể hiện rõ ràng cách mà ý tưởng sẽ giải quyết nhu cầu thị trường và mang lại lợi nhuận, đồng thời phải đưa ra những dữ liệu thuyết phục về tính khả thi của dự án.
5.3 Proposal Phát Hành Sách
Proposal phát hành sách là tài liệu mà tác giả hoặc đại diện của tác giả gửi tới nhà xuất bản với mục tiêu thuyết phục họ phát hành cuốn sách. Nó thường bao gồm mô tả tổng quan về cuốn sách, đối tượng độc giả mà sách hướng tới, lý do vì sao cuốn sách sẽ thu hút sự chú ý của thị trường.
Proposal này thường kèm theo bản tóm tắt nội dung, một số chương mẫu, thông tin về tác giả (như thành tích hoặc kinh nghiệm viết lách). Nhà xuất bản dựa vào Proposal này để đánh giá tiềm năng thương mại của cuốn sách và xem xét việc đầu tư cho quá trình xuất bản. Tính thuyết phục của Proposal sẽ dựa trên khả năng chứng minh cuốn sách có nội dung độc đáo, hấp dẫn độc giả, phù hợp với xu hướng thị trường hiện tại.
5.4 Proposal Xin Tài Trợ
Proposal xin tài trợ được sử dụng để yêu cầu nguồn lực tài chính từ các tổ chức tài trợ, chính phủ hoặc doanh nghiệp để hỗ trợ các dự án phi lợi nhuận, xã hội, nghiên cứu. Proposal này thường bao gồm mục tiêu của dự án, kế hoạch thực hiện, cách sử dụng nguồn tài trợ. Đặc biệt, nó cần làm rõ tầm quan trọng xã hội, tác động dài hạn của dự án, cách dự án giải quyết các vấn đề cộng đồng.
Một phần quan trọng khác là dự toán ngân sách chi tiết, trong đó liệt kê các hạng mục chi phí cụ thể để người tài trợ biết tiền sẽ được sử dụng vào đâu. Tính khả thi của dự án và mức độ thuyết phục của các kết quả mong đợi sẽ là những yếu tố quyết định khả năng nhận được tài trợ. Đây là loại Proposal đòi hỏi sự cẩn trọng trong việc lập kế hoạch và trình bày chi tiết, vì sự minh bạch, rõ ràng là yếu tố then chốt để nhận được sự hỗ trợ từ các bên liên quan.
6. Template Cơ Bản Của Một Proposal
Dưới đây là một template cơ bản của Proposal với 4 phần: Overview, Goals, Specifications, và Milestones:
Overview (Tổng quan):
Mô tả ngắn gọn về dự án hoặc đề xuất, bao gồm bối cảnh và lý do dự án cần được thực hiện.
Giới thiệu về vấn đề hoặc cơ hội mà Proposal muốn giải quyết, cũng như mục đích chung của dự án.
Đối tượng hưởng lợi hoặc tác động chính của dự án.
Goals (Mục tiêu):
Xác định các mục tiêu cụ thể của dự án.
Mỗi mục tiêu nên rõ ràng, đo lường được, phù hợp với nhu cầu thực tế.
Trình bày cách mà việc đạt được mục tiêu này sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp hoặc tổ chức.
Specifications (Thông số kỹ thuật):
Chi tiết các yêu cầu kỹ thuật, tài chính, nhân lực, công nghệ cần thiết để thực hiện dự án.
Bao gồm các chi tiết về cách thức triển khai, các công cụ và phương pháp sử dụng.
Liệt kê các điều kiện hoặc hạn chế đặc biệt mà dự án cần tuân thủ.
Milestones (Các cột mốc):
Xác định các cột mốc quan trọng trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Cung cấp thời gian dự kiến hoàn thành cho từng giai đoạn hoặc công việc chính.
Đảm bảo rằng các cột mốc này rõ ràng và có thể đánh giá được tiến độ.
7. Cách Viết Proposal Chuẩn
Cách Làm Proposal Chuẩn
Cách viết một bài Proposal chuẩn như thế nào? JobsGO sẽ hướng dẫn bạn chi tiết qua từng bước dưới đây:
7.1 Bước 1. Nhận Diện Và Xác Định Đối Tượng Mục Tiêu
Bởi chìa khóa thành công cho một Proposal chính là tính thuyết phục, hiệu quả. Để làm được điều đó, bạn cần làm sao để thu hút, gây được sự tò mò, hứng thú từ khách hàng, đối tác. Bạn hãy nghĩ đến người đọc và liệt kê các câu hỏi như “ai sẽ đọc Proposal?”, “họ sẽ chấp nhận hay bác bỏ đề xuất trong Proposal?”, “họ quan tâm đến vấn đề gì?”,… Toàn bộ những câu hỏi này sẽ giúp bạn tập trung vào ý tưởng, trình bày Proposal theo cách hiệu quả nhất.
Ví dụ: Nếu bạn đang gửi Proposal cho nhà đầu tư, họ sẽ quan tâm đến khả năng sinh lợi và rủi ro. Trong khi đó, đối tác kinh doanh có thể quan tâm đến sự hợp tác, tiềm năng phát triển dài hạn. Hiểu được đối tượng giúp bạn viết một Proposal thu hút, thuyết phục.
7.2 Bước 2. Xác Định Vấn Đề Mà Proposal Của Bạn Sẽ Giải Quyết
Mọi Proposal đều cần phải bắt đầu bằng việc xác định và trình bày vấn đề mà nó sẽ giải quyết. Vấn đề này có thể là một thách thức thị trường, nhu cầu của đối tượng mục tiêu hoặc cơ hội tiềm năng. Để tăng tính thuyết phục, bạn nên đưa ra dữ liệu, thống kê hoặc nghiên cứu để minh chứng rằng vấn đề đó thực sự tồn tại và đáng được giải quyết. Bạn sẽ cần xem xét đề xuất này ảnh hưởng đến ai? Điều gì là lý do khiến bạn viết Proposal và giải thích được tình hình hiện tại. Bạn nên sử dụng các dẫn chứng, con số cụ thể để tăng độ tin cậy với khách hàng/đối tác.
Ví dụ: Nếu bạn đang viết Proposal kinh doanh, vấn đề có thể là “sự thiếu hụt một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể trên thị trường”. Nếu là Proposal nghiên cứu, vấn đề có thể là “thiếu thông tin hoặc nghiên cứu chuyên sâu về một lĩnh vực khoa học cụ thể”.
7.3 Bước 3. Xác Định Giải Pháp
Đây là phần cốt lõi của Proposal. Sau khi đã xác định rõ vấn đề, bạn cần trình bày một giải pháp cụ thể, rõ ràng, chi tiết. Giải pháp này phải giải quyết trực tiếp vấn đề đã nêu và cần được phân tích từ nhiều góc độ để chứng minh tính khả thi của nó. Bạn cần mô tả các bước triển khai, công cụ và nguồn lực cần thiết, cũng như cách giải pháp này sẽ mang lại lợi ích cho đối tượng mục tiêu. Điều đặc biệt, bạn cần đánh mạnh vào tính hợp lý, khả quan của giải pháp, những lợi ích, mục tiêu đạt được kèm ngân sách cụ thể.
Ví dụ: Nếu Proposal của bạn là về một dự án công nghệ, giải pháp có thể là “phát triển một ứng dụng hoặc phần mềm để giải quyết vấn đề người dùng gặp phải.” Bạn cần mô tả chi tiết tính năng của ứng dụng, thời gian phát triển, nguồn lực (nhân lực, tài chính) và những lợi ích rõ ràng mà nó mang lại cho khách hàng hoặc doanh nghiệp.
7.4 Bước 4. Kết Luận Proposal: Chi Phí, Lợi Ích Và Tổng Kết
Bạn cần nhắc lại tổng quan về mục đích, các chi phí cùng lợi ích của đề xuất. Bạn cũng đừng quên gửi lời cảm ơn đến người đọc đã dành thời gian đọc Proposal của mình. Cuối cùng bạn cần để lại thông tin liên lạc để giúp khách hàng, đối tác có thể liên hệ hoặc gửi phản hồi lại đề xuất của bạn.
Việc chú ý đến từng chi tiết trong Proposal sẽ giúp bạn tạo ấn tượng mạnh mẽ, tăng cơ hội thành công và thuyết phục đối tượng mục tiêu.
8.1 Chăm Chút Hình Thức
Hình thức của Proposal là ấn tượng đầu tiên mà người đọc nhận được, vì vậy việc trình bày cần phải rõ ràng và có tính thẩm mỹ cao. Bạn cần đảm bảo các tiêu đề, mục lục, phân đoạn được sử dụng hợp lý để người đọc dễ dàng tìm thấy thông tin họ cần. Bố cục nên gọn gàng, khoa học, không quá nhiều chữ trên một trang. Sử dụng phông chữ chuyên nghiệp, kích cỡ chữ phù hợp cùng các yếu tố thị giác như biểu đồ, bảng biểu, hình ảnh minh họa cũng là cách hữu hiệu để làm rõ các ý tưởng phức tạp, tăng tính thuyết phục.
8.2 Ngắn Gọn, Dễ Hiểu
Trong Proposal, nội dung ngắn gọn, dễ hiểu rất cần thiết. Điều này không có nghĩa là bạn bỏ qua thông tin quan trọng, mà là bạn cần biết cách truyền tải thông điệp một cách súc tích. Mọi ý tưởng nên được trình bày một cách rõ ràng, tránh các câu văn dài dòng hoặc quá phức tạp. Thông điệp chính phải dễ nắm bắt trong vòng vài giây đầu tiên, đảm bảo người đọc có thể hiểu ngay ý tưởng của bạn chỉ sau một lần đọc.
8.3 Tập Trung Hướng Tới Khách Hàng
Một Proposal thành công phải đặt người đọc vào trung tâm. Đối tượng mục tiêu sẽ chỉ quan tâm đến cách mà đề xuất của bạn giúp giải quyết vấn đề của họ. Chính vì thế, Proposal nên tập trung vào lợi ích mà họ sẽ nhận được. Bạn có thể đặt các câu hỏi như: “Khách hàng cần gì? Và làm sao sản phẩm/dự án của mình có thể giúp họ?” để làm rõ giá trị mà bạn mang lại, đồng thời cung cấp giải pháp mà đối tượng mục tiêu thực sự quan tâm và sẵn sàng đầu tư.
8.4 Xây Dựng Plan Tối Ưu Nhất Có Thể
Mọi kế hoạch trong Proposal cần chi tiết, có tính khả thi cao. Các bước triển khai nên được mô tả rõ ràng, theo trình tự hợp lý. Bạn phải xem xét các yếu tố như nguồn lực, thời gian và rủi ro để đưa ra một kế hoạch khả thi. Một plan tối ưu không chỉ giúp bạn hoàn thành dự án mà còn đảm bảo hiệu quả về mặt chi phí, thời gian, đồng thời đáp ứng các yêu cầu của đối tượng mục tiêu. Ngoài ra, bạn cũng cần có phương án dự phòng nếu có sự cố xảy ra.
8.5 Tìm Hiểu Đối Thủ
Việc nghiên cứu đối thủ cạnh tranh giúp bạn làm nổi bật lợi thế cạnh tranh của mình trong Proposal. Bạn hãy tìm hiểu xem đối thủ đã làm gì, những hạn chế của họ và những gì bạn có thể cải thiện hoặc làm tốt hơn. Khi bạn hiểu rõ đối thủ, bạn sẽ biết cách đề xuất một giải pháp có tính độc đáo, vượt trội, có thể tạo ra giá trị khác biệt cho khách hàng. Điều này làm tăng khả năng thuyết phục của Proposal vì bạn đã tính đến bối cảnh cạnh tranh hiện tại.
8.6 Deadline
Deadline rõ ràng cho thấy bạn là người có sự tổ chức,chuyên nghiệp trong việc thực hiện dự án. Bạn nên chia dự án thành các giai đoạn và đặt ra thời hạn hoàn thành cho từng phần, để người đọc có thể dễ dàng hình dung tiến độ. Thông qua đó, người đọc sẽ biết khi nào họ có thể nhìn thấy kết quả và nếu cần thiết, họ có thể điều chỉnh kỳ vọng của họ dựa trên khung thời gian được đưa ra. Deadline cũng giúp bạn tạo niềm tin với đối tác hoặc nhà đầu tư rằng bạn sẽ hoàn thành dự án đúng hạn.
8.7 Ngân Sách
Phần dự toán ngân sách rất quan trọng vì nó giúp người đọc hiểu rõ chi phí cần thiết để triển khai giải pháp. Bạn cần liệt kê chi tiết từng hạng mục chi phí, chẳng hạn như nhân sự, thiết bị, nguyên vật liệu và bất kỳ chi phí phát sinh nào khác. Ngân sách phải minh bạch, hợp lý, tránh ước lượng quá cao hoặc quá thấp. Ngoài ra, bạn cần làm rõ lợi ích tài chính mà đối tượng mục tiêu sẽ nhận lại, đảm bảo rằng chi phí đầu tư xứng đáng với kết quả mà dự án mang lại.
9. Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Viết Proposal Bạn Cần Lưu Ý
Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Viết Proposal Bạn Cần Lưu Ý
Những sai lầm thường gặp khi viết Proposal là gì? Nắm được về chúng bạn sẽ biết cách lưu ý để không mắc phải khi thực hiện. Cụ thể như sau:
9.1 Làm Khách Hàng Mất Hứng Thú
Khi viết Proposal điều đầu tiên bạn cần tránh chính là làm khách hàng mất hứng thú. Nếu đề xuất của bạn bị khách hàng tiềm năng ngó lơ thì dù bạn có cung cấp sản phẩm tốt/chất lượng đến mấy cũng không làm họ quan tâm. Điều này sẽ khiến mọi mối quan hệ kinh doanh của doanh nghiệp bạn vỡ vụn ngay khi nó chưa kịp bắt đầu.
Không ai có thời gian để ngồi chọn lọc lại những thông tin không quan lại cho bạn. Vì vậy, các đề xuất tiếp thị với nội dung thừa thãi, không cần thiết sẽ khiến khách hàng rời bỏ doanh nghiệp. Nó cũng giống như việc khách hàng tiềm năng nhìn thấy một Proposal rời rạc, không đủ sức hấp dẫn họ khiến họ bỏ qua thương hiệu của doanh nghiệp.
9.2 Quá Tập Trung Vào Kinh Nghiệm Và Đối Tác
Muốn gây ấn tượng với khách hàng thì nội dung trong Proposal nên tập trung về kỹ năng, giải thưởng và các thành tựu mà doanh nghiệp đạt được. Thế nhưng chúng thường được sắp xếp ở vị trí cuối cùng trong Proposal chứ không phải ở đầu. Tại sao lại như vậy?
Bởi khách hàng thường có xu hướng nghi ngờ rằng thông tin nhận được thiếu xác thực. Do đó bạn bạn không quá tập trung viết về chuyên môn, thông tin của doanh nghiệp mà bạn nên trả lời các câu hỏi liên quan đến tâm lý khách hàng trong Proposal như:
Tôi được lợi gì từ đề xuất của Proposal?
Cấu trúc đề xuất và trình bày các vấn đề một cách khoa học, có sự logic dẫn dẫn khách hàng.
9.3 Cấu Trúc Đề Xuất Tiếp Thị Và Trình Bày Vấn Đề Mắc Sai Lầm
Khi thông tin bạn cung cấp trong Proposal không được hợp lý, điều này đồng nghĩa với các đề xuất không thu hút và không có sức thuyết phục với khách hàng. Ngoài việc trình bày nội dung rõ ràng, các bạn còn cần các yếu tố giúp khách hàng chú ý đến thương hiệu của doanh nghiệp bạn. Muốn làm được điều đó, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:
Tôi nên nói những gì về đề xuất của mình?
Tôi nên bỏ đi những gì không cần thiết trong đề xuất?
Làm thế nào để liên kết mọi thứ trong Proposal lại với nhau để mang lại ý nghĩa nhất định cho khách hàng?
10. Tham Khảo Các Mẫu Proposal Chuyên Nghiệp Ở Đâu?
Bạn mới viết Proposal muốn tham khảo các mẫu Proposal chuyên nghiệp để học hỏi? JobsGO sẽ gửi đến bạn một số mẫu chuẩn như sau:
Tham Khảo Các Mẫu Proposal Chuyên Nghiệp Ở Đâu?
10.1 Better Proposal
Better Proposals là đơn vị chuyên cung cấp Proposal chất lượng cao, hình thức ấn tượng và độc đáo. Không những vậy, mức phí đầu tư vô cùng hợp lý, chỉ từ 13$/tháng khách hàng đã sở hữu ngay 10 bộ Proposals tuyệt vời. Ngoài ra, nhà phát triển Better Proposals khá hào phóng khi tích hợp thêm nhiều mẫu Template, tính năng đo lường, chữ ký số có sẵn mang đến nhiều lợi ích cho khách hàng.
10.2 Proposify
Proposify cũng là một trang web chuyên cung cấp các Proposal mẫu cho khách hàng. Tuy nhiên, so với Better Proposals mức chi phí sở hữu Proposal có phần cao hơn, bới 19$/tháng bạn có thể dùng nhiều mẫu Proposal khác nhau. Nhưng mức phí này cho phép bạn dùng 3 tài khoản khác nhau. Ngoài ra, Proposify có thêm các tính năng đi kèm như: Thông báo, đo lường, chữ ký số.
10.3 Qwilr
Qwilr là đơn vị chuyên cung cấp các tài liệu liên quan đến Marketing. Đơn vị tạ điều kiện giúp bạn tiếp cận một hệ sinh thái phong phú bên cạnh các mẫu Proposal. Tuy nhiên, so với Better hay Proposify thì mức chi phí cao hơn hẳn, bạn sẽ phải đầu tư 29$/tháng cho 3 tài khoản.
10.4 Canva
Canva là một công cụ thiết kế đồ họa trực tuyến phổ biến, cho phép bạn tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp, bao gồm cả Proposal, một cách dễ dàng và hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để thiết kế một Proposal trên Canva:
Bước 1: Tạo tài khoản Canva
Đầu tiên, hãy truy cập Canva và đăng ký tài khoản nếu chưa có. Bạn có thể sử dụng tài khoản email hoặc đăng nhập qua các mạng xã hội như Facebook hoặc Google.
Bước 2: Chọn mẫu Proposal
Tìm kiếm mẫu: Trong giao diện chính của Canva, bạn hãy sử dụng thanh tìm kiếm và nhập từ khóa “Proposal” để tìm các mẫu Proposal có sẵn.
Chọn mẫu: Lướt qua các mẫu có sẵn, chọn một mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn. Canva cung cấp nhiều mẫu với thiết kế và cấu trúc khác nhau, giúp bạn bắt đầu nhanh chóng.
Bước 3: Tùy chỉnh mẫu Proposal
Chỉnh sửa văn bản: Nhấp vào các ô văn bản trong mẫu để thay đổi nội dung theo yêu cầu của bạn. Bạn có thể chỉnh sửa tiêu đề, các phần nội dung, thêm thông tin cụ thể về dự án hoặc giải pháp của bạn.
Thay đổi hình ảnh: Nếu mẫu có hình ảnh, bạn có thể thay thế chúng bằng các hình ảnh của riêng bạn hoặc chọn từ thư viện hình ảnh của Canva, kéo và thả hình ảnh vào vị trí mong muốn.
Thay đổi màu sắc và phông chữ: Tùy chỉnh màu sắc, phông chữ để phù hợp với thương hiệu hoặc phong cách của bạn. Sử dụng các công cụ định dạng của Canva để thay đổi màu sắc, kích thước chữ và kiểu phông chữ.
Bước 4: Thêm các thành phần khác
Thêm các yếu tố thiết kế: Sử dụng các công cụ Canva để thêm các yếu tố thiết kế như biểu đồ, bảng biểu, icon. Điều này có thể giúp làm nổi bật thông tin và làm cho Proposal của bạn trở nên sinh động hơn.
Chèn các trang mới: Nếu cần thêm các trang cho Proposal, nhấp vào nút “Add a new page” để thêm các trang mới và tiếp tục chỉnh sửa.
Bước 5: Xem xét và hoàn thiện
Xem trước: Sử dụng chức năng xem trước để kiểm tra toàn bộ Proposal trước khi hoàn thiện. Đảm bảo rằng tất cả các thông tin đều chính xác và trình bày rõ ràng.
Chỉnh sửa cuối cùng: Thực hiện bất kỳ thay đổi cuối cùng nào nếu cần thiết.
Bước 6: Tải xuống hoặc chia sẻ
Tải xuống: Khi bạn hài lòng với Proposal của mình, hãy nhấp vào nút “Download” ở góc trên bên phải để tải Proposal về dưới dạng PDF, PNG hoặc JPEG.
Chia sẻ trực tuyến: Bạn cũng có thể chia sẻ Proposal trực tiếp từ Canva bằng cách nhấp vào nút “Share” và gửi liên kết qua email hoặc các nền tảng truyền thông xã hội.
Như vậy, qua những thông tin chia sẻ trong bài viết trên không chỉ giúp bạn giải đáp được thắc mắc “Proposal là gì” mà còn cung cấp rất nhiều kiến thức bổ ích. JobsGO hy vọng nó sẽ giúp bạn biết cách viết và tạo ra một Proposal ấn tượng và thành công.
Câu hỏi thường gặp
1. Research Proposal Là Gì?
Research Proposal là tài liệu đề xuất một dự án nghiên cứu, trình bày mục tiêu, phương pháp và lý do nghiên cứu nhằm nhận được sự chấp thuận hoặc tài trợ từ các tổ chức hoặc cơ quan nghiên cứu.
2. Request For Proposal Là Gì?
Request for Proposal (RFP) là một tài liệu chính thức do tổ chức phát hành để yêu cầu các nhà cung cấp gửi đề xuất giải pháp, dịch vụ hoặc sản phẩm nhằm lựa chọn nhà thầu phù hợp nhất cho một dự án cụ thể.
3. Cần Bao Nhiêu Thời Gian Để Chuẩn Bị Một Proposal?
Thời gian chuẩn bị Proposal phụ thuộc vào độ phức tạp của dự án và yêu cầu của đối tượng mục tiêu, nhưng thường mất từ vài ngày đến vài tuần.
4. Proposal Có Thể Được Sử Dụng Trong Những Lĩnh Vực Nào?
Proposal có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, bao gồm kinh doanh, nghiên cứu, tài trợ và các dự án phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ.
5. Những Lỗi Phổ Biến Khi Viết Proposal Là Gì?
Những lỗi phổ biến bao gồm thiếu sự rõ ràng, không tập trung vào nhu cầu của khách hàng, thiếu thông tin chi tiết về chi phí, lợi ích và không có cấu trúc rõ ràng.
6. Làm Thế Nào Để Làm Cho Proposal Nổi Bật?
Để Proposal nổi bật, bạn hãy đảm bảo nội dung được trình bày rõ ràng, tập trung vào lợi ích cho khách hàng, sử dụng hình thức chuyên nghiệp và cung cấp giải pháp sáng tạo, hợp lý.
7. Làm Thế Nào Để Theo Dõi Phản Hồi Từ Proposal?
Theo dõi phản hồi bằng cách liên hệ trực tiếp với đối tượng nhận Proposal để nhận phản hồi, giải đáp thắc mắc và cập nhật thông tin nếu cần thiết.
Hồng Nguyễn
