Mail Merge Là Gì? 3 Cách Sử Dụng Mail Merge Hiệu Quả

Mail merge là gì? Nhìn chung, Mail merge là tính năng hỗ trợ người dùng tiết kiệm thời gian gửi thư. Cách sử dụng phần mềm này như thế nào, bạn hãy theo dõi bài viết để có được câu trả lời.

1. Mail Merge Là Gì?

Mail merge là gì? Để hiểu chính xác hơn về khái niệm này, bạn hãy theo dõi khái niệm và ví dụ dưới đây.

1.1 Mailing là gì?

Mailing là hoạt động gửi thư, bao gồm gửi thư truyền thống qua bưu điện, thư quảng cáo trong tiếp thị và email hàng loạt trực tuyến để quảng bá hoặc tương tác. Hoạt động này cần được thực hiện chuyên nghiệp để đảm bảo hiệu quả và tránh gây phiền hà.

1.2 Khái Niệm Mail Merge

Mail merge là gì? Mail merge hay còn được biết đến với tên gọi trộn thư. Đây là tính năng phổ biến trong word, cho phép soạn thư hàng loạt. Với chức năng này, bạn sẽ tiết kiệm nhiều thời gian hơn khi có thể soạn đồng thời nhiều thư để gửi cho các đối tượng khác nhau.

1.2 Ví Dụ Về Mail Merge

Trên thực tế, ai trong chúng ta cũng đã từng gặp trường hợp cần sử đến Mail merge. Nhưng vì không rõ phương pháp nên nhiều người lựa chọn phương pháp thủ công.

Ví dụ, bạn là nhân sự được giao nhiệm vụ gửi thư cho tất cả nhân viên công ty. Cùng một form thư, bạn sẽ điền nhiều lần cho đến khi hoàn thành. Nhưng với Mail merge, mọi việc được tối ưu hơn rất nhiều nhờ thao tác tự động điền thư. Cụ thể, bạn chỉ cần tạo một bức thư duy nhất và thêm danh sách người nhận đi kèm, điền tên từng người gửi trong danh sách vào thư được thực hiện tối ưu bởi Mail merge.

2. Cấu Trúc Của Mail Merge

Cấu trúc của một Mail merge gồm hai phần quan trọng là nguồn dữ liệu và nội dung cơ bản.

2.1 Nguồn Dữ Liệu

Nguồn dữ liệu trong Mail Merge đóng vai trò nền tảng cho toàn bộ quá trình trộn thư. Đây là tập hợp thông tin được tổ chức dưới dạng bảng, chứa các trường dữ liệu cụ thể như tên khách hàng, địa chỉ, email và các thông tin cá nhân hóa khác.

Mỗi cột trong bảng dữ liệu đại diện cho một trường, trong khi mỗi hàng tương ứng với một bản ghi hoặc đối tượng nhận thư riêng biệt. Nguồn dữ liệu có thể được tạo từ nhiều định dạng khác nhau như Excel, Access, danh bạ Outlook, hoặc thậm chí là một bảng dữ liệu được tạo trực tiếp trong Word.

Tính linh hoạt trong việc nhập và quản lý nguồn dữ liệu cho phép người dùng tích hợp thông tin từ nhiều hệ thống khác nhau, đồng thời có thể lọc và sắp xếp các bản ghi theo tiêu chí cụ thể trước khi tiến hành trộn thư.

2.2 Nội Dung Cơ Bản

Phần nội dung cơ bản trong Mail Merge là văn bản mẫu được thiết kế làm khuôn mẫu cho tất cả các thư hoặc tài liệu sẽ được tạo ra. Văn bản này chứa các yếu tố cố định xuất hiện trong mọi bản sao, cùng với các trường hợp nhất được đánh dấu đặc biệt – nơi dữ liệu cá nhân hóa sẽ được chèn vào.

Quá trình thiết kế nội dung cơ bản đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về bố cục, định dạng và ngôn ngữ để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả. Người dùng có thể tùy chỉnh định dạng cho cả văn bản cố định lẫn trường hợp nhất, áp dụng các quy tắc điều kiện để thay đổi nội dung dựa trên giá trị của trường dữ liệu cụ thể.

Khả năng tích hợp liền mạch giữa phần nội dung cố định với dữ liệu biến đổi là điểm mấu chốt tạo nên sức mạnh của tính năng Mail Merge, cho phép tạo ra các tài liệu có vẻ như được soạn thảo riêng cho từng người nhận.

3. Lợi Ích Của Mail Merge

Mail Merge mang lại nhiều lợi ích cho người dùng, bao gồm:

3.1 Tối Ưu Hóa Thời Gian Và Chi Phí

Mail Merge mang đến giải pháp hiệu quả trong việc tiết kiệm nguồn lực cho tổ chức và cá nhân. Khi phải gửi thông tin đến hàng trăm hoặc hàng nghìn người nhận, việc tạo lập từng tài liệu riêng biệt sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian, công sức. Với công cụ này, người dùng chỉ cần thiết kế một mẫu văn bản duy nhất và kết nối với nguồn dữ liệu, hệ thống sẽ tự động tạo ra các bản sao được cá nhân hóa trong vài phút.

Quy trình tự động hóa không chỉ giúp giảm thời gian làm việc mà còn hạn chế tối đa các sai sót do nhập liệu thủ công, đồng thời giảm chi phí vận hành. Doanh nghiệp có thể phân bổ nhân lực vào các nhiệm vụ chiến lược quan trọng hơn thay vì dành quá nhiều thời gian cho công việc hành chính lặp đi lặp lại, từ đó nâng cao hiệu suất tổng thể của tổ chức.

3.2 Cá Nhân Hóa Trải Nghiệm

Khả năng cá nhân hóa là ưu điểm nổi bật của Mail Merge, tạo nên sự khác biệt trong chiến lược tiếp cận khách hàng. Thay vì gửi những thông điệp đại trà giống nhau cho mọi đối tượng, công cụ này cho phép điều chỉnh nội dung theo đặc điểm riêng của từng người nhận.

Văn bản được tạo ra có thể tích hợp không chỉ thông tin cơ bản như tên, địa chỉ, mà còn những yếu tố cụ thể như lịch sử giao dịch, sở thích cá nhân hay các đề xuất phù hợp với hành vi mua sắm trước đây. Sự cá nhân hóa này tạo cảm giác được quan tâm và trân trọng cho người nhận, từ đó nâng cao trải nghiệm tương tác với thương hiệu.

Nghiên cứu đã chứng minh rằng thông điệp được cá nhân hóa có tỷ lệ phản hồi cao hơn đáng kể so với thông điệp đại trà, dẫn đến hiệu quả truyền thông tốt hơn, tăng cường khả năng chuyển đổi trong các chiến dịch Marketing.

4. Quy Trình Thực Hiện Mail Merge Là Gì?

Để thực hiện Mail Merge hiệu quả, bạn có thể tham khảo quy trình sau đây:

4.1 Chuẩn Bị Nguồn Dữ Liệu

Bước đầu tiên trong quy trình Mail Merge là chuẩn bị nguồn dữ liệu, thường là một bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu chứa thông tin cụ thể của từng người nhận, chẳng hạn như tên, địa chỉ, email và các thông tin khác liên quan. Dữ liệu này phải được sắp xếp một cách có hệ thống với mỗi cột đại diện cho một loại thông tin, mỗi hàng đại diện cho một người nhận. Bạn cần đảm bảo rằng dữ liệu được nhập chính xác, đầy đủ, vì chất lượng của nguồn dữ liệu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của Mail Merge.

4.2 Tạo Mẫu Nội Dung

Sau khi đã có nguồn dữ liệu, bước tiếp theo là tạo mẫu nội dung cho email, thư hoặc tài liệu bạn muốn gửi đi. Mẫu này bao gồm các phần cố định và các trường động sẽ được thay thế bằng thông tin từ nguồn dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể viết một mẫu thư với câu chào hỏi chung, sau đó chèn các trường như {Tên} hoặc {Địa chỉ} để hệ thống tự động điền thông tin từ bảng dữ liệu vào những chỗ trống này. Mẫu nội dung nên được thiết kế sao cho chuyên nghiệp, rõ ràng, đồng thời dễ dàng chỉnh sửa nếu cần.

4.3 Ứng Dụng Mail Merge Và Chỉnh Sửa

Cuối cùng, bạn hãy tiến hành thực hiện Mail Merge bằng cách kết hợp mẫu nội dung với nguồn dữ liệu. Phần mềm sẽ tự động tạo ra các tài liệu cá nhân hóa cho từng người nhận dựa trên thông tin từ nguồn dữ liệu. Trước khi gửi đi hoặc in ấn, bạn nên kiểm tra kỹ các tài liệu đã tạo để đảm bảo rằng tất cả thông tin được điền chính xác.

5. Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Mail Merge Để Trộn Thư

Để trộn thư Mail Merge nhanh, bạn có thể lựa chọn thực hiện theo một số cách dưới đây:

5.1 Sử Dụng Mail Merge Trong Word

Sử dụng Mail merge trong word bắt đầu bằng việc mở file word có sẵn. Sau khi mở, bạn thực hiện tuần tự theo các bước như sau:

• Lựa chọn lần lượt từng chỉ mục Mailing/ Start mail merge/ Step by step mail merge wizard.

• Chọn Use the current document và tiếp tục Click Next select recipients.

• Vào ô chứa dữ liệu trong file Excel và mở theo hướng dẫn.

• Hoàn thành đúng thao tác, giao diện màn hình hiện mail merge recipients. Nhấn OK để chuẩn bị chèn dữ liệu.

• Di chuyển con trỏ chuột đến phần cần chèn và thực hiện tuần tự theo các bước được đánh số thứ tự.

• Điền đầy đủ thông tin và đợi kết quả Mail merge sau các thao tác.

• Chú ý chọn Preview your letter để hoàn thiện và lưu kết quả cuối cùng.

5.2 Sử Dụng Mail Merge Trong Excel

Các bước sử dụng Mail merge trong Excel không phức tạp như trong Word. Tuy nhiên, thao tác ở phần mềm này, bạn buộc phải thành thạo phần hàm Text. Tại trang tính, bạn sử dụng hàm text để điều chỉnh các công cụ của Excel. Chú ý đến các thông tin họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ,… khi điều chỉnh hàm Text. Thao tác không quá khó nhưng lại đòi hỏi hiểu biết cơ bản về code định dạng văn bản. Nếu chưa hiểu phần này, bạn có thể tham khảo custom number vì chúng có tính chất tương tự.

Xong các thông tin định dạng văn bản, bạn nên đưa tất cả định dạng các ô tính chứa công thức theo một định dạng khác nhau để cho hệ thống nhận định đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Việc làm này nhằm mục đích đảm bảo khi thao tác Mail merge dữ liệu không bị biến đổi.

5.3 Cách Trộn Thư Từ Excel Sang Word

Trộn thư từ Excel sang Word ở các phiên bản có sự tương đồng. Một số phiên bản có khác biệt nhưng không đáng kể. Vì vậy, chúng tôi sẽ minh họa bằng một trong những phiên bản gần đây nhất và được nhiều người sử dụng nhất là Word 2010. Chú ý soạn sẵn thư và thao tác lần lượt theo các bước.

• Mailings >> Start Mail Merge, tại chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), email (E-mail Messages), tem thư (Labels…), bì thư (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document).

• Trong thẻ Mailings, di chuyển tới Select Recipients, rồi chọn Use Existing List…

• Trong hộp thoại ghi chữ Select Data Source, tìm trang tính Excel và nhấp vào chữ Open. Nếu Word yêu cầu bạn chọn dữ liệu từ bảng, hãy chọn và nhấp vào OK.

• Thêm một số người nhận từ bảng tính mail merge trong Excel, nhấn vào nút Edit Recipient List trong nhóm ghi Start Mail Merge.

• Tại mục Mail Merge Recipients, nhấn thêm hoặc bớt tên người trong danh sách.

• Xác định vị trí điền địa chỉ cụ thể của Address Block và dòng chào hỏi Greeting Line. Hãy di chuyển tới phần Write & Insert Fields trong thẻ Mailings. Tùy theo vị trí cụ thể mà bạn cần điền, hộp thoại sẽ mở ra rất nhiều sự lựa chọn. Chọn tùy chọn quan trọng mà bạn muốn, xác nhận kết quả dưới các phần và nhấn vào chữ OK.

• Hoàn thành thao tác mail merge trong word, vị trí cần điền sẽ xuất hiện trong văn bản của bạn như trong hình.

• Chèn mail từ danh sách tùy chọn.

• Kiểm tra kết quả tại Preview Results.

• Hoàn tất trộn thư từ Excel sang Word, chọn mục Finish & Merge.

6. Tìm Hiểu Một Số Phím Tắt Trên Mail Merge

Các phím tắt trong Mail merge được tổng hợp trong bảng dưới đây, bạn có thể tham khảo:

7. Có Những Phần Mềm Nào Hỗ Trợ Mail Merge?

Mail Merge là một tính năng hữu ích cho phép tạo ra nhiều tài liệu cá nhân hóa từ một mẫu và nguồn dữ liệu. Dưới đây là những phần mềm hỗ trợ Mail Merge:

• Microsoft Word và Excel: Giải pháp phổ biến nhất, cho phép kết hợp tài liệu Word với dữ liệu từ Excel, Access hoặc Outlook.
• Google Docs và Sheets: Hỗ trợ Mail Merge thông qua tiện ích mở rộng như “Mail Merge” hoặc “Yet Another Mail Merge”.
• LibreOffice Writer: Phiên bản mã nguồn mở miễn phí có tính năng Mail Merge khá mạnh.
• Thunderbird với Mail Merge: Tiện ích mở rộng cho phép gửi email hàng loạt được cá nhân hóa.
• Mailchimp: Nền tảng email marketing với khả năng tạo email được cá nhân hóa.
• SendBlaster: Phần mềm email marketing chuyên dụng hỗ trợ mail merge.
• GMass: Tiện ích mở rộng cho Gmail cho phép gửi email hàng loạt với nội dung cá nhân hóa.
• Outlook: Có tính năng mail merge tích hợp sẵn.
• Adobe InDesign: Hỗ trợ chức năng Data Merge để tạo tài liệu in ấn hàng loạt.
• PDFelement: Cho phép tạo nhiều tài liệu PDF cá nhân hóa.

Mỗi phần mềm có điểm mạnh riêng tùy thuộc vào mục đích sử dụng và loại dữ liệu.

Bài viết cung cấp thông tin giúp bạn trả lời câu hỏi: “Mail merge là gì?” để có thể sử dụng tính năng này đơn giản và tiết kiệm thời gian. Các bước hướng dẫn chi tiết, bạn có thể tham khảo và bắt đầu ngay với tính năng thú vị này. Đừng quên theo dõi JobsGO và chia sẻ bài viết để bạn bè cùng tham khảo thông tin bổ ích này.

Câu hỏi thường gặp

1. Mail Merge Được Sử Dụng Trong Những Trường Hợp Nào?

Mail Merge thường được sử dụng để gửi thư mời, thông báo, phiếu khảo sát hoặc email marketing đến nhiều người cùng lúc.

2. Có Thể Chỉnh Sửa Tài Liệu Sau Khi Thực Hiện Mail Merge Không?

Sau khi Mail Merge tạo ra các tài liệu, bạn vẫn có thể chỉnh sửa từng tài liệu trước khi in ấn hoặc gửi đi để đảm bảo nội dung chính xác và phù hợp với từng người nhận.

3. Mail Merge Có Phù Hợp Với Các Hệ Thống CRM Không?

Có, nhiều hệ thống CRM hỗ trợ tích hợp Mail Merge, cho phép bạn sử dụng dữ liệu từ CRM để tạo ra các tài liệu cá nhân hóa một cách nhanh chóng, hiệu quả.

4. Có Những Phần Mềm Nào Hỗ Trợ Mail Merge?

Các phần mềm Mail Merge tương thích là: Microsoft Word, Google Docs, Microsoft Outlook, LibreOffice Writer, Zoho Mail Merge, Mailchimp, Salesforce…

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)