Mail Merge Là Gì? Quy Trình 3 Bước Thực Hiện Mail Merge

Trong thời đại số hóa, việc gửi thư mời, thông báo hay email cá nhân hóa đến nhiều người cùng lúc đã trở nên dễ dàng hơn nhờ một công cụ quen thuộc – Mail Merge. Vậy Mail Merge là gì? Nó hoạt động ra sao và mang lại lợi ích như thế nào trong công việc văn phòng? Hãy cùng khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Mail Merge Là Gì?

Mail Merge là gì?

Trong quá trình làm việc với văn bản hay triển khai các chiến dịch truyền thông, các thuật ngữ như Mailing hay Mail Merge thường xuyên xuất hiện. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ ý nghĩa và chức năng cụ thể của những khái niệm này.

Mail Merge (trộn thư) là một kỹ thuật cho phép tạo ra nhiều bản sao của cùng một tài liệu, nhưng được cá nhân hóa theo từng người nhận. Bằng cách kết hợp một mẫu văn bản cố định với danh sách dữ liệu (ví dụ: họ tên, địa chỉ, mã khách hàng…), hệ thống sẽ tự động tạo ra từng bản tài liệu riêng biệt phù hợp với từng người. Đây là công cụ hữu ích trong việc gửi thư mời, email marketing, thông báo lương hay các biểu mẫu cá nhân hóa.

Trong khi đó, Mailing là thuật ngữ chung chỉ hoạt động gửi thư hoặc tài liệu đến nhiều người nhận thông qua email hoặc các hình thức khác. Khái niệm này mang tính hỗ trợ và thường đi kèm với các công cụ hoặc kỹ thuật gửi thư hàng loạt. Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, việc nắm vững các thuật ngữ chuyên ngành như Mail Merge, Mailing, du Lịch Mice là gì hay tìm hiểu joint venture là gì, mentee là gì là yếu tố then chốt giúp các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả.

Một ví dụ thực tế của Mail Merge là khi doanh nghiệp gửi thư mời đến 100 khách hàng khác nhau. Thay vì soạn 100 thư riêng biệt, bạn chỉ cần tạo một mẫu thư với các trường như họ tên khách hàng, ngày tổ chức sự kiện rồi kết nối với danh sách dữ liệu. Sau đó, tính năng Mail Merge sẽ tự động điền thông tin cho từng người, giúp quá trình gửi thư nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

2. Cấu Trúc Của Mail Merge

Để tính năng Mail Merge hoạt động hiệu quả, việc hiểu rõ cấu trúc của nó là điều cần thiết. Cấu trúc này gồm 2 yếu tố chính: dữ liệu đầu vào và nội dung mẫu, cùng phối hợp để tạo ra hàng loạt tài liệu được cá nhân hóa.

2.1 Nguồn Dữ Liệu

Nguồn dữ liệu đóng vai trò là “bộ nhớ trung tâm”, chứa toàn bộ thông tin cá nhân hóa cần thiết cho mỗi người nhận. Dữ liệu này thường được trình bày dưới dạng bảng tính, chẳng hạn như Microsoft Excel hoặc tệp CSV, trong đó mỗi hàng đại diện cho một bản ghi (một người nhận), còn mỗi cột là một trường thông tin như họ tên, giới tính, địa chỉ, mã khách hàng, số hợp đồng…

Điều quan trọng là tên các cột trong tệp dữ liệu phải trùng khớp với các trường bạn chèn trong nội dung mẫu. Ví dụ, nếu bạn sử dụng trường họ_tên trong nội dung thư, thì cột trong Excel cũng phải đặt là họ_tên, giúp phần mềm nhận biết và tự động trích xuất đúng dữ liệu để chèn vào vị trí tương ứng trong quá trình trộn thư.

2.2 Nội Dung Cơ Bản

Đây là phần tài liệu mẫu, nơi định dạng sẵn khung nội dung chung cho toàn bộ tài liệu sẽ được tạo. Bạn có thể sử dụng Word, Email hoặc các trình soạn thảo có hỗ trợ Mail Merge để xây dựng nội dung như thư mời, thông báo, phiếu lương, hợp đồng hay đơn đặt hàng. Trong phần nội dung này, bạn chèn các trường trộn (Merge Fields), được đánh dấu bằng ký hiệu đặc biệt như tên_khách_hàng, ngày_giao_hàng…

Các trường như vậy đóng vai trò là Placeholders, chỗ trống sẽ được lấp đầy bằng dữ liệu từ nguồn đã kết nối. Khi thao tác trộn được thực hiện, phần mềm sẽ nhân bản nội dung mẫu tương ứng với số dòng trong bảng dữ liệu và điền chính xác từng thông tin vào đúng chỗ. Kết quả là bạn có hàng loạt văn bản cá nhân hóa chỉ sau vài cú nhấp chuột, mà không cần viết lại từng bản một.

3. Lợi Ích Của Mail Merge

Lợi ích của Mail Merge

Trong môi trường làm việc hiện đại, hiệu quả, tính cá nhân hóa là 2 yếu tố chính trong giao tiếp và xử lý thông tin. Mail Merge không chỉ đơn thuần là công cụ tự động hóa văn bản, mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực giúp tối ưu quy trình và nâng cao trải nghiệm người nhận.

3.1 Tối Ưu Hóa Thời Gian Và Chi Phí

Mail Merge mang đến giải pháp hiệu quả trong việc tiết kiệm nguồn lực cho tổ chức và cá nhân. Khi phải gửi thông tin đến hàng trăm hoặc hàng nghìn người nhận, việc tạo lập từng tài liệu riêng biệt sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian, công sức. Với công cụ này, người dùng chỉ cần thiết kế một mẫu văn bản duy nhất và kết nối với nguồn dữ liệu, hệ thống sẽ tự động tạo ra các bản sao được cá nhân hóa trong vài phút.

Quy trình tự động hóa không chỉ giúp giảm thời gian làm việc mà còn hạn chế tối đa các sai sót do nhập liệu thủ công, đồng thời giảm chi phí vận hành. Doanh nghiệp có thể phân bổ nhân lực vào các nhiệm vụ chiến lược quan trọng hơn, chẳng hạn như các việc làm M&A, thay vì dành quá nhiều thời gian cho công việc hành chính lặp đi lặp lại, từ đó nâng cao hiệu suất tổng thể của tổ chức.

3.2 Cá Nhân Hóa Trải Nghiệm

Khả năng cá nhân hóa là ưu điểm nổi bật của Mail Merge, tạo nên sự khác biệt trong chiến lược tiếp cận khách hàng. Thay vì gửi những thông điệp đại trà giống nhau cho mọi đối tượng, công cụ này cho phép điều chỉnh nội dung theo đặc điểm riêng của từng người nhận.

Văn bản được tạo ra có thể tích hợp không chỉ thông tin cơ bản như tên, địa chỉ, mà còn những yếu tố cụ thể như lịch sử giao dịch, sở thích cá nhân hay các đề xuất phù hợp với hành vi mua sắm trước đây. Sự cá nhân hóa này tạo cảm giác được quan tâm và trân trọng cho người nhận, từ đó nâng cao trải nghiệm tương tác với thương hiệu.

Nghiên cứu đã chứng minh rằng thông điệp được cá nhân hóa có tỷ lệ phản hồi cao hơn đáng kể so với thông điệp đại trà, dẫn đến hiệu quả truyền thông tốt hơn, tăng cường khả năng chuyển đổi trong các chiến dịch Marketing.

4. Quy Trình Thực Hiện Mail Merge

Để thực hiện Mail Merge hiệu quả, bạn có thể tham khảo quy trình sau đây:

4.1 Chuẩn Bị Nguồn Dữ Liệu

Bước đầu tiên trong quy trình Mail Merge là chuẩn bị nguồn dữ liệu, thường là một bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu chứa thông tin cụ thể của từng người nhận, chẳng hạn như tên, địa chỉ, Email và các thông tin khác liên quan.

Dữ liệu này phải được sắp xếp một cách có hệ thống với mỗi cột đại diện cho một loại thông tin, mỗi hàng đại diện cho một người nhận. Bạn cần đảm bảo rằng dữ liệu được nhập chính xác, đầy đủ, vì chất lượng của nguồn dữ liệu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của Mail Merge.

4.2 Tạo Mẫu Nội Dung

Sau khi đã có nguồn dữ liệu, bước tiếp theo là tạo mẫu nội dung cho email, thư hoặc tài liệu bạn muốn gửi đi. Mẫu này bao gồm các phần cố định và các trường động sẽ được thay thế bằng thông tin từ nguồn dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể viết một mẫu thư với câu chào hỏi chung, sau đó chèn các trường như {Tên} hoặc {Địa chỉ} để hệ thống tự động điền thông tin từ bảng dữ liệu vào những chỗ trống này. Mẫu nội dung nên được thiết kế sao cho chuyên nghiệp, rõ ràng, đồng thời dễ dàng chỉnh sửa nếu cần.

4.3 Ứng Dụng Mail Merge Và Chỉnh Sửa

Cuối cùng, bạn hãy tiến hành thực hiện Mail Merge bằng cách kết hợp mẫu nội dung với nguồn dữ liệu. Phần mềm sẽ tự động tạo ra các tài liệu cá nhân hóa cho từng người nhận dựa trên thông tin từ nguồn dữ liệu. Trước khi gửi đi hoặc in ấn, bạn nên kiểm tra kỹ các tài liệu đã tạo để đảm bảo rằng tất cả thông tin được điền chính xác.

5. Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Mail Merge Để Trộn Thư

Để trộn thư Mail Merge nhanh, bạn có thể lựa chọn thực hiện theo một số cách dưới đây:

5.1 Sử Dụng Mail Merge Trong Word

Cách dùng Mail Merge trong Word bắt đầu bằng việc mở file Word có sẵn. Sau khi mở, bạn thực hiện tuần tự theo các bước như sau:

• Lựa chọn lần lượt từng chỉ mục Mailing/ Start mail merge/ Step by step mail merge wizard.

Mail Merge là chức năng gì của Microsoft Word? Cách Mailing trong Word

• Chọn Use the current document và tiếp tục Click Next select recipients.
• Vào ô chứa dữ liệu trong file Excel và mở theo hướng dẫn.
• Hoàn thành đúng thao tác, giao diện màn hình hiện mail merge recipients. Nhấn OK để chuẩn bị chèn dữ liệu.
• Di chuyển con trỏ chuột đến phần cần chèn và thực hiện tuần tự theo các bước được đánh số thứ tự.
• Điền đầy đủ thông tin và đợi kết quả Mail merge sau các thao tác.
• Chú ý chọn Preview your letter để hoàn thiện và lưu kết quả cuối cùng.

5.2 Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Excel

Các bước sử dụng Mail Merge Excel không phức tạp như trong Word. Tuy nhiên, thao tác ở phần mềm này, bạn buộc phải thành thạo phần hàm Text. Tại trang tính, bạn sử dụng hàm text để điều chỉnh các công cụ của Excel. Chú ý đến các thông tin họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ,… khi điều chỉnh hàm Text. Thao tác không quá khó nhưng lại đòi hỏi hiểu biết cơ bản về code định dạng văn bản. Nếu chưa hiểu phần này, bạn có thể tham khảo custom number vì chúng có tính chất tương tự.

Xong các thông tin định dạng văn bản, bạn nên đưa tất cả định dạng các ô tính chứa công thức theo một định dạng khác nhau để cho hệ thống nhận định đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Việc làm này nhằm mục đích đảm bảo khi thao tác Mail merge dữ liệu không bị biến đổi.

Sử dụng Mail Merge trong Excel

5.3 Cách Trộn Thư Từ Excel Sang Word

Trộn thư từ Excel sang Word ở các phiên bản có sự tương đồng. Một số phiên bản có khác biệt nhưng không đáng kể. Vì vậy, chúng tôi sẽ minh họa bằng một trong những phiên bản gần đây nhất và được nhiều người sử dụng nhất là Word 2010. Chú ý soạn sẵn thư và thao tác lần lượt theo các bước.

• Mailings >> Start Mail Merge, tại chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), email (E-mail Messages), tem thư (Labels…), bì thư (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document).
• Trong thẻ Mailings, di chuyển tới Select Recipients, rồi chọn Use Existing List…
• Trong hộp thoại ghi chữ Select Data Source, tìm trang tính Excel và nhấp vào chữ Open. Nếu Word yêu cầu bạn chọn dữ liệu từ bảng, hãy chọn và nhấp vào OK.
• Thêm một số người nhận từ bảng tính mail merge trong Excel, nhấn vào nút Edit Recipient List trong nhóm ghi Start Mail Merge.
• Tại mục Mail Merge Recipients, nhấn thêm hoặc bớt tên người trong danh sách.
• Xác định vị trí điền địa chỉ cụ thể của Address Block và dòng chào hỏi Greeting Line. Hãy di chuyển tới phần Write & Insert Fields trong thẻ Mailings. Tùy theo vị trí cụ thể mà bạn cần điền, hộp thoại sẽ mở ra rất nhiều sự lựa chọn. Chọn tùy chọn quan trọng mà bạn muốn, xác nhận kết quả dưới các phần và nhấn vào chữ OK.
• Hoàn thành thao tác mail merge trong word, vị trí cần điền sẽ xuất hiện trong văn bản của bạn như trong hình.
• Chèn email từ danh sách tùy chọn.
• Kiểm tra kết quả tại Preview Results.
• Hoàn tất trộn thư từ Excel sang Word, chọn mục Finish & Merge.

Cách trộn thư trong word

6. Tìm Hiểu Một Số Phím Tắt Trên Mail Merge

Các phím tắt trong Mail merge được tổng hợp trong bảng dưới đây, bạn có thể tham khảo:

7. Có Những Phần Mềm Nào Hỗ Trợ Mail Merge?

Mail Merge không chỉ gói gọn trong Microsoft Word mà còn được hỗ trợ bởi nhiều phần mềm và nền tảng khác. Mỗi phần mềm sẽ phù hợp với từng mục đích sử dụng khác nhau như gửi thư, in ấn hoặc quản lý khách hàng. Dưới đây là những cái tên tiêu biểu:

• Microsoft Word + Excel: Đây là bộ đôi phổ biến nhất cho Mail Merge. Word đóng vai trò là nơi soạn thảo nội dung, còn Excel là nguồn dữ liệu. Giao diện trực quan, hỗ trợ tiếng Việt tốt, phù hợp cho cả cá nhân và doanh nghiệp.
• Google Docs + Google Sheets: Dành cho người dùng làm việc trên nền tảng trực tuyến. Với tiện ích như Autocrat hoặc Yet Another Mail Merge (YAMM), bạn có thể dễ dàng trộn thư, gửi email hàng loạt và theo dõi trạng thái gửi.
• LibreOffice Writer: Đây là phần mềm mã nguồn mở, miễn phí, có chức năng trộn thư tương tự Word. Thích hợp cho người dùng không sử dụng Microsoft Office nhưng vẫn muốn thao tác với các định dạng tài liệu tương tự.
• Thunderbird với Mail Merge: Là giải pháp miễn phí, đơn giản cho người dùng muốn gửi email hàng loạt có nội dung cá nhân hóa, tiện ích Mail Merge cho phép chèn thông tin từ file CSV như tên, công ty, chức danh vào từng email riêng biệt. Đây là lựa chọn lý tưởng cho giáo viên, tổ chức phi lợi nhuận hoặc cá nhân cần gửi thư mời, thông báo.
• Mailchimp: Là nền tảng email marketing chuyên nghiệp, phần mềm cho phép tạo chiến dịch cá nhân hóa theo tên, hành vi hoặc vị trí của từng người nhận. Người dùng có thể kéo – thả để thiết kế email, phân khúc tệp khách hàng và thiết lập tự động gửi theo lịch. Ngoài ra, Mailchimp còn cung cấp báo cáo chi tiết về tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp và chuyển đổi.
• SendBlaster: Là phần mềm gửi email hàng loạt chạy trên Windows, hỗ trợ nhập dữ liệu từ Excel/CSV để tạo nội dung cá nhân hóa. Người dùng có thể thiết kế email bằng HTML, tạo nhóm liên hệ và gửi thư không cần kết nối internet liên tục.
• GMass: Đây là tiện ích mở rộng mạnh mẽ cho Gmail, cho phép gửi hàng loạt email cá nhân hóa dựa trên dữ liệu từ Google Sheets. Người dùng có thể theo dõi lượt mở, thư bị trả lại và tự động hẹn giờ gửi trực tiếp từ hộp thư Gmail.
• Outlook: Tích hợp sẵn tính năng Mail Merge, kết hợp với Word và Excel để tạo và gửi email cá nhân hóa nhanh chóng, người dùng có thể soạn thư mẫu trong Word, nhập dữ liệu từ Excel và gửi đi bằng Outlook với nội dung khác nhau cho từng người nhận.
• Adobe InDesign: Cung cấp tính năng Data Merge giúp tạo tài liệu in ấn hàng loạt như thư mời, mã giảm giá, name card được cá nhân hóa, người dùng có thể nhập dữ liệu từ file CSV để tự động chèn thông tin vào mẫu thiết kế.
• PDFelement: Là phần mềm chỉnh sửa PDF toàn diện, hỗ trợ tạo file PDF cá nhân hóa hàng loạt bằng cách liên kết với dữ liệu từ Excel, gười dùng có thể thiết lập mẫu và sinh ra nhiều file với nội dung riêng biệt như hợp đồng, thư xác nhận, phiếu lương…

Bài viết trên đã giúp bạn trả lời câu hỏi: “Mail merge là gì?” để có thể sử dụng tính năng này đơn giản và tiết kiệm thời gian. Các bước hướng dẫn chi tiết, bạn có thể tham khảo và bắt đầu ngay với tính năng thú vị này. Đừng quên theo dõi JobsGO và chia sẻ bài viết để bạn bè cùng tham khảo thông tin bổ ích này.

Câu hỏi thường gặp

1. Mail Merge Được Sử Dụng Trong Những Trường Hợp Nào?

Mail Merge thường được sử dụng để gửi thư mời, thông báo, phiếu khảo sát hoặc Email Marketing đến nhiều người cùng lúc.

2. Có Thể Chỉnh Sửa Tài Liệu Sau Khi Thực Hiện Mail Merge Không?

Sau khi Mail Merge tạo ra các tài liệu, bạn vẫn có thể chỉnh sửa từng tài liệu trước khi in ấn hoặc gửi đi để đảm bảo nội dung chính xác và phù hợp với từng người nhận.

3. Mail Merge Có Phù Hợp Với Các Hệ Thống CRM Không?

Có, nhiều hệ thống CRM hỗ trợ tích hợp Mail Merge, cho phép bạn sử dụng dữ liệu từ CRM để tạo ra các tài liệu cá nhân hóa một cách nhanh chóng, hiệu quả.

4. Mail Merge Outlook Là Gì Và Sử Dụng Như Thế Nào?

Mail Merge Outlook cho phép gửi email hàng loạt cá nhân hóa từ Word thông qua Outlook, thường dùng trong tiếp thị và chăm sóc khách hàng.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)