Không chỉ ứng viên mà bất kỳ nhân viên tuyển dụng nào cũng đều có sự lo lắng trước mỗi buổi phỏng vấn. Đặc biệt, những bạn nhân viên mới hay HR vừa vào nghề lại càng cần tích lũy kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng. Hãy thuộc “nằm lòng” những kỹ năng dưới đây để buổi phỏng vấn của bạn diễn ra chuyên nghiệp.
Kỹ năng phỏng vấn chuyên nghiệp cho nhà tuyển dụng
Để có thể “cầm trịch” buổi phỏng vấn sắp tới, bạn nên có sự chuẩn bị từ đầu cho đến cuối. Hãy đảm bảo các bước được thực hiện trôi chảy và hiệu quả nhất.
Một buổi phỏng vấn thành công và hài lòng cả đôi bên thì cần có sự chuẩn bị cẩn thận. Bước này cũng tạo ra ấn tượng đầu tiên của ứng viên đối với doanh nghiệp.
Xác định mục đích của buổi phỏng vấn
Chắc chắn rằng công ty bạn đang cần vị trí này nên buổi phỏng vấn mới được diễn ra. Vậy mục đích lớn nhất chính là lựa chọn ứng viên phù hợp với công việc. Để đưa ra được quyết định khó khăn đó bạn phải đánh giá chính xác năng lực của mỗi ứng viên. Buổi phỏng vấn chính là cơ hội để tiếp xúc trực tiếp với ứng viên và hiểu về họ. Thông qua đó hai bên sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về nhau và yêu cầu của nhau.
Ngoài ra, bất kỳ buổi phỏng vấn nào diễn ra đều sẽ đi kèm một chi phí nhất định. Do đó, bạn cũng cần cân nhắc để tránh sai sót, lãng phí vì những lý do không đáng có.
Xác định yêu cầu đối với ứng viên
Trong JD bạn đã xác định tương đối đầy đủ yêu cầu đối với ứng viên của mình. Hãy hiểu rõ những thông tin trên trước khi bước vào buổi phỏng vấn. Bởi vì đó sẽ là tiêu chuẩn chung để bạn đánh giá, lựa chọn ứng viên. Bạn có thể ghi chú lại những gì quan trọng nhất, yêu cầu mấu chốt để dễ dàng cho điểm ngay trong buổi phỏng vấn. Những tiêu chí mà bạn nên để tâm như:
Trước khi gửi mail, bạn phải có kế hoạch rõ ràng về thông tin buổi phỏng vấn: địa điểm, thời gian, tài liệu cần mang, thông tin liên hệ,… Một email đầy đủ, chính xác sẽ mang lại cảm giác chuyên nghiệp. Hơn nữa điều này giúp kiểm soát số lượng ứng viên và để bạn tự sắp xếp công việc khác của mình.
Gửi email đúng chuẩn hẳn không còn khó khăn với bạn. Dù là người phỏng vấn, bạn cũng nên chăm chút cẩn thận hình thức, nội dung thư. Một thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp thể hiện sự tôn trọng với ứng viên.
Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng
Bây giờ hãy cùng bước vào buổi phỏng vấn và bắt đầu thấu hiểu nhiều hơn ứng viên. Bạn đừng quên nắm những kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng sau.
Kỹ năng lựa chọn phương pháp phỏng vấn
Tùy theo hoàn cảnh/ yêu cầu vị trí công việc nhất định, bạn có thể lựa chọn hình thức phỏng vấn phù hợp.
Phỏng vấn tự do
Đây là hình thức rất mở và hầu như không có câu hỏi được chuẩn bị trước. Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng tự do sẽ phù hợp với những người nhiều kinh nghiệm phỏng vấn hơn. Họ đã nắm chắc và có sự hiểu biết nhiều về công việc, cách thức tuyển dụng. Do đó, việc đưa ra câu hỏi cho ứng viên khá dễ dàng.
Phỏng vấn theo kịch bản
Bạn đã sẵn sàng một tổng hợp những câu hỏi liên quan để đưa ra. Mọi thứ được diễn ra theo kế hoạch người phỏng vấn xác định từ đầu. Người phỏng vấn không cần lo lắng bận tâm quá nhiều nên hỏi gì, vì đã có kịch bản sẵn. Tuy nhiên trong quá trình phỏng vấn, bạn cũng cần linh hoạt để không khí không quá căng thẳng.
Phỏng vấn theo tình huống
Buổi phỏng vấn sẽ chủ yếu là những câu hỏi tình huống thực tế đòi hỏi tư duy ứng viên. Trường hợp này sẽ tạo ra khá nhiều áp lực cho ứng viên. Bên cạnh đó, người phỏng vấn cũng phải tập trung lắng nghe, phân tích nhiều hơn để đánh giá khách quan nhất. Phỏng vấn theo tình huống sẽ phù hợp với những công việc mang tính linh hoạt cao như: chăm sóc khách hàng, phục vụ,…
Phỏng vấn theo nhóm ứng viên
Phỏng vấn tuyển dụng theo nhóm 3-5 người
Trong nhiều trường hợp có số lượng ứng viên lớn, bạn sẽ mất thời gian nếu phỏng vấn từng người. Vậy nên phỏng vấn theo nhóm là lựa chọn phù hợp. Bạn có thể cân nhắc mời mỗi nhóm từ 3 – 5 người để cùng trả lời câu hỏi tương tự nhau. Phương pháp này cũng giúp bạn dễ dàng hơn trong so sánh giữa các ứng viên.
Kỹ năng đặt câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng
Việc xác định một danh sách các câu hỏi có thể được thực hiện trước hay ngay trong buổi phỏng vấn.
Câu hỏi khái quát về ứng viên
Đây là một bộ những câu hỏi để mở đầu giúp không khí được thoải mái hơn. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ có cái nhìn chung về ứng viên trước khi đi vào sâu hơn. Một số câu hỏi tham khảo như:
Bạn hãy tự giới thiệu về bản thân.
Bạn từng tham gia những công việc/ hoạt động nào, bạn học được gì từ đó?
Đây là thời điểm bạn cần tìm hiểu kỹ hơn về ứng viên của mình. Liệu họ có kiến thức, năng lực ra sao và có phù hợp với doanh nghiệp hay không.
Tại sao bạn lựa chọn ngành nghề này?
Bạn biết gì về doanh nghiệp của chúng tôi? Vì sao bạn ứng tuyển?
Bạn mong đợi gì khi làm việc tại đây?
Bạn có nhận xét, ý kiến gì về tình hình hoạt động của doanh nghiệp chúng tôi không?
Bạn nghĩ mình sẽ giúp gì cho doanh nghiệp khi được nhận?
Bạn dự định làm tại doanh nghiệp trong bao lâu?
Câu hỏi về phong cách, thái độ của ứng viên
Giữ không khí phỏng vấn thoải mái
Không chỉ kiến thức, kỹ năng mà thái độ làm việc cũng có vai trò vô cùng quan trọng. Thái độ quyết định rất lớn đến quá trình làm việc, mối quan hệ, khả năng hợp tác với sếp, đồng nghiệp.
Bạn thường thích làm việc một mình hay làm việc nhóm?
Bạn thường xử lý như thế nào khi bị phê bình?
Bạn có sẵn sàng lắng nghe học hỏi để sửa sai không?
Bạn có sẵn sàng chịu khó khăn và áp lực không?
Bạn thường xuyên ghét người khác không?
Bạn có sẵn sàng nói ra ý kiến, đề xuất của mình?
Kỹ năng lắng nghe và ghi chép
Người phỏng vấn là người đặt câu hỏi và lắng nghe, ghi chép lại thông tin chính. Khi trả lời ứng viên sẽ chia sẻ rất nhiều, bạn cần biết cách chọn lọc, sắp xếp đâu là trọng tâm. Đây là kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng quan trọng nhất. Những gì bạn ghi chú lại sẽ là nguyên liệu để đánh giá lựa chọn ứng viên trúng tuyển.
Kỹ năng quan sát khi phỏng vấn tuyển dụng
Không chỉ lắng nghe, người phỏng vấn nên phát huy cả sự nhạy bén trong quan sát. Mọi cử chỉ, hành vi, ngôn ngữ cơ thể đều có ý nghĩa riêng và chúng hầu như không biết nói dối. Một ứng viên tự tin, trung thực hay đang nói đối, thiếu tập trung đều có thể nhận ra nếu bạn tinh ý. Kỹ năng quan sát thường không dễ thành thạo, bạn nên tham khảo nhiều sách và tích lũy cho mình kinh nghiệm thực tế.
Sau khi đã tiếp xúc và có trong tay những thông tin, đặc điểm về ứng viên, đây là lúc bạn cần đưa ra đánh giá. Đương nhiên bạn cần đánh giá dựa trên khung tiêu chuẩn đã đề ra ban đầu. Bên cạnh đó, đừng quên cho điểm về yếu tố thái độ, phong cách giao tiếp. Bạn có thể đưa ra một vài mức điểm cho mỗi tiêu chí, sau đó tính trung bình và xếp hạng để lựa chọn ứng viên tốt nhất.
Tốt (8-10): là mức bạn rất hài lòng và sẽ sẵn sàng nhận ứng viên vào làm.
Khá (6-8): bạn đánh giá cao tuy nhiên có một số điểm yếu, đây là mức điểm vừa đủ để nhận.
Trung bình (4-6): ứng viên chưa thực sự tốt, còn nhiều thiếu sót và cần cân nhắc nhiều hơn.
Yếu (2-4): ứng viên có các tiêu chí kém, thường sẽ bị loại.
Cuối cùng, bạn cần phân loại ứng viên trúng tuyển/ trượt và gửi thông báo thích hợp cho họ.
Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng không hề đơn giản, đòi hỏi nhiều công sức từ người phỏng vấn. Bạn không chỉ cần tuyển được ứng viên phù hợp mà còn phải thực hiện phỏng vấn một cách hiệu quả. Hãy áp dụng những kỹ năng trên để tổ chức phỏng vấn thật chuyên nghiệp nhé.
Hoàn Nguyễn
