Commercial Invoice Là Gì? Tìm Hiểu 3 Chức Năng Chính Của Commercial Invoice

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, các loại chứng từ đóng vai trò quan trọng để đảm bảo giao dịch được minh bạch và đúng quy trình. Một trong những giấy tờ không thể thiếu chính là Commercial Invoice. Vậy Commercial Invoice là gì, có vai trò như thế nào trong thương mại quốc tế? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau.

1. Commercial Invoice Là Gì?

Commercial Invoice hay còn gọi là hóa đơn thương mại là tài liệu chính thức được sử dụng trong giao dịch quốc tế. Từ góc độ pháp lý, hóa đơn thương mại có giá trị quan trọng nhằm xác nhận rằng hàng hóa hoặc dịch vụ đã được giao dịch giữa người bán và người mua theo đúng các điều khoản đã thỏa thuận. Commercial Invoice được sử dụng để xác nhận giao dịch giữa doanh nghiệp xuất khẩu và nhập khẩu.

Commercial Invoice là gì?

Ví dụ, nó làm căn cứ để ngân hàng xác nhận và thực hiện thanh toán. Ngoài ra, Commercial Invoice là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu, đảm bảo rằng các khoản thuế được tính toán chính xác. Hơn nữa, nhờ có hóa đơn thương mại, việc kiểm tra hàng hóa tại cảng và giải quyết sai sót trở nên hiệu quả hơn, từ đó bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.

>>> Xem thêm: Packing List là gì?

2. Phân Loại Các Mẫu Commercial Invoice Mới Nhất

Hiện tại, Commercial Invoice được phân loại thành 4 dạng phổ biến như sau:

• Hóa đơn thương mại chính thức (Final Invoice): Đây là loại hóa đơn được phát hành khi hai bên đã hoàn tất hợp đồng và tiến hành thanh toán toàn bộ giá trị đã thỏa thuận.
• Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): Được sử dụng trong các trường hợp giá trị hàng hóa chưa được xác định chính xác tại thời điểm giao hàng. Loại hóa đơn này giúp thanh toán từng phần cho các lô hàng trước khi có hóa đơn chính thức.
• Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): Là hóa đơn thể hiện rõ ràng các yếu tố cấu thành nên giá bán của sản phẩm. Mẫu này thường được sử dụng khi cần làm rõ cấu trúc chi phí hoặc yêu cầu từ phía đối tác nhập khẩu.
• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Đây là loại hóa đơn mang tính chất tham khảo, không có giá trị yêu cầu thanh toán. Nó thường được dùng khi gửi mẫu hàng, trưng bày sản phẩm tại triển lãm, hoặc trong giai đoạn chào giá.

>>> Xem thêm: Proforma Invoice là gì?

3. Chức Năng Của Commercial Invoice

Hóa đơn thương mại giúp cơ quan hải quan xác định thuế xuất nhập khẩu

Commercial Invoice giúp tăng cường sự tin cậy, rõ ràng và hiệu quả trong từng bước của quá trình giao dịch quốc tế. Việc áp dụng hóa đơn thương mại này đảm bảo rằng giao dịch được tiến hành minh bạch và hợp pháp. Dưới đây là các chức năng chính cùng với ví dụ thực tế:

3.1. Đảm Bảo Thanh Toán Giữa Bên Mua Và Bên Bán

Một trong những chức năng thiết yếu của Commercial Invoice là hỗ trợ quá trình thanh toán. Khi giao dịch được xác nhận, hóa đơn thương mại trở thành căn cứ cho giao dịch tài chính giữa bên mua và bên bán. Điều này giúp ngân hàng và các tổ chức tài chính đối chiếu số liệu, từ đó thực hiện chuyển khoản thanh toán dựa trên giá trị hàng hóa đã được niêm yết trong hóa đơn.

3.2. Căn Cứ Xác Định Thuế Xuất Nhập Khẩu

Thông tin trên Commercial Invoice làm cơ sở cho các cơ quan hải quan và thuế trong việc tính toán mức thuế suất đối với hàng hóa xuất nhập khẩu. Khi áp dụng bài toán thuế, thông tin về giá trị, số lượng và loại hàng hóa được ghi rõ giúp xác định mức thuế minh bạch.

Nếu có sai sót trên hóa đơn thương mại, doanh nghiệp có thể phải chịu xử phạt hoặc thực hiện các thủ tục bổ sung, kéo dài thời gian thông quan. Do đó, đảm bảo độ chính xác của Commercial Invoice là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và giảm thiểu chi phí không mong muốn.

3.3. Giải Quyết Tranh Chấp Thương Mại

Trong quá trình giao dịch quốc tế, tranh chấp có thể phát sinh do những sai sót hoặc hiểu lầm giữa các bên. Commercial Invoice đóng vai trò như một bằng chứng pháp lý, giúp làm rõ điều khoản đã thỏa thuận.

Khi tranh chấp xảy ra, thông tin chi tiết về mô tả hàng hóa, giá trị và điều kiện giao dịch trong hóa đơn thương mại là căn cứ để hai bên nhanh chóng đạt được thỏa thuận. Thêm vào đó, việc lập hóa đơn đầy đủ và chính xác không chỉ giảm thiểu rủi ro tranh chấp mà còn giúp duy trì mối quan hệ tin cậy giữa các đối tác kinh doanh quốc tế.

>>> Xem thêm: Kinh doanh thương mại là gì? Tổng quan về ngành kinh doanh thương mại

4. Nội Dung Cần Có Trong Commercial Invoice

Một Commercial Invoice hoàn chỉnh cần bao gồm đầy đủ các thông tin quan trọng để đảm bảo giao dịch diễn ra suôn sẻ. Cụ thể:

4.1. Thông Tin Người Mua (Buyer/Importer)

Thông tin về người mua cần bao gồm tên công ty, địa chỉ liên hệ chính xác, số điện thoại, email và mã số thuế (nếu có). Việc cung cấp đầy đủ các thông tin này giúp bên bán liên hệ và xác minh nhanh chóng, đồng thời hỗ trợ cơ quan chức năng kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch nhập khẩu.

4.2. Thông Tin Người Bán (Seller/Exporter)

Tương tự như thông tin của người mua, Commercial Invoice cần ghi rõ thông tin của người bán, bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, thông tin liên hệ và mã số VAT (nếu áp dụng). Việc thể hiện rõ ràng các dữ liệu này không chỉ đảm bảo tính minh bạch mà còn giúp các bên đối chiếu phục vụ cho việc thanh toán và kiểm tra hàng hóa.

4.3. Số Hóa Đơn Và Ngày Hóa Đơn

Mỗi hóa đơn thương mại cần có số hóa đơn duy nhất và ngày lập được ghi chú rõ ràng theo quy định pháp luật. Việc sắp xếp số hóa đơn theo trình tự giúp cho quá trình lưu trữ, theo dõi giao dịch và làm bằng chứng pháp lý khi xảy ra tranh chấp trở nên khoa học và chính xác.

4.4. Thông Tin Hàng Hóa

Trong phần này, hóa đơn cần nêu rõ tên từng mặt hàng, kèm theo phần mô tả chi tiết để xác định chính xác loại sản phẩm. Ngoài ra, phải bổ sung mã HS (Harmonized System Code), số lượng, đơn vị tính, đơn giá cụ thể cho từng mặt hàng và tổng giá trị tương ứng để phục vụ cho việc kiểm tra, tính thuế và thủ tục hải quan.

4.5. Điều Kiện Giao Hàng (Incoterms)

Mục này thể hiện thỏa thuận giữa người mua và người bán liên quan đến trách nhiệm vận chuyển, chi phí giao nhận và các rủi ro phát sinh trong quá trình chuyển hàng. Việc ghi rõ điều kiện Incoterms như FOB, CIF, EXW… giúp tránh tranh chấp và tạo cơ sở pháp lý trong trường hợp phát sinh sự cố.

4.6. Phương Thức Thanh Toán

Phần phương thức thanh toán phải chỉ rõ hình thức đã được thống nhất giữa hai bên, chẳng hạn như chuyển khoản ngân hàng, thư tín dụng (L/C) hay phương thức trả chậm. Việc thể hiện thông tin này giúp xác định quy trình tài chính và bảo vệ quyền lợi cho cả bên mua lẫn bên bán.

4.7. Thông Tin Vận Chuyển

Các thông tin liên quan đến quá trình vận chuyển cũng cần được ghi rõ trong hóa đơn, bao gồm loại phương tiện sử dụng (đường biển, hàng không, đường bộ…), địa điểm xếp hàng, cảng đến hoặc điểm giao hàng, thời gian dự kiến giao và tên đơn vị vận chuyển chịu trách nhiệm.

4.8. Chữ Ký Và Con Dấu

Hóa đơn thương mại chỉ có hiệu lực khi có chữ ký xác nhận của người đại diện hợp pháp phía người bán, kèm theo con dấu doanh nghiệp (nếu có). Đây là yếu tố bắt buộc nhằm đảm bảo tính xác thực và pháp lý của chứng từ trong giao dịch thương mại quốc tế.

>>> Xem thêm: Học xuất nhập khẩu ra làm gì? Cơ hội cho nào cho sinh viên ngành XNK?

5. Mẫu Commercial Invoice Mới Nhất

Với sự phát triển không ngừng của thương mại điện tử và xuất nhập khẩu, các mẫu Commercial Invoice ngày càng được tối ưu hóa và đa dạng hơn. Hiện nay, có nhiều phần mềm được phát triển để hỗ trợ tạo và quản lý hóa đơn thương mại, chẳng hạn như SAP Ariba, Oracle NetSuite, và Infor Nexus. Các phần mềm này giúp tự động hóa quy trình lập hóa đơn với tính năng kiểm soát số hóa đơn, cập nhật thời gian thực và tích hợp các Module kiểm tra dữ liệu.

Mẫu Commercial Invoice

Với mức giá cạnh tranh tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, những giải pháp này không chỉ tối ưu quy trình giao dịch mà còn nâng cao độ chính xác và hiệu quả trong việc đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Sự tiện dụng và chính xác của các phần mềm tạo Commercial Invoice được đánh giá cao, đặc biệt trong bối cảnh giao dịch quốc tế phức tạp và yêu cầu minh bạch cao.

6. Những Điều Cần Lưu Ý Khi Tạo Commercial Invoice

Kiểm tra kỹ lưỡng hóa đơn thương mại để tránh sai sót trong giao dịch

Việc lập Commercial Invoice không chỉ đơn giản là điền thông tin mà còn yêu cầu cẩn trọng và chú ý từng chi tiết để tránh sai sót có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến giao dịch. Các sai sót thường gặp bao gồm việc ghi sai thông tin người mua hoặc người bán do thiếu kiểm tra, mô tả hàng hóa chưa đầy đủ, và lỗi trong số hóa đơn hoặc ngày lập. Những sai sót này có thể dẫn đến việc tính thuế sai, trễ tiến độ giao hàng và gây tranh chấp pháp lý. Do đó, cần kiểm tra kỹ càng và đối chiếu thông tin từ nhiều nguồn trước khi hoàn thiện hóa đơn thương mại.

6.1. Thời Gian Và Quy Trình Phát Hành

Việc phát hành Commercial Invoice cần tuân thủ quy trình xác định rõ ràng. Thông thường, hóa đơn phải được lập ngay sau khi giao dịch được xác nhận và trước khi hàng hóa được giao nhận chính thức. Việc tuân thủ thời gian này giúp các bên theo dõi tiến độ giao dịch và đảm bảo rằng thông tin luôn được cập nhật chính xác. Một số doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý tự động để cảnh báo khi có trễ hạn lập hóa đơn, từ đó hạn chế rủi ro trong quá trình giao dịch.

6.2. Nhầm Lẫn Các Giấy Tờ Có Nội Dung Tương Tự

Trong quá trình xuất nhập khẩu, việc phân biệt Commercial Invoice với các giấy tờ khác như Packing List, Bill of Lading hay Phân phối hóa đơn kinh doanh rất quan trọng. Sự khác biệt chính giữa các loại giấy tờ này nằm ở mục đích sử dụng, cụ thể:

• Commercial Invoice ghi đầy đủ thông tin giao dịch, bao gồm giá trị và điều kiện thanh toán, làm căn cứ pháp lý cho việc tính thuế và thanh toán.
• Packing List tập trung vào chi tiết cách đóng gói và số lượng hàng hóa.
• Bill of Lading là chứng từ vận chuyển chứng minh quyền sở hữu và quá trình vận chuyển hàng hóa an toàn.

Việc nhận diện đúng vai trò của từng loại giấy tờ giúp tránh nhầm lẫn trong giao nhận và làm thủ tục thông quan, từ đó bảo vệ quyền lợi của người mua và người bán.

6.3. Khai Báo Thiếu Thông Tin

Một trong những lỗi phổ biến khi lập Commercial Invoice là khai báo không đầy đủ hoặc thiếu sót các thông tin bắt buộc. Các nội dung thường bị bỏ sót bao gồm mã HS, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán hoặc thông tin vận chuyển. Việc thiếu dữ liệu này có thể dẫn đến nhiều rủi ro như bị hải quan giữ hàng, áp sai mức thuế hoặc kéo dài thời gian xử lý thủ tục. Do đó, người lập hóa đơn cần rà soát kỹ lưỡng toàn bộ chi tiết trước khi phát hành.

6.4. Không Thể Hiện Rõ Điều Kiện Giao Hàng

Commercial Invoice nếu không nêu rõ điều kiện giao hàng sẽ dễ gây hiểu lầm giữa người mua và người bán về trách nhiệm, chi phí cũng như thời điểm chuyển giao rủi ro trong quá trình vận chuyển. Ví dụ, việc không ghi rõ Incoterms như FOB, CIF hay DDP có thể khiến bên mua chịu chi phí ngoài dự kiến hoặc xảy ra tranh chấp không đáng có. Do đó, Commercial Invoice cần đảm bảo điều kiện giao hàng được thể hiện minh bạch và phù hợp với thỏa thuận hợp đồng.

7. Commercial Invoice Khác Invoice Như Thế Nào?

Trong thương mại quốc tế, thuật ngữ Commercial Invoice thường được sử dụng thay cho Invoice thông thường, nhưng thực tế chúng không hoàn toàn giống nhau. Dưới đây là bảng so sánh giúp bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa 2 loại hóa đơn này:

Tiêu chí	Invoice (Hóa đơn chung)	Commercial Invoice
Mục đích	Ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa/dịch vụ trong nước hoặc nội bộ doanh nghiệp.	Dùng trong xuất nhập khẩu để chứng minh giá trị hàng hóa và làm thủ tục hải quan.
Phạm vi sử dụng	Thường dùng trong các giao dịch nội địa	Bắt buộc trong các giao dịch quốc tế
Nội dung chính	Tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng tiền	Thông tin chi tiết về hàng hóa, người gửi – người nhận, điều kiện giao hàng, mã HS…
Tính pháp lý	Có thể không đủ giá trị pháp lý trong xuất nhập khẩu	Là chứng từ chính thức được công nhận trong thương mại quốc tế
Bắt buộc hay không	Không bắt buộc theo mẫu cụ thể	Bắt buộc trong hồ sơ xuất nhập khẩu và phải theo chuẩn quốc tế

Nắm vững khái niệm Commercial Invoice là gì không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình xuất nhập khẩu mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý chứng từ. Đối với các cá nhân đang tìm kiếm cơ hội làm việc trong lĩnh vực logistics, xuất nhập khẩu hay kế toán thương mại, việc hiểu rõ về hóa đơn thương mại là một lợi thế lớn. Đừng quên truy cập JobsGO để tìm kiếm các vị trí phù hợp với kỹ năng và định hướng nghề nghiệp của bạn.

Câu hỏi thường gặp

1. Nếu Thông Tin Trên Commercial Invoice Không Chính Xác Thì Sao?

Sai sót thông tin có thể dẫn đến việc tính thuế sai, trễ tiến độ giao hàng và phát sinh tranh chấp pháp lý, ảnh hưởng nghiêm trọng đến giao dịch.

2. Commercial Invoice Do Ai Phát Hành?

Commercial Invoice do người bán hoặc bên xuất khẩu phát hành để gửi cho người mua hoặc bên nhập khẩu. Đây là chứng từ bắt buộc trong bộ hồ sơ hải quan.

3. Commercial Invoice Phát Hành Khi Nào?

Commercial Invoice thường được phát hành sau khi hoàn tất việc đóng gói hàng hóa, trước khi giao hàng, làm căn cứ cho thủ tục thông quan và thanh toán quốc tế.

4. Commercial Invoice Mẫu Là Gì?

Đây là bản mẫu của hóa đơn thương mại, dùng trong xuất nhập khẩu để thể hiện chi tiết giao dịch giữa người bán và người mua ở hai quốc gia khác nhau.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)