Advance Payment Là Gì? 5 Kỹ Năng Quản Lý Thanh Toán Ứng Trước Hiệu Quả

Advance Payment là một thuật ngữ khá phổ biến đối với lĩnh vực quản lý tài chính. Nó là một hình thức thanh toán, đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch kinh doanh. Vậy Advance Payment là gì? Bài viết này của JobsGO sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin về Advance Payment và những lưu ý quan trọng khi áp dụng hình thức thanh toán này.

1. Advance Payment Là Gì?

Advance Payment là nền tảng xây dựng niềm tin và khởi đầu giao dịch hiệu quả

Advance Payment là nền tảng xây dựng niềm tin và khởi đầu giao dịch hiệu quả Advance Payment (thanh toán ứng trước) là một khoản thanh toán tạm ứng hoặc trả trước một phần của tổng giá trị hợp đồng. Nó được thực hiện trước khi hàng hóa/dịch vụ được giao hoặc trước khi hợp đồng chính thức đáo hạn.

Advance Payment bao gồm Down Payment và Cash In Advance. Vậy down payment là gì? Đây là một khoản đặt cọc ban đầu, thường không hoàn lại nếu bên mua đơn phương hủy hợp đồng, xuất hiện trong các giao dịch mua tài sản lớn như bất động sản, ô tô hoặc hợp đồng trả góp. Vậy còn Cash In Advance là gì? Đây là một hình thức thanh toán tạm ứng cụ thể và nghiêm ngặt hơn, thường yêu cầu bên mua thanh toán 100% giá trị đơn hàng trước khi giao hàng, phổ biến trong thương mại quốc tế nhằm giảm rủi ro cho bên bán. Doanh nghiệp cũng như người tiêu dùng cần phân biệt rõ các khái niệm này để lựa chọn phương thức phù hợp với từng loại giao dịch và mức độ tin cậy giữa các bên.

Trong bối cảnh các phương thức thanh toán đa dạng hiện nay, việc hiểu rõ từng khái niệm là rất quan trọng. Ngoài những hình thức tạm ứng đã nêu, người dùng cũng nên tìm hiểu về các phương thức khác như direct debit là gì, một hình thức thanh toán tự động phổ biến.

Mục đích chính của thanh toán tạm ứng là để đảm bảo rằng bên bán/nhà cung cấp có đủ vốn ban đầu để bắt đầu thực hiện hợp đồng, mua sắm nguyên vật liệu hoặc chi trả các chi phí phát sinh ban đầu mà không bị gián đoạn, qua đó góp phần tối ưu hóa cashflow  là gì. Đối với bên mua, việc thực hiện thanh toán tạm ứng có thể là cách để đảm bảo đơn hàng được ưu tiên, giữ giá hoặc nhận được các ưu đãi đặc biệt khác.

>>> Xem thêm: Cash On Delivery là gì?

2. Các Ví Dụ Minh Họa Về Advance Payment Trong Thực Tế

Advance Payment là một hình thức thanh toán phổ biến, xuất hiện trong nhiều khía cạnh khác nhau của đời sống và kinh doanh:

• Dự án xây dựng: Trong các dự án xây dựng quy mô lớn, chủ đầu tư thường tạm ứng một phần chi phí cho nhà thầu ngay sau khi ký hợp đồng. Khoản tiền này giúp nhà thầu có vốn để mua vật liệu, thuê nhân công và chi trả các khoản phí ban đầu để khởi động dự án.
• Thanh toán điện thoại trả trước/Dịch vụ Internet: Nhiều người dùng lựa chọn nạp tiền vào tài khoản điện thoại di động hoặc thanh toán trước gói cước Internet hàng tháng/năm. Đây là ví dụ điển hình của Advance Payment, nơi người dùng trả tiền trước để sử dụng dịch vụ trong một khoảng thời gian nhất định.
• Tiền thuê nhà hoặc tiện ích trả trước: Khi thuê nhà, không ít hợp đồng yêu cầu người thuê phải trả trước một vài tháng tiền nhà, kèm theo tiền đặt cọc. Tương tự, một số dịch vụ tiện ích như nước, điện có thể yêu cầu thanh toán tạm ứng hoặc đặt cọc ban đầu trước khi cung cấp dịch vụ, đặc biệt đối với khách hàng mới.
• Giao dịch mua bán hàng hóa số lượng lớn: Đối với các giao dịch thương mại B2B, đặc biệt là khi mua số lượng lớn hàng hóa sản xuất theo đơn đặt hàng, khách hàng thường phải tạm ứng một phần giá trị đơn hàng cho nhà cung cấp. Khoản tiền giúp nhà cung cấp có vốn để sản xuất, mua nguyên liệu và đảm bảo đơn hàng được ưu tiên xử lý.
• Khoản tạm ứng lương hoặc công tác phí cho nhân viên: Trong nội bộ doanh nghiệp, nhân viên có thể được tạm ứng một phần lương hoặc công tác phí trước khi thực hiện nhiệm vụ (ví dụ: đi công tác, mua sắm vật tư khẩn cấp). Khoản tạm ứng này sẽ được quyết toán sau khi nhiệm vụ hoàn thành và có đầy đủ chứng từ.

Hình thức này có nhiều điểm tương đồng với Cash in Advance, một phương thức thanh toán yêu cầu người mua thanh toán toàn bộ trước khi nhận hàng – rất phổ biến trong thương mại quốc tế.

3. Lợi Ích Của Advance Payment

Thanh toán tạm ứng đảm bảo giao dịch hiệu quả và hợp tác tin cậy giữa các đối tác

Advance Payment mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho cả người trả (bên mua) và người nhận (bên bán/nhà cung cấp), góp phần ổn định dòng tiền, giảm thiểu rủi ro cho các bên liên quan:

4. Thời Điểm Thực Hiện Advance Payment

Cần thực hiện thanh toán tạm ứng ở thời điểm hợp lý

Advance Payment không áp dụng một cách ngẫu nhiên mà thường được sử dụng trong những thời điểm và hoàn cảnh nhất định, khi cả hai bên thấy rõ lợi ích, sự cần thiết của việc thanh toán trước.

4.1. Giai Đoạn Ký Hợp Đồng

Ngay sau khi hai bên thống nhất các điều khoản và chính thức ký kết hợp đồng, bên mua sẽ thực hiện thanh toán một khoản tiền ban đầu, thường dao động từ 20% đến 40% tổng giá trị hợp đồng. Đây là khoản đặt cọc, thể hiện cam kết thực hiện hợp đồng của bên mua và giúp bên bán có cơ sở để bắt đầu chuẩn bị nguồn lực, nguyên vật liệu hoặc triển khai các bước đầu tiên của dự án. Việc thanh toán ở giai đoạn này còn giúp xây dựng lòng tin giữa hai bên, đặc biệt trong các giao dịch có quy mô lớn hoặc cần triển khai trong thời gian dài.

4.2. Giai Đoạn Sản Xuất Hoặc Triển Khai

Sau khi nhận được khoản đặt cọc, bên bán/nhà cung cấp bắt đầu tiến hành sản xuất sản phẩm hoặc triển khai dịch vụ theo thỏa thuận. Trong quá trình này, các khoản thanh toán tiếp theo sẽ được thực hiện theo từng giai đoạn hoặc mốc tiến độ cụ thể, thường ở mức 30% đến 50% giá trị hợp đồng. Bên mua sẽ chia nhỏ các đợt thanh toán hỗ trợ dòng tiền cho bên bán đồng thời giúp bên mua kiểm soát được tiến độ và chất lượng từng phần công việc. Nó là bước quan trọng trong các hợp đồng dài hạn hoặc có tính chất phức tạp như thi công xây dựng, sản xuất theo đơn đặt hàng riêng, phát triển phần mềm.

4.3. Giai Đoạn Nghiệm Thu Và Giao Hàng

Khi quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ hoàn tất, hai bên tiến hành nghiệm thu sản phẩm để đánh giá chất lượng và sự phù hợp với các điều khoản đã cam kết. Khi nghiệm thu đạt yêu cầu, bên bán sẽ giao hàng hoặc bàn giao sản phẩm cuối cùng. Lúc này, bên mua sẽ thanh toán phần còn lại của hợp đồng, tức là toàn bộ số tiền chưa thanh toán từ hai giai đoạn trước. Việc thanh toán ở bước cuối cùng đảm bảo rằng bên bán đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ của mình, đồng thời bảo vệ quyền lợi cho bên mua nếu có phát sinh sự cố hoặc chậm trễ trong quá trình thực hiện.

5. Các Lưu Ý Khi Thực Hiện Thanh Toán Tạm Ứng

Trong quy trình thanh toán tạm ứng, bên cung cấp thường phát hành một Advance Invoice (hóa đơn tạm ứng) nhằm yêu cầu bên mua thanh toán trước một phần hoặc toàn bộ giá trị hợp đồng. Do đó, khi thực hiện Advance Payment cần lưu ý đến việc lập, quản lý Advance Invoice sao cho phù hợp với các quy định kế toán và thuế.

Để việc thanh toán tạm ứng diễn ra minh bạch, hiệu quả, cả bên mua và bên bán cần quan tâm đến một số điểm quan trọng trong quá trình thực hiện:

• Người nhận tạm ứng phải làm giấy thanh toán: Sau khi hoàn thành mục đích sử dụng tiền tạm ứng, người nhận tạm ứng có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán và làm giấy thanh toán (hoặc hoàn ứng) để làm rõ số tiền đã chi cùng số tiền còn lại (nếu có) phải hoàn trả cho doanh nghiệp. Điều này đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.
• Các chứng từ gốc/phiếu thu/phiếu chi phải được đính kèm: Nhằm chứng minh cho các khoản chi đã thực hiện từ tiền tạm ứng, tất cả các hóa đơn, chứng từ gốc, phiếu thu, phiếu chi liên quan phải được đính kèm vào hồ sơ quyết toán. Đây là cơ sở pháp lý và kiểm soát nội bộ quan trọng.
• Vai trò của giấy tạm ứng trong việc quản lý khoản tạm ứng: Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng và các chứng từ liên quan là nền tảng để bộ phận kế toán theo dõi, quản lý công nợ tạm ứng, đảm bảo không có sự thất thoát, đồng thời tất cả các khoản chi đều có mục đích rõ ràng, hợp lệ.

>>> Xem thêm: Open Account là gì?

6. Quản Lý Rủi Ro Trong Advance Payment

Advance Payment mang lại nhiều lợi ích nhưng nó cũng còn tồn tại một số hạn chế nhất định. Việc người mua chuyển tiền trước khi nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ đồng nghĩa với việc họ phải đối mặt với nguy cơ mất vốn nếu bên bán không thực hiện đúng các cam kết đã thỏa thuận. Vì vậy, để đảm bảo an toàn tài chính và bảo vệ quyền lợi, hai bên cần xác định rõ trách nhiệm, quy định chi tiết trong hợp đồng, áp dụng các biện pháp bảo đảm cần thiết

6.1. Rủi Ro Với Bên Mua

Trong hình thức thanh toán ứng trước, bên mua thường chịu rủi ro cao hơn, do đã chuyển tiền nhưng chưa chắc chắn nhận được hàng hóa đúng chất lượng, số lượng hoặc theo đúng tiến độ đã cam kết. Những vấn đề này không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến chuỗi cung ứng. Do đó, để giảm thiểu rủi ro, bên mua cần thực hiện việc đối chiếu kỹ lưỡng các chứng từ, đánh giá uy tín của đối tác xuất khẩu, đồng thời yêu cầu các biện pháp bảo đảm như bảo lãnh ngân hàng hoặc bảo hiểm thương mại.

6.2. Rủi Ro Với Bên Bán

Tuy ít hơn nhưng bên bán cũng có thể gặp rủi ro nếu người mua chậm thanh toán hoặc từ chối nhận hàng sau khi giao. Trường hợp này gây tổn thất tài chính và phát sinh tranh chấp pháp lý liên quan đến việc hoàn trả khoản tiền đã ứng trước. Mặc dù có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như quy trình nghiệm thu hàng hóa, xác nhận giao hàng thông qua ngân hàng để kiểm soát rủi ro nhưng việc phối hợp và giám sát toàn diện trong toàn bộ quy trình vẫn là điều bắt buộc.

6.3. Biện Pháp Giảm Thiểu Rủi Ro

Để hạn chế rủi ro trong phương thức thanh toán ứng trước, cả hai bên cần chủ động triển khai các biện pháp phòng ngừa:

• Ký kết hợp đồng minh bạch và đầy đủ: Hợp đồng cần thể hiện rõ các điều khoản về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán và cách giải quyết tranh chấp nếu có. Đây là cơ sở pháp lý vững chắc khi xảy ra rủi ro.
• Yêu cầu bảo lãnh ngân hàng hoặc mua bảo hiểm thương mại: Với các giao dịch có giá trị lớn hoặc đối tác mới, biện pháp này giúp giảm thiểu thiệt hại nếu một bên vi phạm nghĩa vụ.
• Thuê tổ chức kiểm định độc lập: Việc sử dụng dịch vụ của các đơn vị kiểm tra, giám định có uy tín giúp xác minh tính chính xác của chất lượng và số lượng hàng hóa, tạo sự minh bạch cho giao dịch.
• Giám sát tiến độ giao hàng: Doanh nghiệp nên theo dõi sát sao các báo cáo về tình hình sản xuất, đóng gói, vận chuyển để phát hiện sớm vấn đề phát sinh và kịp thời xử lý.

7. Một Số Công Việc Trong Lĩnh Vực Kế Toán – Tài Chính Liên Quan Đến Payment

Advance Payment rất phổ biến trong lĩnh vực kế toán

Hiểu biết sâu sắc về Advance Payment mở ra nhiều cơ hội hấp dẫn trong ngành kế toán – tài chính. Việc quản lý và theo dõi các khoản tạm ứng là nhiệm vụ thường nhật của nhiều vị trí trong lĩnh vực này.

7.1. Nhân Viên Kế Toán Trong Doanh Nghiệp

Nhân viên kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và xử lý các giao dịch tài chính hàng ngày, trong đó có các khoản Advance Payment. Vai trò chính của họ bao gồm phân tích, tổng hợp và ghi chép tất cả nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu chi, đặc biệt là các khoản tạm ứng, quyết toán tạm ứng. Họ chịu trách nhiệm quản lý dòng tiền, tính toán lương thưởng và lập các báo cáo tài chính cơ bản. Một nhân viên kế toán cần có sự cẩn trọng, tỉ mỉ và khả năng xử lý thông tin chính xác để đảm bảo các số liệu tài chính được ghi nhận đúng đắn, kịp thời.

7.2. Chuyên Viên Tư Vấn Kế Toán – Tài Chính

Họ là những người có kiến thức chuyên môn sâu rộng về cả kế toán và tài chính, thường xuyên làm việc với các doanh nghiệp để đưa ra lời khuyên, giải pháp tối ưu cho các vấn đề tài chính phức tạp, gồm cả việc quản lý Advance Payment. Công việc này yêu cầu kỹ năng giao tiếp xuất sắc để gặp gỡ khách hàng, tìm hiểu kế hoạch đầu tư, phân tích tình hình tài chính hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của họ là nghiên cứu thị trường, đánh giá lợi ích, rủi ro của các quyết định tài chính, cũng như hỗ trợ doanh nghiệp trong các vấn đề liên quan đến vốn, thuế và các khoản đầu tư.

7.3. Nhân Viên Kế Toán Thuế

Nhân viên kế toán thuế tập trung vào việc đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ mọi quy định pháp luật về thuế, bao gồm cả các khoản Advance Payment có liên quan đến nghĩa vụ thuế. Công việc hàng ngày của họ bao gồm thu thập, xử lý và lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán một cách có hệ thống. Họ chịu trách nhiệm kê khai thuế (VAT, TNDN, TNCN…) định kỳ, lập báo cáo tình hình tài chính cho cơ quan thuế và cung cấp tài liệu cần thiết cho các đợt kiểm toán.

>>> Xem thêm: CPO Affiliate Marketing

8. Kỹ Năng Cần Thiết Để Quản Lý Hiệu Quả Các Khoản Tạm Ứng

Muốn quản lý hiệu quả các khoản Advance Payment và phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực tài chính – ngân hàng, một chuyên gia cần trang bị những kỹ năng mềm và chuyên môn sau:

8.1. Kỹ Năng Phân Tích Tài Chính

Khả năng phân tích không đơn thuần là đọc báo cáo mà còn là hiểu sâu các dòng tiền, đánh giá ảnh hưởng của từng khoản tạm ứng đến ngân sách, chi phí và hiệu quả sử dụng vốn. Việc đưa ra các khuyến nghị phù hợp đòi hỏi người làm kế toán phải nắm chắc các chỉ số tài chính và hiểu rõ ngữ cảnh hoạt động kinh doanh.

8.2. Kỹ Năng Quản Lý Và Kiểm Soát Rủi Ro

Kỹ năng quản lý rủi ro giúp kế toán viên thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, xây dựng quy trình duyệt chi minh bạch, giới hạn quyền tạm ứng và đề xuất biện pháp phòng ngừa như yêu cầu hợp đồng rõ ràng, áp dụng bảo lãnh thanh toán hoặc kiểm tra định kỳ các khoản tạm ứng tồn đọng. Việc phân loại rủi ro theo mức độ nghiêm trọng và chủ động xây dựng kế hoạch phản ứng giúp giảm thiểu thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp.

8.3. Kỹ Năng Giao Tiếp Và Đàm Phán Chuyên Nghiệp

Một kế toán viên giỏi không chỉ làm tốt công việc ghi sổ mà còn phải biết truyền đạt và phối hợp. Kỹ năng giao tiếp trong quản lý tạm ứng thể hiện việc trình bày rõ ràng chính sách tạm ứng cho nhân viên, đối tác; tham gia đàm phán điều khoản thanh toán trong hợp đồng với nhà cung cấp. Khả năng giao tiếp tốt giúp giảm thiểu mâu thuẫn, tránh hiểu nhầm và tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp giữa các phòng ban.

8.4. Thành Thạo Phần Mềm Kế Toán Và Hệ Thống ERP

Trong thời đại số hóa, kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán là yêu cầu bắt buộc. Các phần mềm phổ biến như MISA, Bravo, Fast, SAP, Oracle, SunSystems hoặc các hệ thống ERP tích hợp giúp kế toán viên nhập liệu, lưu trữ chứng từ một cách chính xác, an toàn; tự động theo dõi lịch sử tạm ứng và hoàn ứng; cảnh báo các khoản tồn đọng quá hạn; xuất báo cáo theo thời gian thực để phục vụ quản lý. Việc thành thạo phần mềm giúp nâng cao năng suất, giảm thiểu sai sót thủ công và tăng tính minh bạch trong quản trị tài chính.

8.5. Kỹ Năng Tổ Chức Công Việc Và Quản Lý Thời Gian

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, người làm kế toán cần có kỹ năng tổ chức khoa học để đảm bảo các khoản tạm ứng được xử lý đúng hạn. Họ phải biết lập kế hoạch theo dõi từng khoản tạm ứng còn tồn; cập nhật trạng thái hoàn ứng theo tiến độ dự án; chuẩn bị báo cáo định kỳ cho cấp trên; phối hợp với các bộ phận để đôn đốc quyết toán. Kỹ năng quản lý thời gian giúp kế toán viên tránh bỏ sót, giảm áp lực công việc và nâng cao hiệu quả tổng thể.

Hy vọng bài viết trên của JobsGO đã giúp bạn hiểu được Advance Payment là gì cũng như vai trò không thể thiếu của nó trong bối cảnh kinh doanh hiện đại. Việc nắm vững thanh toán tạm ứng không chỉ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý dòng tiền, giảm thiểu rủi ro mà còn là yếu tố quan trọng cho sự phát triển bền vững. Đối với những người làm trong lĩnh vực kế toán – tài chính, đây là một kỹ năng mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn và tiềm năng thăng tiến vượt trội. Bạn hãy chủ động trau dồi kiến thức liên quan đến Advance Payment để nâng cao năng lực cạnh tranh, đạt được thành công trong sự nghiệp của mình.

Câu hỏi thường gặp

1. Advance Payment Có Thể Hoàn Lại Không?

Advance Payment có thể hoàn lại tùy thuộc vào các điều khoản và điều kiện được quy định rõ ràng trong hợp đồng giữa các bên.

2. Advance Là Gì?

Advance nghĩa là tạm ứng hoặc trả trước, thường dùng trong bối cảnh tài chính và kế toán.

3. Advance Payment Request Là Gì?

Là đề nghị từ bên bán hoặc người cung cấp dịch vụ yêu cầu bên mua thanh toán trước một phần hay toàn bộ số tiền trước khi giao hàng hoặc thực hiện dịch vụ.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)