Trưởng Nhóm Quản Lý Đơn Hàng

• Chức năng chính: Tổ chức, điều hành và kiểm soát quá trình thực hiện đơn hàng từ khi tiếp nhận yêu cầu/PO đến khi giao hàng, nghiệm thu và theo dõi thanh toán; đảm bảo tiến độ, chất lượng, hồ sơ và thông tin khách hàng được quản lý đầy đủ, chính xác.
• Nhiệm vụ chính:
• Tiếp nhận yêu cầu, PO và dự báo đơn hàng từ khách hàng; tổ chức lập và theo dõi kế hoạch thực hiện đơn hàng.
• Theo dõi, kiểm soát tiến độ đơn hàng từ tiếp nhận, sản xuất, QC đến giao hàng, nghiệm thu và thanh toán.
• Điều phối thông tin và phối hợp với các bộ phận Kỹ thuật, Sản xuất, QC, Mua hàng, Kho và Kế toán để đảm bảo tiến độ thực hiện.
• Chủ động cảnh báo các đơn hàng có nguy cơ chậm tiến độ và phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh.
• Theo dõi phản hồi khách hàng, hàng NG, hàng trả về; phối hợp xử lý và theo dõi hành động khắc phục.
• Kiểm soát báo giá, hợp đồng, phụ lục, hồ sơ giao hàng, nghiệm thu, công nợ và hồ sơ thanh toán.
• Quản lý, phân công, hướng dẫn, đào tạo và đánh giá nhân sự Admin/Quản lý đơn hàng thuộc nhóm.
• Kiểm soát tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu, hồ sơ và báo cáo đơn hàng.
• Tổng hợp, báo cáo tiến độ đơn hàng, kế hoạch và sản lượng giao hàng, hàng NG, công nợ và các vấn đề phát sinh.
• Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình quản lý, điều hành đơn hàng và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận.

Kết quả đầu ra chính: Đơn hàng được theo dõi xuyên suốt, giao hàng đúng kế hoạch; các nguy cơ chậm tiến độ được cảnh báo kịp thời; hồ sơ và dữ liệu đầy đủ, chính xác; các vấn đề chất lượng và công nợ được theo dõi đến khi hoàn tất.

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Thương mại hoặc ngành liên quan.
• Tối thiểu 2–3 năm kinh nghiệm quản lý đơn hàng/Sales Admin/Customer Service; ưu tiên có kinh nghiệm tại doanh nghiệp sản xuất khí.
• Chủ động, trách nhiệm, cẩn thận, tư duy hệ thống; giao tiếp và phối hợp tốt; chịu được áp lực về tiến độ và yêu cầu khách hàng.
• Có khả năng phân công, hướng dẫn, kiểm soát và đánh giá công việc của nhân sự trong nhóm.
• Hiểu quy trình xử lý đơn hàng từ báo giá, PO, sản xuất, QC, giao hàng, nghiệm thu đến thanh toán.
• Kỹ năng lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, tổng hợp báo cáo và xử lý vấn đề; phối hợp tốt với các bộ phận nội bộ.
• Có khả năng sử dụng tiếng Anh trong công việc là lợi thế, đặc biệt khi làm việc với khách hàng FDI.