Trợ Lý Dự Án Full Time

1. Thông tin vị trí:

• Chức danh: Trợ lý dự án
• Hình thức: Toàn thời gian
• Báo cáo trực tiếp: Quản lý vận hành
• Thời gian làm việc: giờ hành chính từ 8h00 – 12h00 và 13h00 – 17h00 (hoặc từ 7h30 – 16h30) từ
• Thứ Hai đến hết sáng Thứ Bảy hàng tuần hoặc theo lịch linh hoạt, không quá 44h/tuần.
  Địa điểm làm việc: TPHCM: Căn H2.01, The Peak M8 Midtown, Đường 16, Phường Tân Phú, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh

2.

2.1. Điều phối lớp học

• Lập kế hoạch và triển khai: Lên lịch các lớp học sơ cứu theo kế hoạch đã phê duyệt và theo yêu cầu của khách hang.
• Phối hợp với các bên liên quan: Làm việc với giảng viên, học viên, và các bộ phận liên quan để sắp xếp lịch giảng dạy, phòng học, và thiết bị.
• Theo dõi tiến độ đào tạo: Ghi nhận và cập nhật danh sách học viên, điểm danh, và tổng hợp ý kiến phản hồi từ học viên sau mỗi lớp học, thông tin cấp chứng chỉ theo lớp.
• Xử lý sự cố: Giải quyết nhanh các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức lớp học, báo cáo kịp thời cho Quản lý văn phòng khi cần hỗ trợ.

2.2. Quản lý trang thiết bị văn phòng

• Kiểm kê và bảo quản: Lập danh sách thiết bị, kiểm tra định kỳ tình trạng thiết bị và giáo cụ.
• Đề xuất bổ sung: Đưa ra đề xuất mua sắm hoặc thay thế thiết bị khi cần.
• Sắp xếp kho lưu trữ: Đảm bảo giáo cụ luôn được lưu trữ gọn gàng, sẵn sàng phục vụ các lớp học.

2.3. Hỗ trợ xử lý các công việc hành chính

• Quản lý hồ sơ: Lưu trữ, sắp xếp các hồ sơ khách hàng, danh sách học viên, và các tài liệu liên quan theo hệ thống.
• Tương tác khách hàng: Liên hệ khách hàng để xác nhận thông tin dịch vụ, giải đáp các câu hỏi cơ bản về chương trình đào tạo, lịch học, và giấy tờ hành chính.

2.4. Các nhiệm vụ khác

• Hỗ trợ vận hành hàng ngày: Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu nội bộ như đặt hàng văn phòng phẩm, sắp xếp phòng họp.
• Tổ chức sự kiện: Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ hoặc chương trình cộng đồng của công ty.
• Báo cáo định kỳ: Lập báo cáo công việc hàng tuần, hàng tháng gửi Quản lý Chi nhánh theo yêu cầu cụ thể.
• Hỗ trợ khác: Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu từ cấp trên.

• Tốt nghiệp các ngành Khoa học Xã hội, khoa học quản lý, quản trị văn phòng, y tế công cộng.
• Sáng tạo, cẩn thận và kiên trì trong công việc.
• Có khả năng làm việc nhóm và làm việc độc lập.
• Có khả năng Tiếng Anh tốt là một lợi thế