R&rs Officer / Nhân Viên Quản Lý Phụ Tùng

This Role is a factory base resource to be responsible for planning; reviewing and monitoring all spares purchase and managing R&Rs storage to ensure availability of spares for uninterrupted factory operation while minimizing inventory holding and obsolescence risk. 

Vai trò này làm việc tại nhà máy và chịu trách nhiệm lập kế hoạch, xem xét và giám sát tất cả các hoạt động mua phụ tùng. Ngoài ra, công việc còn bao gồm quản lý kho lưu trữ R&R để đảm bảo có sẵn phụ tùng cho hoạt động liên tục của nhà máy, đồng thời giảm thiểu rủi ro tồn kho và lỗi thời.

KEY ACCOUNTABILITIES - BUSINESS 

Monitor, review and improve the application and effectiveness of the R&RS Store processes, systems and procedures to improve stock accuracy to provide spares in timely. 

Monitor & ensure monthly KPIs report to SC finance and monthly Vietnam KPIs report to Asia Pacific regional to be reported on time. 

Work closely with technical team to execute plan to minimize stock holding and reduce obsolescence parts. 

Ensure spare parts categories, Spare Finder upload for all Viet Nam to Global to be updated on time & accurate 

Review all R&Rs policy procedures to comply with Group. 

Executing purchasing and order processing for spares, operating supply and maintenance service also, including direct procurement (SAP) and indirect procurement (Coupa) from first step (PR receiving) to final step (Payment processing) 

Ensure all spare parts and operating supplies in correct storage locations with correct quantity, always keep the Spare Store clean and tidy. 

Support technical projects to ensure those projects completed on time, within budget 

Ensure no major down and no quality related due to shortage of spare parts. Manage the order/issue spare parts correctly, compliance with policy and no majors are issued under monthly and yearly audit. 

Implement R&Rs DMS and Implement regular health check to make sure the health of DMS to deliver DMS glide path.  

KEY ACCOUNTABILITIES - PEOPLE 

Propose & get buy-in from line manager for development plan to enhance both technical skill and leadership capability of the team. 

Improve self-confident from working with factory management 

Ensure to provide sufficient spare parts for factories consumption and with optimum inventory level. 

Ensure spare part purchasing transactions compliance with purchasing policy. 

Review and improve the application of the R&Rs store process, system and procedures to improve stock accuracy to provide spare parts in time and drive down cost to serve 

Explore alternative methodology & sourcing of spares to maximize part quality and support indirect saving initiatives. 

Propose “Continuous Improvement” initiatives within the function 

Maintain good & effective working relationship within company. 

Strengthen good relationship with operative staffs 

TRÁCH NHIỆM CHÍNH - KINH DOANH

Giám sát, xem xét và cải thiện việc áp dụng và hiệu quả của các quy trình, hệ thống và thủ tục của kho R&RS để cải thiện độ chính xác của tồn kho và cung cấp phụ tùng kịp thời.

Giám sát và đảm bảo báo cáo KPI hàng tháng cho tài chính SC và báo cáo KPI hàng tháng của Việt Nam cho khu vực Châu Á Thái Bình Dương được báo cáo đúng hạn.

Làm việc chặt chẽ với đội ngũ kỹ thuật để thực hiện kế hoạch giảm thiểu tồn kho và giảm các bộ phận lỗi thời.

Đảm bảo các danh mục phụ tùng, tải lên Spare Finder cho toàn bộ Việt Nam đến toàn cầu được cập nhật đúng hạn và chính xác.

Xem xét tất cả các thủ tục chính sách R&Rs để tuân thủ với Tập đoàn.

Thực hiện mua sắm và xử lý đơn đặt hàng cho phụ tùng, cung cấp vận hành và dịch vụ bảo trì, bao gồm cả mua sắm trực tiếp (SAP) và mua sắm gián tiếp (Coupa) từ bước đầu tiên (nhận PR) đến bước cuối cùng (xử lý thanh toán).

Đảm bảo tất cả các phụ tùng và vật tư vận hành ở đúng vị trí lưu trữ với số lượng chính xác, luôn giữ kho phụ tùng sạch sẽ và gọn gàng.

Hỗ trợ các dự án kỹ thuật để đảm bảo các dự án đó hoàn thành đúng hạn, trong ngân sách.

Đảm bảo không có sự cố lớn và không có vấn đề về chất lượng do thiếu phụ tùng. Quản lý việc đặt hàng/phát hành phụ tùng đúng cách, tuân thủ chính sách và không có vấn đề lớn nào được phát hiện trong các cuộc kiểm toán hàng tháng và hàng năm.

Thực hiện R&Rs DMS và thực hiện kiểm tra sức khỏe định kỳ để đảm bảo tình trạng của DMS nhằm đạt được lộ trình DMS.

TRÁCH NHIỆM CHÍNH - CON NGƯỜI

Đề xuất và nhận sự đồng thuận từ quản lý trực tiếp cho kế hoạch phát triển nhằm nâng cao cả kỹ năng kỹ thuật và khả năng lãnh đạo của đội ngũ.

Cải thiện sự tự tin từ việc làm việc với quản lý nhà máy.

Đảm bảo cung cấp đủ phụ tùng cho tiêu thụ của nhà máy và với mức tồn kho tối ưu.

Đảm bảo các giao dịch mua phụ tùng tuân thủ chính sách mua sắm.

Xem xét và cải thiện việc áp dụng quy trình, hệ thống và thủ tục của kho R&Rs để cải thiện độ chính xác của tồn kho, cung cấp phụ tùng kịp thời và giảm chi phí phục vụ.

Khám phá các phương pháp và nguồn cung cấp phụ tùng thay thế để tối đa hóa chất lượng phụ tùng và hỗ trợ các sáng kiến tiết kiệm gián tiếp.

Đề xuất các sáng kiến "Cải tiến liên tục" trong chức năng.

Duy trì mối quan hệ làm việc tốt và hiệu quả trong công ty.

Củng cố mối quan hệ tốt với nhân viên vận hành.