Quản Lý Mua Hàng

1. Logistics

• Chịu trách nhiệm về các giấy tờ, bộ chứng từ, thuế xuất – nhập khẩu hàng hóa.
• Liên hệ với khách hàng và hướng dẫn thủ tục cần thiết để vận chuyển, bốc dỡ sản phẩm.
• Thực hiện khai báo hải quan tại cảng.
• Phối hợp với các bộ phận khác đảm bảo quá trình xuất – nhập khẩu hàng hóa diễn ra suôn sẻ.
• Chạy lệnh, giao – nhận lệnh xuất nhập hàng.
• Điều phối, sắp xếp, kiểm tra các hoạt động bốc dỡ, vận chuyển sản phẩm từ kho đến đối tác.

2. Xuất nhập khẩu

• Xác định các tiêu chuẩn về chất lượng, số lượng, mẫu mã, chủng loại, giá cả, v.v..
• Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp ở thị trường nước ngoài.
• Đàm phán, thương lượng về giá cả, khả năng đáp ứng với đơn vị cung ứng nước ngoài.
• Soạn thảo hợp đồng, phiên dịch trao đổi với các đối tác - nhà cung cấp khi cần.
• Phối hợp làm thủ tục thông quan hàng hóa cùng với các đơn vị logistics.
• Quản lý, theo dõi đơn hàng nhập khẩu, tiến độ giao hàng, phối hợp với các bộ phận để đảm bảo tiến độ đơn hàng, xử lý các phát sinh nếu có.
• Kiểm soát hàng tồn kho.
• Quản lý, lưu trữ hồ sơ nhập khẩu, các giấy phép nhận hàng từ nước ngoài.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác với những nhà cung cấp quốc tế.
• Thanh toán và các công việc khác như khiếu nại, giải quyết tranh chấp (nếu có).
• Báo cáo công việc, lĩnh vực phụ trách, các vấn đề liên quan đến xuất nhập khẩu với cấp trên.

3. Mua hàng

• Lên kế hoạch mua hàng hóa, nguyên vật liệu dựa trên kế hoạch kinh doanh của công ty.
• Tìm kiếm và thu thập thông tin, phân tích giá mua bán thị trường cho từng mặt hàng cần thu mua của công ty.
• Tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp thị trường nội địa.
• Thương lượng với các đơn vị cung cấp về giá cả, thời gian giao hàng; hoàn thiện các thủ tục mua hàng.
• Triển khai mua số lượng hàng theo kế hoạch đã đề ra, theo dõi và đảm bảo tiến độ giao hàng, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình giao vận.
• Tiếp nhận hàng hóa đã mua, kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa, tiến hành nghiệm thu và nhập kho.
• Tiến hành theo dõi và xử lý các vấn đề về hàng hóa sau khi nhập kho. Đồng thời đánh giá chất lượng, tạo mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp.
• Theo dõi công nợ, làm đề nghị thanh toán công nợ cho nhà cung cấp.
• Phối hợp với bộ phận kho để quản lý, bảo quản hàng hóa. Cập nhật thông tin về số lượng, tình trạng kho hàng với cấp trên và các bộ phận liên quan.
• Thực hiện các báo cáo, đánh giá, bảng biểu và lên kế hoạch mua hàng cho cấp trên.

1. Kiến thức

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành: Kinh tế, Ngoại thương, Logistics, Quản trị chuỗi cung ứng hoặc các ngành liên quan.
• Có chứng chỉ chuyên môn liên quan là một lợi thế (CIPS, APICS, FIATA, v.v.).
• Hiểu biết rõ về Incoterms, quy trình thông quan, hợp đồng ngoại thương và thủ tục mua hàng trong/ngoài nước.
• Có kiến thức về quản trị rủi ro chuỗi cung ứng và các biện pháp phòng ngừa sự cố logistics.
• Am hiểu quy định pháp luật về hải quan, thương mại quốc tế và chính sách thuế nhập khẩu.

2. Kỹ năng

• Lãnh đạo và xây dựng đội ngũ, giao tiếp và đàm phán hiệu quả với đa dạng bên liên quan.
• Phân tích dữ liệu, lập báo cáo và đưa ra đề xuất chiến lược dựa trên số liệu.
• Giải quyết vấn đề, ra quyết định nhanh trong các tình huống khủng hoảng.
• Sử dụng thành thạo công cụ văn phòng mức độ nâng cao (Excel, PowerPoint, Power BI).
• Lập kế hoạch, tổ chức triển khai dự án và quản lý thay đổi theo phương pháp Kaizen/Lean.
• Thành thạo tiếng Anh (nghe, nói, đọc, viết) – đặc biệt là từ ngữ chuyên ngành.
• Sử dụng thành thạo MS Office và các phần mềm quản lý mua hàng (ERP, SAP, v.v.).
• Tư duy logic, cẩn thận, có khả năng phân tích và giải quyết vấn đề.
• Có tinh thần trách nhiệm cao, làm việc nhóm tốt và chịu được áp lực.

3. Kinh nghiệm

• Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực mua hàng, logistics, xuất nhập khẩu, ưu tiên từng làm việc trong môi trường sản xuất hoặc thương mại quốc tế.
• Có kinh nghiệm xây dựng và quản lý hệ thống nhà cung cấp (vendor management).
• Khả năng phân tích dữ liệu mua hàng, báo cáo chi phí và tối ưu hóa chi tiêu.
• Tư duy dịch vụ khách hàng tốt và linh hoạt trong xử lý tình huống phát sinh.