Purchasing Admin (Phụ Trách Logistic - Giao Hàng)

1.Phụ trách công việc logistic sau giai đoạn đặt hàng cho tới hàng được giao tới công trình hoặc kho. Công việc bắt đầu từ giai đoạn triển khai hợp đồng tới khi kết thúc việc giao hàng:

-Tham gia họp kick-off triển khai dự án

-Ghi nhận tiến độ công trình (sales) và tiến độ sản xuất (Purchaser).

-Làm việc với forwarder hoặc nhà máy để book lịch tàu, cập nhật ETA, ETD, và lịch giao hàng.

-Phối hợp với team sales và thi công để thông báo tình trạng giao hàng.

-Theo dõi và cập nhật ETD, ETA.

-Mua bảo hiểm hàng hóa cho các điều kiện Exwork và bảo hiểm tai nạn cho công nhân (nếu cần).

-Kiểm tra và xử lý chứng từ hải quan.

-Điều phối việc giao hàng tới công trình hoặc kho theo tiến độ yêu cầu

Nếu hàng về công trình:

-Chuẩn bị bộ chứng từ liên quan (phiếu giao hàng, CO, CQ, packing list) -> gửi Thi công trước 2-3 ngày giao hàng.

-Điều phối xe tải, mover và phối hợp với team thi công.

-Lưu trữ chứng từ vào Dropbox và cập nhật record giao nhận hàng hóa

Nếu hàng về kho:

-Thông báo kho về lô hàng và gửi phiếu nhập kho trước 2-3 ngày.

-Lưu trữ chứng từ vào Dropbox và cập nhật record kho.

-Gửi bộ chứng từ (Invoice, packing list) cho kế toán trong vòng 1 tuần sau giao hàng.

2.Các công việc Quản lý:

-Dịch vụ kho: Cập nhật, đối chiếu số liệu hàng tháng; kiểm tra kho hàng quý

-Dịch vụ vệ sinh: Lưu trữ thông tin đội vệ sinh, bảng giá, lịch thanh toán

-Thầu phụ/đội lắp đặt: Quản lý thông tin, báo giá, phối hợp, thanh toán

-Forwarder: Theo dõi và làm việc với các đối tác giao nhận. Theo dõi, đối chiếu và kế hoạch thanh toán

-Dịch vụ chuyển phát nhanh: Đảm bảo chất lượng và đúng thời hạn. Theo dõi, đối chiếu và kế hoạch thanh toán

3.Công việc hành chính (hỗ trợ công việc nếu bộ phận hành chính nghỉ phép):

-Mua văn phòng phẩm, nước

-Tổ chức sinh nhật cho nhân sự công ty

-Các công việc liên quan tới tòa nhà

-Nữ, tốt nghiệp từ cao đẳng trở lên

-Tiếng Tiếng Anh (đọc, hiểu, viết tốt bắt buộc; nghe, nói tốt là lợi thế)

-Từ 02 năm kinh nghiệm trở lên, ưu tiên có kinh nghiệm trong ngành xuất nhập khẩu

-Kỹ năng: quản lý thời gian hiệu quả, giao tiếp và kết nối tốt

Thái độ:

- Yêu thích công việc hỗ trợ và chăm sóc khách hàng

-Trách nhiệm cao, cẩn thận, kiên trì và chủ động

-Vui vẻ, hòa đồng, sẵn sàng xử lý các tình huống phát sinh ngoài giờ

Khác: Phù hợp với văn hóa, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty