Phó Phòng – Phòng Dự Án

1. Mục tiêu công việc

Hỗ trợ Trưởng phòng trong việc quản lý, điều phối và tối ưu hóa các hoạt động vận hành dự án, bao gồm quản lý hợp đồng, chi phí, quy trình và kiểm soát số liệu liên quan đến sản phẩm/dịch vụ bảo hiểm; đảm bảo tuân thủ pháp lý và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

2. Nhiệm vụ chính

• Quản lý hợp đồng & hồ sơ pháp lý

o Soạn thảo, rà soát hợp đồng hợp tác với đối tác phân phối (ngân hàng, đại lý, doanh nghiệp).

o Chuẩn bị tờ trình, công văn, biên bản nghiệm thu, phụ lục hợp đồng và các tài liệu liên quan.

o Đảm bảo tính pháp lý và tuân thủ quy định của ngành bảo hiểm.

• Quản lý chi phí & ngân sách dự án

o Theo dõi, lập kế hoạch và kiểm soát chi phí phòng/dự án.

o Quản lý chi phí hoa hồng, phí dịch vụ cho đối tác phân phối theo đúng chính sách.

o Phối hợp với bộ phận Tài chính – Kế toán trong thanh toán và quyết toán.

• Kiểm soát doanh thu & số liệu

o Kiểm soát việc đối chiếu phí bảo hiểm, hoa hồng, chi phí khuyến mại giữa công ty và đối tác (ngân hàng, đại lý).

o Đảm bảo tính chính xác, minh bạch và kịp thời trong dữ liệu báo cáo và thanh toán.

o Xử lý, phối hợp giải quyết các sai lệch liên quan đến số liệu

• Quy trình & kiểm soát nội bộ

o Xây dựng, cải tiến và ban hành các quy trình vận hành liên quan đến triển khai dự án và hợp tác kinh doanh.

o Kiểm soát rủi ro vận hành, đề xuất giải pháp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

o Đảm bảo tuân thủ quy định nội bộ và pháp luật về bảo hiểm.

• Hỗ trợ triển khai dự án

o Điều phối công việc giữa các bộ phận (pháp chế, tài chính, kinh doanh, CNTT…).

o Theo dõi tiến độ triển khai sản phẩm/kênh phân phối, báo cáo tình hình thực hiện.

o Tham mưu cho Trưởng phòng các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả dự án.

• Quản lý đối tác (Vendor/Bank/Đại lý)

o Theo dõi chất lượng dịch vụ của đối tác, giám sát SLA.

o Kiểm soát quy trình làm việc với ngân hàng/đại lý, tránh rủi ro phát sinh.

o Làm việc với đối tác để xử lý sự cố/khác biệt số liệu.

• Công việc hành chính – quản trị phòng ban

o Quản lý hồ sơ, lưu trữ tài liệu của phòng.

o Chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp, làm thư ký cuộc họp khi cần.

o Hỗ trợ Trưởng phòng trong việc làm việc với Ban TGĐ và các phòng ban khác.

• Tốt nghiệp Đại học trở lên các ngành: Kinh tế, Tài chính – Ngân hàng, Quản trị kinh doanh, Luật hoặc liên quan.

• Tối thiểu 3–5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận hành, hợp đồng, quản lý dự án, đối soát, ưu tiên ngành bảo hiểm/ngân hàng/tài chính.

• Hiểu biết về sản phẩm bảo hiểm, kênh phân phối (đặc biệt là Bancassurance).

• Kỹ năng:

◦ Soạn thảo hợp đồng, văn bản, quy trình.

◦ Quản lý chi phí, đối soát số liệu.

◦ Thành thạo Excel, Word, PowerPoint.

• Tư duy logic, chi tiết, cẩn trọng; khả năng quản lý công việc đa nhiệm.

• Ưu tiên ứng viên từng làm tại công ty bảo hiểm nhân thọ hoặc phi nhân thọ, hoặc từng tham gia quản lý kênh phân phối.