Nhân Viên Vận Đơn

1. Tiếp nhận và xử lý thông tin đơn hàng

• Tiếp nhận dữ liệu đơn hàng từ hệ thống hoặc bộ phận bán hàng.
• Kiểm tra thông tin đơn hàng (sản phẩm, số lượng, địa chỉ giao hàng, phương thức vận chuyển)
• Đảm bảo dữ liệu đơn hàng được nhập chính xác trên các hệ thống liên quan.
• Xác nhận lại các thông tin cần thiết với khách hàng hoặc bộ phận liên quan khi có sai lệch.

2. Phối hợp đóng gói và bàn giao hàng hóa

• Làm việc với bộ phận kho để chuẩn bị hàng hóa theo yêu cầu của đơn hàng.
• Đảm bảo hàng hóa được đóng gói đúng quy cách, tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
• Bàn giao hàng hóa cho đơn vị vận chuyển kèm theo đầy đủ chứng từ (phiếu xuất kho, biên bản giao nhận).

3. Quản lý và giám sát quá trình giao hàng

• Theo dõi trạng thái giao hàng trên hệ thống của công ty hoặc đối tác vận chuyển trong suốt quá trình vận chuyển.
• Phối hợp xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình giao nhận, như:
  • Giao hàng sai địa chỉ.
  • Hàng hóa bị thất lạc hoặc hư hỏng.
  • Đơn hàng bị khách hàng từ chối nhận.
  • Đơn hàng giao trễ
  • Yêu cầu đổi/trả hàng

4. Xử lý đơn hàng hoàn trả

• Tiếp nhận thông tin đơn hàng hoàn trả từ khách hàng hoặc đối tác vận chuyển.
• Kiểm tra tình trạng hàng hóa hoàn về, đảm bảo cập nhật đúng số lượng và chất lượng lên hệ thống.
• Đề xuất các phương án xử lý hàng hoàn (đổi hàng, bảo hành, hoặc đưa lại vào kho).

5. Tương tác và chăm sóc khách hàng

• Cung cấp thông tin vận đơn và hỗ trợ khách hàng theo dõi trạng thái giao hàng khi có yêu cầu.
• Xử lý các khiếu nại, thắc mắc liên quan đến vận chuyển nhanh chóng và chuyên nghiệp.
• Ghi nhận ý kiến phản hồi từ khách hàng về dịch vụ vận chuyển để cải tiến.

6. Lập báo cáo và cập nhật dữ liệu

• Cập nhật trạng thái đơn hàng vào hệ thống quản lý vận chuyển
• Lập báo cáo định kỳ (hàng ngày, tuần, tháng) về:
  • Số lượng đơn hàng đã xử lý.
  • Tỷ lệ giao hàng thành công và giao trễ.
  • Tỷ lệ hàng hóa bị hoàn trả hoặc khiếu nại.
• Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả giao nhận dựa trên dữ liệu thu thập được.

7. Tối ưu hóa quy trình vận chuyển

• Phối hợp với các đối tác vận chuyển để tìm phương án giao hàng hiệu quả hơn.
• Đề xuất cải tiến quy trình vận đơn nhằm giảm chi phí, thời gian giao hàng và tăng tỷ lệ giao hàng thành công.
• Hỗ trợ thử nghiệm các dịch vụ vận chuyển mới hoặc công nghệ liên quan.

.8. Phối hợp nội bộ

• Làm việc chặt chẽ với bộ phận kho, chăm sóc khách hàng, và kế toán để đảm bảo tính liên tục và chính xác trong toàn bộ quy trình giao nhận.
• Phản hồi kịp thời với các bộ phận liên quan về tình trạng giao nhận hoặc các vấn đề phát sinh cần xử lý.

• Kỹ năng tổ chức: Quản lý hàng chục hoặc hàng trăm đơn hàng mỗi ngày một cách khoa học và hiệu quả.
• Kỹ năng giao tiếp: Làm việc với đội ngũ nội bộ và đối tác vận chuyển một cách chuyên nghiệp.
• Sử dụng công nghệ: Thành thạo các phần mềm quản lý đơn hàng, ERP, hoặc các công cụ giao nhận như GHTK, Ninja Van, Viettel Post.
• Giải quyết vấn đề: Khả năng xử lý nhanh chóng các sự cố liên quan đến vận chuyển.
• Phẩm chất cá nhân:Cẩn thận, chi tiết: Đảm bảo chính xác trong việc cập nhật trạng thái đơn hàng và kiểm tra thông tin.
• Chịu được áp lực: Sẵn sàng làm việc với cường độ cao trong mùa cao điểm mua sắm.
• Tinh thần trách nhiệm: Cam kết với chất lượng công việc, đảm bảo giao hàng đúng hạn.