Nhân Viên Hành Chính Lễ Tân

1. Theo dõi, cập nhật danh sách tài sản công ty:

• Theo dõi, kiểm soát danh sách tài sản, thông số kỹ thuật (nếu có) & tình hình sử dụng/sửa chữa/mang ra/vào công ty
• Theo dõi tình trạng thiết bị văn phòng (máy in, photo, điều hòa, bàn ghế…).
• Lập đề xuất sửa chữa, thay thế, bảo trì theo yêu cầu Phó phòng HCTH khi cần.
• Theo dõi, cập nhật việc cấp phát, thanh lý tài sản
• Cập nhật thông tin tài sản trên phần mềm ERP và file theo dõi
• Lập báo cáo tình trạng tài sản

2. Quản lý, thực hiện công tác hành chính tổng hợp:

• Công tác văn thư lưu trữ
• Hành chính công tác cho CBNV: vé máy bay, xe, khách sạn, ăn uống,...
• Hành chính tổng hợp: điện, nước, thuê mướn kho,…
• Hành chính văn phòng: văn phòng phẩm, nước uống, hội họp, sự kiện, bưu điện, điện thoại bàn, di động, internet, vệ sinh chung, …
• Nhận, gửi chuyển phát thư từ, hồ sơ,...

3. Theo dõi, kiểm soát chi phí hành chính

• Tổng hợp dự chi P.HCTH
• Lập, theo dõi và kiểm soát chi phí hành chính: văn phòng phẩm, thực phẩm, nước uống, thuê xe, grab, bảo vệ, bưu điện,…

4. Theo dõi, quản lý hồ sơ giấy tờ hành chính

• Công văn, văn bản (đi, đến, văn bản nội bộ)
• Hồ sơ vật chất - trang thiết bị
• Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp
• Hồ sơ xe
• Hồ sơ PCCC
• Hồ sơ bảo hiểm (tài sản, tai nạn, nhân thọ,…)

5. Công tác cúng kiếng: Chuẩn bị lễ vật và bày trí lễ cúng công ty

6. Lễ tân, khánh tiết:

• Đón, chào, hướng dẫn khách đến làm việc.
• Chuẩn bị phòng họp, nước uống, tài liệu, quà tặng (nếu có).
• Trực tổng đài, nhận và chuyển cuộc gọi.
• Tiếp nhận, chuyển phát công văn, thư từ, bưu phẩm.
• Duy trì khu vực tiền sảnh, quầy lễ tân luôn sạch sẽ, gọn gàng.
• Liên hệ các phòng ban khi có khách đến làm việc.
• Lập đề xuất, hỗ trợ các chương trình, sự kiện nội bộ

7. Chấm công: Xuất dữ liệu chấm công và lập bảng chấm công

8. Theo dõi & cấp phát chi phí phúc lợi CBNV:

• Lập danh sách & phát tiền lì xì tết, thưởng lễ, ma chay, hiếu hỉ,…
• Theo dõi và lập đề xuất trợ cấp,… cho CBNV theo quy định

9. Lập và xử lý hồ sơ công đoàn công ty

10. Một số công việc khác theo sự phân công

• Nữ, độ tuổi 23-30, ngoại hình ưa nhìn
• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các chuyên ngành về Kinh tế
• Sử dụng tốt công cụ Word, Excel
• Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, nắm vững quy định về tổ chức văn thư lưu trữ
• Trung thực, tỉ mỉ, kỹ lưỡng, chỉn chu, nhanh nhẹn và chịu khó